新常態(tài)下我國數(shù)字檔案資源建設(shè)的路徑探析

文/陜西省西咸新區(qū)空港新城管理委員會 吳楠

最近幾年，信息科學(xué)技術(shù)得到快速發(fā)展，我國檔案資源從文字管理模式轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息技術(shù)管理形式，從而導(dǎo)致數(shù)字檔案資源的建設(shè)速度越來越快。信息技術(shù)數(shù)字資源具備的記憶性、集成性、方便攜帶性等特點(diǎn)，得到越來越廣的運(yùn)用，成為帶動國家信息資源快速發(fā)展的重要組成。新形勢下，要加強(qiáng)數(shù)字檔案資源建設(shè)，實現(xiàn)數(shù)字檔案的高效發(fā)展。

一、數(shù)字檔案資源建設(shè)的重要意義

當(dāng)數(shù)字檔案資源代替?zhèn)鹘y(tǒng)紙質(zhì)檔案技術(shù)的時候，檔案事業(yè)發(fā)展將更加迅速。首先，數(shù)字檔案建設(shè)相比于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案技術(shù)更具便捷、快速的優(yōu)勢，在檔案收集過程中，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案收集需要消耗大量的人力物力，而現(xiàn)代的數(shù)字檔案資源，只需要互聯(lián)網(wǎng)計算機(jī)即可完成，而且收集速度更加快速，更加便捷。其次，數(shù)字檔案比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更加方便查找，在需要使用檔案時，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資源需要很長時間才能查找出來。數(shù)字檔案技術(shù)，可以應(yīng)用查詢的功能，快速找到需要使用的檔案。數(shù)字檔案對比傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案更加方便儲存、攜帶、傳輸，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案需要大量的空間來儲存檔案資源，不方便遠(yuǎn)距離交換檔案信息，而現(xiàn)代數(shù)字檔案，存儲只需要硬盤即可，攜帶輕便，遠(yuǎn)距離傳遞只需要應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)就可以實時傳輸。因此，隨著數(shù)字檔案代替?zhèn)鹘y(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源，使得我國檔案建設(shè)速度更加快速，有利提高我國的綜合國力，為實現(xiàn)中華民族偉大復(fù)興作出貢獻(xiàn)。

二、新常態(tài)下數(shù)字檔案資源管理的不足

（一）檔案數(shù)字化占比較低，全國檔案數(shù)字化發(fā)展不平衡。檔案數(shù)字化主要是對已經(jīng)儲存的檔案進(jìn)行數(shù)字化，目前我國檔案資源進(jìn)行數(shù)字化的程度比較低，而且全國數(shù)字化水平發(fā)展不均衡。目前我國東部發(fā)達(dá)區(qū)域應(yīng)用檔案數(shù)字化程度相對比較高，比如深圳市檔案庫檔案已經(jīng)達(dá)到了80%的檔案轉(zhuǎn)化率，而上海市已經(jīng)達(dá)到了100%的轉(zhuǎn)化率，而發(fā)展比較差的地區(qū)轉(zhuǎn)化率只有30%左右。這就導(dǎo)致我國部分地區(qū)的數(shù)字化較低，而且全國發(fā)展水平不平衡，從而導(dǎo)致在未來發(fā)展中，數(shù)字檔案建設(shè)未占據(jù)更多優(yōu)勢。

（二）數(shù)字檔案資源收集不夠規(guī)范。數(shù)字檔案資源是數(shù)字檔案發(fā)展壯大的重要支撐點(diǎn)，數(shù)字檔案儲存尚缺乏豐富優(yōu)質(zhì)的檔案，就會使得此項技術(shù)落寞，無法充分體現(xiàn)研發(fā)數(shù)字檔案的真正價值。根據(jù)我國目前的數(shù)字檔案儲存量來看，目前還存在一些問題：首先，每個區(qū)域的檔案儲存對數(shù)字化檔案的鑒定與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化沒有統(tǒng)一，沒有遵循嚴(yán)格的標(biāo)準(zhǔn)，還有一部分沒有認(rèn)真執(zhí)行檔案數(shù)字化。其次，是檔案收集不夠規(guī)范，從而導(dǎo)致檔案存儲庫里的數(shù)字檔案質(zhì)量有高有低，無法滿足長期使用的要求。再次，數(shù)字檔案資源在結(jié)構(gòu)上出現(xiàn)問題，主要表現(xiàn)為政務(wù)類的檔案比較多，但是經(jīng)濟(jì)和民生類的檔案比較小，在類型中紙質(zhì)檔案比較多，而新媒體檔案比較少。數(shù)字檔案的結(jié)構(gòu)上出現(xiàn)的問題可能直接影響今后對檔案的使用率。最后，每個地方檔案儲存各管各的，沒有從全局出發(fā)開展檔案數(shù)字化建設(shè)，從而出現(xiàn)一些問題，就比如檔案信息資源重復(fù)儲存比較多，再就是檔案出現(xiàn)同質(zhì)化的情況比較多，從而浪費(fèi)較多的人力、物力以及財力。

（三）數(shù)字技術(shù)發(fā)展目前存在一定不足。各種高新技術(shù)誕生后，檔案管理部門能夠與對應(yīng)用戶達(dá)到快速對話的水準(zhǔn)，這使得檔案資源更進(jìn)一步。但是這樣的技術(shù)連接存在一些不足，快速發(fā)展的科技對檔案管理部門資金投入和儲備相應(yīng)專業(yè)人才帶來了巨大的影響。現(xiàn)代高新技術(shù)的使用需要相應(yīng)的互聯(lián)網(wǎng)軟件硬件預(yù)期相輔，計算機(jī)的數(shù)據(jù)、軟件的采購以及檔案數(shù)字化外包服務(wù)的進(jìn)行都需要應(yīng)用大量的人力物力。根據(jù)目前情況來看，一般基層的檔案管理由于對檔案數(shù)量的規(guī)定要求，想要使用國家的專項資金或者地方的支持比較困難，從而影響了當(dāng)?shù)財?shù)字檔案發(fā)展水平。數(shù)字檔案如果系統(tǒng)與技術(shù)更新得不到同步的話，會出現(xiàn)一些安全問題，從而導(dǎo)致信息技術(shù)被盜取的風(fēng)險。再就是專業(yè)的檔案數(shù)字化技術(shù)人才的缺少，使得數(shù)字檔案日常維護(hù)運(yùn)轉(zhuǎn)受到限制，無法在日常維護(hù)建設(shè)當(dāng)中得到更多提升。除此之外，每個地方的檔案系統(tǒng)文件保存的方式不同，會給整合錄入帶來一定困難，使得每個地方之間的檔案交流互動比較困難，無法實現(xiàn)數(shù)字檔案統(tǒng)一化。

三、新常態(tài)下數(shù)字檔案資源建設(shè)的路徑策略

（一）完善創(chuàng)新檔案庫數(shù)字檔案資源。所謂完善就是在以往的基礎(chǔ)上在檔案數(shù)量上更加全面覆蓋，能夠全方位收集檔案信息，而創(chuàng)新就是在檔案內(nèi)容上得到創(chuàng)新，其中包括創(chuàng)新優(yōu)化質(zhì)量，提升儲存檔案數(shù)據(jù)的價值，讓儲存的檔案數(shù)據(jù)更具特色，更真實。細(xì)化來說，就是把存儲的檔案采用委托外包的形式進(jìn)行，把數(shù)字檔案信息的存儲工作外包給數(shù)字化服務(wù)公司。在委托外包公司時，對于檔案信息的保密性，需要簽訂保密協(xié)議，從而保障數(shù)字檔案信息的安全性。例如，政府的數(shù)字檔案存量信息加工需要消耗大量的人力物力，因此一般情況下政府把這類工作外包給數(shù)字化服務(wù)公司，讓企業(yè)完成，但因為檔案信息具有一定保密性，因此在選擇檔案信息時需要簽訂保密協(xié)議，從而降低政府對此項工作的成本以及人力的消耗。在檔案信息存儲量增長時，要全面應(yīng)用電子信息文檔接收技術(shù)和歸檔工作。每個層次的檔案管理部門要遵守職責(zé)，對收集管理工作盡職盡責(zé)，并且需要按照規(guī)定把所有與檔案信息有關(guān)的資料上傳到數(shù)字信息庫。每個層級的檔案管理庫要建立相應(yīng)的電子文檔備案中心，快速準(zhǔn)確地收集電子文件，再就是要具備離線接收的技術(shù)，保障信息能夠脫機(jī)備份，從而確保電子檔案的安全性。還要把政府信息資源管理庫、各行各業(yè)的數(shù)據(jù)庫以及個人網(wǎng)站上的檔案管理庫進(jìn)行線上連接，從而全方位收集線上檔案資源，進(jìn)一步豐富數(shù)字檔案庫的儲備。此外，要對數(shù)字檔案庫的收集端口盡可能地擴(kuò)大全方位覆蓋，提高對公眾生活、學(xué)習(xí)等相關(guān)的檔案資源收集，再就是提高多媒體互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)的檔案信息收集工作，充分利用現(xiàn)代媒體給檔案工作帶來幫助，從而提升檔案管理部門與檔案應(yīng)用者之間的互動關(guān)系。加強(qiáng)地方性檔案資源，重點(diǎn)是少數(shù)民族地區(qū)的檔案資源收集工作?？偠灾?，能夠完善創(chuàng)新檔案庫的資源，給社會發(fā)展帶來幫助。

（二）建立健全數(shù)字檔案資源規(guī)范化系統(tǒng)。規(guī)范化資源系統(tǒng)的建立健全主要是從三方面進(jìn)行：分別是對標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化的層次進(jìn)行提高，對現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)的更新工作和修訂標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的國際化之間的兼容性。首先，對數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范化的設(shè)計，我國的數(shù)字檔案規(guī)劃標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)應(yīng)當(dāng)放眼未來，也要從根本出發(fā)，穩(wěn)定發(fā)展。規(guī)范數(shù)字化檔案標(biāo)準(zhǔn)框架系統(tǒng)，還有數(shù)字檔案業(yè)務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)以及應(yīng)用技術(shù)的標(biāo)準(zhǔn)和管理標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范檔案收集、儲存、管理以及利用等環(huán)節(jié)。也就是說，要建立健全數(shù)字檔案標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范系統(tǒng)，要先對國家提出的相應(yīng)標(biāo)準(zhǔn)制度進(jìn)行健全完善，從而規(guī)范信息數(shù)字化檔案資源。其次，更新創(chuàng)新目前現(xiàn)有的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，目前數(shù)字化檔案資源的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)定和信息技術(shù)的發(fā)展已經(jīng)形成了差距，大部分標(biāo)準(zhǔn)無法滿足現(xiàn)代發(fā)展的需求。這就需要對現(xiàn)代標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行更新，對現(xiàn)有標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行修改，根據(jù)信息技術(shù)發(fā)展的情況增添相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)。數(shù)字檔案規(guī)定需要具備一定靈活性，充分發(fā)揮出現(xiàn)代互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，用發(fā)展的眼光看待事物，在一定范圍保持?jǐn)U展創(chuàng)新。提高與國際標(biāo)準(zhǔn)的兼容性，從人類文化資源共享的角度來看，那些加密的、已公開的數(shù)字檔案資源是人類的財富，所以，在數(shù)字檔案資源標(biāo)準(zhǔn)制定過程上，要考慮國際標(biāo)準(zhǔn)，這樣才能促進(jìn)我國數(shù)字檔案資源建設(shè)健康發(fā)展。

（三）整理合并數(shù)字檔案資源。數(shù)字檔案資源的合并，不變更檔案資源物理歸屬，而是把檔案信息的內(nèi)容進(jìn)行關(guān)聯(lián)。信息技術(shù)的發(fā)展為整合帶來了多種途徑，能夠讓檔案網(wǎng)站進(jìn)行關(guān)聯(lián)，建立網(wǎng)站檔案管理群組，為分配的檔案網(wǎng)站提供統(tǒng)一的查詢?nèi)肟诨蚴撬阉鞣绞?。還可以建立檔案目錄中心，能夠查詢復(fù)雜的檔案信息，在目錄中心快速查找其位置。再就是聯(lián)合每個地區(qū)的數(shù)字檔案庫，建立區(qū)域性或是全國性的數(shù)字檔案資源管理庫，整理合并數(shù)字檔案資源，為今后的服務(wù)提供統(tǒng)一準(zhǔn)確的檔案信息資源。

四、結(jié)語

歸根結(jié)底，隨著我國科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，信息技術(shù)在檔案資源的管理建設(shè)中應(yīng)用越來越多，從而快速推動了檔案管理技術(shù)的發(fā)展。但在現(xiàn)實中的應(yīng)用存在一些不足，主要是區(qū)域之間的差異，信息未得到統(tǒng)一。從目前的數(shù)字檔案資源管理建設(shè)來看，要想實現(xiàn)檔案資源高效管理，就要從資源合并入手，進(jìn)一步豐富現(xiàn)有的檔案資源，讓檔案管理更具規(guī)范化，加強(qiáng)新型技術(shù)的應(yīng)用以及人才的培養(yǎng)，從而讓數(shù)字檔案資源建設(shè)發(fā)展更快更好。