基層事業(yè)單位文書臺賬建立及作用淺析

文/山東省濟寧煤田地質局第二勘探隊 吳軍

文書是檔案的前身，文書工作是檔案管理的基礎。對于基層事業(yè)單位來講，會經常性地接受或者擬制通知、紀要、工作交辦單等文書，這些文書是單位開展各項工作的依據(jù)，并且來源廣、涉及業(yè)務類別多，需要建立文書臺賬進行逐一登記。從具體工作實踐看，建立文書臺賬能更好地發(fā)揮文書的作用，更好地明晰單位下屬部門的責任，便于對工作進行督導，為評先樹優(yōu)提供依據(jù)，為迎接主管單位的檢查、考核及檔案整理歸檔奠定基礎。

一、文書臺賬的建立方法

基層事業(yè)單位尤其是生產性事業(yè)單位，建立文書臺賬，其目的是全面掌握部門工作情況，隨時掌握工作進度與質量，督促工作的及時落實，為單位的整體工作打下基礎。為實現(xiàn)這些目的，在建立文書臺賬時，臺賬要符合責任明晰、工作任務具體、時限準確的要求。一般情況下，可將文書的來文時間、來源、業(yè)務類別、工作任務、工作時限、責任人、歸檔說明等作為臺賬的主要登記內容，利用Excel辦公軟件進行建立，其中工作任務、工作時限、責任人是關鍵。

對于基層事業(yè)單位來講，文書來源最高登記到省部級即可，具體講有省委、省政府及相關部委，其余有省直業(yè)務部門、主管單位、本單位、地方政府部門等，其中主管單位下發(fā)的文件（通知）、紀要、工作交辦單等在本單位轉發(fā)時，其來源宜登記為主管單位+本單位；業(yè)務類別應根據(jù)文書來源、工作任務進行登記，如黨建、紀檢監(jiān)察、人事勞動、審計、工會、團委、資產管理、安全管理、經營管理、財務管理、質量管理等；工作任務、工作時限及責任人，應查閱檔案內容，結合本單位轉發(fā)通知（或簽批意見）進行登記，其中工作任務要簡單明了，可用關鍵詞代替，工作時限要準確；歸檔說明是檔案管理的最后一個環(huán)節(jié)，可登記文書的檔案卷號—序號等內容，便于檔案的查找使用。

二、文書臺賬的作用

（一）為工作督導提供依據(jù)。一個單位的運行實質上就是工作安排—工作落實—檢查考核—持續(xù)改進提高的過程，在這一過程中，督導是促進工作落實的有效辦法?；鶎邮聵I(yè)單位，工作上有短期的也有長期的，對于短期的工作，督導責任部門可根據(jù)建立的文書臺賬，以完成時限為節(jié)點開展督導，對工作任務完成情況進行檢查，對于長期的工作，督導責任部門可列出計劃分階段定期督導。每一項工作都要提出督導意見，向單位分管領導、主要領導報告。從制度上來講，文書臺賬工作的開展能夠為基層事業(yè)單位工作的開展提供依據(jù)，為保障基層事業(yè)單位工作質量，督導責任部門會不定時進行工作情況的檢查，以對一定時間范圍內單位工作情況進行了解。文書臺賬有效記錄了單位大小工作內容與時間，為督導工作的開展提供了便利，這也是當下文書臺賬的主要作用。

（二）為主管單位的檢查考核提供基礎資料。從事業(yè)單位運行機制看，主管單位會不定期地到所屬基層單位開展檢查、調研，年度結束時基層事業(yè)單位要接受主管單位（或行業(yè)主管機關）的績效考核，為達到科學合理的考核目的，考核指標往往都非常具體。為做好檢查、調研、績效考核的準備，基層事業(yè)單位要對工作進行詳細客觀的總結梳理，充分反映本單位的工作情況，而文書臺賬可為總結編寫提供翔實的管理工作素材。主管單位的檢查、調研通常分業(yè)務領域開展，績效考核是全業(yè)務按領域設定指標，在編寫工作總結時，可根據(jù)建立的文書臺賬，利用Excel辦公軟件的排序功能，將涉及該領域的文書臺賬交業(yè)務部門，安排其提供分管業(yè)務領域的工作總結，業(yè)務部門根據(jù)文書臺賬結合日常工作落實情況提供素材，發(fā)揮臺賬的作用，解決總結編寫人員對業(yè)務不熟悉的問題，提高總結編寫質量。

（三）為評先樹優(yōu)提供定量指標。評先樹優(yōu)是增強職工榮譽感、調動職工工作積極性的有效方式。評先樹優(yōu)的依據(jù)是職工的政治思想水平和工作實績，其中工作實績包括工作量及工作質量，文書臺賬是記載管理工作量的參照，部門提供的業(yè)務領域工作總結是其工作量的細化，而工作質量則來自主管單位在檢查、調研時的評價或績效考核的結果，根據(jù)文書臺賬及主管單位在檢查、調研時的評價或績效考核的結果，建立起評先樹優(yōu)的量化指標體系，將會使評先樹優(yōu)結果更具說服力和引導力，使評先樹優(yōu)能促進單位各項工作的開展，提高管理水平。文書臺賬工作能夠為評先樹優(yōu)提供依據(jù)，文書臺賬是對單位職工工作內容的有效記錄，通過文書臺賬對各崗位職工的工作情況一目了然，為單位評先樹優(yōu)提供了有效條件。評先樹優(yōu)是對單位工作積極職工的遴選，在此過程中，評書樹優(yōu)主要是對工作人員工作績效與思政水平等內容的考察，文書臺賬作為記錄工作人員工作內容的主要載體，其內容較為精細，有利于評先樹優(yōu)人才選擇的公平性。

（四）為檔案建立奠定基礎。檔案是文書的歸宿，對于辦理完畢的文書進行整理（立卷）、歸檔時，可以文書臺賬為基礎，按照《國家行政機關公文處理辦法》及《歸檔文件整理規(guī)則》，建立檔案目錄，并將相應的文書進行匯總。在建立檔案目錄時，可選擇文書臺賬中的來源、業(yè)務類別、關鍵詞（從工作任務中提?。┑茸鳛槟夸泝热?，形成卷目錄，置于卷首并進行存儲，這樣便于檢索查找。事業(yè)單位工作檔案的建立對單位的發(fā)展具有重要作用，文書臺賬作為文化檔案的基本組成部分，其內容具有較高的價值，對此可直接采用文書臺賬進行匯總，以形成專項檔案，促進單位檔案工作的完善。

三、加強事業(yè)單位文書臺賬建設與管理的措施

（一）建立完善的文書臺賬管理制度。從文書臺賬的作用與價值來講，文書臺賬對事業(yè)單位工作的開展具有一定的促進作用，為強化文書臺賬的價值與作用，事業(yè)單位要不斷就文書臺賬管理制度進行優(yōu)化。文書臺賬管理制度的制定與優(yōu)化能夠促進文書臺賬管理工作質量的提升，這有利于文書臺賬的管理。為保障文書臺賬相關工作的高質量落實，單位應當將文書臺賬管理工作納入考核指標中，以增強工作人員的工作責任感，保障文書臺賬工作質量，以此促進文書臺賬管理工作質量水平的提升。

（二）加大對文書臺賬的信息化建設。信息化建設是當下社會各行業(yè)發(fā)展的主要趨勢，基于此事業(yè)單位可就文書臺賬工作進行信息化建設。信息化文書臺賬工作的開展符合當下社會發(fā)展趨勢，且與傳統(tǒng)紙質文書臺賬工作相比，信息化文書臺賬更加具有操作性。從文書臺賬的工作來講，其工作具有系統(tǒng)性特點，且此工作耗時較長，內容涵蓋范圍較廣，這也就導致在工作過程中會耗費大量的人力物力，且受紙質檔案的影響，其在管理過程中存在一定的風險因素。互聯(lián)網背景下，信息化建設作為當下文書檔案管理的主要形式，事業(yè)單位應當不斷落實文書臺賬的信息化建設，以提升文書檔案管理的質量與效率。在對文書檔案進行信息化建設的過程中，應做好如下幾點：首先，事業(yè)單位應對已有的文書臺賬進行信息化轉換，以保障相關資料與數(shù)據(jù)的可追蹤性；其次，文書檔案工作人員在開展工作的過程中，可直接進行信息化文檔建設，以落實信息化文書臺賬工作；最后，單位可建立信息化文書檔案數(shù)據(jù)庫，以保障文書臺賬保存的有效性，進而促進文書臺賬價值的體現(xiàn)。

（三）強化對文書臺賬工作人員的培訓。在文書臺賬的工作過程中，工作人員作為文書臺賬的主要工作者，其工作水平與工作態(tài)度決定著文書臺賬的質量，基于此，事業(yè)單位要加強對文書臺賬工作人員的培訓。文書臺賬對工作細節(jié)的要求較高，為保障單位文書臺賬內容的真實性，文書臺賬工作人員要具備較強的工作能力。在對文書臺賬工作人員進行培訓的過程中，要做到如下幾點：首先，要對文書臺賬工作的重視程度進行提升，通過文書臺賬工作的重要性與必要性，提升工作人員對工作的認真程度，以確保文書臺賬工作質量；其次，培訓過程中需要對工作人員專業(yè)水平進行培訓，培訓可從文書臺賬管理等細節(jié)工作著手，以切實落實業(yè)務工作質量的穩(wěn)定性；最后，在培訓過程中，培訓人員需要對工作人員的思想道德進行培訓，以提升其參與工作的積極性，進而主動參與到工作過程中，促進文書臺賬工作的高效開展。

（四）創(chuàng)新事業(yè)單位文書臺賬管理模式。在當下的社會發(fā)展過程中，對于文書臺賬等檔案管理模式來講，傳統(tǒng)檔案管理模式已經不適用。對此，為保障事業(yè)單位文書臺賬管理工作的高效開展，應當不斷就文書臺賬的管理模式進行創(chuàng)新。傳統(tǒng)文書臺賬的管理工作具有局限性，阻礙著其價值的有效發(fā)揮?；诖?，事業(yè)單位要不斷與時代背景相結合，并對文書臺賬的管理模式進行創(chuàng)新。創(chuàng)新后的文書臺賬管理能夠有效提升其工作質量，這對構建服務當前社會經濟發(fā)展的文書檔案管理部門具有重要意義。

四、結語

建立文書臺賬，是檔案管理前期工作的重要內容，運用文書臺賬參與單位管理活動，更具針對性及實用性，能切實提高單位管理工作水平，并能促進文檔一體化管理的實現(xiàn)。