淺析運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維提升辦公室工作水平

文/廣西機(jī)電職業(yè)技術(shù)學(xué)院 蘇桂青

辦公室是黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體等組織設(shè)置的輔助領(lǐng)導(dǎo)管理和綜合服務(wù)的辦事機(jī)構(gòu)。在組織機(jī)構(gòu)體系運(yùn)行過程中起著承上啟下、協(xié)調(diào)左右、溝通內(nèi)外、傳遞信息、研究政策、輔佐決策的重要作用。提升辦公室工作水平對(duì)于一個(gè)組織體系的高效運(yùn)行十分必要。在新時(shí)期的發(fā)展背景下，辦公室管理人員更應(yīng)該順應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求，運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維進(jìn)行自我反思和改進(jìn)，將互聯(lián)網(wǎng)思維融入現(xiàn)代辦公室工作體系構(gòu)建過程中，從而多方面提升辦公室工作水平。

一、新形勢(shì)下辦公室工作特點(diǎn)分析

（一）綜合性。主要包括事務(wù)性工作：文件收發(fā)、迎來送往、會(huì)議安排；專業(yè)性工作：檔案管理、統(tǒng)計(jì)管理、調(diào)查研究；政務(wù)性工作：公文撰寫、機(jī)要保密。

（二）政策性。政策的掌握程度和政策水平的高低，直接影響著領(lǐng)導(dǎo)的決策和事業(yè)的發(fā)展。辦公室要把學(xué)習(xí)掌握黨和國家的方針政策當(dāng)作一門重要的必修課，不斷提高自己的政策水平。

（三）輔助性。不能代替決策者，要向決策者提供信息，不能擅自指揮全局，要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)處理好日常工作。

（四）服務(wù)性。為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為同級(jí)部門服務(wù)、為下級(jí)和基層群眾服務(wù)。

（五）瑣碎性。辦公室事務(wù)相對(duì)其他部門來說具有瑣碎性、復(fù)雜性的特點(diǎn)。電話通知、會(huì)議預(yù)約、內(nèi)外聯(lián)絡(luò)、客戶接待等都是辦公室主要內(nèi)容，雖然繁瑣，但對(duì)組織體系的運(yùn)行卻是非常重要的。

（六）不規(guī)律性。由于辦公室涉及工作內(nèi)容較為廣泛，所以辦公室的職責(zé)范圍比較大，且具有明顯的不規(guī)律性。例如，當(dāng)辦公室接收到較多的領(lǐng)導(dǎo)指派任務(wù)和較多的接待訪問工作，辦公室的工作強(qiáng)度明顯爆棚，但如果在沒有工作任務(wù)的情況下，辦公室的閑置狀態(tài)很明顯。

二、辦公室的基本任務(wù)

（一）參與政務(wù)。調(diào)查研究、提供信息、提供方案、擬辦意見、提出建議，即給領(lǐng)導(dǎo)出主意、提意見、擬方案。

（二）協(xié)調(diào)業(yè)務(wù)。協(xié)調(diào)、溝通各部門業(yè)務(wù)，主要是抓好縱向協(xié)調(diào)、橫向協(xié)調(diào)和內(nèi)部協(xié)調(diào)。協(xié)調(diào)信息、協(xié)調(diào)關(guān)系、協(xié)調(diào)政策、協(xié)調(diào)計(jì)劃。

（三）掌管事務(wù)。業(yè)務(wù)方面的事務(wù)，后勤方面的事務(wù)，黨務(wù)方面的事務(wù)，干部方面的事務(wù)，工團(tuán)方面的事務(wù)，宣傳方面的事務(wù)。

（四）搞好服務(wù)。為上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)分憂，為周邊同事排憂解難，為全體員工周到服務(wù)。

三、互聯(lián)網(wǎng)思維釋義

（一）互聯(lián)網(wǎng)思維概念。隨著互聯(lián)網(wǎng)的不斷發(fā)展壯大，互聯(lián)網(wǎng)思維的發(fā)展已經(jīng)深入人心，粉絲經(jīng)濟(jì)、網(wǎng)絡(luò)眾籌作為互聯(lián)時(shí)代的產(chǎn)物，已經(jīng)和人們的工作、生活緊緊聯(lián)系在了一起。首先，對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)來講，用戶是互聯(lián)網(wǎng)體系服務(wù)的主體，互聯(lián)網(wǎng)思維要以用戶體驗(yàn)為基礎(chǔ)，以滿足用戶需求和超出用戶需求作為互聯(lián)網(wǎng)思維的重點(diǎn)內(nèi)容。其次，立足于優(yōu)秀逐步走向卓越，在同一環(huán)境中，只有不斷提高產(chǎn)品和服務(wù)的質(zhì)量，以接近極致的工作態(tài)度去創(chuàng)新發(fā)展，一個(gè)團(tuán)體才能可持續(xù)發(fā)展。

（二)“互聯(lián)網(wǎng)思維+行政辦公”概念。隨著科技的不斷發(fā)展和網(wǎng)絡(luò)協(xié)同辦公的普及，“互聯(lián)網(wǎng)思維+行政辦公”概念日漸成熟起來，從技術(shù)層面看，在“互聯(lián)網(wǎng)思維+行政辦公”概念模式的推動(dòng)下，行政辦公的工作效率和質(zhì)量明顯提高，但如果從思維理念的角度去看，互聯(lián)網(wǎng)思維和行政辦公的結(jié)合仍有很大的空間需要彌補(bǔ)?！盎ヂ?lián)網(wǎng)思維+行政辦公”概念更多的是提倡困難面前利用互聯(lián)網(wǎng)思維進(jìn)行思考和解決，通過互聯(lián)網(wǎng)提高辦公能力。

四、新時(shí)期辦公室工作面臨的挑戰(zhàn)

（一）隨時(shí)進(jìn)行業(yè)務(wù)重組。外部方面是經(jīng)濟(jì)全球化、多元化?；ヂ?lián)網(wǎng)應(yīng)用的無邊界變化，經(jīng)濟(jì)新常態(tài)、科技創(chuàng)新、智能科技成果的大量運(yùn)用；內(nèi)部方面是單位內(nèi)部不斷調(diào)整的組織架構(gòu)、隨時(shí)有可能進(jìn)行的業(yè)務(wù)重組等。

（二）移動(dòng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代要順應(yīng)時(shí)代趨勢(shì)。新生代員工登上了職業(yè)舞臺(tái)，他們的新思維、新方法、新需求，不斷刺激著傳統(tǒng)的管理觀念。這就要求辦公室在現(xiàn)有服務(wù)的基礎(chǔ)上，不斷整合員工訴求，順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代趨勢(shì)，不斷迭代更新，滿足新形勢(shì)、新群體、新需求。

（三）構(gòu)建動(dòng)態(tài)的協(xié)同集體。當(dāng)前，我們正處在數(shù)字化革命大爆發(fā)的前夜，數(shù)字化為中國帶來的影響不容小覷，而人工智能將進(jìn)一步促進(jìn)全球大協(xié)作，大部分工作將被機(jī)器人取代，甚至安全需求將從根本上解決，面對(duì)瞬息萬變的外部環(huán)境，在組織形式變革中，如何構(gòu)建一個(gè)動(dòng)態(tài)的協(xié)同集體？將互聯(lián)網(wǎng)思維運(yùn)用在辦公室工作當(dāng)中，與時(shí)俱進(jìn)地進(jìn)行互聯(lián)網(wǎng)信息化建設(shè)，是現(xiàn)代化辦公室轉(zhuǎn)型的必要選擇，更是提升辦公室工水平的重要途徑。

五、運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維多維度提升辦公室工作水平

（一） 以平臺(tái)思維突破時(shí)空限制。平臺(tái)思維的核心思想就是最大限度開放、共享與共贏。從本質(zhì)上分析，辦公室是一個(gè)服務(wù)平臺(tái)，利用大數(shù)據(jù)、跨界合作等實(shí)現(xiàn)高效率的整合為客戶服務(wù)；數(shù)字化技術(shù)可以支持所有員工通過移動(dòng)設(shè)備實(shí)時(shí)有效地完成各項(xiàng)工作任務(wù)，使員工在全新的數(shù)字化辦公環(huán)境下學(xué)習(xí)和發(fā)展必要的技能。

（二）以扁平化思維簡化隸屬關(guān)系。扁平化思維打破金字塔的組織結(jié)構(gòu)，簡化上下級(jí)之間隸屬關(guān)系的層次，建立橫寬縱短的扁平化柔性管理體系，使組織（企業(yè)、學(xué)校等）能夠適應(yīng)信息社會(huì)的高效率和快節(jié)奏，適應(yīng)組織內(nèi)部（企業(yè)、學(xué)校等）員工參與管理，以實(shí)現(xiàn)組織（企業(yè)、學(xué)校等）內(nèi)部上下左右的有效溝通，降低組織運(yùn)行成本，打通資源流動(dòng)通道，打破中間冗雜管理層次，從而具有群體協(xié)作優(yōu)勢(shì)。

（三）以大數(shù)據(jù)思維進(jìn)行科學(xué)決策。大數(shù)據(jù)思維方式將引發(fā)生活、工作和思維的變革，通過大數(shù)據(jù)思維方式人們可以挖掘出事物之間隱蔽的相互關(guān)系，獲得更多的認(rèn)知與洞見，運(yùn)用這些認(rèn)知與洞見就可以幫助我們捕捉現(xiàn)在和預(yù)測(cè)未來。通過數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)將人力資源、財(cái)產(chǎn)資源、技術(shù)資源、營銷資源以及硬件資源數(shù)字化，在具體的協(xié)調(diào)管理實(shí)務(wù)中做出決策，從而提升辦公室工作效率和工作水平。

（四）以參與互動(dòng)思維構(gòu)建信息溝通機(jī)制。運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)用戶參與思維構(gòu)建多元化、多途徑、互動(dòng)型的信息溝通機(jī)制，為辦公室創(chuàng)設(shè)一種高效流通的信息環(huán)境，如：依托網(wǎng)站、微信公眾號(hào)，官方微博、員工微信群等，把與行業(yè)相關(guān)的政策、工作動(dòng)態(tài)、法律知識(shí)等，以及本單位的工作部署、學(xué)習(xí)材料等內(nèi)容在第一時(shí)間轉(zhuǎn)載公布，方便員工隨時(shí)瀏覽學(xué)習(xí)，以此提升工作效率；通過信息反饋機(jī)制（社區(qū)、微博、微信等反饋系統(tǒng)），可以方便快捷地收到客戶群體、基層群眾的建議和想法，通過上行傳達(dá)作用可以為領(lǐng)導(dǎo)提供更好的參謀服務(wù)。

（五）利用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建辦公室事務(wù)監(jiān)管體系。辦公平臺(tái)通過大數(shù)據(jù)處理技術(shù)，幫助工作人員進(jìn)行“信息去噪”，可以借助工作平臺(tái)及時(shí)從海量信息中發(fā)現(xiàn)有效信息，在公開、透明的信息環(huán)境中各下級(jí)部門可以互相監(jiān)督，促使各項(xiàng)任務(wù)高效完成，通過互動(dòng)性工作平臺(tái)可以充分發(fā)揮辦公室部門的統(tǒng)籌管理作用，從而顯著提升辦公室工作水平；運(yùn)用互聯(lián)網(wǎng)思維完善監(jiān)管體系，通過互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)構(gòu)建實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)管體系，一方面可以避免人為因素對(duì)辦公室事務(wù)的干擾作用，另一方面有助于績效考核工作的順利開展，可以間接促使各項(xiàng)辦公室事務(wù)高效完成。