醫(yī)院采購業(yè)務風險與控制措施研究

李 靜

（鄭州大學第一附屬醫(yī)院，鄭州 450000）

0 引言

醫(yī)院物資采購需要投入大量的經(jīng)費，并且近年來隨著醫(yī)院就診人數(shù)的增加及醫(yī)院設備的快速更新，醫(yī)藥物資采購的各項經(jīng)費也逐漸增加。如何加強物資采購業(yè)務管理、降低業(yè)務風險已經(jīng)成為現(xiàn)階段醫(yī)院經(jīng)營管理的重要問題。因此，圍繞醫(yī)院采購業(yè)務風險與控制措施進行研究具有重要意義。

1 醫(yī)院采購概述

1.1 采購內(nèi)容

采購是醫(yī)院日常工作當中的一項重要內(nèi)容，醫(yī)院能否正常運行與其采購工作的進展情況有直接的聯(lián)系。醫(yī)院采購物資的類型主要分為四大類，分別是總務物資類、醫(yī)用試劑、醫(yī)用耗材和藥品。醫(yī)院必須要加強物資管理，提高采購工作的規(guī)范性，制定科學、合理的消耗比例和儲備限額，進一步完善各項管理制度，使物資采購的效能得到充分發(fā)揮，盡可能地做到在控制投入的基礎(chǔ)上取得更大的效益。對于醫(yī)院而言，加強物資采購管理直接關(guān)系到自身的發(fā)展，通過強化物資采購管理有利于降低醫(yī)院的成本，更好地推進醫(yī)院的運營。

1.2 醫(yī)院物資采購的特點

醫(yī)院物資采購的特點集中體現(xiàn)在以下幾個方面。首先，為了能夠及時救治患者，避免患者因醫(yī)療物資短缺而延誤治療，醫(yī)院往往會提前制定物資采購計劃，也就體現(xiàn)出物資采購的預見性和及時性的特點。其次，醫(yī)院物資采購的數(shù)量較大。醫(yī)院需要接診大量的患者，因此，醫(yī)院需要配備的基礎(chǔ)設施、醫(yī)療用品和醫(yī)用器械和設備的數(shù)量都比較大。再次，隨著醫(yī)學技術(shù)的發(fā)展，對于一些患者的治療，需要依靠更加先進的醫(yī)學技術(shù)、專用的試劑耗材以及關(guān)鍵的儀器設備，這些醫(yī)療物資通常需要從國外采購，尤其是被國外壟斷的藥品和技術(shù)，采購成本較高。最后，醫(yī)院采購的物資數(shù)量大、種類多，想要實現(xiàn)統(tǒng)一管理存在較大的難度。

1.3 醫(yī)院物資采購的原則

醫(yī)院在采購物資時必須要從自身的實際需求出發(fā)，構(gòu)建完善的采購制度及各項業(yè)務的規(guī)章制度，并根據(jù)日常工作的實際情況和遇到的問題，進一步梳理物資采購業(yè)務流程，編制科學、合理和可行的采購計劃。首先，要對醫(yī)療物資采購業(yè)務流程中各環(huán)節(jié)的職責和審批權(quán)限進行明確，如審批、驗收、付款等，嚴格按照采購業(yè)務流程辦理采購業(yè)務。其次，醫(yī)院要明確物資采購的薄弱環(huán)節(jié)，不定期地對物資采購的薄弱環(huán)節(jié)進行檢查，找出其中存在的問題并采取相應的管控措施，在保證物資滿足醫(yī)院日常運行需求的基礎(chǔ)上，降低采購成本費用，促進醫(yī)院的發(fā)展。

2 醫(yī)院物資采購中的常見問題分析

2.1 物資采購制度不健全

我國部分醫(yī)院內(nèi)部控制環(huán)節(jié)基礎(chǔ)比較差，物資采購制度不健全，無法做到對物資采購各環(huán)節(jié)的有效把控，缺乏針對性、可行性的內(nèi)部控制手段，這樣就造成了物資采購過程中無法做到全方位、嚴格的管控。物資采購制度不健全的另一個表現(xiàn)就是采購管理崗位混亂，各崗位職責不清，甚至出現(xiàn)了身兼多職或采購部門權(quán)力集中于某個人的現(xiàn)象，如此一來，就很難避免采購風險，甚至出現(xiàn)貪污腐敗的問題。

2.2 忽視了供應商的管理問題

對于醫(yī)院而言，物資采購管理的一項重要內(nèi)容就是供應商管理，然而，調(diào)查數(shù)據(jù)表明，目前國內(nèi)許多醫(yī)院都忽視了對供應商的管理，供應商的選擇往往來源于推薦或直接沿用以前的供應商。醫(yī)院物資采購部門沒有及時對供應商的供貨價格、質(zhì)量和能力等進行市場化的比較，同時也沒有做到及時掌握供應商的各種信息，這些都無疑給物資采購帶來了風險。另外，醫(yī)院缺乏完善的供應商準入機制，導致供應商的準入管理存在一定的盲目性和無序性，增加了物資采購的風險。由此可見，醫(yī)院如果忽視對供應商的管理，那么就會導致物資采購業(yè)務風險增加，降低物資采購效率和供應效率，增加物資采購成本。

2.3 采購計劃與采購預算不相符

多數(shù)醫(yī)院在編制物資采購預算時只是針對大型項目、設施設備制定明細預算，而對于一些物資的預算不夠明確詳細，使得預算難以得到有效的控制，采購計劃與采購預算存在嚴重的脫節(jié)問題，采購預算制約與控制的效能無法得到充分發(fā)揮。醫(yī)院物資采購部門往往根據(jù)各部門的預算來編制采購預算，而各部門的預算有關(guān)數(shù)據(jù)的預測確定通?？紤]歷史數(shù)據(jù)和市場環(huán)境變化兩個方面的因素。現(xiàn)階段，多數(shù)醫(yī)院的物資采購計劃的制訂依據(jù)是各科室或部門的請購單及物資的庫存情況，對采購預算的考慮不足，無法做到對采購費用進行整體控制。

2.4 內(nèi)部監(jiān)督機制不健全

目前，受人員編制等因素的限制，多數(shù)醫(yī)院都沒有設置單獨的部門或崗位來負責物資采購活動的內(nèi)部監(jiān)督管理工作。有些醫(yī)院雖然要求紀檢監(jiān)察部門或相關(guān)工作人員參與物資采購活動全過程，負責物資采購活動的監(jiān)管，但是也僅限于參與招投標流程，存在嚴重的形式化，無法真正起到作用。醫(yī)院審計部門的物資采購審計業(yè)務也只是針對物資采購過程中的手續(xù)、金額和單價等進行核對，審查相關(guān)工作人員是否嚴格按照采購制度開展物資采購業(yè)務，其無法真正發(fā)揮內(nèi)部控制作用。

3 醫(yī)院采購業(yè)務風險的控制措施

3.1 建立健全物資采購制度和業(yè)務流程

醫(yī)院要結(jié)合自身的實際情況進一步完善物資采購制度和業(yè)務流程，明確各崗位在物資采購業(yè)務中的具體職責。醫(yī)院還可以設置專門的部門審批物資采購業(yè)務，并且還要根據(jù)人員編制情況及采購業(yè)務的需求合理設置物資采購管理崗位。在物資采購管理崗位設置時要遵循內(nèi)部牽制的原則，明確各崗位的具體職責，分離不相容的崗位，以確保物資采購的全過程處于有效控制之下，提高采購業(yè)務的規(guī)范性、有序性和完整性，降低采購業(yè)務風險。醫(yī)院還可以組織成立由管理者、采購負責人及采購業(yè)務各崗位人員組成的采購業(yè)務小組，對物資采購過程中暴露出來的問題進行定期的研究探討，進一步優(yōu)化醫(yī)院物資采購制度和業(yè)務流程，同時建立健全物資采購業(yè)務的評估機制，對物資采購的全過程進行科學評價，發(fā)現(xiàn)其中存在的問題并及時采取相應的整改措施。醫(yī)院想要提高物資采購活動的效率，就必須全面提升物資采購業(yè)務的合理性、科學性和規(guī)范性。因此，進一步完善物資采購制度和業(yè)務流程至關(guān)重要。

3.2 重點監(jiān)管物資采購業(yè)務中的薄弱和關(guān)鍵環(huán)節(jié)

針對物資采購業(yè)務存在較大風險的薄弱和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，醫(yī)院要加強監(jiān)督管理，如供應商的確定、物資采購計劃的編制、付款審批等，這些薄弱和關(guān)鍵環(huán)節(jié)業(yè)務的執(zhí)行要保證由2 人以上進行，并且要定期輪崗，實現(xiàn)有效的內(nèi)部控制，防止貪污腐敗現(xiàn)象的發(fā)生，降低物資采購業(yè)務風險。醫(yī)院物資采購部門在編制采購計劃時要注意充分考慮醫(yī)院業(yè)務量、各科室的實際需求、倉庫物資儲存量以及本季度或本年度的采購預算，編制科學合理的采購計劃，然后再報相關(guān)領(lǐng)導審批，確保物資采購計劃的科學性、合理性、可行性和經(jīng)濟性，這對于醫(yī)院的正常運行來說是非常重要的。供應商的選擇環(huán)節(jié)非常容易滋生腐敗，因此，醫(yī)院必須要高度重視供應商確定環(huán)節(jié)的監(jiān)管。在確定物資采購價格和供應商時，醫(yī)院必須通過公開招投標的方式進行，簽訂物資采購合同，并仔細核審核采購合同中雙方的權(quán)利和義務以及履約能力，降低物資采購成本，提高醫(yī)院運行的經(jīng)濟效益。

3.3 加強對物資供應商的管理

供應商的管理是醫(yī)院物資采購業(yè)務風險控制的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，醫(yī)院要制定科學合理的供應商準入制度，提高準入條件，從源頭上實現(xiàn)對供應商的控制。目前，國內(nèi)多數(shù)醫(yī)院在物資供應商的準入中缺乏明確的標準和制度，也無法對供應商進行有效的評估。對此，醫(yī)院物資采購部門要從醫(yī)藥物資市場上挖掘新的供應商作為備選供應商，當然也需要對這些供應商進行嚴格、全面的審查，淘汰那些不滿足準入條件和不符合要求的供應商。

3.4 有效落實物資采購業(yè)務的監(jiān)督管理制度

為了有效控制物資采購業(yè)務風險，醫(yī)院必須要充分發(fā)揮紀檢監(jiān)察部門和內(nèi)部審計部門的作用，讓這兩個部門全程參與物資采購業(yè)務，實現(xiàn)對物資采購業(yè)務的全方位、全過程的監(jiān)督管理，充分發(fā)揮內(nèi)部監(jiān)督的職能作用，提高物資采購流程的規(guī)范性，杜絕腐敗現(xiàn)象，降低采購業(yè)務風險。醫(yī)院內(nèi)部審計工作的重點要放在事前、事中審計，內(nèi)部審計工作的核心在于控制和提升物資采購業(yè)務內(nèi)部控制的有效性，確保物資采購部門做到崗位職責明確、交叉崗位分離和采購審批制度完善等。除此之外，醫(yī)院內(nèi)部審計工作的重點還在于強化采購合同的簽訂和執(zhí)行，對招標文件與采購合同條款進行審查，降低合同執(zhí)行中的風險。

4 結(jié)語

當前醫(yī)院物資采購業(yè)務中仍然存在諸多風險，比如，物資采購制度不健全、忽視了供應商的管理問題、采購計劃與采購預算不相符以及內(nèi)部監(jiān)督機制不健全。對此，醫(yī)院要建立健全物資采購制度和業(yè)務流程，重點監(jiān)管物資采購業(yè)務中的薄弱和關(guān)鍵環(huán)節(jié)，加強對物資供應商的管理，有效落實物資采購業(yè)務的監(jiān)督管理制度等，從而實現(xiàn)對采購業(yè)務風險的有效控制。