新時(shí)期干部人事檔案專項(xiàng)審核工作存在的問題及對策

文/福建醫(yī)科大學(xué)附屬第二醫(yī)院 曾紅華

新時(shí)期干部人事檔案專項(xiàng)審核工作，受到各行各業(yè)高度重視，醫(yī)院作為專業(yè)度要求較高的單位，人事工作管理更是重中之重。在人事檔案專項(xiàng)審核工作中，除了堅(jiān)持有利于醫(yī)院長期建設(shè)發(fā)展的原則以外，還要在新時(shí)期最大限度發(fā)揮服務(wù)作用。針對三齡、兩歷、一身份的內(nèi)容進(jìn)行核對，對排查出的問題全面大力整改解決，拒絕檔案造假，確保干部人事檔案管理工作的可靠性、真實(shí)性。在基礎(chǔ)信息中，重點(diǎn)注意審核檔案材料是否齊全、信息證明是否準(zhǔn)確、留存憑證是否有造假涂改情況。

干部人事檔案，對職能部門、行政系統(tǒng)意義深遠(yuǎn)，對人事干部的任免能夠產(chǎn)生重要影響，因此新時(shí)期干部人事檔案專項(xiàng)審核工作需要以正確、坦然的態(tài)度對待。

一、審核工作中發(fā)現(xiàn)干部人事檔案普遍存在的問題

（一）信息真實(shí)有效度較低。1.對三齡、兩歷、一身份的基礎(chǔ)內(nèi)容信息記錄有偏差，為方便人事工作開展，配合上級工作，比如學(xué)歷認(rèn)證、人口普查類任務(wù)，基本每年都有，干部對于出生日期、學(xué)歷簡介等記憶深刻，多次填寫核對均無大出入，但是對于時(shí)間線易混淆，出現(xiàn)參加工作、調(diào)動時(shí)間、榮譽(yù)事件、入黨時(shí)間等記錄不一致的問題，還有字跡潦草不清楚、辨識度低等問題。2.在實(shí)際工作中出現(xiàn)記錄年齡與本人年齡不符情況，因一些關(guān)乎個(gè)人前途發(fā)展的原因，比如為了入學(xué)、入伍或者其他有條件限制的情況而修改了基本信息。

（二）檔案管理重視度較低。1.對新人入職或調(diào)職人員沒有及時(shí)接收、移交歸檔，因突發(fā)情況沒有及時(shí)填寫相關(guān)表格類檔案，造成人事檔案內(nèi)材料不齊全。2.新時(shí)期互聯(lián)網(wǎng)興起，在學(xué)歷認(rèn)證、學(xué)位材料驗(yàn)證部分，年份久遠(yuǎn)不能上網(wǎng)查詢，各所學(xué)校的學(xué)歷材料版本不統(tǒng)一。3.每年整理檔案大部分為臨時(shí)抽調(diào)人員或是實(shí)習(xí)生，工作方法各異，責(zé)任程度也不同，并且臨時(shí)工作或?qū)嵙?xí)期時(shí)間短，因此在整理上會出現(xiàn)丟失、短缺等問題。

（三）材料不規(guī)范、審核不嚴(yán)謹(jǐn)。部分干部職工對檔案材料不重視，認(rèn)為年代久遠(yuǎn)，無從查起。一方面，檔案材料的填寫不是很規(guī)范、完整，尤其照片，隨身未攜帶，聲稱隨后補(bǔ)齊，卻遲遲未見蹤影；另一方面，干部檔案里的材料不齊全，尤其一些年長的教授、醫(yī)師級別的，年輕時(shí)有知青類的經(jīng)歷，但由于當(dāng)時(shí)條件有限，通訊不發(fā)達(dá)，造成個(gè)人信息材料不全面。工作職位有變化，填寫各種履歷表缺乏規(guī)范。

（四）忽略專業(yè)管理知識。作為人事檔案管理，需要由專業(yè)且有能力的人員擔(dān)任，除了具備管理能力外，業(yè)務(wù)能力亦要非常突出，對新時(shí)期下的檔案管理要與時(shí)俱進(jìn)，樹立強(qiáng)烈的管理意識。如果忽略對管理人員的培養(yǎng)，那么會導(dǎo)致人員思想滯后，抵觸新時(shí)期互聯(lián)網(wǎng)及通信工具的運(yùn)用，拒絕使用現(xiàn)代技術(shù)，不能科學(xué)有效地開展工作，工作效率低下，造成不良影響。

二、加強(qiáng)專項(xiàng)審核人事檔案管理工作的應(yīng)對之策

為了在今后干部檔案管理工作中全面提高效率，對如何管理人事檔案提出以下幾個(gè)方面的建議：

（一）培養(yǎng)重視檔案，加強(qiáng)對管理的認(rèn)識。提高全體員工對檔案的重視程度，從思想根源抓起。干部人事檔案是對個(gè)人成長的記錄，無論是個(gè)人經(jīng)歷、還是學(xué)歷檔案以及榮譽(yù)能力，留存的材料真實(shí)反映了個(gè)人的價(jià)值，因此必須重視檔案管理工作。應(yīng)重視當(dāng)前干部檔案專項(xiàng)審核工作，認(rèn)真負(fù)責(zé)地做好管理工作，根據(jù)實(shí)際情況和現(xiàn)實(shí)需求，配備專業(yè)管理人才，積極地開展審核工作，逐一排查。干部人事檔案是上級組織、有關(guān)部門遵循黨的干部任選政策，在培養(yǎng)、選拔和任用的工作中，逐漸根據(jù)個(gè)人經(jīng)歷慢慢形成的記載干部個(gè)人基本信息、政治品德、思想作風(fēng)、工作能力、業(yè)務(wù)表現(xiàn)等方面的專項(xiàng)文件檔案材料，是全面考察、正確選拔、使用干部的依據(jù)。因此，一定要加強(qiáng)對干部檔案工作的重視，全體動員宣傳干部檔案的重要性，增強(qiáng)全員的檔案意識。1.強(qiáng)化上級領(lǐng)導(dǎo)班子意識，更新領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)識觀念，從人力、物質(zhì)、資金等各方面爭取大力支持，提高管理干部檔案的硬件設(shè)施水平。2.采用各種新時(shí)期新媒體資源，創(chuàng)新宣傳人事檔案的重要作用，讓全員樹立重視意識和保持嚴(yán)肅對待的精神。也可以推薦有公信力的政府網(wǎng)絡(luò)的微信公眾號上、網(wǎng)站等讓大家關(guān)注，隨時(shí)隨地學(xué)習(xí)。3.提高應(yīng)屆畢業(yè)生對人事檔案方面的認(rèn)識，教授如何管理、重視檔案，慢慢普及，對未來有利于規(guī)范管理。

（二）嚴(yán)控干部人事檔案材料審核的環(huán)節(jié)。在日常管理中，做好收集、整理、記錄、歸類等各項(xiàng)工作，嚴(yán)把各項(xiàng)環(huán)節(jié)的質(zhì)量審核，對每個(gè)工作環(huán)節(jié)都要有系統(tǒng)的認(rèn)識。1.加強(qiáng)檔案管理中材料收集整理工作，對于干部人事檔案專項(xiàng)審核中發(fā)現(xiàn)的不齊全、不規(guī)范的材料，要按照上級相關(guān)文件要求，根據(jù)個(gè)人實(shí)際情況對材料內(nèi)容的不同，分別采取合理的方式進(jìn)行信息補(bǔ)充和規(guī)范整理。如對檔案中專項(xiàng)審核學(xué)歷認(rèn)證年份久遠(yuǎn)網(wǎng)絡(luò)查證不到、各學(xué)校學(xué)歷證書版本不一等問題，應(yīng)該采用當(dāng)事人學(xué)歷年份到公信力度權(quán)威部門開具有效證明，并聯(lián)系個(gè)人學(xué)校進(jìn)行學(xué)歷認(rèn)證等工作，其中補(bǔ)充的規(guī)范材料里，要注明經(jīng)辦人、補(bǔ)辦時(shí)間，加蓋相關(guān)人事部門的公章。2.加強(qiáng)檔案中材料收集移交工作，干部人事檔案材料形成后，負(fù)責(zé)部門應(yīng)及時(shí)、快速辦理移交歸納手續(xù)，除此之外，負(fù)責(zé)干部檔案管理的部門應(yīng)當(dāng)與其他部門及外單位都建立互相聯(lián)系制度，對人事調(diào)動的材料及時(shí)補(bǔ)充、轉(zhuǎn)交，完善干部人事調(diào)動程序，使干部檔案的材料歸納更加規(guī)矩。3.加強(qiáng)檔案材料收集歸檔工作，干部人事檔案管理部門一定要堅(jiān)持嚴(yán)格管檔，對材料采用嚴(yán)格審核的標(biāo)準(zhǔn)，列出重點(diǎn)審核項(xiàng)目，如收集檔案的歸檔是否辦理明確，材料是否齊全等。對新接收入檔案的材料內(nèi)容，要每頁每項(xiàng)逐一核對，保證材料的完整性，保證內(nèi)容真實(shí)有效。4.加強(qiáng)檔案材料收集處置工作，對檔案材料中填寫不規(guī)范、不夠齊全完整的檔案材料，要退回交接管理部門并重新整理、補(bǔ)辦，并且再次交接時(shí)對材料退回的有問題項(xiàng)目進(jìn)行嚴(yán)格的審核。尤其對于年代久遠(yuǎn)、補(bǔ)充難度較高的補(bǔ)充材料，要認(rèn)真審核鑒別、確認(rèn)無問題后再歸入個(gè)人檔案中。5.加強(qiáng)檔案材料收集后續(xù)工作，有始有終做到跟蹤完善，保證干部人事檔案的真實(shí)準(zhǔn)確。對年度里進(jìn)行交接的考核材料進(jìn)行回訪，做到發(fā)現(xiàn)問題馬上整改，立刻解決，確保人事檔案的材料中真實(shí)、規(guī)范。

（三）加強(qiáng)干部檔案隊(duì)伍的建設(shè)，提高工作效率。對新時(shí)期干部人事檔案的工作人員要有要求，必須保證能力強(qiáng)、有強(qiáng)烈的責(zé)任心和熱愛職業(yè)的熱情。要經(jīng)常組織專業(yè)業(yè)務(wù)培訓(xùn)，切實(shí)提高工作人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平，開展好工作。管理干部檔案的工作人員是動態(tài)化的，因此要緊跟時(shí)代發(fā)展，關(guān)注新時(shí)期各種政策改變，領(lǐng)會各種重要精神含義精髓。

針對新時(shí)期新出現(xiàn)的干部檔案材料變化、種類增減、形式多樣，在日常收集整理中，干部人事檔案的工作人員要接收時(shí)移世易，發(fā)展檔案管理現(xiàn)代化，建設(shè)數(shù)字化辦公整理，對普遍出現(xiàn)的各類問題，如新的干部檔案材料分類標(biāo)準(zhǔn)、流程程序，應(yīng)加強(qiáng)對干部檔案現(xiàn)代化管理建設(shè)，按實(shí)際情況詳細(xì)解讀干部檔案管理相關(guān)規(guī)定，建立信息系統(tǒng)，統(tǒng)一分類，用網(wǎng)絡(luò)建立子母系統(tǒng)，建立智能化檔案庫，杜絕在工作中會因?yàn)橥活惒牧?，卻分類不統(tǒng)一的情況，并且在此基礎(chǔ)上，建立各種檔案庫，如專業(yè)分類、科室分類、學(xué)科分類等等，方便又快捷。如此在新時(shí)期的干部人事檔案中，就可以提高專業(yè)業(yè)務(wù)水平，利于工作效率增強(qiáng)，使干部檔案規(guī)范管理水平不斷提高。

（四）推進(jìn)數(shù)字化檔案管理，創(chuàng)新需求化審核。各部門可以根據(jù)工作需要，及時(shí)充實(shí)力量，推進(jìn)數(shù)字化檔案管理進(jìn)程，對創(chuàng)新各級面向人事方面調(diào)動的專項(xiàng)審核工作，增強(qiáng)需要人與被需要人之間的溝通聯(lián)系，數(shù)字化篩選，進(jìn)行干部檔案工作人員增配，加快審核效率、優(yōu)化人事調(diào)動程序結(jié)構(gòu)。在綜合分析大數(shù)據(jù)配備的前提下，還能杜絕人為因素，方便上級干部檔案工作人員監(jiān)督指導(dǎo)，保證人事管理中檔案專項(xiàng)審核的資源利用率，完善人事調(diào)配、審核等機(jī)制，更好地發(fā)揮新時(shí)期新方法。

三、結(jié)語

綜上所述，新時(shí)期干部人事檔案專項(xiàng)審核工作的開展既要延續(xù)舊時(shí)代的認(rèn)真負(fù)責(zé)、規(guī)范管理，也要學(xué)習(xí)接收創(chuàng)新方法，在實(shí)踐中慢慢摸索，一邊發(fā)現(xiàn)問題一邊解決問題，探索研究，不斷提出優(yōu)化措施，進(jìn)行實(shí)踐，去糟留精，充分調(diào)動管理人員的熱情與事業(yè)心，以干部人事檔案專項(xiàng)審核工作點(diǎn)為始點(diǎn)，把專項(xiàng)審核工作發(fā)現(xiàn)的問題重視起來，有效提升綜合水平，進(jìn)一步完善方法措施，提高檔案意識，嚴(yán)守規(guī)范，嚴(yán)格管理，促進(jìn)新時(shí)期干部人事檔案專項(xiàng)審核工作有序進(jìn)行。