做好新形勢(shì)下干部人事檔案管理工作的思考

文/余姚市市政發(fā)展管理中心 姜旭濃

在多年的干部人事檔案管理工作中，我深知：干部人事檔案是組織人事部門按照有關(guān)政策，在干部錄用、培養(yǎng)、選拔和任用等工作中形成的，是反映干部個(gè)人經(jīng)歷、思想政治及工作表現(xiàn)和考核等內(nèi)容的資料，是全面了解干部歷史的重要信息源，也是黨組織考察和選拔干部的重要依據(jù)。中組部關(guān)于干部選拔任用工作有關(guān)規(guī)定指出，任用考察干部時(shí)，實(shí)行干部任前檔案審核制度，即干部任用前必查人事檔案。我局也積極響應(yīng)有關(guān)規(guī)定，在提拔中層干部時(shí)提出了干部人事檔案“凡提必審”的要求。由此可見，干部人事檔案在選拔任用和使用干部工作中起到了不可估量的作用。

一、干部人事檔案在新形勢(shì)下的管理問題

（一）信息軟件不兼容。在推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)過程中，對(duì)現(xiàn)有紙質(zhì)檔案的信息化改進(jìn)手段，基本上都是采用對(duì)紙質(zhì)檔案材料掃描之后就直接上傳網(wǎng)絡(luò)的方式。通過這種方式上傳的紙質(zhì)檔案材料掃描件，有一部分會(huì)因?yàn)閽呙杓环想娮訖n案信息化要求或無(wú)法被信息軟件有效識(shí)別，從而借助人工手段進(jìn)行非自動(dòng)化識(shí)別，無(wú)形中增加了人事檔案管理人員的工作量，使得干部人事檔案信息化建設(shè)的推進(jìn)效率較為低下。

（二）各個(gè)地方的信息化建設(shè)步調(diào)不夠統(tǒng)一。各地區(qū)、各部門在實(shí)際推進(jìn)干部人事檔案信息化建設(shè)工作過程中所面臨的現(xiàn)實(shí)條件和具體困難不同，地方財(cái)政資金、資源的傾斜支持狀況相差較大，從而導(dǎo)致各個(gè)地方的干部人事檔案信息化建設(shè)進(jìn)程差距較大，不能快速地將所有人事檔案信息資源有效整合起來，導(dǎo)致干部人事檔案信息化建設(shè)之后的聯(lián)動(dòng)成果較少。

（三）檔案管理系統(tǒng)不統(tǒng)一。干部人事檔案信息化管理過程中，沒有建立統(tǒng)一的要求與標(biāo)準(zhǔn)。有些地方的干部人事檔案管理系統(tǒng)是自主研發(fā)的，有些地方則是直接定制采購(gòu)的，各個(gè)系統(tǒng)存在較大差異，導(dǎo)致各個(gè)地方的干部人事檔案信息化管理軟件不能實(shí)現(xiàn)很好的互聯(lián)互通，從而無(wú)法建立統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。

（四）管理技術(shù)和理念不能有效轉(zhuǎn)變。干部人事檔案工作一直以來都采用紙質(zhì)檔案管理模式，相關(guān)管理人員已習(xí)慣了長(zhǎng)期的管理模式和手段方式。干部人事檔案管理正向信息化方向迅速革新，但在管理技術(shù)手段以及思想理念的轉(zhuǎn)變上，還是表現(xiàn)出較多的不適應(yīng)，甚至有抵觸的情緒，這就導(dǎo)致干部人事檔案信息管理工作的高效化、精確化屬性不能有效地發(fā)揮出來。

（五）輔助操作工具設(shè)備更新不及時(shí)。工欲善其事，必先利其器。在干部人事檔案信息化建設(shè)的過程中，要想充分發(fā)揮干部人事檔案信息化建設(shè)工作帶來的諸多利好，就必須更新干部人事檔案系統(tǒng)的相關(guān)設(shè)備配套。受經(jīng)費(fèi)短缺及其他各種現(xiàn)實(shí)問題的影響，許多地方干部人事檔案系統(tǒng)的輔助查詢、搜索等硬件和軟件設(shè)備更新不夠及時(shí)，制約了人事檔案信息化建設(shè)的發(fā)揮。

二、干部人事檔案管理利用的創(chuàng)新策略

（一）轉(zhuǎn)變干部人事檔案管理工作理念，加強(qiáng)干部人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。各單位對(duì)干部人事檔案管理工作的重視程度不夠，普遍存在干部人事檔案資料有缺失、干部人事信息更新報(bào)送不及時(shí)和人事檔案管理干部專業(yè)素質(zhì)不高等問題。要解決這些問題，首先，要積極轉(zhuǎn)變工作理念，宣傳好干部人事檔案管理工作內(nèi)容。干部人事檔案管理工作也講究宣傳先行，單位領(lǐng)導(dǎo)要帶頭重視人事檔案管理工作，充分運(yùn)用好內(nèi)部宣傳欄、干部職工釘釘（微信）工作交流平臺(tái)、例行工作例會(huì)等平臺(tái)，進(jìn)行人事檔案收集管理知識(shí)的宣傳，讓干部們了解人事檔案資料分類，并告知須由個(gè)人提供的人事檔案資料有哪些，為高質(zhì)量的人事檔案資料收集工作打好扎實(shí)的群眾基礎(chǔ)。其次，要加強(qiáng)干部人事檔案基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，高效推進(jìn)干部人事檔案管理工作。第一，創(chuàng)建獨(dú)立檔案室，配備干部人事檔案設(shè)備。紙質(zhì)檔案具有易腐、易潮、易燃燒的特點(diǎn)，所以，干部人事檔案室要配備專業(yè)檔案設(shè)備，確保干部人事檔案的安全存放和保管。第二，在檔案室設(shè)立專門的人事工作間，并配備電腦、掃描儀、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)等硬件設(shè)施，便于及時(shí)整理人事檔案。第三，打造高素質(zhì)、高能力、經(jīng)驗(yàn)豐富的干部人事檔案管理員隊(duì)伍，可以組成由黨委書記主抓、政工領(lǐng)導(dǎo)分管、紀(jì)委督導(dǎo)、組織人事科科長(zhǎng)指導(dǎo)、組織人事干部具體負(fù)責(zé)的人事檔案管理隊(duì)伍，提升干部人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)和專業(yè)技能。

（二）抓好干部人事檔案資料及時(shí)歸檔工作，從源頭上控制檔案質(zhì)量。人事檔案資料歸檔工作是一項(xiàng)兼具系統(tǒng)性、復(fù)雜性和長(zhǎng)期性的工作，只有健全人事檔案歸檔制度，規(guī)范歸檔的各個(gè)環(huán)節(jié)，才能增強(qiáng)人事檔案歸檔工作的可行性、規(guī)范性和科學(xué)性，抓實(shí)人事檔案歸檔工作。具體來說：一是要明確人事檔案的歸檔流程。通過規(guī)范人事檔案的歸檔流程，明確人事信息資料交接的手續(xù)，推動(dòng)人事檔案歸檔工作的專業(yè)化、流程化和信息化。二是要建立健全人事信息補(bǔ)充報(bào)送制度。檔案管理人員要嚴(yán)格審核干部人事檔案材料，發(fā)現(xiàn)人事檔案中缺少資料后，要及時(shí)通知相關(guān)部門、人員做好缺失信息資料的報(bào)送，確保人事檔案的完整性。三是要細(xì)化人事檔案管理工作全流程。按人事檔案的產(chǎn)生、歸檔、登記、流轉(zhuǎn)等流程，出臺(tái)相應(yīng)的規(guī)章制度，明確各個(gè)流程的負(fù)責(zé)人以及分工，確保歸檔工作與其他工作的有序銜接。四是要定期監(jiān)督考核人事檔案歸檔工作。為強(qiáng)化歸檔人員以及其他員工的責(zé)任意識(shí)，避免人事檔案歸檔工作流于形式，要定期對(duì)人事檔案歸檔工作進(jìn)行監(jiān)督考核，從而把及時(shí)歸檔工作做精、做細(xì)、做實(shí)。

（三）做好干部人事檔案材料分類整理，確保人事檔案材料規(guī)范完整。目前的干部人事檔案材料分為十大類，分別是：履歷材料、自傳材料、鑒定考核考察材料、學(xué)歷技術(shù)職務(wù)材料、政審材料、黨團(tuán)及民主黨派材料、獎(jiǎng)勵(lì)材料、處分材料、工資任免等材料和其他材料。收集到相關(guān)材料后，需要根據(jù)上述大類及大類中的小類進(jìn)行分門別類的歸置整理。收集人事檔案材料需要做到：第一，要按時(shí)收集、整理材料。符合歸檔要求的材料，必須在接收之日起一個(gè)月內(nèi)放入本人檔案，一年內(nèi)整理歸檔，同時(shí)要定期催要材料。第二，所收集的材料確保規(guī)范。所有歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料，如果是由組織部門審查歸檔的材料，還要蓋上組織部門的相關(guān)印章，調(diào)查結(jié)論或處分決定等需要有本人親筆簽名，沒有本人簽名的，要由相關(guān)組織注明情況。除證件、證書外，盡量不要使用復(fù)印件，如使用復(fù)印件，要注明復(fù)印時(shí)間、出處、經(jīng)辦人簽字，并加蓋材料審核方的印章。第三，所收集的材料確保完整。成套的干部人事檔案材料要完整，如缺少相關(guān)聯(lián)的材料，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行登記并補(bǔ)充收集，還應(yīng)注重連續(xù)形成材料的跟蹤收集。

（四）加大信息化領(lǐng)域的投入，推動(dòng)干部人事檔案管理工作轉(zhuǎn)型升級(jí)。人事檔案信息化建設(shè)所追求的是管理高效、服務(wù)高效以及利用高效等目標(biāo)，進(jìn)而更好地服務(wù)甚至推動(dòng)單位發(fā)展。但目前的干部人事檔案管理工作，還停留在紙質(zhì)載體為主的存儲(chǔ)方式上（例如我單位的人事檔案管理工作就停留在紙質(zhì)載體為主的存儲(chǔ)方式上），受存檔環(huán)境因素影響較大，容易出現(xiàn)破損，不易保存等情況。人事檔案管理人員也缺乏檔案信息化和大數(shù)據(jù)應(yīng)用意識(shí)，信息化水平較低。為此，除了要積極轉(zhuǎn)變工作思路外，一是要加快技術(shù)升級(jí)與信息設(shè)備更新的速度，投入相應(yīng)的資金。在采購(gòu)相應(yīng)的信息技術(shù)以及信息設(shè)備過程中，要從單位具體實(shí)際出發(fā)，確保相應(yīng)的信息技術(shù)以及信息設(shè)備能夠滿足單位管理人事檔案的需求。二是要優(yōu)化人事檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能，進(jìn)一步提升人事檔案管理系統(tǒng)與大數(shù)據(jù)技術(shù)、云計(jì)算技術(shù)、云儲(chǔ)存技術(shù)之間的兼容性，探索新的發(fā)展模式。

三、結(jié)語(yǔ)

社會(huì)經(jīng)濟(jì)不斷發(fā)展的今天，人事檔案管理工作的現(xiàn)實(shí)意義日益突出，各個(gè)單位也在人事檔案管理領(lǐng)域進(jìn)行了積極有益的探索，為推動(dòng)我國(guó)檔案事業(yè)的整體發(fā)展積累了寶貴的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)。然而，由于我國(guó)人事檔案管理工作起步較晚，導(dǎo)致各個(gè)單位在實(shí)際的人事檔案管理工作中水平差異較大。為此，本文從理論層面就人事檔案管理模式的創(chuàng)新展開了一些論述。通過研究可以發(fā)現(xiàn)，作為一項(xiàng)兼具嚴(yán)謹(jǐn)性、系統(tǒng)性、復(fù)雜性的工作，各單位在創(chuàng)新人事檔案管理模式時(shí)，必須從多角度入手，要探索建立開放化的人事檔案管理模式，確保人事檔案使用安全。要打造精干型人事檔案管理隊(duì)伍，提升工作人員專業(yè)素質(zhì)。要規(guī)范人事檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)，嚴(yán)控人事檔案資料質(zhì)量。