人事檔案數(shù)字化與人才服務(wù)信息化建設(shè)研究

文/河北交通職業(yè)技術(shù)學(xué)院 田欣 周悅 張珊；石家莊高新技術(shù)產(chǎn)業(yè)開發(fā)區(qū)管委會(huì) 王茜茹

近年來，在信息技術(shù)的不斷發(fā)展和普及下，各單位檔案管理人員逐漸加大了對(duì)人事檔案和人才服務(wù)的數(shù)字化、信息化建設(shè)力度，旨在提高自身的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，促進(jìn)自身的健康、可持續(xù)發(fā)展。在這樣的背景下，如何促進(jìn)人事檔案和人才服務(wù)建設(shè)向數(shù)字化和信息化方向發(fā)展是檔案管理人員必須思考和解決的問題。

一、人事檔案數(shù)字化與人才服務(wù)信息化建設(shè)過程中存在的問題

對(duì)于人事檔案和人才服務(wù)而言，在具體的建設(shè)中，存在的問題主要體現(xiàn)在以下三個(gè)方面：

（一）數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系不完善。盡管大量的檔案管理人員逐漸加大了對(duì)人事檔案數(shù)字化建設(shè)，并應(yīng)用了數(shù)字化技術(shù)，但是，缺乏系統(tǒng)、完善的數(shù)字化標(biāo)準(zhǔn)體系，嚴(yán)重影響了人事檔案管理工作效率和效果。

（二）人事檔案信息安全受到威脅。在科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展和普及下，部分檔案管理人員將數(shù)字化管理系統(tǒng)應(yīng)用到人事檔案管理中，但是，由于沒有做好對(duì)系統(tǒng)功能的維護(hù)和升級(jí)，導(dǎo)致該系統(tǒng)出現(xiàn)漏洞問題，為網(wǎng)絡(luò)黑客的不法侵入和攻擊提供了可乘之機(jī)，造成人事檔案的泄露和丟失。

（三）數(shù)字化技術(shù)落后。部分檔案管理人員在進(jìn)行人事檔案以及人才服務(wù)信息化建設(shè)的過程中，沒有及時(shí)更新數(shù)字化技術(shù)，使用的數(shù)字化技術(shù)過于落后，無法滿足人事檔案管理需求，導(dǎo)致人事檔案管理工作無法正常、穩(wěn)定、安全地開展。總之，為了進(jìn)一步提高人事檔案數(shù)字化管理水平，實(shí)現(xiàn)人才服務(wù)的信息化建設(shè)，檔案管理人員要重視以上問題，只有這樣，才能提高社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益，為促進(jìn)檔案管理人員自身在激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中立于不敗之地，為實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新、長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

二、人事檔案數(shù)字化與人才服務(wù)信息化建設(shè)措施

人事檔案數(shù)字化建設(shè)與人才服務(wù)信息化建設(shè)兩者之間是相輔相成、互相促進(jìn)的關(guān)系。某種程度上，通過加強(qiáng)對(duì)人事檔案數(shù)字化建設(shè)可以為人才服務(wù)信息化建設(shè)起到良好的促進(jìn)作用，為進(jìn)一步促進(jìn)和加快人才服務(wù)信息化建設(shè)進(jìn)程發(fā)揮出不可替代的作用。

（一）強(qiáng)化人事檔案數(shù)字化建設(shè)的有效措施。1.重視并做好檔案收集、整理和審核工作。為了進(jìn)一步提高人事檔案的數(shù)字化管理水平，檔案管理人員要從檔案收集、檔案整理和檔案審核三個(gè)環(huán)節(jié)入手，促進(jìn)人事檔案管理工作向數(shù)字化方向不斷發(fā)展。在這個(gè)過程中，檔案管理人員要在確保信息數(shù)據(jù)真實(shí)有效的基礎(chǔ)上，簡(jiǎn)化檔案核對(duì)流程。首先，要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)檔案信息進(jìn)行科學(xué)分類，并采用編序號(hào)的方式對(duì)分類好的信息做好統(tǒng)計(jì)和標(biāo)注，以確保檔案信息的簡(jiǎn)潔明了性，便于相關(guān)人員能夠在第一時(shí)間內(nèi)快速查找和調(diào)用自己需要的檔案信息。其次，檔案管理人員要根據(jù)人事檔案管理的實(shí)際需求，采用核實(shí)人事檔案的方式，對(duì)檔案信息進(jìn)行一一核對(duì)，確保所有檔案信息的全面性、完整性和真實(shí)性。如果發(fā)現(xiàn)所填寫的檔案信息格式不嚴(yán)謹(jǐn)、不標(biāo)準(zhǔn)，需要對(duì)這些信息重新輸入和修改，以確保所有檔案信息填寫格式的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性。最后，檔案管理人員還要定期監(jiān)督和審核人事檔案，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決人事檔案中存在的問題，為進(jìn)一步提高人事檔案的管理水平創(chuàng)造了良好的條件。2.建立健全人事檔案數(shù)據(jù)庫。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)人事檔案的數(shù)字化管理，檔案管理人員還要重視對(duì)人事檔案數(shù)據(jù)庫的建立和完善。在這個(gè)過程中，首先，檔案管理人員要根據(jù)人事檔案實(shí)際管理現(xiàn)狀，建立和完善檔案信息資料庫，以保證該資料庫內(nèi)容的規(guī)范性和標(biāo)準(zhǔn)性，同時(shí)，還要采用身份驗(yàn)證的方式，對(duì)既有信息數(shù)據(jù)進(jìn)行搜索和識(shí)別，確保社保、公積金等信息數(shù)據(jù)準(zhǔn)確無誤地存儲(chǔ)于信息數(shù)據(jù)庫中。其次，還要不斷修改、優(yōu)化和完善檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，以保證該系統(tǒng)能夠可靠、穩(wěn)定、安全地運(yùn)行，只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)檔案信息的高效整理和搜索，同時(shí)，為促進(jìn)后期紙質(zhì)材料與電子材料的有效對(duì)接，提高檔案信息的真實(shí)性和完整性提供了重要的平臺(tái)支持。最后，要充分利用和發(fā)揮數(shù)字化技術(shù)的應(yīng)用優(yōu)勢(shì)，確保檔案信息能夠準(zhǔn)確、可靠、安全地錄入和存儲(chǔ)。3.加強(qiáng)檔案信息安全管理。為了促進(jìn)人事檔案數(shù)字化管理向標(biāo)準(zhǔn)性、規(guī)范性、科學(xué)性方向發(fā)展，檔案管理人員要加大對(duì)檔案信息安全管理力度。在這個(gè)過程中，首先，要嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求，從檔案信息錄入、審核和存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)入手，提高檔案操作流程的規(guī)范性。同時(shí)，還要將人事檔案存儲(chǔ)地與人事檔案辦公地分開，并完成對(duì)檔案室的建立，嚴(yán)禁外來人員擅自進(jìn)入檔案室查找和調(diào)用人事檔案。其次，還要強(qiáng)制要求檔案管理人員和數(shù)字化建設(shè)人員簽訂檔案信息保密協(xié)議，以避免因人為因素導(dǎo)致檔案信息出現(xiàn)丟失或者泄露等情況，以提高檔案信息的安全性。此外，還要采用封閉系統(tǒng)接口的方式，禁止外網(wǎng)的訪問以及無線網(wǎng)絡(luò)的搭建。最后，還要定期維修和更新檔案信息管理系統(tǒng)，提高該系統(tǒng)運(yùn)行的安全性，避免因網(wǎng)絡(luò)病毒、黑客、不法分子的入侵和篡改檔案信息。

（二）促進(jìn)人才服務(wù)信息化建設(shè)的有效措施。1.構(gòu)建完善和統(tǒng)一的信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)。為了進(jìn)一步提高人才服務(wù)信息化建設(shè)水平，檔案管理人員要重視對(duì)信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)建構(gòu)和完善，以保證信息化建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一性和規(guī)范性。在這個(gè)過程中，首先，要根據(jù)人才服務(wù)實(shí)際建設(shè)需求，統(tǒng)一制定和完善信息技術(shù)應(yīng)用標(biāo)準(zhǔn)，并將其余人才信息化管理規(guī)范進(jìn)行有效結(jié)合，以達(dá)到提高人才信息化服務(wù)水平的目的。其次，要加強(qiáng)對(duì)人才信息化管理系統(tǒng)的應(yīng)用，在該系統(tǒng)的應(yīng)用背景下，通過利用網(wǎng)絡(luò)，極大地提高信息資源的共享度和利用率，為進(jìn)一步提高人才服務(wù)工作效率和效果打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。最后，要統(tǒng)一使用人才服務(wù)信息化建設(shè)技術(shù)應(yīng)用平臺(tái)，確保不同部門能夠在明確分工的情況下有效協(xié)作，避免出現(xiàn)資源重復(fù)收集和管理的問題。2.加大對(duì)信息技術(shù)人才的培訓(xùn)力度。信息技術(shù)人才在實(shí)現(xiàn)人才服務(wù)的信息化建設(shè)中占據(jù)著舉足輕重的地位，因此，檔案管理人員要加強(qiáng)對(duì)信息技術(shù)人員的培訓(xùn)力度，不斷提高信息技術(shù)人才的專業(yè)能力和職業(yè)素養(yǎng)。首先，要采用外聘信息技術(shù)培訓(xùn)專家的方式，邀請(qǐng)國(guó)內(nèi)有名的技術(shù)專家對(duì)檔案管理人員員工進(jìn)行全方位培訓(xùn)，以提高他們的信息技術(shù)應(yīng)用水平。其次，要根據(jù)人才服務(wù)的發(fā)展需求，成立多個(gè)信息化建設(shè)小組，使這些小組在其他部門的協(xié)作和配合下，對(duì)人才服務(wù)需求有全面了解和把握。最后，構(gòu)建出符合人才服務(wù)發(fā)展需求的信息系統(tǒng)，以促進(jìn)人才服務(wù)向信息化、智能化方向不斷發(fā)展。3.組建信息技術(shù)專業(yè)機(jī)構(gòu)。為了實(shí)現(xiàn)對(duì)人才服務(wù)的信息化建設(shè)，檔案管理人員還要重視對(duì)信息技術(shù)專業(yè)機(jī)構(gòu)的組建，通過借助該機(jī)構(gòu)的作用和力量，提升人才服務(wù)工作的效率和效果。在這個(gè)過程中，首先，要在綜合考慮人才服務(wù)建設(shè)需求的基礎(chǔ)上，聘請(qǐng)世界頂尖的一流人才參與到信息技術(shù)專業(yè)機(jī)構(gòu)的組建中，以達(dá)到更新和完善人才信息系統(tǒng)功能的目的。其次，還要統(tǒng)一制定人才管理規(guī)范，確保相關(guān)機(jī)制和制度能夠在人才服務(wù)信息化建設(shè)工作中發(fā)揮出真正的指導(dǎo)作用和監(jiān)督作用。

三、結(jié)語

綜上所述，隨著數(shù)字化技術(shù)和信息化技術(shù)的不斷推廣和普及，我國(guó)逐漸步入了信息時(shí)代，在這樣的情況下，人們對(duì)人事檔案管理工作以及人才服務(wù)工作提出了更高的要求，除了要求提高人事檔案數(shù)字化管理水平外，還要求提升人才服務(wù)信息化建設(shè)水平，只有這樣，才能緊跟信息時(shí)代的發(fā)展步伐，提高相關(guān)檔案管理人員的知名度和影響力，為進(jìn)一步促進(jìn)相關(guān)檔案管理人員的健康、可持續(xù)發(fā)展提供有力的保障。