大數(shù)據(jù)時代人事檔案管理現(xiàn)狀及信息化的探討

文/云南省農(nóng)業(yè)科學(xué)院茶葉研究所 尹蓉

人事檔案是我國人事管理制度的一項重要特色，也是證明個人身份、學(xué)歷、資歷等方面的證據(jù)。檔案內(nèi)容可以簡單直接地反映人的一生。人事檔案會跟隨我們的一生，在許多方面發(fā)揮著重要的作用。

一、人事檔案的重要性

人事檔案是收存員工的履歷、考核、自傳、鑒定、考察材料、學(xué)歷經(jīng)歷、工作成果、政治歷史、黨團材料、獎懲、工資、入職、退休、社保、公積金等方面的有關(guān)文件材料。因此可以說人事檔案材料是個人的一部簡單自述，它既能反映個人的人生軌跡，也能顯示個人所在單位的遷移變化。這也是檔案需要專人保密管理、需要在每個單位建立人事檔案管理的原因。檔案雖少功能卻大。

因為人事檔案的以小見大的功效性，所以人事檔案是具有機密性的。單本檔案還具有片面性，如果結(jié)合一個單位一定量級別的人事檔案，就能概述出一個單位的歷史、發(fā)展軌跡、前景等內(nèi)容。因此我們說人事檔案是屬于黨和國家的機密，任何人不得泄露和私自保存人事檔案材料，不能向社會無條件地提供服務(wù)。檔案管理機構(gòu)的人也不能查閱自己的人事檔案。檔案管理、借閱、傳遞工作人員都需要嚴(yán)格保密。

二、人事檔案管理現(xiàn)狀

我國的人事檔案注重對政治、家庭、思想道德、重大過失等問題的材料的收集。上文我們已經(jīng)闡明一份完備的檔案是非常具有參考價值的，就比如單位人才的選拔，我們可以通過調(diào)閱候選人的檔案查閱了解被提拔人員的人生軌跡、思想變化、學(xué)識、學(xué)歷、人生經(jīng)歷的重大事項等內(nèi)容，這些內(nèi)容相結(jié)合可以很好地體現(xiàn)和了解被提拔人員的工作能力，這也是干部提拔必須審核檔案的原因。人事檔案具備系統(tǒng)全面、內(nèi)容翔實、準(zhǔn)確率高等特點?？梢院芎玫貫辄h和國家提供參考和考究意義。

由于我國檔案遵循高度保密原則，一旦存檔，本人就不能再接觸自己的人事檔案。本人也不能收集、整理、歸檔自己的人事檔案，所以一般情況下，檔案管理需要配合進(jìn)行管理。

（一）單位領(lǐng)導(dǎo)、單位管理人員及個人對檔案的認(rèn)識不足。在非專業(yè)性的檔案館、圖書館里有時也存在誤區(qū)，認(rèn)為檔案只是收集整理個人材料，整理完成存放檔案室，對檔案管理不夠重視。管理人員是否專業(yè)，檔案室、檔案柜是否符合要求，檔案歸集整理是否有專人負(fù)責(zé)、檔案查閱流程是否規(guī)范，這些內(nèi)容都沒有明確的規(guī)范和落實。有時檔案堆積三兩年沒有整理，檔案工作人員頻繁變更，工作交接滯后或者停滯，經(jīng)常出現(xiàn)隨便劃歸一間辦公室就是檔案室、再因為工作變更檔案室。在搬遷中不規(guī)范操作導(dǎo)致檔案遺失。很多單位檔案管理停滯不前，沒有跟著相關(guān)國家政策作出調(diào)整，只在上級或者專業(yè)檔案檢查時才臨時對檔案、檔案室進(jìn)行整理、規(guī)劃。

（二）單位沒有專業(yè)的管理人員。在非專業(yè)性的檔案館、圖書館的單位沒有專業(yè)的檔案專管人員，大多數(shù)是兼職或者臨時抽調(diào)人員。檔案并沒有引起足夠的重視。非專業(yè)人員對檔案的管理更加不專業(yè)，加上單位實際現(xiàn)狀，單位領(lǐng)導(dǎo)不重視，自己在其崗位也弄不懂自己的崗位工作內(nèi)容，致使單位檔案管理更加混亂。首先，在招聘人員時，因為單位性質(zhì)沒有招聘檔案專業(yè)相關(guān)人員。其次，因為單位職稱晉升的原因，單位現(xiàn)有人員中不愿意長時間兼職或?qū)Ｂ毠芾頇n案。再次，單位不愿意選送人員進(jìn)行長期或每年固定的檔案知識培訓(xùn)，缺乏專業(yè)的培訓(xùn)。專業(yè)的培訓(xùn)是實際經(jīng)驗的傳授，也是專業(yè)化、細(xì)節(jié)化的培養(yǎng)。最后，歷史遺留問題多，這是前面三個原因的疊加。很多單位檔案管理人員、檔案室頻繁更換，導(dǎo)致檔案工作的交接也是流于表面，檔案在交接中或者說在日常歸檔中就存在遺漏、錯放、丟失問題。一經(jīng)疊加就出現(xiàn)很多歷史遺留問題。

（三）個人不重視。個人不重視有兩方面，首先，單位對人員檔案知識的普及不到位。很多人并不知道哪些材料需要交人事檔案存檔的。其次，個人對自己的人事檔案重要性認(rèn)識還不到位。個人也認(rèn)為放不放人事檔案，交不交單位都沒有關(guān)系，在自己手里是最安全的，這也就導(dǎo)致了材料不報備不提交。這方面的問題主要體現(xiàn)在個人的重大成就方面的材料。這部分材料中的獎狀或者重大科研成果、成就證明很多都由個人掌握。由于管理的不規(guī)范和個人對檔案認(rèn)識的不足，很多人認(rèn)為這是屬于個人的，不用報備單位，更不用提供材料給單位進(jìn)行歸檔保存。這個問題在科研型單位很突出，導(dǎo)致個人和團隊有詳細(xì)的材料而單位卻沒有材料歸檔備查；個人成就、成績中會涉及一些保密材料，個人不愿上交單位，寧愿保留在自己手中，也說明單位檔案管理的不合格。

三、加強人事檔案管理的有效措施

（一）采用現(xiàn)代化手段。隨著4G技術(shù)的普及及5G的不斷成熟推廣，互聯(lián)網(wǎng)、云計算、大數(shù)據(jù)等技術(shù)加快發(fā)展，信息通信業(yè)等不斷豐富，我國互聯(lián)網(wǎng)信息行業(yè)從傳統(tǒng)電信服務(wù)、互聯(lián)網(wǎng)服務(wù)延伸到互聯(lián)網(wǎng)購物、大數(shù)據(jù)存儲、云計算等服務(wù)新業(yè)態(tài)?？缧?、跨業(yè)務(wù)、跨越時間、地理和空間的限制，大數(shù)據(jù)云計算將以前的很多大勞動力、大人力、大物力、大資源、跨時間、跨空間、跨地域的難題輕松解決。在云計算操作方面是一個Enter鍵就可以解決的。這極大地縮短了辦事時長，節(jié)省了資源，提高了工作效率。

我們的檔案管理、傳輸、應(yīng)用也需要與時俱進(jìn)革新傳統(tǒng)，摒棄落后的、不科學(xué)的管理方式和管理手段。實現(xiàn)人事檔案在互聯(lián)網(wǎng)時代的信息化、公開化、科學(xué)化、多元化。因此應(yīng)加快轉(zhuǎn)變領(lǐng)導(dǎo)及個人的觀念、培養(yǎng)專業(yè)的管理人員、購置先進(jìn)的檔案存儲設(shè)備，建立“毛細(xì)血管”的現(xiàn)代化管理數(shù)據(jù)庫，糾正和完善現(xiàn)有檔案中存在的問題，不要明日復(fù)明日，歷史問題滾雪球般累積讓人事檔案作用流失，成為發(fā)展的落后者。

（二）提高檔案管理者素質(zhì)?；ヂ?lián)網(wǎng)時代的人事管理者需要專管專職的專業(yè)素質(zhì)、掌握科學(xué)的技能，實現(xiàn)人事檔案綜合化、系統(tǒng)化管理，發(fā)揮人事檔案的價值。

在日常工作中，單位領(lǐng)導(dǎo)、個人、檔案管理者都需要轉(zhuǎn)變思維，與時俱進(jìn)。首先單位領(lǐng)導(dǎo)需要重視人事檔案的管理工作，確實做好人事檔案基本概念的普及，應(yīng)交、該交材料著重落實強調(diào)，完備的資料儲備才能為后來者提供高效率的工作環(huán)境。

對于檔案專職管理人員而言，單位需要鼓勵和要求檔案管理人員學(xué)習(xí)最新的信息化技術(shù)。而互聯(lián)網(wǎng)作為基礎(chǔ)應(yīng)用平臺，人事檔案管理人員應(yīng)積極學(xué)習(xí)與之相關(guān)的技術(shù)，增強自身的專業(yè)技術(shù)能力，進(jìn)而推動人事檔案的信息化發(fā)展，實現(xiàn)人事檔案信息的互聯(lián)共享，提高人事檔案利用率，進(jìn)而推動人事檔案管理工作的開展。

對于專職人事檔案管理工作人員而言，根據(jù)單位實際，固定長期管理人員，每年或約定年限送管理人員學(xué)習(xí)最新專業(yè)知識，做好高效管理工作。對管理人員存在的職稱晉升問題也應(yīng)作出明確規(guī)定，不能任用人員后就無措施保障這些人員的權(quán)益。

除了提高現(xiàn)有管理人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)以外，我們還應(yīng)積極引進(jìn)專業(yè)的檔案管理人才。這主要是針對有些單位對人事檔案管理不夠重視，專業(yè)人才缺乏，人才斷層問題。人才引進(jìn)可解燃眉之急，也極大地縮減單位人才培養(yǎng)投入。

（三）利用互聯(lián)網(wǎng)保證檔案信息的完整性，豐富檔案信息。大數(shù)據(jù)時代的人事檔案管理不要僅僅局限在材料的信息化處理，我們可以利用互聯(lián)網(wǎng)的大數(shù)據(jù)功能豐富和完整人事檔案信息。我們可以擴寬檔案信息的收集，豐富人事檔案內(nèi)容，更好地反映人員信息。如當(dāng)下環(huán)境，我們可以加入一些招考考試、應(yīng)聘信息、交通信用值、銀行信用值、圖片、音頻等信息。以此來改善人事檔案的信息不豐富的問題。

在利用網(wǎng)絡(luò)信息的基礎(chǔ)上，我們可以及時更新人員的人事檔案信息，可以隨著工作、生活環(huán)境的改變而改變。我們可以便捷利用互聯(lián)網(wǎng)，時時保持人事檔案與人員的一致性，使人事檔案更加完整。

（四）破舊建新，構(gòu)建信息化平臺?，F(xiàn)有很多單位的檔案管理模式還停留在需要大量的人力物力和財力模式下。建立互聯(lián)網(wǎng)信息平臺可以減少人力、資源的浪費，使用現(xiàn)代化技術(shù)，可以讓檔案得到及時更新，實現(xiàn)動態(tài)化管理，同時構(gòu)建信息平臺可以加強單位部門之間的交流，實現(xiàn)信息互享，但是要確保檔案的保密性。交流平臺可以通過局域網(wǎng)進(jìn)行連接，實現(xiàn)檔案的快速傳遞與信息的共享。建立健全檔案互聯(lián)網(wǎng)信息平臺，既能提高工作效率，也能提高檔案的利用率。實現(xiàn)資源共享的前提是要提高管理人員的專業(yè)技術(shù)技能，既保障工作的開展，也要保障信息傳遞的安全和隱私，避免信息流出造成損失。

建立信息平臺的同時，也需要建立相應(yīng)的監(jiān)管機制。加強檔案管理人員素質(zhì)、精準(zhǔn)鑒別檔案材料并及時糾正錯誤。同時擴大專門檔案機構(gòu)權(quán)限或者引進(jìn)第三方人員對人事檔案管理工作人員進(jìn)行監(jiān)督。推動人事檔案管理科學(xué)發(fā)展。

四、結(jié)語

在這個信息化高度發(fā)展的互聯(lián)網(wǎng)時代，人事檔案管理工作也需要與時俱進(jìn)。人事檔案與每一位工作人員息息相關(guān)，應(yīng)加快步伐順應(yīng)時代的發(fā)展變遷。信息化的時代需要單位和管理人員作出具體而實際的變更，改變傳統(tǒng)觀念，提高對人事檔案的重視。建立和健全一套完善的管理體系，培養(yǎng)專業(yè)的管理人員，構(gòu)建信息化檔案平臺，提高檔案利用率，發(fā)揮檔案的實用價值。