信息化視野下人事檔案管理的創(chuàng)新路徑

文/遼寧省鐵嶺市鐵嶺縣財(cái)政金融事務(wù)服務(wù)中心 田蕊

近年來(lái)網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的影響已經(jīng)滲透到社會(huì)發(fā)展的各行各業(yè)中，檔案管理工作也不例外，信息化技術(shù)被應(yīng)用于人事資料檔案管理與單位人才體系構(gòu)筑工作中。一方面推動(dòng)檔案管理創(chuàng)新轉(zhuǎn)型，更好地為事業(yè)單位管理服務(wù)。另一方面也提升了人事檔案流轉(zhuǎn)效率，為個(gè)人職業(yè)發(fā)展描繪出更加清晰的藍(lán)圖，由此可見，在信息化視野下重新審視檔案管理工作，尤其是人事檔案管理工作，對(duì)于組織機(jī)構(gòu)和個(gè)人發(fā)展而言均有積極意義，也是信息時(shí)代發(fā)展的必然需求。鑒于此，下文將從信息化視角入手，分析人事檔案管理工作的新變化，并進(jìn)一步探討人事檔案管理未來(lái)發(fā)展的危與機(jī)，在此基礎(chǔ)上探索人事檔案管理的創(chuàng)新路徑。

一、信息化視野下人事檔案管理新變化

（一）人事檔案管理技術(shù)持續(xù)升級(jí)。信息技術(shù)持續(xù)優(yōu)化升級(jí)是信息時(shí)代的典型特征，目前電子管理系統(tǒng)、電子調(diào)用系統(tǒng)等技術(shù)已經(jīng)較為廣泛地應(yīng)用到檔案管理實(shí)踐當(dāng)中，改變了傳統(tǒng)以紙質(zhì)人事檔案、人工查找為主的工作形式，在提升檔案流轉(zhuǎn)效率、保障檔案安全方面起到了積極作用。同時(shí)，隨著互聯(lián)網(wǎng)行業(yè)前沿的云存儲(chǔ)技術(shù)、智能圖像識(shí)別、智能語(yǔ)音識(shí)別等技術(shù)的成熟，這些技術(shù)將與人事檔案管理相融合，進(jìn)一步突破現(xiàn)有的人事檔案管理格局。

（二）人事檔案存儲(chǔ)方式日趨多樣。提起檔案資料，尤其是人事檔案資料，多數(shù)人的印象仍停留在一張檔案紙、一本檔案冊(cè)的階段，這是由于傳統(tǒng)的人事檔案都是以紙質(zhì)方式來(lái)存儲(chǔ)的，早期以人工手寫記錄為主，后期隨著電子表格的普及轉(zhuǎn)為電子打印檔案表單方式。目前在大數(shù)據(jù)、云存儲(chǔ)等技術(shù)的強(qiáng)力支持下，人事檔案存儲(chǔ)方式日趨多樣化和現(xiàn)代化，存儲(chǔ)介質(zhì)從紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)橐苿?dòng)硬盤、云盤等多種形式，記錄形式不僅局限于文字，還擴(kuò)展到圖像、視頻、音頻等多種形式，呈現(xiàn)出多樣而又靈活的發(fā)展態(tài)勢(shì)。

（三）人事檔案管理部門職能轉(zhuǎn)變。在信息化的背景下，人事檔案管理部門的職能也自然而然地發(fā)生了轉(zhuǎn)變，從傳統(tǒng)人事檔案收集、整理、保管為主的職能，轉(zhuǎn)變成為人事檔案全面管理與充分利用的諸多職能，要求人事檔案從業(yè)者逐步完成從“管理者”到“服務(wù)者”角色的轉(zhuǎn)型。除此以外，也要求人事檔案從業(yè)者立足現(xiàn)有的檔案管理寶貴經(jīng)驗(yàn)，不斷吸取信息技術(shù)前沿技術(shù)并將其應(yīng)用到工作當(dāng)中，為各單位人事檔案管理路徑創(chuàng)新工作做好知識(shí)與能力上的儲(chǔ)備。

二、信息化視野下人事檔案管理的危與機(jī)

（一）人事檔案管理的發(fā)展機(jī)遇。在信息化技術(shù)的支持下，各類檔案管理工作都迎來(lái)了提升管理效能的良好機(jī)遇，人事檔案也不例外。一方面，信息化推動(dòng)了個(gè)人檔案走向現(xiàn)代化，有利于個(gè)人職業(yè)生涯的發(fā)展，人事檔案包含的內(nèi)容更加全面、立體，以往是通過(guò)寥寥數(shù)語(yǔ)描繪一個(gè)人的成長(zhǎng)歷程，而現(xiàn)在能夠通過(guò)立體化的形式全面地展示一個(gè)現(xiàn)代人在社會(huì)上生存發(fā)展的足跡；另一方面，信息化更好地促進(jìn)了檔案資料整合工作，跨區(qū)域快速調(diào)取人事檔案成為可能，讓人事檔案的管理克服了空間和時(shí)間的限制，順應(yīng)了經(jīng)濟(jì)貿(mào)易全球化的發(fā)展趨勢(shì)，促進(jìn)了人才在全國(guó)乃至于全世界范圍內(nèi)的流動(dòng)。

（二）人事檔案管理的潛在風(fēng)險(xiǎn)。上文著重分析了信息化背景下人事檔案管理良好的發(fā)展機(jī)遇，但同時(shí)也應(yīng)當(dāng)認(rèn)識(shí)到，信息技術(shù)并非百利而無(wú)一害，在實(shí)際工作中也有不少潛在風(fēng)險(xiǎn)，因此必須認(rèn)識(shí)到信息化對(duì)檔案管理可能產(chǎn)生的風(fēng)險(xiǎn)，才能夠更好地利用信息技術(shù)為檔案管理工作服務(wù)。潛在風(fēng)險(xiǎn)主要體現(xiàn)在人事檔案管理安全性上，云存儲(chǔ)的電子化人事檔案存在網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊、信息惡意泄露、后臺(tái)非法篡改等風(fēng)險(xiǎn)，提升了人事檔案管理工作的技術(shù)難度。

三、信息化視野下人事檔案管理的創(chuàng)新路徑

（一）引入電子化人事檔案管理系統(tǒng)。目前，事業(yè)單位的各項(xiàng)具體行政工作中都有電子信息系統(tǒng)的支持，小到內(nèi)部考勤績(jī)效系統(tǒng)，大到資產(chǎn)管理、信息傳遞系統(tǒng)等等。首先，引入信息管理系統(tǒng)是人事檔案創(chuàng)新發(fā)展的必由之路。引入電子化人事檔案系統(tǒng)，首先要求單位內(nèi)部硬件條件過(guò)關(guān)，至少擁有1～2臺(tái)專門負(fù)責(zé)人事檔案統(tǒng)計(jì)的電子計(jì)算機(jī)設(shè)備，同時(shí)配備資料高清掃描儀等設(shè)備作為輔助。其次，將現(xiàn)有的紙質(zhì)版檔案盡快轉(zhuǎn)化為電子形式，并將其上傳到電子檔案系統(tǒng)當(dāng)中，為檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的搭建做好資料儲(chǔ)備工作，在此基礎(chǔ)上搭建人事檔案目錄庫(kù)，實(shí)現(xiàn)電子檔案歸檔。再次，遵循信息技術(shù)邏輯在檔案管理法的框架內(nèi)開展系統(tǒng)設(shè)計(jì)工作，根據(jù)人事管理需求為人事檔案分級(jí)，逐步從技術(shù)上實(shí)現(xiàn)人事檔案立卷、人事檔案歸檔、人事檔案檢索等多項(xiàng)工作。最后，在人事檔案管理系統(tǒng)中開設(shè)主管理賬號(hào)與若干子賬號(hào)，并逐步為事業(yè)單位內(nèi)部每名工作人員開通個(gè)人賬號(hào)，設(shè)置不同的檔案查閱權(quán)限，滿足個(gè)人和單位對(duì)人事檔案查閱和調(diào)取的現(xiàn)實(shí)需求。

（二）提供多元化人事檔案信息服務(wù)。傳統(tǒng)人事檔案管理被認(rèn)為是較為“清閑”的工作，也就是說(shuō)人事檔案工作內(nèi)容相對(duì)較少，能夠提供的信息服務(wù)比較有限，在當(dāng)前信息化的視野下，應(yīng)積極提供多元化信息服務(wù)。首先，做好本單位人事檔案基礎(chǔ)服務(wù)，為人事檔案的管理和查詢?cè)O(shè)置明確的流程，提升人事檔案調(diào)取效率，為單位日常人事管理工作提供便利。其次，對(duì)人事檔案信息開展資料分析與數(shù)據(jù)發(fā)掘工作，利用可視化等數(shù)據(jù)處理技術(shù)，從宏觀角度分析本單位特點(diǎn)時(shí)間段內(nèi)在職員工基本情況、流動(dòng)情況以及未來(lái)發(fā)展方向等等，從微觀角度對(duì)比分析每一名職工的工作水平以及為單位帶來(lái)的效益，為公平競(jìng)爭(zhēng)、科學(xué)績(jī)效提供數(shù)據(jù)支持。最后，基于多樣化的需求開展個(gè)性化檔案服務(wù)，例如簡(jiǎn)化檔案檢索功能、添加關(guān)鍵詞搜索入口、增設(shè)檔案調(diào)取痕跡記錄功能等等，為事業(yè)單位提供個(gè)性化、多元化、智能化的人事檔案信息服務(wù)。

（三）搭建檔案信息云共享平臺(tái)。信息共享是近年來(lái)隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)興起而逐步活躍的一個(gè)領(lǐng)域，如果信息本身不流通、不共享、不為人所知，那么信息存儲(chǔ)的意義也將不復(fù)存在。而人事檔案信息作為信息資料的一種，具有特殊性，因?yàn)槿耸聶n案往往涉及大量的個(gè)人隱私，出于對(duì)公民信息安全的考慮，應(yīng)當(dāng)在征求本人完全理解和同意的基礎(chǔ)上才公開。筆者提出的搭建檔案信息云共享平臺(tái)，是指事業(yè)單位人事管理內(nèi)部的信息云共享，通過(guò)人事檔案資料庫(kù)構(gòu)筑的形式，讓整個(gè)事業(yè)單位的人事信息成為一個(gè)動(dòng)態(tài)有機(jī)體，能夠在保障個(gè)人信息安全的前提下實(shí)現(xiàn)資源共享，為組織內(nèi)外部人事調(diào)動(dòng)工作提供參考，讓合適的人能夠在適合的崗位上發(fā)光發(fā)熱，減少能力與職位不匹配的問(wèn)題。除此以外，還可以從專業(yè)分類的角度，實(shí)現(xiàn)行業(yè)內(nèi)部的數(shù)據(jù)資料共享，通過(guò)數(shù)據(jù)、智能識(shí)別等一系列技術(shù)搭建各專業(yè)領(lǐng)域高精尖人才數(shù)據(jù)庫(kù)，便于各行政單位根據(jù)實(shí)際需求引入高水平人才。

（四）重視人事檔案安全防護(hù)工作。上文提到，信息化的人事檔案管理雖有諸多好處，但也面臨著網(wǎng)絡(luò)病毒攻擊、信息惡意泄露、后臺(tái)非法篡改等諸多風(fēng)險(xiǎn)，因此，必須高度重視人事檔案安全防護(hù)工作，做好實(shí)體和網(wǎng)絡(luò)兩方面的安全保護(hù)。一方面，在實(shí)體人事檔案保護(hù)方面，要求做好檔案室防火防電防潮的相關(guān)工作，保障紙質(zhì)人事檔案存放在安全區(qū)域中，保障負(fù)責(zé)電子檔案工作的計(jì)算機(jī)處于適宜的運(yùn)行環(huán)境當(dāng)中，一旦出現(xiàn)設(shè)施過(guò)熱、線路老化、內(nèi)存超載等情況及時(shí)做好維修工作，為人事檔案管理營(yíng)造安全的環(huán)境；另一方面，在電子人事檔案保護(hù)方面，要求采購(gòu)高質(zhì)量的防火墻軟件，并根據(jù)檔案存儲(chǔ)的需求更新軟件補(bǔ)丁，聘請(qǐng)專業(yè)的數(shù)據(jù)庫(kù)技術(shù)人員定期維護(hù)人事檔案數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)自動(dòng)備份等方式防止人事檔案信息損壞或丟失，采取不同加密方式做好人事檔案?jìng)€(gè)人隱私的保密工作，一旦發(fā)現(xiàn)非法侵入或非法篡改人事檔案的情況及時(shí)匯報(bào)。

（五）持續(xù)優(yōu)化人事檔案工作流程。人事檔案管理工作本質(zhì)上是為事業(yè)單位人事調(diào)動(dòng)與個(gè)人職業(yè)發(fā)展服務(wù)的，具有鮮明的服務(wù)屬性，因此應(yīng)當(dāng)進(jìn)一步優(yōu)化人事檔案工作流程。首先，在人事檔案資料收集方面，改變傳統(tǒng)大量手寫填表的煩瑣流程，通過(guò)入職前線上填表、增加篩選項(xiàng)的方式更高效地收集到從業(yè)者檔案信息。其次，在人事檔案歸檔方面，通過(guò)電子線上審核的方式進(jìn)行檔案審核，對(duì)于填寫有誤的信息標(biāo)注后再退回到填寫人手中，確認(rèn)個(gè)人檔案信息無(wú)誤的基礎(chǔ)上進(jìn)行電子歸檔工作，為每一份人事檔案做好標(biāo)簽，便于日后開展信息篩選工作。最后，在人事檔案調(diào)取方面，采取雙重定級(jí)原則，做好人事檔案保密分級(jí)的同時(shí)，對(duì)于調(diào)取人也進(jìn)行權(quán)限分級(jí)，使檔案調(diào)取工作更加安全、快捷。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，人事檔案管理實(shí)踐中應(yīng)從系統(tǒng)引進(jìn)、服務(wù)升級(jí)、信息共享、安全防護(hù)、優(yōu)化流程等方面入手，切實(shí)提升人事檔案管理現(xiàn)代化水平，使其更好地為事業(yè)單位人事管理工作服務(wù)。