信息化視角下高校教學(xué)檔案管理方式轉(zhuǎn)變探究

文/中國(guó)計(jì)量大學(xué) 黃迅辰

在高校中，教學(xué)檔案的管理是為了記錄教學(xué)進(jìn)程，然后通過(guò)網(wǎng)絡(luò)資源來(lái)了解高校的發(fā)展。另外，教學(xué)檔案的管理也是進(jìn)行高校評(píng)估的重要途徑，因此，教學(xué)檔案的管理是高校工作中關(guān)鍵的環(huán)節(jié)。高校在進(jìn)行教學(xué)檔案管理時(shí)，采取信息化形式，既能促進(jìn)教學(xué)改革，還能進(jìn)一步完善教學(xué)的質(zhì)量，進(jìn)而達(dá)到提升教學(xué)水平的目的。采用信息化管理，還可節(jié)省教師工作時(shí)間，把更多精力放在教學(xué)當(dāng)中，提高教學(xué)效率和質(zhì)量，同樣，這也是高校采取信息化管理教學(xué)檔案的目標(biāo)之一。

一、高校教學(xué)檔案管理模式

（一）分布式管理。分布式管理主要利用高校教學(xué)機(jī)構(gòu)中各院信息資源，采用分散形式提供相關(guān)教學(xué)信息，此管理方式的優(yōu)勢(shì)是：可實(shí)現(xiàn)教學(xué)信息資源的快速更新，而且內(nèi)容豐富，為師生提供更加便利的服務(wù)。該管理方式的不足之處在于前期成本較高，需投入較高資金，并且，在管理上也有一定的難度，因此，不能夠完全確保教學(xué)信息安全。

（二）集中式管理。集中管理的方式主要是校內(nèi)專門進(jìn)行檔案管理的機(jī)構(gòu)對(duì)教學(xué)檔案相關(guān)信息進(jìn)行集中整理管理，以便為師生提供更好服務(wù)。就管理流程來(lái)看，高校教學(xué)檔案的管理主要是管理機(jī)構(gòu)，其通過(guò)網(wǎng)絡(luò)創(chuàng)建相關(guān)管理網(wǎng)站，然后利用互聯(lián)網(wǎng)給師生提供服務(wù)。集中式管理關(guān)鍵在于硬件配置，以此達(dá)到最終的目的，其管理的優(yōu)勢(shì)在于教學(xué)信息集中，管理方便，信息也比較安全。但此類管理方式也存在不足之處：信息的更新相對(duì)緩慢，在利用信息資源時(shí)存在不便。

（三）集成式管理。集成式管理屬于高校實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理最大趨勢(shì)。信息技術(shù)在不斷發(fā)展，高校檔案管理方式也在不斷更新，高校對(duì)于教學(xué)檔案的管理從分布式到集中式，最后發(fā)展成為集成式，為使教學(xué)檔案在管理和服務(wù)方面實(shí)現(xiàn)有機(jī)結(jié)合，高校在進(jìn)行檔案管理時(shí)需將相關(guān)信息資源全方位的利用起來(lái)，以集成思維進(jìn)行管理，實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理的系統(tǒng)化和動(dòng)態(tài)化，讓檔案管理的每一個(gè)環(huán)節(jié)均能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)。集成式管理，主要是通過(guò)多種方式對(duì)相關(guān)信息資源進(jìn)行綜合運(yùn)用，以此來(lái)實(shí)現(xiàn)資源要素的整合及集成。目前，大部分高校的教學(xué)檔案管理中已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了多信息管理系統(tǒng)的整合，例如：教務(wù)處以及辦公室的信息自動(dòng)化均已形成比較完善的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，達(dá)到高校內(nèi)部相關(guān)資源互通的目的，這樣也實(shí)現(xiàn)了信息資源的充分利用。集成式管理主要在于高校創(chuàng)建局域網(wǎng)，然后將相關(guān)的信息資源集中整理來(lái)實(shí)現(xiàn)管理。由于信息技術(shù)的飛躍發(fā)展，高校也將其充分利用起來(lái)，同時(shí)形成了校園內(nèi)部的局域網(wǎng)，并創(chuàng)建了教學(xué)科研和管理一體的共享平臺(tái)。局域網(wǎng)自身的性能相對(duì)較好，可對(duì)信息的運(yùn)輸進(jìn)行維護(hù)，達(dá)到檔案管理相應(yīng)的要求。

二、高校教學(xué)檔案管理過(guò)程中存在問(wèn)題

（一）管理方式落后。信息化技術(shù)飛速發(fā)展，社會(huì)以及生活對(duì)于互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的運(yùn)用也在不斷擴(kuò)展，同樣，也給高校實(shí)行教學(xué)檔案管理提供相應(yīng)發(fā)展機(jī)會(huì)。但就目前高校對(duì)教學(xué)檔案管理的形式而言，管理方式落后主要原因是管理者對(duì)信息化技術(shù)的不了解，其本身的管理水平較低。具體言之，目前，高校教學(xué)檔案的管理還屬于紙質(zhì)形式，進(jìn)行檔案收集或者傳遞時(shí)均采用手工的方式，致使檔案管理工作效率偏低。教學(xué)檔案的管理，其內(nèi)容包含了學(xué)生成績(jī)、科研成果以及思想品德等，而這些內(nèi)容涉及學(xué)生處以及教務(wù)處，內(nèi)容較多，管理的部門也多，正是這樣的管理方式，使得教學(xué)檔案管理太過(guò)松散。并且，高校管理檔案的數(shù)據(jù)庫(kù)整體落后，最后導(dǎo)致所管理的信息不能實(shí)現(xiàn)分享，這在一定程度上直接影響了整體的管理水平。

（二）傳統(tǒng)觀念束縛。在未來(lái)，信息技術(shù)發(fā)展后將被廣泛運(yùn)用，因此，人們也越來(lái)越重視對(duì)檔案信息資源的利用。但就實(shí)際工作情況而言，由于受到傳統(tǒng)觀念的影響，高校在進(jìn)行教學(xué)檔案管理時(shí)對(duì)信息化的認(rèn)知度較低。造成這種情況的原因主要是高校的領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作不夠重視，甚至有部分領(lǐng)導(dǎo)根本不理解檔案管理，是各部門的檔案只由各部門管理，并沒(méi)有專門的管理人員進(jìn)行管理，即便是臨時(shí)的工作者也可進(jìn)行檔案管理，導(dǎo)致檔案管理不能服務(wù)于相應(yīng)的工作。由此可見，高校領(lǐng)導(dǎo)傳統(tǒng)的思想觀念是束縛教學(xué)檔案管理的一大因素。

（三）缺乏技術(shù)人員。高校要提高教學(xué)檔案管理的水平和效率，實(shí)現(xiàn)檔案管理優(yōu)質(zhì)發(fā)展，就需要有專業(yè)人才勝任此職位。但就目前高校管理形式而言，管理者缺乏專業(yè)知識(shí)和技能，在選擇相關(guān)管理人員時(shí)并沒(méi)有考慮其專業(yè)性，因此，檔案管理缺乏相應(yīng)的專業(yè)人才。高校檔案管理的基本形式是：管理者的年齡偏大，對(duì)于信息化管理方式的接受度較差，在管理工作中不夠重視，而是將檔案管理當(dāng)成一種閑職，導(dǎo)致高校的檔案管理工作與社會(huì)發(fā)展不同步，這在一定程度上直接影響了高校管理進(jìn)一步發(fā)展，進(jìn)而影響高校的教學(xué)工作進(jìn)度。

三、信息化視角下高校教學(xué)檔案管理方式的轉(zhuǎn)變

（一）優(yōu)化教學(xué)檔案管理模式。目前高校的教學(xué)檔案管理模式存在一些問(wèn)題，因此，高校必須優(yōu)化管理模式，加強(qiáng)對(duì)檔案的管理。高校需把檔案信息化管理納入高校工作系統(tǒng)中，并根據(jù)國(guó)家檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格要求相關(guān)人員實(shí)現(xiàn)管理。優(yōu)化高校的檔案管理，提高管理標(biāo)準(zhǔn)，可先統(tǒng)一信息的輸入形式，統(tǒng)一符號(hào)以及代碼等。同時(shí)，還需制定相應(yīng)的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，保證相關(guān)部門在進(jìn)行系統(tǒng)化和科學(xué)化檔案管理時(shí)，給師生提供便利服務(wù)的同時(shí)，也促進(jìn)高校的教學(xué)效率的提升。

（二）更新觀念，提升人員綜合素質(zhì)。要提高高校教學(xué)檔案管理的效率，將信息技術(shù)充分利用起來(lái)，便要充分認(rèn)識(shí)到相關(guān)人員在其中的作用，并做出調(diào)整和改變。教學(xué)檔案的管理，需重視管理者的水平和技能，管理者應(yīng)當(dāng)用專業(yè)的技能來(lái)完成這項(xiàng)工作，并在工作中不斷創(chuàng)新，提高教學(xué)檔案管理的效率。部分高校對(duì)檔案管理工作并未引起高度重視，沒(méi)有充分了解檔案管理在高校發(fā)展中的作用以及重要性，甚至一些高校并不支持檔案管理相關(guān)工作。因此，檔案管理的方式未能得到更新，進(jìn)而影響了高校教學(xué)以及科研水平提高。所以，高校相關(guān)工作者需更新自己的觀念，將檔案管理工作重視起來(lái)，對(duì)于在位工作者，需進(jìn)行定期培訓(xùn)，讓其學(xué)習(xí)更多關(guān)于檔案管理的知識(shí)，在管理工作中不斷創(chuàng)新，提高管理工作質(zhì)量。此外，高校還需聘請(qǐng)專業(yè)人員來(lái)管理檔案，或者邀請(qǐng)專業(yè)管理檔案的人員到校內(nèi)進(jìn)行指導(dǎo)，也給本校工作者提供到其他學(xué)校進(jìn)行交流的機(jī)會(huì)，通過(guò)不斷學(xué)習(xí)和交流使管理者掌握更多的相關(guān)知識(shí)和技能，并能夠充分將信息技術(shù)利用起來(lái)，實(shí)現(xiàn)管理科學(xué)化。高校領(lǐng)導(dǎo)需對(duì)教學(xué)檔案管理實(shí)際情況有所了解，支持管理者的工作，將校內(nèi)局域網(wǎng)優(yōu)勢(shì)不斷展現(xiàn)出來(lái)，給師生提供更好的服務(wù)，最大化利用教學(xué)資源。因此，高校要轉(zhuǎn)變教學(xué)檔案管理方式，應(yīng)先更新人員觀念，提高人員的綜合素質(zhì)，只有這樣，才能實(shí)現(xiàn)物盡其用，從而實(shí)現(xiàn)資源共享。

（三）提高檔案數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量。高校要提高教學(xué)檔案管理的水平，實(shí)現(xiàn)全面信息化，一定要重視加強(qiáng)數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量，這樣才能實(shí)現(xiàn)教學(xué)檔案管理效率的提升，這也是檔案信息化管理的基本條件。高校教學(xué)檔案的管理應(yīng)當(dāng)與社會(huì)發(fā)展相適應(yīng)，而不是落后于社會(huì)發(fā)展，只有提高數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量，才能更好滿足教育及科研發(fā)展的需求，由此可見，數(shù)字化的利用非常關(guān)鍵。高校檔案管理不能停留于對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化掃描，還需擴(kuò)大信息化管理意識(shí)，將各種信息資源充分利用起來(lái)，創(chuàng)建出高質(zhì)量的檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)，比如：試題、論文以及教學(xué)等，通過(guò)擴(kuò)充數(shù)據(jù)資源，不斷完善數(shù)據(jù)庫(kù)的信息資源，提高數(shù)據(jù)庫(kù)的質(zhì)量。創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)的過(guò)程中，需具備共享意識(shí)，將高校本身的教學(xué)資源和網(wǎng)絡(luò)優(yōu)勢(shì)充分展現(xiàn)出來(lái)，打破學(xué)校與學(xué)校間的障礙，創(chuàng)建出一個(gè)安全、開放的信息資源共享庫(kù)，促進(jìn)高校檔案管理形式的轉(zhuǎn)變。

四、結(jié)語(yǔ)

總而言之，高校在進(jìn)行教學(xué)檔案管理的過(guò)程中一定要突破傳統(tǒng)觀念，向信息化的方向發(fā)展。高校轉(zhuǎn)變檔案管理方式并非一個(gè)簡(jiǎn)單的過(guò)程，所以，高校需先分析自己的管理方式，找出本身存在的問(wèn)題，在信息化的基礎(chǔ)上做出改變。在此過(guò)程中，高校領(lǐng)導(dǎo)必須加大重視力度，相關(guān)工作者需擁有足夠耐心，不斷完善和創(chuàng)新管理方式，讓管理順應(yīng)時(shí)代發(fā)展，給高校師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的同時(shí)，促進(jìn)高校教學(xué)的發(fā)展。