新時(shí)期建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作方法創(chuàng)新思路探討

文/廣東大鵬液化天然氣有限公司 曹倩

在項(xiàng)目建設(shè)過(guò)程中，項(xiàng)目檔案的重要性毋庸置疑，它是以文字、圖表、影像等形式，記錄著整個(gè)項(xiàng)目建設(shè)的前期準(zhǔn)備工作、開(kāi)工建設(shè)工作、調(diào)試、運(yùn)行、驗(yàn)收等等各環(huán)節(jié)的重要資料，可以作為該項(xiàng)目日后改擴(kuò)建、維修、重建等工作的重要參考依據(jù)。進(jìn)入新的發(fā)展階段，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作也要緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，樹(shù)立起發(fā)展和創(chuàng)新意識(shí)，不斷突破舊模式的束縛，針對(duì)工作中出現(xiàn)的問(wèn)題，探索和尋找新的管理模式和管理方法，提升項(xiàng)目建設(shè)的信息化水平，有效提升建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的能力和水平。

一、當(dāng)前建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作中暴露出的突出問(wèn)題分析

（一）管理制度建設(shè)有待加強(qiáng)和完善。不管何種工作內(nèi)容，要想順利進(jìn)行和開(kāi)展，都離不開(kāi)規(guī)章制度約束，并加以規(guī)范。同樣的，在建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作中，也需要一定的管理制度來(lái)進(jìn)行規(guī)范。從建設(shè)項(xiàng)目的實(shí)踐開(kāi)展來(lái)看，每一個(gè)建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作，都要遵循工程建設(shè)的規(guī)律及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)開(kāi)展，但是在管理制度的建設(shè)方面，還存在一定的漏洞，不能對(duì)項(xiàng)目建設(shè)檔案管理行為進(jìn)行有效的約束和規(guī)范，很多寶貴的檔案資料未能歸檔或遺失，或者管理混亂的，很大程度上影響了檔案管理工作的質(zhì)量，未能全面反映建設(shè)項(xiàng)目的全貌，對(duì)檔案利用和企業(yè)后續(xù)建設(shè)與發(fā)展也造成了不利影響。

（二）思想上不注重建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作。某些建設(shè)項(xiàng)目中的檔案管理部門(mén)，管理意識(shí)較弱，工作缺乏一定的積極性和主動(dòng)性，責(zé)任感不強(qiáng)，很多工作不能及時(shí)落實(shí)和完成，使得很多檔案資料不能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)如期歸檔，甚至無(wú)限期延長(zhǎng)，對(duì)檔案管理工作造成了很大的負(fù)面影響。除此之外，一些項(xiàng)目單位也存在著這樣的問(wèn)題，他們非常重視工程的建設(shè)，而不夠注重建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作的提高和發(fā)展，主觀上認(rèn)為檔案管理工作沒(méi)有多大用處。在這種錯(cuò)誤思想的影響下，使得項(xiàng)目檔案管理思想和管理模式很難有大的突破，實(shí)現(xiàn)大的發(fā)展，只能故步自封。明顯的表現(xiàn)是，項(xiàng)目的數(shù)據(jù)信息的搜集工作、整理工作、查閱等環(huán)節(jié)工作的滯后，效率低下，對(duì)建設(shè)項(xiàng)目的發(fā)展并無(wú)實(shí)質(zhì)性的幫助。

（三）項(xiàng)目檔案管理工作人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)有待提高。在工程項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中，一些項(xiàng)目單位不重視檔案管理工作，甚至缺少專(zhuān)門(mén)的檔案管理部門(mén)，有的工程建設(shè)項(xiàng)目單位的檔案管理人員素質(zhì)有限，不能高效地完成檔案管理工作，導(dǎo)致很多檔案資料的管理帶有較大隨意性，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量。另外，很多項(xiàng)目檔案管理工作并未設(shè)立專(zhuān)職人員，而是常由其他職能人員兼職或臨時(shí)人員暫代管理，專(zhuān)業(yè)的檔案管理知識(shí)和能力的缺乏使檔案管理工作漏洞百出，不僅對(duì)項(xiàng)目工程檔案管理工作質(zhì)量帶來(lái)不良影響，而且，對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作的價(jià)值體現(xiàn)也是不利的。

（四）建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作缺乏規(guī)范性、科學(xué)性及信息化建設(shè)。在工程項(xiàng)目的建設(shè)過(guò)程中，工程檔案管理工作發(fā)揮著重要作用，需要引起重視。但是在實(shí)際工作中，檔案管理中的資料編制工作不夠規(guī)范和科學(xué)。很多的工程建設(shè)數(shù)據(jù)信息資料被收集上來(lái)以后，檔案管理人員要按照一定的歸檔標(biāo)準(zhǔn)、原則和程序，將這些資料進(jìn)行歸檔保存，然而在實(shí)踐中，一些檔案管理人員的責(zé)任意識(shí)和管理意識(shí)淡薄，不能夠深刻認(rèn)知工程檔案資料的重要的價(jià)值，工作消極怠工，缺乏動(dòng)力和激情，不清楚檔案資料的編制規(guī)則，導(dǎo)致實(shí)際工作中的檔案資料分類(lèi)不科學(xué)，整理修改耗時(shí)長(zhǎng)，歸檔有較大隨意性，不僅給檔案管理工作帶來(lái)了不便，而且給以后的檔案資料的查閱帶來(lái)了麻煩，很大程度上降低了建設(shè)項(xiàng)目檔案的規(guī)范性和系統(tǒng)性，從某種程度上反映出建設(shè)工程檔案管理工作整體水平有待提高。從實(shí)踐來(lái)看，一些工程項(xiàng)目檔案管理工作的信息化建設(shè)比較滯后，仍然以人工勞動(dòng)為主，導(dǎo)致項(xiàng)目檔案管理工作的效率和質(zhì)量不高。

二、新時(shí)期建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作方法創(chuàng)新思路分析

（一）積極構(gòu)建完善的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度和體系。在新的歷史發(fā)展時(shí)期，很多工程項(xiàng)目單位都逐漸意識(shí)到檔案管理工作的重要性，開(kāi)始謀求檔案管理工作的效率和質(zhì)量，最重要的一點(diǎn)是，構(gòu)建完善的建設(shè)項(xiàng)目檔案管理制度和體系也被提上了日程，注重提升檔案管理工作人員的管理意識(shí)和創(chuàng)新意識(shí)，逐步培養(yǎng)起檔案管理的思維和觀念，全面提高工程項(xiàng)目建設(shè)中的數(shù)據(jù)信息資料的搜集、整理和歸檔工作。在開(kāi)展檔案管理工作過(guò)程中，一定要專(zhuān)職專(zhuān)管，實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的專(zhuān)業(yè)化和統(tǒng)一化，理順檔案管理的流程和脈絡(luò)，明確檔案管理人員的崗位職責(zé)，進(jìn)一步規(guī)范和約束檔案管理行為。與此同時(shí)，建設(shè)項(xiàng)目的檔案管理工作人員一定要用心工作，在工作中注意總結(jié)和掌握高效的工作方法，理順檔案管理工作的流程，最大程度地實(shí)現(xiàn)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，保證每一項(xiàng)檔案管理信息都能夠及時(shí)準(zhǔn)確歸檔和查閱。另外，在新的歷史發(fā)展時(shí)期，要重視信息采集制度的構(gòu)建和發(fā)展，將現(xiàn)代信息技術(shù)引入建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作當(dāng)中，充分發(fā)揮其優(yōu)勢(shì)，不斷創(chuàng)新工程信息資料的搜集方法和手段，有效推動(dòng)工廠建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作朝著制度化和規(guī)范化的方向發(fā)展。

（二）加強(qiáng)思想認(rèn)知，進(jìn)一步擴(kuò)大檔案管理的范圍。各工程項(xiàng)目組及領(lǐng)導(dǎo)人員要提升思想認(rèn)知，深刻了解項(xiàng)目檔案管理工作的重要性，并在實(shí)踐中高度重視其發(fā)展，提出要求，切實(shí)解決發(fā)展中存在的實(shí)際問(wèn)題。與此同時(shí)，將項(xiàng)目檔案納入項(xiàng)目建設(shè)技術(shù)和管理程序當(dāng)中，明確職責(zé)、落實(shí)責(zé)任，合理、科學(xué)配置各種資源，并且要嚴(yán)格遵循基本的指導(dǎo)方針，即工程項(xiàng)目建設(shè)和檔案管理工作不能出現(xiàn)脫節(jié)，要積極促進(jìn)兩者間的同步進(jìn)行。簡(jiǎn)單來(lái)講，在整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程中，都要有檔案管理人員的參與。例如，從工程項(xiàng)目的立項(xiàng)開(kāi)始，就要對(duì)相關(guān)的工作資料進(jìn)行及時(shí)地歸檔，納入檔案管理工作當(dāng)中。在這個(gè)階段的工作中，很多資料都非常的重要，需要及時(shí)地進(jìn)行搜集、整理和審查，進(jìn)入檔案管理流程當(dāng)中。當(dāng)工程建設(shè)完成以后，相關(guān)的文件和資料，都要進(jìn)入到檔案管理程序當(dāng)中，將工程的檔案管理工作和整個(gè)工程建設(shè)項(xiàng)目充分融合。在此過(guò)程中，要特別注意工程建設(shè)合同管理和監(jiān)理管理，發(fā)揮約束機(jī)制的作用，在簽訂合同的過(guò)程中，要對(duì)檔案資料的數(shù)量、屬性等有一個(gè)大概了解，并基本確定每一種合同資料的歸檔時(shí)間。在工程合同質(zhì)量保證金中，涵蓋工程建設(shè)檔案資料有關(guān)保證金的相關(guān)內(nèi)容，如果在歸檔的過(guò)程中，發(fā)現(xiàn)缺少了相關(guān)的保證金資料，將嚴(yán)格按照管理制度不予接受和歸檔，積極發(fā)揮檔案管理工作的重要作用，重點(diǎn)凸顯監(jiān)管和規(guī)范的職能。另外，工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理工作也要納入工程項(xiàng)目建設(shè)的計(jì)劃當(dāng)中，確保在工程立項(xiàng)、建設(shè)、驗(yàn)收、檢查等工作中，兩者具有同步性，在整個(gè)工程建設(shè)過(guò)程中，都能體現(xiàn)出檔案管理工作的重要性。

（三）注重檔案管理工作人員素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力的提高。工程項(xiàng)目建設(shè)檔案管理的順利開(kāi)展，管理工作人員是最主要的參與者，其綜合素質(zhì)和專(zhuān)業(yè)能力，直接影響著項(xiàng)目檔案管理工作的效率和質(zhì)量。針對(duì)在實(shí)際工作中暴露出的管理人員素質(zhì)問(wèn)題和專(zhuān)業(yè)管理能力的問(wèn)題，施工單位要高度重視，并結(jié)合檔案管理工作的發(fā)展變化和創(chuàng)新工作的實(shí)際所需，定期或者不定期舉辦一些關(guān)于檔案管理的培訓(xùn)課程，讓項(xiàng)目檔案管理工作人員經(jīng)常接受一些正規(guī)的專(zhuān)業(yè)學(xué)習(xí)，豐富專(zhuān)業(yè)知識(shí)，提高專(zhuān)業(yè)管理能力。同時(shí)，項(xiàng)目檔案管理工作人員也要增強(qiáng)主觀能動(dòng)性，注重自我專(zhuān)業(yè)能力的提高，學(xué)習(xí)新的管理理念和管理知識(shí)，為檔案管理工作在發(fā)展中實(shí)現(xiàn)創(chuàng)新奠定良好的基礎(chǔ)。檔案管理人員在學(xué)習(xí)中，會(huì)對(duì)項(xiàng)目檔案管理工作有更深刻的理解，并通過(guò)實(shí)際工作實(shí)踐不斷提升實(shí)操能力和管理水平。

（四）注重建設(shè)項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)性、科學(xué)性發(fā)展，提升信息化建設(shè)。在工程項(xiàng)目檔案管理工作中，檔案管理工作人員要注重收集和整理數(shù)據(jù)信息，并加強(qiáng)學(xué)習(xí)，主動(dòng)接受檔案業(yè)務(wù)的指導(dǎo)，準(zhǔn)確、及時(shí)地進(jìn)行項(xiàng)目整理和歸檔檔案資料，不斷提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量。進(jìn)入新時(shí)期，隨著信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的快速發(fā)展和普及，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作也要順應(yīng)時(shí)代的發(fā)展潮流，積極引入信息技術(shù)，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，提升檔案管理工作的效率和質(zhì)量，例如運(yùn)用信息化的軟件，存儲(chǔ)和利用檔案資料；建立檔案信息化管理平臺(tái)，將檔案管理系統(tǒng)和項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)進(jìn)行有效對(duì)接，或者將文件和檔案管理納入項(xiàng)目管理系統(tǒng)中，實(shí)現(xiàn)全程的一體化管理，將項(xiàng)目管理系統(tǒng)和檔案管理模塊進(jìn)行有效結(jié)合和對(duì)接，即使開(kāi)始了新的建設(shè)項(xiàng)目，檔案信息化管理平臺(tái)也能夠準(zhǔn)確實(shí)現(xiàn)文件材料收集、歸檔等工作與新建設(shè)項(xiàng)目進(jìn)度同步，保證較高的精準(zhǔn)度，進(jìn)一步提升建設(shè)項(xiàng)目檔案管理的實(shí)效。

三、結(jié)語(yǔ)

新時(shí)期發(fā)展背景下，建設(shè)項(xiàng)目檔案管理工作不能松懈，依據(jù)工程建設(shè)自身的特殊性和行業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，積極探索新的檔案管理模式和工作方法，注重體系建設(shè)和制度建設(shè)，不斷提高工程建設(shè)檔案管理工作的實(shí)效。同時(shí)，要不斷強(qiáng)化工程建設(shè)檔案管理的信息化建設(shè)，發(fā)揮信息技術(shù)的優(yōu)勢(shì)，保障檔案管理工作水平的進(jìn)一步提高。