試論新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理與創(chuàng)新

文/山東省濰坊市中醫(yī)院 張亞男

檔案管理包含復(fù)雜的內(nèi)容，就事業(yè)單位檔案管理來(lái)說(shuō)，就包括了信息的記錄、檔案的創(chuàng)建、檔案的調(diào)動(dòng)等方面，尤其是員工的人事檔案更需要轉(zhuǎn)換為文字形式，使后續(xù)的信息整理和查閱更加便捷。所以，事業(yè)單位的檔案管理必須做到規(guī)范，這就要求事業(yè)單位應(yīng)該聘用經(jīng)驗(yàn)豐富的優(yōu)秀管理人員，實(shí)現(xiàn)檔案管理模式的優(yōu)化和升級(jí)。

一、事業(yè)單位檔案管理表現(xiàn)出來(lái)的重要性

一般來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位的工作開(kāi)展離不開(kāi)檔案管理，而科學(xué)化的檔案管理則為事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展打下了基礎(chǔ)。初步研究發(fā)現(xiàn)，檔案管理工作復(fù)雜且艱巨，因?yàn)闄n案管理人員需要對(duì)接不同的行業(yè)，而行業(yè)間的檔案材料又有著極大的差異，一旦分類(lèi)出現(xiàn)，就需要花更多的時(shí)間重新整理。在具體的檔案管理中，管理人員應(yīng)該提升自身的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，尤其要拓展知識(shí)視野，對(duì)各個(gè)行業(yè)的檔案材料熟記于心，最大化降低檔案材料分類(lèi)出錯(cuò)。隨著科技的發(fā)展，事業(yè)單位不再使用紙質(zhì)的人事材料，而是選用便捷高效的電子檔案，需要注意的是，電子檔案雖然更加便捷，但一旦出現(xiàn)問(wèn)題，將會(huì)帶來(lái)嚴(yán)重的后果，例如電腦崩潰，那么電腦中的檔案材料也會(huì)一起消失。由此可見(jiàn)，科學(xué)化的檔案管理十分重要，將成為企業(yè)管理中的重中之重。

二、事業(yè)單位檔案管理實(shí)施中的原則

要想確保檔案管理工作的順利開(kāi)展，就必須遵循一定的原則，即差異性原則、權(quán)益兼顧原則和動(dòng)靜結(jié)合原則，只有嚴(yán)格貫徹三大管理原則，才能保證檔案管理行為是合理的，才能促進(jìn)事業(yè)單位的發(fā)展。

（一）檔案管理強(qiáng)調(diào)的是差異性原則。檔案管理的差異性主要體現(xiàn)在分類(lèi)角度上，即根據(jù)檔案內(nèi)容的不同進(jìn)行分類(lèi)，分類(lèi)后的檔案需要標(biāo)記不同的名稱(chēng)，其目的是便于后續(xù)材料的查找。科學(xué)化的檔案管理為材料的查找?guī)?lái)了便捷，一旦有需要就可以在第一時(shí)間找到，如果檔案管理雜亂無(wú)章，其在查找資料時(shí)就會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間。所以，檔案管理不可忽視差異性原則，盡可能做到檔案內(nèi)容的分門(mén)別類(lèi)。

（二）檔案管理要求的是權(quán)益兼顧的原則。檔案管理工作的實(shí)施必須以科學(xué)化的管理制度為基礎(chǔ)，而管理制度的確定應(yīng)該充分考慮干部的職能因素，而不是隨意管理。例如，行政事業(yè)單位有的明確職能分工，其相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行檔案管理時(shí)只能執(zhí)行其特定的管理任務(wù)，例如檔案目標(biāo)的確定、管理任務(wù)的分配、管理效果的評(píng)價(jià)等，盡可能做到明確權(quán)利。另外，檔案管理還需要保護(hù)管理人員的權(quán)益，否則將極大程度上降低他們的積極性，從而抑制事業(yè)單位的發(fā)展。鑒于此，檔案管理工作應(yīng)遵循權(quán)益兼顧原則，即我們所謂的職責(zé)和權(quán)益一起抓。

（三）檔案管理必須做到動(dòng)靜結(jié)合的原則。企業(yè)重視的是提升經(jīng)濟(jì)效益，要求的是實(shí)現(xiàn)持續(xù)性發(fā)展目標(biāo)。為此，檔案管理工作也需要以企業(yè)發(fā)展為目標(biāo)，不但調(diào)整檔案管理計(jì)劃，尤其要做到動(dòng)靜結(jié)合。當(dāng)前來(lái)說(shuō)，全球化經(jīng)濟(jì)模式越來(lái)越顯著，國(guó)際間的交流非常頻繁，這就要求檔案管理部門(mén)必須進(jìn)行改革，貫徹動(dòng)靜結(jié)合的原則，其中的“靜”指的就是傳統(tǒng)的檔案管理模式，而“動(dòng)”則代表著國(guó)外先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，只有實(shí)現(xiàn)動(dòng)靜結(jié)合，才能做到事業(yè)單位檔案的科學(xué)化管理。

三、事業(yè)單位檔案管理面臨的窘境

初步研究發(fā)現(xiàn)，我國(guó)重視檔案管理的研究，并引進(jìn)了先進(jìn)的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，可謂是發(fā)展迅速。但是，檔案管理工作的開(kāi)展仍問(wèn)題重重，這需要相關(guān)部門(mén)的重視，盡可能實(shí)現(xiàn)有效改革。

（一）檔案資源的數(shù)據(jù)安全無(wú)法保障。信息化檔案管理將檔案信息上傳至網(wǎng)絡(luò)，該過(guò)程中經(jīng)常會(huì)發(fā)生數(shù)據(jù)安全問(wèn)題，例如，檔案信息的泄漏，究其原因，主要是缺乏合理的保密機(jī)構(gòu)，數(shù)據(jù)的上傳工作由普通的檔案管理人員擔(dān)任，其對(duì)數(shù)據(jù)的安全性并不了解，并未簽署數(shù)據(jù)安全協(xié)議，再加上數(shù)據(jù)上傳任務(wù)重，最終引發(fā)了安全問(wèn)題。另外，部分不法分子為了高額的利益，不惜冒險(xiǎn)攻擊網(wǎng)絡(luò)檔案資源，這也就給檔案的安全性帶來(lái)了危機(jī)。

（二）檔案管理表現(xiàn)為信息化程度低。隨著科技的發(fā)展，人們的生活節(jié)奏不斷加快，對(duì)檔案管理的效率和質(zhì)量提出了新的要求，但是，絕大多數(shù)單位不重視檔案管理，未實(shí)現(xiàn)檔案管理與先進(jìn)科技的融合，而是采用傳統(tǒng)的檔案管理模式，表現(xiàn)為檔案管理方式單一，存在嚴(yán)重的滯后性。雖然部分企業(yè)將計(jì)算機(jī)引入了檔案管理中，但缺少合理的管理人員，致使檔案管理系統(tǒng)長(zhǎng)時(shí)間不更新，甚至說(shuō)不懂得如何進(jìn)行信息更新，此時(shí)的電子檔案成了擺設(shè)，等需要查找資料時(shí)，電子檔案并未起到幫助，管理人員仍需去翻閱紙質(zhì)檔案。

（三）檔案管理缺乏科學(xué)的管理制度。我國(guó)對(duì)于檔案管理制度的研究時(shí)間較短，部分企業(yè)仍在使用傳統(tǒng)檔案管理模式，并未了解科學(xué)化檔案管理的重要性，更談不上檔案管理制度的改革。另外，事業(yè)單位重視的是社會(huì)服務(wù)，漸漸忽視了檔案管理價(jià)值，久而久之檔案管理工作成了虛設(shè)。正是由于這種片面的檔案管理制度，才致使企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益提升緩慢，隨著時(shí)間的推移，事業(yè)單位的管理水平不斷下降，影響工作效率。

（四）檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)不足。要想實(shí)現(xiàn)科學(xué)化的檔案管理，就必須具備充足的優(yōu)秀人才。換句話(huà)說(shuō)，檔案管理工作沉重且煩瑣，要求檔案管理人員具備較高的管理水平，尤其是懂得如何使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行電子檔案管理。一般來(lái)說(shuō)，檔案管理工作的實(shí)施往往會(huì)涉及廣闊的知識(shí)范圍，檔案管理人員需要做的是積累管理經(jīng)驗(yàn)，盡可能拓展自身的知識(shí)領(lǐng)域。另外，檔案管理工作表現(xiàn)出了極強(qiáng)的枯燥性和單調(diào)性，為此，檔案管理人員需要穩(wěn)重的心態(tài)、適應(yīng)工作環(huán)境，全身心投入檔案管理中去。由此可見(jiàn)，檔案管理人員的要求極高，而目前檔案管理人員存在專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不足、綜合能力較差的問(wèn)題，降低了檔案管理效率。

（五）無(wú)法實(shí)現(xiàn)檔案管理利用率的提高。當(dāng)前來(lái)說(shuō)，事業(yè)單位檔案管理采用的紙質(zhì)模式，如果從中查找某一材料，就需要查看全部材料，極大浪費(fèi)了管理人員的時(shí)間，降低檔案管理效率。另外，事業(yè)單位檔案管理存在嚴(yán)重的閉塞性，各個(gè)部門(mén)不交流，處于孤立狀態(tài)，使得事業(yè)單位檔案利用率難以提高。

四、新形勢(shì)下事業(yè)單位檔案管理革新措施

鑒于前文指出的檔案管理困境，作者提出了有效的革新策略，詳細(xì)有以下五點(diǎn)：

（一）借助科技手段提高檔案數(shù)據(jù)的安全性。為了最大化提高信息化檔案管理的安全性，相關(guān)部門(mén)還成立了保密機(jī)構(gòu)，其具有單獨(dú)的保管空間，進(jìn)出人員都需要提交申請(qǐng)，并做好詳細(xì)的記錄。另外，信息化檔案管理過(guò)程中也需要簽署協(xié)議，一旦發(fā)生檔案信息的泄漏事件，可直接追究責(zé)任人，如此一來(lái)，檔案管理人員的工作態(tài)度會(huì)有較大程度的轉(zhuǎn)變。

（二）實(shí)現(xiàn)檔案管理與先進(jìn)科技的融合。信息化建設(shè)是單位檔案管理的核心，當(dāng)前需要做的是實(shí)現(xiàn)檔案管理與先進(jìn)科技的融合，并安排專(zhuān)人進(jìn)行檔案信息的及時(shí)更新。另外，還需要聘請(qǐng)優(yōu)秀的單位檔案管理人員，學(xué)習(xí)新型的信息化檔案管理理念，確保單位檔案管理工作的順利開(kāi)展。

（三）完善檔案資源管理制度。要想確保檔案管理的規(guī)范化發(fā)展，就必須制定科學(xué)的檔案管理制度，其目的是約束檔案管理人員的行為，使其全身心投入檔案管理工作中去。檔案管理制度包含復(fù)雜的內(nèi)容，其大致可分為五部分：第一是資料的收集；第二是資料的整理；第三是資料的分類(lèi)；第四是資料的保密；第五是資料的審核。

（四）提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。檔案管理人員被視為檔案管理的核心，應(yīng)該提高其管理水平。對(duì)于信息化檔案管理工作來(lái)說(shuō)，其融入了多種先進(jìn)的科技元素，在一定程度上提高了檔案管理效率，但是，檔案管理往往重視傳統(tǒng)的管理模式，并不懂得信息化檔案管理的使用流程，為此，事業(yè)單位需要組織合理的培訓(xùn)計(jì)劃，讓更多的檔案管理人員掌握先進(jìn)的信息化管理技術(shù)。在信息化技術(shù)的幫助下，檔案管理質(zhì)量和效率顯著提高，為后續(xù)事業(yè)單位的發(fā)展夯實(shí)了基礎(chǔ)。

（五）改善檔案管理的利用率。要想解決檔案管理的利用率問(wèn)題，就需要從兩個(gè)角度開(kāi)展：一方面，建立完善的大數(shù)據(jù)技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案資源的整合，使檔案信息資源共享平臺(tái)的功能不斷完善，從而更好地服務(wù)于大眾；另一方面，還應(yīng)當(dāng)加速，將已經(jīng)完成數(shù)字化的檔案資源合理納入信息資源共享平臺(tái)中，以推進(jìn)大數(shù)據(jù)檔案信息資源平臺(tái)的深入發(fā)展。只有如此，才能從根本上提高檔案資源的利用率。

五、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，要想實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位的持續(xù)性發(fā)展，就需要制定合理的檔案管理制度。而當(dāng)前的檔案管理模式并不客觀，表現(xiàn)出了較多的問(wèn)題，鑒于此，作者針對(duì)性地提出了解決策略，實(shí)現(xiàn)了檔案管理模式的變革，保障了事業(yè)單位的發(fā)展，具有極強(qiáng)的現(xiàn)實(shí)意義。在未來(lái)的時(shí)間里，檔案管理仍將繼續(xù)發(fā)展，尤其要做到與時(shí)代的發(fā)展相一致，培養(yǎng)優(yōu)秀的檔案管理人才，為事業(yè)單位的發(fā)展保駕護(hù)航。