淺析計算機環(huán)境下科技檔案的整理

文/國家海洋信息中心 侯智洋 張薔

科技檔案整理是指對科研項目從立項、實施、驗收和優(yōu)化等過程中形成的，能夠作為檔案長期保存的文件材料、實體和聲像資料等，在規(guī)定的時間內(nèi)進行收集整理，確保文件材料真實、齊全和完整，再根據(jù)項目內(nèi)容和載體形式進行科學(xué)系統(tǒng)的歸類、編號、裝訂等過程。隨著科學(xué)技術(shù)水平不斷進步，傳統(tǒng)的檔案管理方式已不能滿足當(dāng)今社會發(fā)展的需求，檔案管理信息化建設(shè)已經(jīng)成為未來發(fā)展趨勢?！稓w檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2015）里有對于組卷、件的定義，更加科學(xué)，即在科技檔案中能夠結(jié)合科研項目的不同類型，使用不同的編碼方式體現(xiàn)科技檔案的項目和類別?？萍紮n案不同于其他文件檔案，具更復(fù)雜性和年限性?？蒲许椖垦邪l(fā)時間長短不定，短則兩三年長則十幾年，在這期間可以不斷優(yōu)化科技檔案卷、件整理，保障科技檔案的完整，積極借助信息化設(shè)備，提高檔案管理水平和效率。

一、計算機在科技檔案整理工作中的作用

在檔案管理工作中，積極借助計算機信息技術(shù)，有利于提高檔案管理效率和保障檔案管理的質(zhì)量，利用計算機信息技術(shù)確定匹配的檢索方式有利于提高科技信息的檢索效率。改變傳統(tǒng)以紙質(zhì)媒介為主的科技檔案儲存方式，防止出現(xiàn)科學(xué)技術(shù)工作者記錄的相關(guān)科學(xué)數(shù)據(jù)、感想體會以及實驗結(jié)果受到不同因素的影響而受到損壞，防止相關(guān)科學(xué)信息記錄缺失、變得不完整的現(xiàn)象。隨著計算機信息技術(shù)不斷發(fā)展，信息技術(shù)與人們?nèi)粘Ｉ钪g的聯(lián)系愈加緊密，當(dāng)代社會提倡的節(jié)能環(huán)保理念，完善無紙化要求愈加明顯，大量的紙質(zhì)文件檢索費時費力，攜帶也不方便，使得檔案管理方式更加趨向于計算機信息技術(shù)儲存方式，因此有必要加強科技檔案信息化建設(shè)，改變傳統(tǒng)紙質(zhì)載體的檔案管理模式，有利于節(jié)約科技檔案儲存空間，提高科技檔案卷、件整理的效率和質(zhì)量。

二、科技檔案卷、件整理的相同之處

在科技檔案整理過程中，科技檔案的卷、件整理有幾點相同之處，由此只有詳細(xì)了解卷、件檔案之間的相同之處和不同之處，在計算機環(huán)境下才能明確科技檔案的案卷整理相結(jié)合的共同點，提高科技檔案卷、件整理相結(jié)合的效率。第一，在科技檔案卷、件整理的過程中，充分了解不同卷、件檔案的價值，并根據(jù)價值不同，選擇不同的整理類目加以保管，比如針對社會貢獻大，科研價值較高的卷、件要給予格外的重視，加強管理，而對于價值普通的科技檔案科技，則可以一般類目進行儲存。第二，相關(guān)檔案管理人員應(yīng)充分了解科技檔案卷件之間的性質(zhì)，根據(jù)性質(zhì)不同劃分不同的管理編目，再根據(jù)科技檔案的重要性等級，選擇檔案的排列方式。第三，根據(jù)《歸檔文件整理規(guī)則》中的規(guī)定，確認(rèn)科技檔案保存年度、保管期限、科技檔案來源機構(gòu)以及相關(guān)儲存方式進行儲存。第四，加強對所有科技檔案卷、件文件之間的聯(lián)系，沒有聯(lián)系則可以建立聯(lián)系，從而提高科技檔案卷、件整體利用效率。

三、計算機環(huán)境下科技檔案整理工作

（一）儀器設(shè)備的歸檔整理?？茖W(xué)儀器設(shè)備的檔案整理是科技檔案中重要組成部分，科技研發(fā)離不開各項儀器設(shè)備，儀器設(shè)備的性能對于科技研發(fā)結(jié)果有不同的影響。在計算機環(huán)境下對科技檔案卷、件進行整理時，應(yīng)對儀器設(shè)備采取“一機一檔”的管理方式，將科學(xué)儀器設(shè)備的相關(guān)說明書、檢驗證明、合格證明、使用的光盤、日常使用說明以及在進行科學(xué)試驗工作時檢測出來的相關(guān)數(shù)據(jù)和記錄的實驗結(jié)果等相關(guān)文件手稿或打印版，并建立一個文件加以儲存。將文件中的紙質(zhì)版文件掃描儲存到計算機系統(tǒng)內(nèi)，將儀器設(shè)備和各個儀器設(shè)備的細(xì)節(jié)拍照儲存到計算機內(nèi)，根據(jù)科學(xué)儀器設(shè)備的性質(zhì)和投入使用的科學(xué)實驗的項目名稱，為科學(xué)儀器檔案設(shè)計編號和儲存文件的名稱，確定案卷號，進行歸檔保存。

（二）科技檔案卷內(nèi)文件的整理。在對科技檔案卷內(nèi)文件進行整理時，應(yīng)根據(jù)國家檔案局頒布的《歸檔文件整理規(guī)則》中的規(guī)定：“一般以每份文件為一件。正文、附件為一件；文件正本與定稿為一件；轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件；原件與復(fù)印件為一件；正本與翻譯本為一件……”進行整理，有利于減少重復(fù)目錄，重復(fù)文本。將紙質(zhì)文件數(shù)字化，將所有文本掃描儲存到計算機相應(yīng)文件夾內(nèi)，以防止紙質(zhì)文件材料發(fā)生不可預(yù)測的危險時，依然可以有電子版的科技檔案材料作為備份數(shù)據(jù)。同時應(yīng)分析文件特點，設(shè)計相關(guān)檢索目錄，提高檢索效率。

（三）科技檔案中的文書檔案整理?？萍紮n案中的文書檔案整理是指對科學(xué)技術(shù)研究過程中所有具有保存價值的文書進行歸檔整理，比如某科研項目的重要通知、請示和人員調(diào)整等相關(guān)信息等。將文書檔案按照科研項目性質(zhì)，或其中提出的相關(guān)觀點形成的問題進行分類，結(jié)合項目科研的時間、重要程度進行分類組卷，參考科研項目其他相關(guān)文檔歸類的編號和性質(zhì)，確定文書類檔案的編號編目以及檔案卷宗等內(nèi)容。根據(jù)文書檔案的內(nèi)容，做好密級標(biāo)識，劃分保管期限，針對密級較高的文書檔案，在編寫檢索目錄時應(yīng)為其設(shè)計更加復(fù)雜的計算機密碼，確保檔案內(nèi)容的保密性和相關(guān)數(shù)據(jù)的安全性。

（四）電子照片檔案整理。在科技檔案整理過程中，電子照片檔案整理是極其復(fù)雜和煩瑣的。為了提高檔案管理的效率和質(zhì)量，快速查找相應(yīng)照片的發(fā)生時間和相關(guān)事件，必須對所有照片進行分類，可以按照片發(fā)生的時間和事件進行劃分，也可以按照片發(fā)生的年度進行劃分。比如2020年初發(fā)生的新冠疫情，記者們對疫情進行了大量的采訪和跟蹤報道，拍攝了很多珍貴的照片。為了提高照片的收集整理工作效率，可以將照片分組根據(jù)年限排列，還可以根據(jù)事件進行分類，編制成新冠疫情防疫一線、二線、三線等，還可以劃分不同的醫(yī)院，或者劃分主任醫(yī)師、護士、志愿者等類別進行歸檔，還可以分為醫(yī)院疫情防疫和社會疫情防疫，最后根據(jù)拍攝主體確定主題是人物主題還是事件主題，然后將電子照片進行歸檔處理。

（五）人事檔案整理。在人事檔案管理中，一般都是采取“一人一檔”的管理方式，將每個人的檔案采取分袋裝訂，按人分合袋組卷，分別按科研人員從事科研工作的年限以及資歷劃分到不同的案卷整理，對人事檔案的材料和內(nèi)容進行動態(tài)管理，可以組建不同的計算機系統(tǒng)網(wǎng)絡(luò)，便于從不同的角度進行檢索查詢利用。人事檔案是科技檔案中的重要組成部分，因為所有的科技活動都是以人為主體開展的，在人事檔案中，不僅要體現(xiàn)出科研人員的基本信息、工作簡歷，還有要充分體現(xiàn)工作人員和研發(fā)人員在科技研發(fā)中的貢獻，以及相關(guān)科研人員所獲得的獎勵和成就。此外人事檔案還應(yīng)充分體現(xiàn)科研人員績效考核方式，將科研人員的績效考核內(nèi)容以及激勵政策加以充分體現(xiàn)，以便為后期人力資源管理調(diào)整做好充足的準(zhǔn)備。

四、科技檔案整理注意事項

（一）科技檔案整理時的編目。在計算機環(huán)境下對科技檔案卷件進行整理時，需要額外注意科技檔案的編目，無論是按“卷”裝訂還是按“件”裝盒，都要確定相關(guān)科技檔案的性質(zhì)、年限和項目名稱，根據(jù)以上編寫案卷題名和卷內(nèi)文件目錄，確定流水號編頁。然后再根據(jù)文件檔案內(nèi)容，劃分不同的裝訂儲存方式。

（二）科技檔案整理時的裝訂。在對科技檔案文件材料進行整理和裝訂時，需要根據(jù)卷、件的形態(tài)和性質(zhì)進行裝訂?？萍紮n案文件材料有的采取裝訂的方式，有的則不能采取裝訂的方式，在裝訂的時候因為普遍是采取線裝法或推夾器的方式，相同大小的紙張和相同題材的內(nèi)容可以劃分到一起進行裝訂，而對于不同大小的紙張，容易碎的紙張，裝訂會對文件造成破壞，這時需要采取封套法、粘接法或變形材料裝訂法等方式將所有文件按照順序排列編制好，進行保管儲存。而對于成盒裝訂的材料則需要根據(jù)科技檔案的性質(zhì)以及年限、編號保管儲存在檔案盒和封面，寫上對應(yīng)的起止號碼，放置在檔案架上，將檔案架設(shè)置相應(yīng)的號牌即可。

五、結(jié)語

綜上所述，科技檔案整理工作是一項系統(tǒng)的工作，對于科技檔案人員而言，需要把控科技檔案管理的工作環(huán)節(jié)，比如做好文件材料的前期搜集整理工作、檔案移交與歸檔工作、檔案管理制度建設(shè)工作等。在檔案整理過程中需不斷更新現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)，熟練操控先進的儀器設(shè)備，能夠采用計算機、大數(shù)據(jù)和信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)等信息化手段對科技檔案文件材料進行整理，將整理全過程納入計算機數(shù)據(jù)化之中，在計算機上將所有科技檔案整理的數(shù)據(jù)加以完善和匹配，編制簡單快捷的檢索目錄，用計算機網(wǎng)絡(luò)進行必要的查詢、校對和報表統(tǒng)計等，使之符合科技檔案管理現(xiàn)代化的要求，進一步節(jié)約時間和人力，使科技檔案資源實現(xiàn)共享，進而推動我國檔案管理工作健康穩(wěn)定發(fā)展。