大數(shù)據(jù)背景下的檔案管理與利用服務(wù)研究

文/龍口市檔案館 張玉蕾

大數(shù)據(jù)是一種全新的處理模式，能夠通過對數(shù)據(jù)分析提高決策力，確保各企業(yè)在發(fā)展的過程中，可以通過數(shù)據(jù)分析來滿足自身的資產(chǎn)信息應(yīng)用。而且，在當(dāng)前階段中，大數(shù)據(jù)已經(jīng)成為主流的信息數(shù)據(jù)來源，它能通過智能分析來幫助各項(xiàng)工作的開展更具新的活力。隨著數(shù)據(jù)時代的到來，數(shù)據(jù)流通成了促進(jìn)社會發(fā)展的一種具體手段。因此，大數(shù)據(jù)環(huán)境下所發(fā)生的一系列改變，必然也會使檔案管理工作的開展出現(xiàn)全新的發(fā)展機(jī)遇，帶來全新的發(fā)展方向?；诖?，如何確保檔案管理工作的開展能夠通過大數(shù)據(jù)的應(yīng)用進(jìn)行有效優(yōu)化，并實(shí)現(xiàn)利用數(shù)據(jù)信息來提供有效的檔案服務(wù)，是推進(jìn)檔案管理工作獲得全面發(fā)展的最新課題。

一、大數(shù)據(jù)背景下檔案應(yīng)用的特點(diǎn)

（一）信息可用性降低。大數(shù)據(jù)時代電子檔案數(shù)量必然會增多，這也使得傳統(tǒng)檔案管理工作的開展必然會受到時代發(fā)展所帶來的沖擊。隨著數(shù)據(jù)檔案信息資源的不斷增多，人們在搜尋關(guān)鍵信息時，可能相關(guān)資源信息已經(jīng)達(dá)到幾十萬條，卻沒有一條是人們所需要的具體價值信息，所以通過信息的層層篩選來滿足人們的具體需求。但是，在此過程中，如果篩選關(guān)鍵詞的任何一個步驟出現(xiàn)了輸入失誤，都會導(dǎo)致信息數(shù)據(jù)無法滿足人們的應(yīng)用需求。

（二）數(shù)據(jù)量增大。大數(shù)據(jù)時代，人們紛紛將檔案管理工作由紙質(zhì)轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)據(jù)儲存，這在一定程度內(nèi)，會在短時間內(nèi)增大檔案管理的儲存內(nèi)容。并且，由于電子儲存并不需要占據(jù)實(shí)質(zhì)性空間，這也使得傳統(tǒng)管理工作當(dāng)中的一些細(xì)小紙質(zhì)管理內(nèi)容被收錄其中，促使各單位在運(yùn)營的過程中，事無巨細(xì)地將所有工作的環(huán)節(jié)都進(jìn)行全面記錄。譬如，以常見的人事信息為例，各行各業(yè)人員在進(jìn)行入職、離職、辦公的過程中，都會產(chǎn)生相應(yīng)的數(shù)據(jù)信息，這時如果進(jìn)行全面性記錄，并實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)跟蹤，就會使基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量不斷增大，而此類信息在進(jìn)行共享時，往往還具有重復(fù)性，所以在當(dāng)前階段中，大數(shù)據(jù)檔案管理必須要保證能夠有效包容數(shù)據(jù)，這也使得數(shù)據(jù)庫的建立會成倍式增大。面對龐大的數(shù)據(jù)規(guī)模，必然全面提升對數(shù)據(jù)庫的有效建設(shè)和應(yīng)用軟件，否則就無法支持大數(shù)據(jù)檔案管理工作的全面開展。

（三）復(fù)雜性強(qiáng)。大數(shù)據(jù)時代的到來使得數(shù)據(jù)總量不斷增多，而數(shù)據(jù)的豐富性也使得在應(yīng)用數(shù)據(jù)時能夠?yàn)椴煌袠I(yè)的人提供不同的需求。不過，這也導(dǎo)致在進(jìn)行信息分流時難以通過分類歸集來確保提供信息的準(zhǔn)確性，檔案管理工作開展時，導(dǎo)致檔案搜尋格外混亂，并且也會使大數(shù)據(jù)的交互更加復(fù)雜。畢竟，信息既有價值性，也有無用性，所以在供給信息時，如果存在著大量不可用信息，就會給檔案管理工作者帶來困擾。

（四）數(shù)據(jù)種類增多。大數(shù)據(jù)時代的到來徹底改變了傳統(tǒng)檔案收集資料整理的方式，并且當(dāng)前數(shù)據(jù)來源十分廣闊，且種類又十分豐富，這也使得它在囊括數(shù)據(jù)類型時，既有非結(jié)構(gòu)化的內(nèi)容，又有結(jié)構(gòu)化的內(nèi)容。而且，它與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案有著明顯的區(qū)別，既能保存音頻、視頻檔案又能掃描所有紙質(zhì)檔案，并通過數(shù)據(jù)信息交匯方式來將電腦瀏覽記錄全面保存，這樣就能打破傳統(tǒng)檔案管理的局限性。此外，在當(dāng)前階段中，通過有效的種類多樣性劃分，也能確保工作人員在開展工作時，可以更加針對性地選擇檔案，但這也需要檔案管理人員有較強(qiáng)的分析應(yīng)用能力，這樣才能對已分類的信息進(jìn)行內(nèi)涵挖掘，并找到自身需求的價值信息。

二、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理與利用服務(wù)工作開展的現(xiàn)狀

（一）現(xiàn)存問題。具體有如下幾點(diǎn)：

首先，檔案管理工作可以通過大數(shù)據(jù)來實(shí)現(xiàn)進(jìn)行精確分析，并為未來的發(fā)展做好決策，所以這就需要檔案管理人員自身精通數(shù)據(jù)分析能力，并且還要有較高的計(jì)算機(jī)應(yīng)用能力，推進(jìn)管理工作的開展。同時，隨著數(shù)據(jù)的加速累積，此類專業(yè)人才短缺，也是當(dāng)前社會發(fā)展的重點(diǎn)問題，所以想要真正實(shí)現(xiàn)推進(jìn)大數(shù)據(jù)人才的有效供應(yīng)，則必須要實(shí)現(xiàn)培養(yǎng)和引進(jìn)此類人才，這樣才能促進(jìn)相關(guān)工作的有效開展。

其次，隨著大數(shù)據(jù)時代的到來，各種各樣的網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)擴(kuò)充了人們選擇的范圍，但是由于網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)需要與計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行關(guān)聯(lián)，這也導(dǎo)致如果網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)存在漏洞，就會使檔案管理出現(xiàn)危機(jī)。并且，由于現(xiàn)在受經(jīng)濟(jì)利益的影響，黑客攻陷能力相較于過去而言也有所提高，這也使得企業(yè)在進(jìn)行檔案管理時，如果無法保證建立安全網(wǎng)絡(luò)，且十分容易被盜取商業(yè)機(jī)密，而且潛在的網(wǎng)絡(luò)病毒感染也會導(dǎo)致檔案的安全性降低。

最后，在當(dāng)前階段中，由于我國信息化建設(shè)速度的加快，實(shí)現(xiàn)了檔案管理工作的有效升級，但是仍然存在著傳統(tǒng)檔案管理模式的應(yīng)用，導(dǎo)致信息檔案管理工作無法滿足企業(yè)發(fā)展的問題。畢竟，由于信息共享性沒有實(shí)現(xiàn)，這使得信息流通不暢，導(dǎo)致檔案數(shù)據(jù)在形成和應(yīng)用的過程中，缺乏科學(xué)性。此外，很多檔案管理者自身并沒有相關(guān)意識，這也使得在檔案保管、儲存的過程中，也無法探索檔案的價值，無法通過挖掘價值來促進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展。

（二）全新機(jī)遇。大數(shù)據(jù)的應(yīng)用主要是以更新、添加和搜索為主，這也使得海量數(shù)據(jù)的出現(xiàn)能夠通過智能系統(tǒng)的匹配來確保對儲存的檔案信息進(jìn)行全面應(yīng)用，所以這也對傳統(tǒng)檔案管理工作的開展提出了新的要求。而且，隨著數(shù)據(jù)總量的不斷增加，當(dāng)前數(shù)據(jù)之間的聯(lián)系變得更加緊密，這不僅需要確保管理人員有較高的服務(wù)意識，也必須保證管理人員能夠?qū)?shù)據(jù)的變革全新的認(rèn)知，這樣才能通過自身服務(wù)的有效供給來滿足用戶的實(shí)際需要，并真正提高自身的管理效率。除此以外，隨著當(dāng)前市場競爭的不斷加劇，這也使得大數(shù)據(jù)作為一種新興技術(shù)，挖掘企業(yè)檔案信息的有效價值，并通過過濾來優(yōu)化垃圾信息，這樣就能為企業(yè)的發(fā)展做好決策工作。對此，這也需要檔案管理人員能夠?qū)?shù)據(jù)信息進(jìn)行有效的收集處理，進(jìn)而探索出有價值的信息來為決策者供應(yīng)數(shù)據(jù)，確保自身服務(wù)的供給能夠滿足企業(yè)的可持續(xù)化發(fā)展。

三、大數(shù)據(jù)背景下檔案管理與利用服務(wù)開展的方式

（一）應(yīng)用全新科技技術(shù)。在大數(shù)據(jù)的環(huán)境下企業(yè)在運(yùn)行管理的過程中，必須要明白大數(shù)據(jù)并不僅僅指擁有海量數(shù)據(jù)，更重要的是要知道解決對大數(shù)據(jù)技術(shù)的有效應(yīng)用，這樣才能確保數(shù)據(jù)庫的建立可以朝智能化方向發(fā)展，并為企業(yè)的發(fā)展做好決策工作。對此，為了進(jìn)一步優(yōu)化管理者的管理方式，必須要提高對檔案管理的技術(shù)應(yīng)用，通過先進(jìn)技術(shù)的有效使用來進(jìn)行檔案歸檔，并通過智能系統(tǒng)的匹配來深度挖掘、分析數(shù)據(jù)，這樣才能在互聯(lián)網(wǎng)的幫助下，實(shí)現(xiàn)將傳統(tǒng)檔案信息資源與大數(shù)據(jù)進(jìn)行對接，從而通過有效使用相應(yīng)的全新技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案管理的自動化與智能化發(fā)展。此外，在當(dāng)前階段中，隨著科技技術(shù)的不斷創(chuàng)新，檔案數(shù)據(jù)管理工作，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，并在同一網(wǎng)絡(luò)內(nèi)進(jìn)行遠(yuǎn)程操作，這樣也能確保分析出的價值信息可以直接為企業(yè)決策者做好信息保障，進(jìn)而也能實(shí)現(xiàn)促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展更加全面，并通過提高檔案管理工作的服務(wù)性來實(shí)現(xiàn)滿足企業(yè)的穩(wěn)定運(yùn)行。

（二）提高檔案管理的共享性。對于檔案管理工作人員而言，對檔案資源進(jìn)行有效保障，并滿足資源的全面應(yīng)用，就是其自身工作開展的重點(diǎn)內(nèi)容。但是，隨著數(shù)據(jù)時代的到來，檔案管理工作當(dāng)中的數(shù)據(jù)比例逐漸加大，這也使得傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理并不能夠滿足企業(yè)的全面發(fā)展。因此，在落實(shí)現(xiàn)代化檔案管理工作時，必須要對傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案進(jìn)行管理，這樣才能確保將傳統(tǒng)檔案管理方式進(jìn)行優(yōu)化，在一定程度上，可以發(fā)展通過數(shù)據(jù)信息共享性來實(shí)現(xiàn)對老舊檔案進(jìn)行有效應(yīng)用。此外，大數(shù)據(jù)的本質(zhì)特征就是通過數(shù)據(jù)傳遞來實(shí)現(xiàn)共贏的目的，在傳統(tǒng)檔案管理的過程中，信息資源一直處于封閉狀態(tài)，這很難實(shí)現(xiàn)共享和應(yīng)用，這就需要在進(jìn)行優(yōu)化處理的過程中，打造出屬于企業(yè)的內(nèi)部資源信息平臺，這樣才能通過共享性能的有效發(fā)揮，來實(shí)現(xiàn)對檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行全面應(yīng)用。

四、結(jié)語

對于大數(shù)據(jù)的發(fā)展而言，在其背景之下想要保證檔案管理與利用服務(wù)工作能夠真正推進(jìn)企業(yè)的全面發(fā)展，就必須要認(rèn)識到大數(shù)據(jù)環(huán)境對檔案管理工作帶來的改變，這樣才能跟隨時代的步伐來進(jìn)行有效調(diào)整，以此才實(shí)現(xiàn)挖掘檔案信息價值，并促進(jìn)檔案管理工作的開展更具時代特性，從而滿足企業(yè)的全面發(fā)展。