知識管理視角下優(yōu)化醫(yī)院檔案信息服務(wù)的對策

文/壽光市婦幼保健院 張紅麗

在當前知識化管理大背景下，醫(yī)院檔案信息管理不能僅停滯在傳統(tǒng)的檔案保管管理階段，更應(yīng)該承擔起將醫(yī)院檔案信息知識化并加以開發(fā)與利用的職責，從而建設(shè)醫(yī)院檔案知識寶庫。在知識管理視角下如何優(yōu)化醫(yī)院檔案管理，提供知識化信息服務(wù)，顯得頗為重要。

一、醫(yī)院檔案信息服務(wù)存在的問題

目前我國醫(yī)院檔案信息服務(wù)存在的問題主要表現(xiàn)在：一是檔案信息服務(wù)組織體系落后，相關(guān)管理制度不健全。二是檔案信息服務(wù)理念落后，檔案服務(wù)價值得不到體現(xiàn)。三是醫(yī)院檔案信息化建設(shè)落后，軟硬件資源配置不到位。四是缺乏醫(yī)院檔案信息服務(wù)專業(yè)人才，檔案管理人員大都為其他非相關(guān)專業(yè)，缺乏相關(guān)專業(yè)素養(yǎng)。五是缺乏對醫(yī)院檔案信息服務(wù)的評價管理機制，服務(wù)能力與服務(wù)質(zhì)量得不到正確評價，檔案信息未被充分開發(fā)利用。

二、知識管理在醫(yī)院檔案信息服務(wù)中的作用

（一）形成有序的知識序列，發(fā)揮檔案信息最大效用，實現(xiàn)醫(yī)院檔案價值。醫(yī)院檔案是存儲和傳播醫(yī)學知識的重要載體，不僅包括常見的顯性醫(yī)院檔案如病歷及醫(yī)學影像資料等，還包括隱性的或未結(jié)文案的臨床經(jīng)驗及診療技巧等等，檔案服務(wù)者需要把這些繁雜無序的顯性及隱性醫(yī)學檔案資源進行收集、整理，加工成有序系統(tǒng)的知識化信息資源，通過各種途徑為檔案所需者所用，從而最大程度實現(xiàn)醫(yī)院檔案價值，發(fā)揮最大效用。

（二）開拓檔案服務(wù)能力，提升檔案信息服務(wù)能力與水平。傳統(tǒng)的檔案管理基本上是檔案的收集整理及分類歸檔方面的工作，不重視檔案信息的開發(fā)利用。而以知識為導(dǎo)向的檔案管理者通過學習利用知識管理相關(guān)技術(shù)與方法，如知識挖掘、知識組織、知識地圖、知識倉庫、知識網(wǎng)絡(luò)等方法，不僅可以提高自身檔案信息開發(fā)利用能力，而且可以充分挖掘醫(yī)院檔案中的顯性及隱性信息內(nèi)容，進一步拓寬檔案信息服務(wù)范圍，拓展檔案信息服務(wù)途徑，充分開發(fā)利用檔案信息資源，進一步提升醫(yī)院檔案信息服務(wù)能力與水平。

（三）優(yōu)化醫(yī)院檔案管理，提升決策管理水平。知識管理的引入，不僅可以提升檔案管理者的工作技能，也對檔案管理自身具有積極促進作用，通過相關(guān)技術(shù)方法的引入，優(yōu)化醫(yī)院檔案管理流程，完善檔案管理相關(guān)制度流程，開拓了醫(yī)院檔案信息服務(wù)路徑，進一步提升了管理水平。同時知識管理的引入，促進醫(yī)院檔案信息的開發(fā)利用，為醫(yī)院決策者及檔案用戶提供了知識化信息，從而提升決策管理水平。

三、知識管理視角下優(yōu)化醫(yī)院檔案信息服務(wù)的對策建議

（一）健全檔案信息服務(wù)組織，完善相關(guān)制度流程。醫(yī)院檔案信息服務(wù)管理組織是檔案管理實行統(tǒng)一組織與協(xié)調(diào)的領(lǐng)導(dǎo)部門，對整個醫(yī)院檔案管理及檔案信息服務(wù)工作起到至關(guān)重要的領(lǐng)導(dǎo)作用。要建立系統(tǒng)化的檔案信息服務(wù)管理網(wǎng)格，檔案管理組織要對整個檔案服務(wù)網(wǎng)格實行統(tǒng)一組織管理與協(xié)調(diào)控制，形成從組織到部門再到個人的三級管理網(wǎng)格，對工作中的各個環(huán)節(jié)進行把控，確保檔案信息服務(wù)網(wǎng)格有效運行。

同時不斷完善檔案信息服務(wù)的各項制度流程，逐步促進醫(yī)院檔案管理與檔案信息服務(wù)體系的制度化、規(guī)范化?；谥R管理的理念，對醫(yī)院檔案信息服務(wù)體系中各項工作，包括信息收集分類、整理歸檔、分析編研等各個環(huán)節(jié)進行制度化、流程化、規(guī)范化管理，尤其是檔案信息的知識化管理工作，從而在制度及流程上促進醫(yī)院檔案信息服務(wù)工作不斷發(fā)展進步。

（二）汲取知識管理先進理念，轉(zhuǎn)變檔案服務(wù)觀念。對于醫(yī)院檔案信息服務(wù)來說，服務(wù)觀念上不能落伍。要跟上知識管理時代發(fā)展進步的步伐，就要轉(zhuǎn)變思想觀念。知識管理是管理學發(fā)展領(lǐng)域的最新延伸，醫(yī)院檔案信息管理只有運用最新的管理學理論與方法，才能充分利用人力、技術(shù)及知識資源，從而有效發(fā)揮其效用。要通過知識管理最新理念，積極利用知識管理內(nèi)容中的知識組織與知識應(yīng)用等，提高醫(yī)院檔案信息本身價值及其服務(wù)價值。利用知識集合進行知識挖掘，充分發(fā)現(xiàn)潛藏在醫(yī)院檔案信息中的有效知識單元，做好檔案開發(fā)利用，為檔案使用者提供有價值的檔案信息及知識。既要關(guān)注知識的組織與開發(fā)，又要重視知識需求與應(yīng)用，最大限度地實現(xiàn)知識信息的功能與效益，這是醫(yī)院檔案服務(wù)創(chuàng)新的必由之路。

一是樹立以知識化為基礎(chǔ)的檔案信息觀念。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案信息服務(wù)以數(shù)據(jù)和信息為資源對象，而知識管理的對象是知識。因此將知識作為醫(yī)院檔案信息服務(wù)的基礎(chǔ)，這既是時代對醫(yī)院檔案信息服務(wù)的要求，也是醫(yī)院檔案服務(wù)自身發(fā)展的必然結(jié)果。

二是樹立以用戶化為中心的觀念?；谥R管理的醫(yī)院檔案信息服務(wù)要把滿足用戶需求作為檔案信息服務(wù)工作的根本出發(fā)點，確保醫(yī)院檔案知識資源通過這種方式實現(xiàn)其應(yīng)有的價值。

三是樹立以需求化為導(dǎo)向的觀念。基于知識管理的醫(yī)院檔案信息服務(wù)的優(yōu)勢就是要為用戶提供知識化、個性化、目的化的個體服務(wù)方案。而做好這項工作的前提是要明確把握用戶需求知識背景，準確掌握用戶信息需求，提供有個性化的醫(yī)院檔案信息知識，真正滿足用戶需要。在此基礎(chǔ)上，進一步滿足用戶需求并加以引導(dǎo)，開展前瞻性、預(yù)見性的檔案信息服務(wù)，走在用戶需求前面，為醫(yī)院決策管理提供引導(dǎo)借鑒。

（三）搞好檔案資源建設(shè)，優(yōu)化服務(wù)技術(shù)平臺。建立必要的醫(yī)院檔案信息資源及知識儲備是做好醫(yī)院檔案信息服務(wù)的基本條件。缺乏必要的醫(yī)院檔案資源信息積累和知識儲備，就無法將檔案信息轉(zhuǎn)化為知識，也不可能實現(xiàn)服務(wù)上的質(zhì)變。醫(yī)院檔案海量信息大都分散于不同的檔案文件中，而知識則是存儲于大腦中，缺乏有效的整合，不利于檔案信息服務(wù)工作的深入開展。因此，當前應(yīng)以建立醫(yī)院檔案信息資源數(shù)據(jù)庫和知識庫、繪制醫(yī)院檔案知識地圖作為醫(yī)院檔案信息資源建設(shè)的重點?？梢詤⒖紤?yīng)借鑒我國圖書館聯(lián)盟建設(shè)模式，逐步建立覆蓋全國各大醫(yī)院的醫(yī)院檔案聯(lián)盟，實現(xiàn)檔案信息資源共享，這將為我們的醫(yī)務(wù)工作者、醫(yī)院管理人員以及社會大眾帶來福利，為提高全社會醫(yī)院檔案信息資源利用發(fā)揮積極作用。

同時要優(yōu)化醫(yī)院檔案管理及信息服務(wù)技術(shù)平臺建設(shè)，完善檔案信息服務(wù)的軟硬件資源配置。醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)積極利用先進的知識管理技術(shù)與方法，將大量醫(yī)院檔案信息進行知識化整理編研，將醫(yī)院檔案信息管理的工作重點由對資源的管理轉(zhuǎn)變?yōu)閷χR的管理，包括知識的識別挖掘與重組，進而實現(xiàn)醫(yī)院檔案信息管理向知識共享、知識創(chuàng)新轉(zhuǎn)變。很多醫(yī)院沒有配置專業(yè)的檔案管理信息系統(tǒng)，這是醫(yī)院檔案信息服務(wù)一直處于手工化、非信息化的一個重要原因，并且在很大程度上制約了醫(yī)院檔案信息服務(wù)的發(fā)展步伐，因此積極引入醫(yī)院檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理各個環(huán)節(jié)的電子化、信息化具有非常重要的意義。

（四）建強檔案人才隊伍，全面提升服務(wù)能力。人才隊伍是實現(xiàn)檔案服務(wù)發(fā)展的基礎(chǔ)，醫(yī)院檔案管理隊伍的整體素質(zhì)和技術(shù)水平直接決定了整個醫(yī)院檔案信息服務(wù)的質(zhì)量。一方面基于知識管理視角下的醫(yī)學檔案服務(wù)的開展需要“一專多能”的復(fù)合型管理人才，檔案服務(wù)工作者逐漸成為“情報挖掘者”“信息導(dǎo)航者”和“知識創(chuàng)新者”，這對檔案工作人員的學識水平和專業(yè)能力要求日漸提高，不僅要求其要有一定的醫(yī)學專業(yè)知識，更需要過硬的檔案管理及情報分析的專業(yè)素質(zhì)。因此醫(yī)院檔案服務(wù)部門更應(yīng)當加強人才培養(yǎng)與人才引進工作，建強檔案學科人才隊伍；另一方面作為醫(yī)院檔案服務(wù)人員要樹立正確的檔案信息服務(wù)理念，提升服務(wù)意識，明確檔案信息服務(wù)工作功能和定位。另外要增強醫(yī)院檔案信息服務(wù)人才隊伍的責任感和使命感，還要加強相關(guān)人員檔案專業(yè)知識培訓(xùn)，在搭好基礎(chǔ)理論學習的基礎(chǔ)上，不斷擴充檔案學習知識面，提升檔案信息知識分析能力、知識挖掘能力、知識重組能力，從而全面提升醫(yī)院檔案信息知識化服務(wù)質(zhì)量與水平。

（五）準確把握管理重點，正確評價服務(wù)成效。傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理重點側(cè)重于對檔案硬件設(shè)備設(shè)施等的管理，而知識管理更側(cè)重于人的管理。這就需要把管理重點轉(zhuǎn)移到對人的管理，包括檔案管理者及服務(wù)用戶。知識管理視角下的醫(yī)院檔案信息服務(wù)要以檔案服務(wù)工作者和用戶為對象，充分調(diào)動檔案服務(wù)者的積極性，發(fā)揮其主觀能動性和創(chuàng)造性，不斷推動檔案信息知識的創(chuàng)新。同時要正確評價醫(yī)院檔案信息服務(wù)的管理成效，設(shè)立醫(yī)院檔案信息服務(wù)成效評價指標，對檔案信息服務(wù)的數(shù)量與質(zhì)量以及檔案信息服務(wù)的范圍與成效等進行評價，特別著重評價醫(yī)院檔案信息知識資源的開發(fā)利用與服務(wù)效果，從而不斷推進醫(yī)院檔案信息服務(wù)工作的進一步發(fā)展。

四、結(jié)語

對于醫(yī)院檔案信息服務(wù)而言，應(yīng)用知識管理的思路、技術(shù)與方法，通過不斷健全檔案信息服務(wù)制度，積極轉(zhuǎn)變檔案信息服務(wù)理念，充分利用現(xiàn)代化信息技術(shù)，優(yōu)化檔案信息服務(wù)技術(shù)平臺，加強檔案信息服務(wù)人才隊伍的建設(shè)，提升檔案服務(wù)能力，從而進一步實現(xiàn)整個醫(yī)院檔案信息服務(wù)模式流程的知識創(chuàng)新，這對于醫(yī)院檔案信息服務(wù)的進一步發(fā)展具有重要意義。