企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)分析

文/中陜核工業(yè)集團(tuán)二二四大隊(duì)有限公司 李婧

在社會(huì)不斷進(jìn)步、科技不斷發(fā)展的同時(shí)，對(duì)企業(yè)檔案管理全面性、便捷性、準(zhǔn)確性等提出了更高的要求，為了使企業(yè)檔案管理工作擁有更高的質(zhì)量和效率，保證企業(yè)平穩(wěn)發(fā)展，企業(yè)必須轉(zhuǎn)變檔案管理思路，提升檔案管理信息化建設(shè)速度，保證企業(yè)健康發(fā)展。在新形勢(shì)下，提升企業(yè)檔案管理信息化程度是企業(yè)優(yōu)化檔案管理工作的重要途徑，也是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的必然要求。

一、檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

首先，能夠使查閱檔案變得更加便捷，從而使檔案管理的效率得到進(jìn)一步提高，降低經(jīng)營(yíng)成本，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)共享性是檔案管理信息化最顯而易見(jiàn)的優(yōu)勢(shì)。檔案管理信息化能夠通過(guò)各種技術(shù)手段將傳統(tǒng)的檔案資料轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒瘷n案資料，從而完成檔案管理數(shù)據(jù)庫(kù)的建立，使檔案保存與管理變得更加規(guī)范，并且將其融入企業(yè)局域網(wǎng)建設(shè)，結(jié)合現(xiàn)階段的先進(jìn)辦公系統(tǒng)，建立文檔一體化授權(quán)查閱機(jī)制和管理體系，能夠使企業(yè)中擁有相關(guān)權(quán)限的員工自主地在檔案管理系統(tǒng)中完成檔案資料的查閱，簡(jiǎn)化工作流程，避免企業(yè)財(cái)力、物力、人力資源浪費(fèi)現(xiàn)象出現(xiàn)。檔案管理使用一體化的目標(biāo)，實(shí)現(xiàn)高度資源共享，強(qiáng)化企業(yè)內(nèi)部的交流，提升企業(yè)各部門(mén)的團(tuán)隊(duì)合作能力，可使企業(yè)擁有更高的經(jīng)營(yíng)管理效率。

其次，實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化能夠使檔案損壞、遺失的情況得到改善，從而保證檔案更加完整。檔案管理信息化建設(shè)工作具有很強(qiáng)的綜合性，配合科學(xué)的辦公軟件，能夠?qū)ζ髽I(yè)網(wǎng)絡(luò)辦公中產(chǎn)生的各種信息資源進(jìn)行更高效的保存與整理，從而在辦公的過(guò)程中完成大量電子檔案信息的收集、存檔工作，并且能夠與資料的特性相結(jié)合，保留其修改審批流程，從而使企業(yè)檔案資料更加完整，也可以由各部門(mén)完成自身檔案資料的收集與上傳，最后再由檔案管理部門(mén)統(tǒng)一管理檔案資料。

二、企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)現(xiàn)狀

（一）檔案管理信息化制度缺乏針對(duì)性。檔案管理工作的落實(shí)效果在一定程度上受到相關(guān)管理制度的影響?，F(xiàn)階段，我國(guó)很多企業(yè)仍然使用傳統(tǒng)制度約束檔案管理工作，沒(méi)有與檔案管理工作和科學(xué)技術(shù)進(jìn)行有效結(jié)合，導(dǎo)致檔案管理信息化制度無(wú)法有效發(fā)揮作用，所以在發(fā)展的過(guò)程中不斷有新的問(wèn)題出現(xiàn)，致使企業(yè)發(fā)展需求無(wú)法得到有效滿足，降低了檔案的實(shí)際作用，甚至部分企業(yè)的檔案管理工作流于表面，對(duì)順利開(kāi)展企業(yè)日常管理工作造成一定影響。

（二）基礎(chǔ)資料有流失風(fēng)險(xiǎn)存在。在不斷推進(jìn)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的同時(shí)，現(xiàn)代企業(yè)的經(jīng)營(yíng)活動(dòng)變得越來(lái)越復(fù)雜，十分注重過(guò)程及細(xì)節(jié)管理，從而導(dǎo)致在經(jīng)營(yíng)管理活動(dòng)中出現(xiàn)大量的基礎(chǔ)性和過(guò)程性資料，并且在日常工作中有較多的應(yīng)用機(jī)會(huì)，具有較高的保存價(jià)值。但是因?yàn)榛A(chǔ)資料數(shù)量較多，需要投入大量的資源才能將其全部納入企業(yè)檔案管理中，并且在實(shí)際調(diào)閱使用時(shí)也存在諸多不便。所以，企業(yè)應(yīng)該對(duì)資料的重要程度進(jìn)行準(zhǔn)確評(píng)價(jià)，著重收集重要程度高的資料以及結(jié)果性資料，對(duì)于重要程度較低的資料可以劃分到具體部門(mén)甚至由具體人員負(fù)責(zé)保管。另外，負(fù)責(zé)企業(yè)資料管理的人員缺乏相關(guān)的管理手段和能力，并且人員變動(dòng)較為頻繁，極易導(dǎo)致檔案資料流失，對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)發(fā)展不利。

（三）缺乏企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)技術(shù)。從企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)來(lái)講，因?yàn)槿鄙傧嚓P(guān)的技術(shù)導(dǎo)致無(wú)法有效提升檔案管理效率。企業(yè)應(yīng)該將其作為一個(gè)重要的努力方向，在實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的過(guò)程中，需要充分利用當(dāng)前先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，很多企業(yè)因?yàn)橄嚓P(guān)的硬件以及人員缺乏，阻礙了企業(yè)檔案管理信息化進(jìn)程。另外，企業(yè)實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化還依賴于企業(yè)信息化建設(shè)。

三、優(yōu)化企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的對(duì)策

（一）提升檔案管理意識(shí)。檔案管理人員的自身素質(zhì)很大程度上能夠決定企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作的成效。所以，企業(yè)應(yīng)該努力建設(shè)一批有職業(yè)道德、有技術(shù)能力、有創(chuàng)新能力的檔案管理人才隊(duì)伍。首先，要提升檔案管理人員的職業(yè)道德水平和責(zé)任意識(shí)。其次，需要根據(jù)實(shí)際工作對(duì)檔案管理人員開(kāi)展信息化建設(shè)培訓(xùn)，從而使他們的專業(yè)知識(shí)和實(shí)踐能力得到提升。最后，需要加強(qiáng)檔案管理人員的計(jì)算機(jī)能力，保證他們能夠熟練掌握相關(guān)的辦公軟件。想要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，除了需要對(duì)人才隊(duì)伍建設(shè)進(jìn)行加強(qiáng)外，還需要對(duì)相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)進(jìn)行加強(qiáng)，使他們對(duì)檔案管理工作進(jìn)行充分重視的同時(shí)，努力提升自身的檔案管理能力，利用企業(yè)內(nèi)部人員的協(xié)同合作使企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)的速度和質(zhì)量進(jìn)一步提升。

（二）完善信息化檔案管理制度。完善信息化檔案管理制度，能夠提高檔案管理工作。在實(shí)際開(kāi)展相關(guān)工作時(shí)，可以從以下幾方面入手：首先，利用有效的方式保管傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資源，同時(shí)還應(yīng)該對(duì)一些在設(shè)備中儲(chǔ)存的信息資料進(jìn)行整理，完善相關(guān)的保護(hù)工作。其次，應(yīng)該保證檔案資料的及時(shí)備份，防止由于各種原因?qū)е碌臋n案信息缺失。最后，建立和完善檔案管理信息化使用制度，使用時(shí)檔案資料要嚴(yán)格地遵守相關(guān)的規(guī)章制度，另外應(yīng)該完善記錄和審批檔案資料使用的工作，為檔案資料的安全性和完整性提供有效保障，防止由于疏忽產(chǎn)生的檔案資料損失。

（三）審查以及整理原有檔案。這是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的必經(jīng)之路，由于傳統(tǒng)檔案管理存在不足，導(dǎo)致檔案資料中很可能存在對(duì)現(xiàn)在企業(yè)發(fā)展無(wú)價(jià)值或者重復(fù)的檔案資料。另外，企業(yè)想要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，應(yīng)該在不斷結(jié)合先進(jìn)管理理念和先進(jìn)制度，優(yōu)化現(xiàn)有工作的同時(shí)，對(duì)原本工作中的無(wú)用文件進(jìn)行剔除，才能為今后的檔案使用提供方便。

（四）實(shí)現(xiàn)檔案資料分類號(hào)和題名規(guī)范化。利用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案管理最明顯的優(yōu)勢(shì)就是能夠使人們的檢索需求得到滿足。為了保證能夠進(jìn)行完整地檢索，需要檔案管理人員強(qiáng)化分類工作，與國(guó)家相關(guān)規(guī)定和企業(yè)實(shí)際情況相結(jié)合，對(duì)檔案分類工作進(jìn)行細(xì)化，根據(jù)檔案資料的內(nèi)容和所屬部門(mén)等對(duì)檔案進(jìn)行分類。在進(jìn)行分類時(shí)，還應(yīng)該加強(qiáng)校審力度，從而避免分類工作出錯(cuò)，并且還應(yīng)該組織相關(guān)人員統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，努力實(shí)現(xiàn)所有檔案資料文件標(biāo)引一致化，從而更加規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)地開(kāi)展檔案管理工作。另外，實(shí)現(xiàn)檔案資料分類號(hào)規(guī)范化，雖然能夠保證檢索檔案資料時(shí)的查全率，但無(wú)法為查準(zhǔn)率提供有效保障。所以，在進(jìn)行檔案管理信息化建設(shè)時(shí)，還應(yīng)該對(duì)檔案資料題名進(jìn)行規(guī)范統(tǒng)一，從而使檢索檔案資料時(shí)文不對(duì)題的情況得到有效避免。

（五）強(qiáng)化相關(guān)的技術(shù)指導(dǎo)工作。企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)離不開(kāi)信息技術(shù)指導(dǎo)的有力支持。想要保證信息指導(dǎo)工作得到有效落實(shí)，首先需要明確能夠提升企業(yè)檔案管理信息化程度的技術(shù)，只有樹(shù)立正確的目標(biāo)才能為實(shí)際工作提供有效指導(dǎo)。其次技術(shù)指導(dǎo)應(yīng)該由專業(yè)的人員進(jìn)行，對(duì)檔案管理人員開(kāi)展相關(guān)的硬件設(shè)備和軟件設(shè)備培訓(xùn)，從而保證檔案管理信息化建設(shè)工作得到有效開(kāi)展，提升企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)速度。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)檔案管理信息化建設(shè)工作擁有很強(qiáng)的綜合性，企業(yè)應(yīng)該與自身的戰(zhàn)略發(fā)展相結(jié)合對(duì)檔案管理信息化建設(shè)問(wèn)題進(jìn)行充分考慮。在開(kāi)展相關(guān)工作的過(guò)程中，不僅需要企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)的有效支持，檔案管理人員也應(yīng)該對(duì)自身的管理觀念進(jìn)行不斷更新，對(duì)檔案管理工作中存在的客觀規(guī)律進(jìn)行深入探索，同時(shí)與先進(jìn)的信息技術(shù)相結(jié)合，發(fā)揮人才優(yōu)勢(shì)，對(duì)企業(yè)各部力量進(jìn)行充分運(yùn)用，推動(dòng)企業(yè)檔案信息化建設(shè)。