高校檔案部門勤工助學(xué)培訓(xùn)模式研究

文/安徽理工大學(xué) 李丹 楊志華 吳海波

長期以來，檔案部門一直處于高校五大職能的“邊緣”地帶，在政策支持、資源配備方面與其他部門存在較大差距。以X大學(xué)為例，檔案部門屬科級(jí)建制。截至2020年9月，設(shè)專職檔案員4名，管檔52131卷（件）。為保證檔案收集、整理、利用以及數(shù)字化等工作的高效開展，引入勤工助學(xué)學(xué)生17名。由于缺少規(guī)范化、模式化的專業(yè)培訓(xùn)，這一模式在執(zhí)行過程中，暴露出大量的管理和規(guī)范化工作等問題，亟待解決。

一、高校檔案部門勤工助學(xué)培訓(xùn)缺位的表現(xiàn)

（一）學(xué)生穩(wěn)定性差。檔案部門勤工助學(xué)崗位為固定崗，工作周期一年。但由于學(xué)校未開設(shè)檔案管理相關(guān)專業(yè)，勤工助學(xué)學(xué)生均未涉獵檔案管理相關(guān)理論知識(shí)和業(yè)務(wù)經(jīng)驗(yàn)，平均每年約20%的學(xué)生進(jìn)行崗位調(diào)換。

（二）機(jī)械性工作多。工作中學(xué)生扮演著“輔助者”的角色，負(fù)責(zé)檔案資料的排列、編頁碼、裝訂等機(jī)械性工作。而檔案材料的鑒定、分類、編目等專業(yè)性工作均由專職檔案員承擔(dān)。短期看來，機(jī)械性工作的完成確實(shí)能夠提高檔案整理效率，但也影響學(xué)生對(duì)檔案管理全貌和實(shí)質(zhì)的認(rèn)識(shí)，造成學(xué)生將檔案管理等同于簡單的檔案整理。

（三）檔案意識(shí)薄弱。2014年，調(diào)查桂林、福州地區(qū)高校大學(xué)生檔案意識(shí)，得出大學(xué)生檔案意識(shí)薄弱是一種常態(tài)的結(jié)論。本文參照問卷將檔案意識(shí)分，D1：對(duì)檔案種類及內(nèi)容的認(rèn)識(shí)程度；D2：對(duì)法律法規(guī)的了解程度；D3：對(duì)檔案部門服務(wù)內(nèi)容的知曉程度；D4：對(duì)個(gè)人檔案內(nèi)容的熟悉程度；D5：對(duì)檔案有用性的判斷情況。一共五個(gè)維度，并據(jù)此調(diào)查在館助學(xué)的17名學(xué)生的檔案意識(shí)狀況。

經(jīng)調(diào)查，17名學(xué)生對(duì)檔案知之甚少，檔案意識(shí)較為薄弱。具體來說，D1方面，每名學(xué)生至少知道一種類型的檔案；D2方面，過半數(shù)的學(xué)生聽說過《中華人民共和國檔案法》，但不了解其具體內(nèi)容；D3方面，僅有1名學(xué)生知道檔案部門的位置，但沒有學(xué)生知曉檔案部門可提供學(xué)歷學(xué)位認(rèn)證服務(wù)；D4方面，17名學(xué)生均對(duì)個(gè)人檔案材料包含的內(nèi)容無所知；17名學(xué)生對(duì)D5都持有肯定的判斷，但過半數(shù)的學(xué)生認(rèn)為還未受過檔案的幫助。

（四）工作出錯(cuò)率高。雖然學(xué)生承擔(dān)的機(jī)械性工作偏多，但出錯(cuò)率也高。就編頁碼而言，檔案整理規(guī)則要求有字即編，簡單易操作，但實(shí)際操作過程中，頻繁出現(xiàn)漏編、跳頁問題，造成文件所編頁數(shù)與實(shí)際頁數(shù)嚴(yán)重不符。

二、高校檔案部門勤工助學(xué)培訓(xùn)缺位的影響因素

（一）學(xué)生對(duì)檔案管理的認(rèn)知和行為偏差。勤工助學(xué)學(xué)生對(duì)檔案管理的認(rèn)知和行為偏差是培訓(xùn)缺位的重要原因。學(xué)生普遍將檔案管理等同于整理檔案，認(rèn)為臨時(shí)性示范即可應(yīng)對(duì)，學(xué)習(xí)檔案專業(yè)知識(shí)動(dòng)機(jī)弱。但認(rèn)識(shí)到檔案管理重要性的學(xué)生亦因?qū)I(yè)知識(shí)技能儲(chǔ)備不足在工作中出現(xiàn)散、亂、慢、錯(cuò)問題。

（二）勤工助學(xué)工作內(nèi)容的專業(yè)性要求高。檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性工作，《中華人民共和國檔案法》和《中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法》均對(duì)檔案的收集、整理、保密、安全、利用等進(jìn)行了詳細(xì)規(guī)定，而目前學(xué)生專業(yè)性工作內(nèi)容的承擔(dān)仍然需要加大人力、物力、財(cái)力的支持，嚴(yán)重影響了培訓(xùn)開展。

（三）學(xué)校缺乏勤工助學(xué)培訓(xùn)的頂層設(shè)計(jì)。學(xué)校缺少勤工助學(xué)培訓(xùn)制度規(guī)定，勤工助學(xué)事務(wù)由資助科負(fù)責(zé)，設(shè)2名工作人員，保障全校勤工助學(xué)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)實(shí)屬不易，以資助科為代表的學(xué)校層面對(duì)勤工助學(xué)培訓(xùn)的重視度低是造成勤工助學(xué)培訓(xùn)缺位的必要因素。

（四）檔案部門缺少勤工助學(xué)培訓(xùn)機(jī)制。專職檔案員將學(xué)生定位為“輔助者”，為其安排簡單機(jī)械的工作，培訓(xùn)以臨時(shí)性示范和糾錯(cuò)為主，未建立完善的勤工助學(xué)培訓(xùn)機(jī)制，專職檔案員不注重培養(yǎng)學(xué)生的檔案專業(yè)知識(shí)、職業(yè)道德及業(yè)務(wù)能力，僅借助學(xué)生來提高檔案整理工作效率是造成培訓(xùn)缺位的主要原因。

三、檔案部門勤工助學(xué)培訓(xùn)模式構(gòu)建

針對(duì)檔案部門工作性質(zhì)、資源配備以及培訓(xùn)缺位的表現(xiàn)和原因，設(shè)計(jì)檔案部門勤工助學(xué)培訓(xùn)模式。

（一）學(xué)校層面。學(xué)校應(yīng)完善勤工助學(xué)培訓(xùn)制度并提供基礎(chǔ)性培訓(xùn)服務(wù)，做好勤工助學(xué)培訓(xùn)頂層設(shè)計(jì)：

1.建立并完善勤工助學(xué)管理辦法。詳細(xì)規(guī)定勤工助學(xué)工作的組織機(jī)構(gòu)、工作職責(zé)、崗位設(shè)置、日常事務(wù)管理、薪資支付、聘用培訓(xùn)考核及法律責(zé)任，實(shí)現(xiàn)勤工助學(xué)工作“歸口管理、統(tǒng)一調(diào)配、有據(jù)可依、有責(zé)必究”。

2.設(shè)計(jì)并提供基礎(chǔ)性培訓(xùn)。學(xué)校針對(duì)勤工助學(xué)學(xué)生設(shè)計(jì)包含崗位、酬金和時(shí)間、紀(jì)律等內(nèi)容的基礎(chǔ)性培訓(xùn)，利于檔案部門貫徹學(xué)校勤工助學(xué)工作理念，對(duì)勤工助學(xué)工作形成約束，也為學(xué)生考核工作奠定基礎(chǔ)。

（二）檔案部門層面。轉(zhuǎn)變對(duì)學(xué)生“輔助者”的角色定位，設(shè)置“四位一體”培訓(xùn)模式，幫助學(xué)生熟悉和適應(yīng)崗位特點(diǎn)及要求，提高專業(yè)工作承擔(dān)能力，提高助學(xué)工作質(zhì)量。

1.培訓(xùn)時(shí)間“全過程”?！叭^程”即培訓(xùn)在助學(xué)工作的全部過程均有體現(xiàn)。依據(jù)助學(xué)工作過程將培訓(xùn)分為崗前、在崗兩類。崗前培訓(xùn)通過講解檔案工作要求和內(nèi)容，幫助學(xué)生理解檔案管理的類別、流程、工作重點(diǎn)和要點(diǎn)。在崗培訓(xùn)是及時(shí)指導(dǎo)和糾正學(xué)生在工作中出現(xiàn)的問題，促進(jìn)其不斷學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能。

2.培訓(xùn)內(nèi)容“全覆蓋”。培訓(xùn)內(nèi)容是培訓(xùn)方法選擇的依據(jù)，也是培訓(xùn)考核的核心。“兼職檔案員”的角色定位要求檔案部門必須依照兼職檔案員的培訓(xùn)標(biāo)準(zhǔn)為其提供全面的培訓(xùn)，包含專業(yè)知識(shí)；與檔案相關(guān)領(lǐng)域知識(shí)，如檔案文化、檔案歷史、公文寫作等；業(yè)務(wù)技能；檔案職業(yè)道德和專業(yè)素養(yǎng)，如保密意識(shí)。

3.培訓(xùn)方法“多結(jié)合”。依據(jù)不同的培訓(xùn)時(shí)間和內(nèi)容，參照馮明《人力資源管理》一書，將多種培訓(xùn)方法結(jié)合以提高助學(xué)工作質(zhì)量。

（1）“講授法”。適用于崗前及在崗時(shí)承擔(dān)一項(xiàng)新工作任務(wù)。借助多媒體設(shè)備講授檔案工作人員需具備的專業(yè)知識(shí)和業(yè)務(wù)技能等內(nèi)容，促進(jìn)學(xué)生熟悉崗位內(nèi)容。

（2）“網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)法”。建立網(wǎng)絡(luò)社交平臺(tái)并上傳相關(guān)字、圖片及影音資料，形成“網(wǎng)上學(xué)習(xí)庫”。拓寬學(xué)習(xí)渠道，增強(qiáng)對(duì)檔案行業(yè)的認(rèn)識(shí)。

（3）“討論法”。適用于解決助學(xué)工作過程中出現(xiàn)的問題。具體地，針對(duì)個(gè)別學(xué)生遇到的問題，采用“一對(duì)一”的個(gè)別討論法；針對(duì)多數(shù)學(xué)生的問題進(jìn)行小組討論，鼓勵(lì)學(xué)生積極開展自我和工作反思，激發(fā)其工作興趣。

（4）工作指導(dǎo)法。適用于新任務(wù)開啟或糾錯(cuò)時(shí)提供示范，在工作崗位上對(duì)學(xué)生進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)和培訓(xùn)，目前此方法最為常用。

（5）角色扮演法。模擬日常工作環(huán)境，指定學(xué)生扮演“督導(dǎo)者”“借閱者”角色，借助角色演練加深其對(duì)檔案工作的理解，提高處理實(shí)際問題的能力，讓學(xué)生從檔案工作中收獲成就感以提高學(xué)生穩(wěn)定性。

4.培訓(xùn)考核“全考量”。培訓(xùn)考核是對(duì)培訓(xùn)效果的檢驗(yàn)，應(yīng)設(shè)立嚴(yán)格且全面的考核指標(biāo)，做好指標(biāo)評(píng)分工作。根據(jù)X大學(xué)檔案部門實(shí)際，參照中華女子學(xué)院做法，將考核指標(biāo)設(shè)置為工作紀(jì)律、工作態(tài)度、工作內(nèi)容、工作質(zhì)量、工作效率、檔案意識(shí)六個(gè)部分并制成五分李克特量表。通過專職檔案員打分，計(jì)算個(gè)人整體得分，形成反饋機(jī)制。得分越高，考核結(jié)果越優(yōu)秀，可依據(jù)考核結(jié)果采取相應(yīng)獎(jiǎng)勵(lì)和懲罰措施以增強(qiáng)培訓(xùn)效果。

四、結(jié)語

本文針對(duì)目前國內(nèi)高校普遍存在的檔案部門勤工助學(xué)培訓(xùn)模式缺乏的問題，在深入了解和剖析培訓(xùn)缺位的表現(xiàn)和原因的基礎(chǔ)上，將學(xué)校頂層設(shè)計(jì)和檔案管理部門的培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)方法及培訓(xùn)考核“四位一體”培訓(xùn)模式兩個(gè)方面相結(jié)合，構(gòu)建檔案部門勤工助學(xué)培訓(xùn)模式，通過該模式的執(zhí)行必將會(huì)降低學(xué)生勤工助學(xué)工作的出錯(cuò)率，提高學(xué)生的檔案意識(shí)，增加專業(yè)工作任務(wù)承受能力，緩解專職檔案員的工作壓力。