新時代加強高校二級學院辦公室工作管理與建設的思考

文/西安郵電大學現(xiàn)代郵政學院 李瑩 梁碩

新時代，在政府機構、企事業(yè)單位“放管服”改革深入發(fā)展的影響下，國內高校教學管理制度改革在持續(xù)推進，高?！昂喺艡唷币苍谧呱钭邔崱Ｐ＜壒芾頇嗔ο路?，已逐漸由原來的學校為主、學院為輔的管理模式，轉變?yōu)閷W校、學院兩級分層負責管理、學院自主管理為主的模式。而學院辦公室作為二級學院的行政中樞，承擔著上傳下達、聯(lián)絡左右、協(xié)調院內外、服務師生的重要角色，是協(xié)助學院領導推進黨務建設，開展行政管理，推進教學科研、學生管理等各項工作平穩(wěn)有序、高效運行的重要部門。因此，加強高校二級學院辦公室管理與建設，對提升辦公室工作效率和服務質量，促進學院各項事業(yè)高質量發(fā)展具有重要的現(xiàn)實意義。

一、高校二級學院辦公室工作的主要特點

（一）綜合性。學院辦公室不僅要傳達、貫徹學校的各項方針政策、規(guī)章制度，完成校黨政辦以及各職能部門的要求和任務，還涉及學院黨政工作的方方面面。例如，起草、下發(fā)文件，通知、組織會議，接待來信來訪等日常黨政工作；負責人才引進、教師培訓、職稱晉升等人事管理工作；做好財務預算及日常使用等財務管理工作；負責工會福利發(fā)放以及學院資產(chǎn)管理等，甚至還要負責學院其他沒有人手去做、歸因不明或者臨時性事務，因此辦公室工作相當瑣碎、龐雜。此外，由于學院辦公室受學校和學院領導直接指導，工作還具有標準要求高、時效性強、突發(fā)性和保密性等特點。這就要求辦公室人員具備大局意識、保密意識，在處理工作中繁雜的事物時能分清輕重緩急。

（二）協(xié)調性。學院辦公室是學院對外對內的重要窗口，對外聯(lián)系政府業(yè)務部門和校企合作單位，對內聯(lián)系校黨政辦、眾多職能部門以及學院內部下屬單位。因此，學院辦公室人員不僅要與校黨政辦、各職能部門建立良好的溝通關系，還要服從學院領導安排，協(xié)調各系部、老師以及學生之間的關系。由于不同的服務對象擁有各自的立場，對待某些問題時很容易產(chǎn)生分歧。因此，這就要求辦公室人員具備較強的溝通能力和協(xié)調能力，以減少學院內部沖突和運行障礙。

（三）服務性。學院辦公室工作具有非常明顯的服務性。首先，為學院領導服務。辦公室人員要及時跟進學院領導交辦的各項任務，協(xié)助領導完成日常的黨務建設和行政管理工作，同時為學院的教學、科研、學生管理等工作提供支撐服務。其次，為校黨政辦以及各職能部門服務。辦公室人員要及時傳達、安排和落實校黨政辦以及各職能部門下達的指示和任務，并對整體情況、完成進度及時匯報、反饋、總結。再次，為學院師生服務?！叭铡笔亲龊棉k公室一切工作的指導思想。這就要求辦公室人員具備較強的服務意識。

二、高校二級學院辦公室工作管理存在的問題

（一）制度化、標準化水平低，崗位職責模糊、管理混亂。高校二級學院辦公室工作點多、線長、面廣，工作繁雜、瑣碎、細致但又事關學院建設的方方面面。但國內高校一直以來都是“重科研教學，輕行政管理”。日常工作中，憑經(jīng)驗、靠習慣做事，辦文辦會標準低、隨意性大，各類管理無章可依、無據(jù)可循等問題突出。在建章立制上任重道遠，嚴重影響辦公室工作效率和質量。另外，各部門職能分工不明確，辦公室成為大部分扯皮、推諉工作的接收站，辦公室工作人員成為大家眼中的“救火隊員”和“萬金油”，從而造成管理混亂、工作忙亂。

（二）人員業(yè)務能力不高，工作水平待提高。隨著高校辦學規(guī)模的不斷擴張，政產(chǎn)學研融合發(fā)展的需求不斷深入，高校二級學院辦公室除了承擔傳統(tǒng)參謀助手、服務保障等職能外，還承擔各種專項工作委員會、工作領導小組的辦公室職能。受工作性質影響，二級學院辦公室工作人員大部分是專任教師、輔導員、實驗室教輔人員轉崗，或其他業(yè)務部門臨時抽調而來的人員。多為半路出家，缺乏行政管理專業(yè)方面知識，或者有一定工作經(jīng)驗但沒經(jīng)過辦公室任職崗前培訓，因此導致辦公室人員一人多崗，一崗多責，組織管理、溝通協(xié)調、公文寫作、待人接物等方面能力不足，隊伍業(yè)務素質整體不高與辦公室工作要求還有不小差距。

（三）工作動力不足，員工工作積極性不高。高校“重科研教學，輕行政管理”直接體現(xiàn)的是學校對教職工隊伍建設的政策扶持、資金投入、晉升提拔、進修培訓多向科研教學崗位傾斜。辦公室本身的工作屬性是輔助性、服務性，工作人員獲得的各類機會少之又少，晉升渠道窄、發(fā)展空間受限。辦公室工作人員工作繁雜、瑣碎，偏基礎型，工作成績一般是附著于學院整體成績，個人業(yè)績不容易體現(xiàn)，但高校對教職工的認定大多以科研項目、論文發(fā)表為依據(jù)。因此，辦公室工作人員工作積極性不高、動力不足，很難在自己的崗位上找到成就感。

（四）工作方式方法傳統(tǒng)，信息化、自動化水平低。新時代背景下，隨著信息技術的高速發(fā)展和融合應用，以及互聯(lián)網(wǎng)逐漸融入社會發(fā)展的方方面面，信息的傳遞和處理突破了時間和空間的限制，這不僅極大改變了人們的生活方式，促進了經(jīng)濟社會發(fā)展，也深刻影響著高校的管理模式。而在高校辦公室實際工作中，遠遠沒有享受到信息技術發(fā)展帶來的紅利，大部分還停留在傳統(tǒng)的紙質手簽工作方式上，已經(jīng)遠遠落后于其他企事業(yè)單位。

三、加強高校二級學院辦公室管理與建設的思考

(一)完善規(guī)章制度，明晰崗位職責，提高工作標準。一套規(guī)范、切實可行的工作規(guī)章制度和明晰的崗位職責是提高辦公室人員工作執(zhí)行效率的重要保障。首先，在工作實踐中不斷完善規(guī)章制度，詳細制定公文運轉、檔案管理、新聞宣傳、會議管理、工會工作等具體業(yè)務規(guī)范，堅持按照制度管人、管事、管財和管物。其次，明確辦公室人員的工作崗位職責，建立行之有效的評價考核指標體系，具體可參照政府機關、企事業(yè)單位，在德、能、勤、績、廉等方面進行民主測評及績效考核，確?！柏煓嗬毕嘟y(tǒng)一，提高人員的執(zhí)行效率。

（二）重視隊伍建設，加強職業(yè)培訓，提升人員業(yè)務素質。目前二級學院辦公室的人員配備通常是2～3個，由新進教師輪流兼職擔任。辦公室人員配備不足，加之流動性大，導致很多工作連續(xù)性差，處理得不及時、不細致、不嚴謹，嚴重影響工作效率和工作質量。首先，各級領導要充分認識到學院辦公室的重要性。從選人、用人、培養(yǎng)人等多維度給予辦公室工作進一步的重視與認可。其次，加強辦公室人員的職業(yè)培訓和繼續(xù)教育。學校應有計劃、有組織地開展日常培訓和專題培訓，例如公文寫作、新聞宣傳、人際交往等。再次，辦公室人員要樹立終身主動學習的理念，不斷學習新知識，總結工作經(jīng)驗，提升自身的理論水平和業(yè)務能力。

（三）增強服務意識，完善激勵機制，提高服務水平。從某種意義上說，辦公室工作的本質就是服務。辦公室人員要增強服務意識，愛崗敬業(yè)、樂于奉獻。同時，加強平時考核，把平時工作表現(xiàn)與年底績效和獎金、職稱評審、職務晉級、榮譽表彰等切身利益聯(lián)系起來，激發(fā)辦公室人員的競爭意識，充分調動辦公室人員工作的積極性和創(chuàng)造性，從而更好地促進辦公室工作人員做好本職工作，提高辦公室工作管理水平。

（四）推進信息化建設，改變工作方法，提高工作效率。辦公室信息化建設，要以校園網(wǎng)絡平臺為基礎，利用現(xiàn)代前沿信息技術將各項工作的內容、程序、方法、標準等要素集中在一個總的數(shù)字網(wǎng)絡空間下，發(fā)揮大數(shù)據(jù)作用，提高辦公室工作人員的工作效率和管理水平。首先，完善基礎設施，引入辦公自動化系統(tǒng)，實現(xiàn)無紙化辦公，推動各類業(yè)務的申請、審核、簽批手續(xù)實現(xiàn)電子化、網(wǎng)絡化。其次，應建立綜合數(shù)據(jù)運行系統(tǒng)，便于查詢、傳輸、統(tǒng)計、分析各類基礎數(shù)據(jù)，并賦予辦公室工作人員應用權限，實現(xiàn)信息資源共享。再次，利用好線上協(xié)同工具，包括TEAMS、石墨文檔等共享文檔編輯、傳輸軟件與服務；微信、QQ、email等實時溝通與管理軟件，yy、騰訊會議等視頻會議軟件，將時間、地域的不利影響降到最低。

四、結語

在全面深化高校教學管理改革的大背景下，二級學院教學管理主體作用日益增強，傳統(tǒng)的工作模式和管理方法已難以滿足新時代教改對辦公室職能作用發(fā)揮的要求。因此完善制度、加強隊伍建設、增強服務意識、增大信息化建設、完善激勵制度等有利于盡快理順工作關系，打通制約梗阻，提升二級學院綜合管理水平，推動高校全面發(fā)展。