新形勢(shì)下提升辦公室工作效能的路徑探索

文/中國(guó)地質(zhì)大學(xué)（武漢）公共管理學(xué)院 魏曦光

在任何單位，辦公室都有著十分重要的作用，在高校是聯(lián)系內(nèi)外、協(xié)調(diào)左右的重要部門，負(fù)責(zé)部門之間信息的傳遞，對(duì)高校的決策具有輔助作用。辦公室是一個(gè)承上啟下的部門，既是高?；鶎芋w系的關(guān)鍵組成部分，又是高?；鶎拥闹苯庸芾聿块T。因此，如何更好地發(fā)揮辦公室職能，提升整體工作效能，為高校的管理和改革提供支持，是目前各大高校必須面對(duì)并且亟待解決的問(wèn)題。

一、高校辦公室工作效能的內(nèi)涵

辦公室在高校承擔(dān)著聯(lián)系上下、協(xié)調(diào)內(nèi)外、平衡左右的重要職能。一般而言，高校辦公室的特征主要體現(xiàn)在工作量大、工作繁雜、時(shí)間性強(qiáng)、突發(fā)事件多、人員素質(zhì)參差不齊等方面。辦公室是高校的中樞部門，辦公室的工作效能主要是指統(tǒng)籌安排各部門的人力、物力、財(cái)力以及信息資源的能力，組織開展各項(xiàng)工作以及履行各項(xiàng)職責(zé)的效率等，這些都可以反映出辦公室的整體管理水平和綜合協(xié)調(diào)能力。同時(shí)，高校辦公室的工作效能受多方面因素影響，主要包括：制度因素、人員因素、作風(fēng)因素、信息技術(shù)因素等方面。

二、新形勢(shì)下提升辦公室工作效能的路徑

在明確辦公室工作效能基本內(nèi)涵的前提下，從影響辦公室工作效能的因素出發(fā)，下文針對(duì)如何完善管理規(guī)章制度、優(yōu)化人員結(jié)構(gòu)、加強(qiáng)作風(fēng)建設(shè)以及提升辦公自動(dòng)化水平等方面提出建議。具體如下：

（一）建立健全的辦公室各項(xiàng)規(guī)章制度。完善的辦公室規(guī)章制度是提高辦公室工作效能的前提和保障。目前，部分高校辦公室雖然推出了一些條款規(guī)定，但系統(tǒng)性并不強(qiáng)，還沒有形成完整的體系。時(shí)代在發(fā)展，高校的規(guī)模也在不斷地壯大，很多條款已經(jīng)無(wú)法滿足高校發(fā)展的需求，必須進(jìn)行及時(shí)刪減或者修改補(bǔ)充，從而形成更加完整的科學(xué)制度體系?！盁o(wú)規(guī)矩，不成方圓”，為了提升高校辦公室處理各類事物的效能，高校應(yīng)根據(jù)自身發(fā)展情況，制定出科學(xué)合理、切實(shí)可行的辦公室管理制度。具體如下：

第一，明確各個(gè)崗位工作人員的職責(zé)和任務(wù)，確保每個(gè)環(huán)節(jié)都有相應(yīng)的負(fù)責(zé)人員。辦公室從自身的管理內(nèi)容和職能任務(wù)出發(fā)，將規(guī)章制度的內(nèi)容細(xì)化到各項(xiàng)業(yè)務(wù)的辦理過(guò)程中去。

第二，注意條款與條款之間呼應(yīng)銜接，環(huán)環(huán)相扣，相互補(bǔ)充。相關(guān)工作人員制定規(guī)章制度時(shí)，要注意條款與條款之間呼應(yīng)銜接，環(huán)環(huán)相扣，相互補(bǔ)充，不僅要考慮辦公室工作的實(shí)際狀況以及日常工作中所涉及的工作內(nèi)容，還要把辦公室規(guī)章制度作為高校規(guī)章制度下的一個(gè)子制度體系來(lái)看待，在內(nèi)容上也要注重與其他子制度之間的銜接，這對(duì)于提高辦公室工作效能大有裨益。

第三，適應(yīng)新時(shí)代新形勢(shì)，適當(dāng)刪減和補(bǔ)充辦公室管理制度。規(guī)章制度一旦形成就不能隨意改動(dòng)，但如果一味地沿用前人的制度很可能會(huì)導(dǎo)致高校辦公室工作的滯后，不能適應(yīng)時(shí)代形勢(shì)發(fā)展。因此，各高校應(yīng)根據(jù)事業(yè)發(fā)展的需求，適時(shí)地刪減、補(bǔ)充和調(diào)整辦公室規(guī)章制度。

第四，突出以人為本的理念。在管理的過(guò)程中，高校還應(yīng)該秉持以人為本的理念，管理制度的制定要考慮到每位員工的實(shí)際情況，保證讓員工能全身心地投入工作。在這樣的工作環(huán)境中，才能更好地激發(fā)員工的積極性和創(chuàng)造力。

總之，辦公室的工作煩瑣復(fù)雜、涉及面廣，工作量大，任務(wù)重，只有從實(shí)際出發(fā)，不斷完善各項(xiàng)規(guī)章制度，辦公室人員在解決問(wèn)題時(shí)才能有所依據(jù)，化繁為簡(jiǎn)，提升效率。但需要注意的是，規(guī)章制度一經(jīng)推出，在短時(shí)間內(nèi)是不能隨便進(jìn)行更改的。因此，每一項(xiàng)條款都要經(jīng)過(guò)深思熟慮之后，才能列入其中。完善科學(xué)的辦公室規(guī)章制度既要約束辦公室人員的行為，又不能妨礙辦公室履行職能，實(shí)施制度。除此之外，管理制度的有效落實(shí)需要一個(gè)公平公正、公開合理的環(huán)境。只有這樣才能夠有效地約束個(gè)人行為，提高工作效率。

（二）優(yōu)化辦公室人員結(jié)構(gòu)，全面提升人員整體素質(zhì)。管理人員整體素質(zhì)的高低直接影響著高校事業(yè)在發(fā)展中能否取得良好的成效。為了有效提升高等院校辦公室工作效能，必須優(yōu)化辦公室人員結(jié)構(gòu)，全面提升管理人員整體素質(zhì)。具體如下：

第一，按照年齡、學(xué)歷、性別、職稱等安排工作人員，再根據(jù)崗位需求，合理安排崗位，實(shí)行專人專崗。根據(jù)人員的流動(dòng)情況以及工作能力定期進(jìn)行人員的調(diào)動(dòng)或者補(bǔ)充，加強(qiáng)工作人員的思想政治教育，全面提高崗位人員的職業(yè)道德水平。辦公室的工作繁忙雜亂，經(jīng)常被人們誤認(rèn)為是在打雜，所以，辦公室工作人員一定要具備幕后精神和較高的政治思想覺悟，愿意為高校事業(yè)的發(fā)展奉獻(xiàn)自己的一份力量。

第二，注重各個(gè)崗位人員的默契配合和協(xié)調(diào)工作。高校雖然對(duì)辦公室各崗位人員的工作職能進(jìn)行了明確的劃分，但由于工作內(nèi)容的煩瑣復(fù)雜，一項(xiàng)工作的完成通常需要兩個(gè)或者更多的崗位共同負(fù)責(zé)，通力合作才能完成。由此看來(lái)，辦公室要想提高工作效率，內(nèi)部人員除了要各司其職，熟練掌握自身業(yè)務(wù)之外，還要緊緊地?cái)Q成一股繩，協(xié)同合作。問(wèn)責(zé)制是辦公室工作中經(jīng)常采用的有效方法，辦公室負(fù)責(zé)人員必須對(duì)辦公人員提出的各種問(wèn)題知無(wú)不答，言無(wú)不盡，努力幫助辦公人員完成任務(wù)，充分發(fā)揮辦公室的協(xié)調(diào)輔助作用。

第三，定期為工作人員安排培訓(xùn)，不斷提升工作人員的整體素質(zhì)和綜合業(yè)務(wù)水平，高校辦公室的工作效能實(shí)際上就是工作人員綜合能力的外在表現(xiàn)。因此，辦公室工作人員必須不斷提高業(yè)務(wù)能力和思想政治覺悟。辦公室的工作內(nèi)容雖然煩瑣復(fù)雜，看上去無(wú)關(guān)緊要，實(shí)際上關(guān)系著整個(gè)高校的發(fā)展。鑒于此，高校應(yīng)定期為工作人員安排培訓(xùn)，不斷提升工作人員的整體素質(zhì)和綜合業(yè)務(wù)水平；邀請(qǐng)專家到校開展講座，向工作人員講授科學(xué)的管理辦法。除此之外，各大高校之間也可以組織辦公室人員交流學(xué)習(xí)管理經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)彼此的聯(lián)系。

（三）加強(qiáng)辦公室人員的作風(fēng)建設(shè)，提高工作人員思想政治意識(shí)。要想提高高校辦公室工作的效率就必須要加強(qiáng)辦公室工作人員的作風(fēng)建設(shè)，提高思想政治意識(shí)。高校領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)和辦公室同心協(xié)力，為高校的教學(xué)工作、科研工作以及各部門員工提供服務(wù)。服務(wù)意識(shí)提高了，辦公室作風(fēng)建設(shè)中遇到的困難也就迎刃而解。同時(shí)辦公室人員在日常工作中應(yīng)該始終秉承嚴(yán)肅認(rèn)真、雷厲風(fēng)行的態(tài)度，為人真誠(chéng)熱情、實(shí)事求是、腳踏實(shí)地，遇事積極解決，不推脫責(zé)任，從實(shí)際出發(fā)，積極處理教師學(xué)生提交上來(lái)的每一個(gè)問(wèn)題，為高校的科研工作、教育工作的順利開展掃清障礙，全方位提高工作效能，為高校的發(fā)展盡自己的一份力。

（四）充分利用現(xiàn)代信息技術(shù)，提升高等院校辦公室信息化水平。熟練掌握互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)有利于提高辦公室的工作效率。以網(wǎng)絡(luò)媒體為依托的自動(dòng)化辦公體系，可以有效整合各種資源，簡(jiǎn)化辦公室工作的流程，加強(qiáng)與各部門之間的聯(lián)系，提高工作效率，減少工作成本。當(dāng)今數(shù)字化校園迅速普及，辦公室更應(yīng)該利用這一優(yōu)勢(shì)，加強(qiáng)信息化管理。具體如下：

第一，完善自動(dòng)化辦公體系，提高辦公自動(dòng)化水平。辦公自動(dòng)化系統(tǒng)主要包括文件管理、事務(wù)辦理日程、監(jiān)察監(jiān)督、通信方式、輔助決策、交流探討等內(nèi)容。

第二，充分利用信息時(shí)代帶來(lái)的大數(shù)據(jù)技術(shù)、安全認(rèn)證技術(shù)，以確保相關(guān)信息的保密性、完整性和安全性。整合辦公室自動(dòng)化系統(tǒng)與教務(wù)系統(tǒng)、人事管理系統(tǒng)、學(xué)工系統(tǒng)，在允許的范圍內(nèi)，實(shí)現(xiàn)各部門之間信息的無(wú)障礙交流，建立自動(dòng)化的工作體系，這樣既能夠保障各個(gè)部門重要信息的私密性，又能夠降低成本，減少辦公室工作的負(fù)擔(dān)，提高工作效率。

第三，及時(shí)引進(jìn)新的媒體技術(shù)，打破傳統(tǒng)工作方式的限制，提高工作效率。辦公室可以借助網(wǎng)站、微博、微信、公眾號(hào)等平臺(tái)收集和傳播信息，實(shí)現(xiàn)與各部門之間或者本部門員工之間的快速交流，加快工作完成的速度。

三、結(jié)語(yǔ)

辦公室工作效能的高低直接決定著高校整體管理水平。充分發(fā)揮辦公室的作用有助于推動(dòng)高校人才培養(yǎng)體系的完善與發(fā)展，讓高校更好地為社會(huì)提供服務(wù)。因此，高校必須在明確影響辦公室工作效能提升的因素基礎(chǔ)上，有針對(duì)性地采取有力的措施來(lái)加強(qiáng)高校辦公室工作質(zhì)量和效率。