SN 公司存貨管理的問題及對策研究

叢玲玲，吳 雙

（沈陽理工大學(xué)，沈陽 110159）

0 引言

存貨是企業(yè)為了實現(xiàn)正常的生產(chǎn)經(jīng)營活動而持有的流動性資產(chǎn)，可以給企業(yè)帶來經(jīng)濟(jì)利益。存貨作為一項重要的流動資產(chǎn)，占用大量的流動資金，其管理情況如何直接關(guān)系到企業(yè)的資金占用水平及運營效率，從而最終影響企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。特別是對中小型企業(yè)來說，加強存貨管理十分必要。

1 SN 公司存貨管理的基本流程

SN 公司成立于2003 年，位于遼寧省沈陽市，主營業(yè)務(wù)是門、窗、樓梯、櫥柜等木制品家具的銷售，并提供安裝服務(wù)。在存貨方面，主要為原材料和庫存商品。

SN 公司的存貨管理流程主要涉及需求供應(yīng)部、倉儲部、采購部、財務(wù)部、品管部。采購部根據(jù)各個部門的反映制訂采購計劃，采購人員需根據(jù)采購請求提出要求并與供應(yīng)商聯(lián)系。財務(wù)部根據(jù)預(yù)算批準(zhǔn)決定付款，采購人員根據(jù)批準(zhǔn)的采購申請通知貨運供應(yīng)商。收到物料后，采購員和倉庫人員對其進(jìn)行核查，填寫物料清單。質(zhì)量檢查員檢查倉庫中存儲的物料。財務(wù)部對入庫單和采購發(fā)票進(jìn)行校驗與核算，庫管人員每個月進(jìn)行一次盤點。加工廠需要物料時，需到倉庫填寫材料領(lǐng)用單，庫管員根據(jù)申領(lǐng)人填寫的清單，在倉庫里查找所需材料后交付給申領(lǐng)人，申領(lǐng)人簽字領(lǐng)取。

2 SN 公司存貨管理存在的問題

2.1 崗位分工不明確

SN 公司只對存貨管理人員的工作流程進(jìn)行了規(guī)定，每個員工具體的崗位分工并未進(jìn)行明確劃分。該公司為了節(jié)約用工成本，出現(xiàn)一個人同時擔(dān)任多個崗位，更有甚者一人擔(dān)任多個不相容崗位的現(xiàn)象，導(dǎo)致各個崗位之間工作職責(zé)混雜，崗位工作人員不能各司其職，容易出現(xiàn)舞弊情況。SN 公司貨物出庫和入庫的崗位并沒有安排專人負(fù)責(zé)，倉庫管理人員都可以對材料的入庫、驗收以及出庫進(jìn)行登記。

2.2 入庫管理不完善

采購人員將采購的原材料移交到庫房后，并沒有當(dāng)面與庫管員對購買材料的名稱、數(shù)量、規(guī)格型號等進(jìn)行一一核對，有時候只有庫管員一人清點，并填寫材料入庫單和簽字。另外，重要的材料在沒有通過質(zhì)量檢查的情況下進(jìn)行存儲。一般來說，對于原材料的存儲，必須通知專門的質(zhì)量檢查人員來檢查所存儲材料的質(zhì)量和規(guī)格，并且只有在測試通過后才能執(zhí)行存儲程序。但是，在SN 公司，不管是采購員還是庫管員，都沒有通知質(zhì)量檢查員，而是直接辦理入庫。

2.3 存貨分類不合理

SN 公司部分產(chǎn)品入庫時并沒有進(jìn)行編碼和登記。同時，物資的擺放也沒有規(guī)律，常用物資未放到容易取放的地方。公司隨機堆放不同產(chǎn)地、規(guī)格、價格和類型的產(chǎn)品，導(dǎo)致公司原材料位置混亂，在領(lǐng)用時需要熟悉材料擺放位置的人才能準(zhǔn)確找到。除此之外，還有一部分材料沒有標(biāo)明產(chǎn)品規(guī)格。就木板來說，有不同的材質(zhì)，如桉木、松木等，規(guī)格型號也不一樣，有9 mm、17 mm、20 mm 等。產(chǎn)品規(guī)格標(biāo)注不清晰會導(dǎo)致在領(lǐng)用、盤點時耗用大量時間與人力。

2.4 存貨盤點清查工作形式化

制造業(yè)存貨一般具有品種多、數(shù)量大、占地面積大的特點，公司在日常存貨管理中存在一定的難度。SN 公司規(guī)定每月進(jìn)行定期盤點清查，每次檢查后都將檢查情況記錄下來。然而，在實際實施時，執(zhí)行的強度相對較低，大多數(shù)操作流于形式，實際效果并不理想。為了節(jié)約成本，SN 公司經(jīng)常忽略日常盤點，這導(dǎo)致企業(yè)的實際庫存和賬戶數(shù)不能重合，甚至?xí)斐捎嘘P(guān)人員假公濟(jì)私，給公司資產(chǎn)帶來無法預(yù)計的損害。

2.5 存貨管理信息化滯后

SN 公司并沒有專業(yè)的存貨管理軟件，和大多數(shù)中小民營公司一樣，仍然采取的是手工記賬的方式，存貨管理也是利用Excel電子表格記錄存貨收、發(fā)、入的數(shù)量。存貨管理的過程中需要多個部門共同參與，這導(dǎo)致信息更新不及時。在某些情況下，貨物從倉庫運出或運到倉庫后，財務(wù)部門沒有及時登記入賬。另外，SN 公司的存貨管理是一個單獨的板塊，未與倉儲部、采購部、銷售部、市場部等部門聯(lián)系起來，庫存量數(shù)據(jù)分析不及時，而庫存量超過警戒線時，不能及時提醒庫存管理人員，導(dǎo)致采辦工作滯后，容易出現(xiàn)存貨積壓的情況。在領(lǐng)料時，Excel 存貨管理系統(tǒng)只能記錄存貨數(shù)量，并不能標(biāo)明每一種存貨具體存放的位置，在領(lǐng)取物資時容易造成時間浪費。

3 SN 公司存貨管理問題的完善對策

3.1 建立不相容崗位責(zé)任制

SN 公司在設(shè)置與采購相關(guān)的崗位時，應(yīng)明確定義與存貨管理相關(guān)的崗位和職責(zé)，以確保每個職位都可以形成某種形式的相互監(jiān)督，并確保存貨采購中不兼容項目的獨立性。SN 公司應(yīng)當(dāng)按照不相容職位分離的原則，明確職責(zé)和權(quán)力以及完善崗位責(zé)任制的要求。公司在進(jìn)行具體崗位設(shè)置時，必須嚴(yán)格區(qū)分以下不相容的職位。一是請購人和審批人的職位；二是采購專員和確認(rèn)供應(yīng)商的崗位；三是采購合同和價格確定及審核合同的職位；四是采購、驗收及相關(guān)的會計記錄的職位。在設(shè)置采購部的職權(quán)時，可設(shè)立采購負(fù)責(zé)人這一崗位，其主要負(fù)責(zé)對采購計劃進(jìn)行審核，防止出現(xiàn)職權(quán)混亂的情況。

3.2 以分類管理為依據(jù)制定科學(xué)的訂貨策略

SN 公司存貨種類繁多，規(guī)格型號復(fù)雜，不僅需要存貨管理人員具有一定的經(jīng)驗和能力，更需要應(yīng)用科學(xué)合理的存貨管理方法進(jìn)行存貨分類。建議該公司采用ABC 存貨管理方法，以存貨的價值為依據(jù)，按其占存貨金額的大小進(jìn)行由高到低的排序，并計算出占存貨數(shù)量的百分比。比如，A 類為板材、油漆，金額占比為76%，數(shù)量占比為16%；B 類為封邊條、五金配件，金額占比為17%，數(shù)量占比為21%；C 類為膠合劑、包裝材料、包材，金額占比為7%，數(shù)量占比為63%。

SN 公司A 類存貨在生產(chǎn)中必不可少，一旦缺貨，就會影響生產(chǎn)順利進(jìn)行。要保證倉庫里這類材料儲備充足，但是由于這類材料品類少，存貨周轉(zhuǎn)率高，若單次采購量過少，則會引起訂貨成本、運費成本增加；若單次釆購量過多，又會導(dǎo)致存貨和庫存成本增加。因此，SN 公司A 類材料可采取定量訂貨法。當(dāng)庫存數(shù)量下降到存貨訂貨點位時，就要進(jìn)行訂貨。存貨訂貨點位的確定如下：在需求量和訂貨提前期確定的情況下，訂貨點=訂貨提前期（天）×全年需求量÷360；在需求量和訂貨提前期都不確定的情況下，訂貨點=（平均需求量×最大訂貨提前期）+安全庫存。

SN 公司B 類材料使用量大且占庫存成本相對較低，建議釆用結(jié)合定量訂貨和定點訂貨的訂貨策略。該策略思想是：創(chuàng)建該類材料的最大庫存量S、定期庫存檢查周期T 和存貨訂貨點位s。若定期庫存檢查時的庫存數(shù)量大于存貨訂貨點位，則無需訂購該材料；如果定期庫存檢查時的存貨數(shù)量低于存貨訂貨點位，就發(fā)出訂貨請求，將存貨數(shù)量補充到最大庫存量。

SN 公司C類材料類型和數(shù)量很多，但是其庫存成本低，即使缺貨對生產(chǎn)影響也不大，而且它的庫存成本更多是與訂貨成本以及訂貨頻率相關(guān)，因此比較適合定期訂貨策略。此策略的思想是：定期補貨并下單，每次以最大庫存水平補充庫存，即每個訂單數(shù)量為最大庫存水平減去當(dāng)前庫存數(shù)量。

3.3 定期開展盤點清查工作

SN 公司需要設(shè)立存貨盤點制度，嚴(yán)格按照每月一次進(jìn)行定期盤點。對于價值較高的存貨，需要頻繁進(jìn)行盤點，嚴(yán)格盤點流程，從而保證資產(chǎn)的安全。在盤點工作開始前，要制定盤點表，若有賬實不符要查明原因。清查過程需要會計人員、質(zhì)檢人員、倉儲人員共同參與。清查人員不僅要清點倉庫中存貨的種類和數(shù)量，還要對資產(chǎn)的具體使用狀況進(jìn)行盤查，然后根據(jù)實際的盤點情況進(jìn)行登記。之后財務(wù)部要抽取倉庫部分存貨進(jìn)行復(fù)盤，并出具盤點報告。

3.4 提升存貨信息化管理水平

在信息化時代，傳統(tǒng)的存貨管理模式已經(jīng)不適合現(xiàn)代公司的發(fā)展需求。為了提高公司存貨管理的效率，有必要加強信息化建設(shè)，改善存貨信息管理水平。運用企業(yè)資源計劃（Enterprise Resource Planning，ERP）系統(tǒng)不僅能夠提高存貨管理的準(zhǔn)確性和可靠性，還能夠節(jié)省人力資源，及時匯總、核算公司存貨情況，這也能夠確保SN 公司各部門之間能夠?qū)崟r共享存貨管理信息，加強存貨有關(guān)部門的信息溝通。

現(xiàn)代化的信息管理可以對倉庫存貨的現(xiàn)有庫存量、庫存需求量、出入庫數(shù)據(jù)進(jìn)行及時的整理和分析，方便公司對內(nèi)部的存貨處理作出合理的決策。ERP 系統(tǒng)集成了財務(wù)、存貨和流程管理等基本業(yè)務(wù)模塊，以實現(xiàn)數(shù)據(jù)交換。ERP 的使用讓專項的存貨管理成為可能，這不僅最大限度節(jié)省了SN 公司的人力資源，而且提高了庫存量的可靠性和準(zhǔn)確性。SN 公司可以結(jié)合自身特征，研發(fā)出適應(yīng)公司的庫存信息管理系統(tǒng)。ERP 系統(tǒng)能夠及時總結(jié)和記錄業(yè)務(wù)庫存量，以確保公司的生產(chǎn)和銷售能夠正常運行，用ERP 管理系統(tǒng)開展存貨管理，1 個控制臺就能輕松管控多個倉庫的數(shù)據(jù)，掃描儀掃描商品條碼即可查詢各種商品的庫存，讓存貨管理更加智能化。

ERP 系統(tǒng)不僅是公司進(jìn)行信息化管理的工具，也是公司開展內(nèi)部控制的一種手段。借助ERP 系統(tǒng)，SN 公司可以把涉及存貨管理的財務(wù)部、采購部、倉儲部、需求供應(yīng)部、品管部連接成一個整體，為實現(xiàn)會計核算規(guī)范化奠定基礎(chǔ)。