試論行政事業(yè)單位內部控制信息化建設存在的問題及對策

諸佇英

（杭州市企業(yè)退休人員管理服務中心，杭州 311122）

0 引言

在行政事業(yè)單位工作開展中，內部控制是非常重要的一環(huán)。內部控制不僅是廉政風險防控的重要基礎，而且是推進“不能腐”的重要手段。行政事業(yè)單位自身性質較為特殊，配套設施不夠健全，內部控制相對薄弱。杭州市企業(yè)退休人員管理服務中心于2016 年積極開展內部控制自我評價，結合中共杭州市委辦公廳、杭州市人民政府辦公廳關于進一步推進杭州市企業(yè)退休人員社會化管理服務工作的意見，從單位層面建立各項內部控制工作，比如，成立單位內部控制領導機構和具體執(zhí)行機構，建立起“三重一大”的單位層面內控制度，開展內部控制專題培訓等。杭州市企業(yè)退休人員管理服務中心注重信息技術的有效應用，依托信息化平臺強化內部控制管理系統(tǒng)，改變經濟活動“事后管”的模式，逐漸向“全程管”轉變，側重事前控制，達到防患于未然，通過這種方式，能夠控制管理過程中可能出現的風險，預防舞弊、腐敗等行為，保障經濟活動的合法性、合規(guī)性，不斷提升公共服務質量。

1 行政事業(yè)單位內部控制信息化建設的意義

1.1 有利于落實國家內部控制政策

2015 年，財政部印發(fā)了《關于全面推進行政事業(yè)單位內部控制建設的指導意見》，要求行政事業(yè)單位充分利用信息化手段，建立有效的內部控制措施。2017 年，財政部要求開展所有行政事業(yè)單位內部控制報告編報和信息化系統(tǒng)的逐級報送工作，杭州市企業(yè)退休人員管理服務中心從預算業(yè)務管理、收支業(yè)務管理、政府采購業(yè)務管理、資產管理、建設項目管理、合同管理的6 個方面開展完善內部控制制度。習近平總書記在黨的十九大報告中指出：“加快建立現代財政制度，建立權責清晰、財力協調、區(qū)域均衡的中央和地方財政關系。建立全面規(guī)范透明、標準科學、約束有力的預算制度，全面實施績效管理?！毙姓聵I(yè)單位內部控制信息化建設符合國家相關政策，從近幾年行政事業(yè)單位內部控制報告要求來看，其都涉及內部控制信息化方面的考評。內部控制信息化可以大大提升行政事業(yè)單位財務核算效果，充分發(fā)揮內控功效。

1.2 有利于改善內部控制環(huán)境

信息化建設改變了行政事業(yè)單位內部控制工作模式，單位內部控制環(huán)境也發(fā)生，相應改變，人員工作效率大大提升。通過構建內部控制信息化平臺，加強了行政事業(yè)單位各個部門之間的聯系，溝通交流更加順暢，有助于營造積極健康的內部控制環(huán)境。工作人員可以利用信息技術進行資料收集、傳輸、共享、保存等，單位內部會計信息有據可查，可減少和消除信息造假的情況。

1.3 有利于提升內部控制效率

信息化建設改變了行政事業(yè)單位內部控制的重心，在過去很長一段時間，工作人員采用人工方式進行數據的統(tǒng)計核算，耗費了大量的時間和精力，且工作效率較低。單據填報、審批、數據的歸集等都是系統(tǒng)自動進行，信息數據存儲、共享、分析也更加方便。行政事業(yè)單位領導能夠準確掌握單位各類信息，合理調配資源，實現資源利用效率最大化，也為領導決策提供有力支持。

2 行政事業(yè)單位內部控制信息化存在的問題

2.1 系統(tǒng)升級難度大

內部控制信息化是當前行政事業(yè)單位發(fā)展的必然趨勢，各個單位應順應時代發(fā)展潮流，積極推動自身內部控制信息化改造。但是，不少行政事業(yè)單位面臨系統(tǒng)升級方面的眾多問題，以前引入的信息系統(tǒng)大多以基礎的辦公軟件為主，如固定資產管理系統(tǒng)、辦公自動化（Office Automation，OA）系統(tǒng)，無法對單位的信息化升級改造提供全面支持，現有信息系統(tǒng)升級難度大。杭州市企業(yè)退休人員管理服務中心開展業(yè)務需要運用杭州市社會保障一體化數據平臺、杭州市人力社保系統(tǒng)OA 平臺、杭州市財政一體化數據平臺等，自身缺乏統(tǒng)一的信息化平臺，平臺之間數據傳輸開放性較強，數據安全性、準確性受到挑戰(zhàn)，缺乏內部控制。

2.2 組織結構有待完善

內部控制信息化工作需要強化信息的管理和維護，如系統(tǒng)權限設置、軟件升級、安全防護等，內控人員要具備一定的管理水平和信息技術處理能力。若內控人員職責劃分不明確，出現問題時則容易互相推諉，不能有效解決工作中的實際問題。一些行政事業(yè)單位雖然設立了內部控制崗位，但存在一人身兼多職的情況，集信息錄入、業(yè)務辦理、監(jiān)督等工作于一體，難以充分發(fā)揮內部控制的作用，在這種情況下，內部控制往往流于形式。除此之外，開展內部控制時還應設立信息小組，幫助各部門完成信息化升級，并定期收集、整理各部門的運營狀況，加強信息的維護與管理，保障數據信息的安全性，防止病毒、木馬的入侵。

2.3 內部控制方式落后

當前形勢下，很多行政事業(yè)單位內部控制方式落后，網絡的開放性和共享性給行政事業(yè)單位內控管理帶來了新的問題。例如，單位在通過網絡傳輸數據時，很可能出現數據被攔截的現象，單位內部數據庫受到病毒感染的概率也會增加。從理論上來說，只有切斷物理連接才可以有效避免黑客的侵犯，一旦開放網絡環(huán)境，就必定使單位的內控管理變得脆弱。行政事業(yè)單位資金來源主要依靠財政預算撥款，內部控制信息化建設需要投入大量資金，單位領導層在財政預算的分配中不太愿意向內控信息化建設傾斜，經費不足限制了內部控制硬件、軟件升級，阻礙了內部控制信息化發(fā)展。

3 行政事業(yè)單位內部控制信息化建設對策

3.1 健全內部控制信息體系

在行政事業(yè)單位內部控制信息化建設中，要逐步完善信息體系，為經營管理活動的有序進行做好鋪墊。通過合理設置內部控制部門和崗位，加強不同部門之間、崗位之間的協調和配合，重視部門信息反饋，形成高效處理信息的路徑。明確內控人員職責范圍，監(jiān)督和檢查單位財務運行狀況，以有效防范財務風險。制定清晰的流程表，創(chuàng)建規(guī)范性的信息化系統(tǒng)，對符合要求的工作人員進行授權管理，根據崗位情況開放相應權限。2020 年，杭州市企業(yè)退休人員管理服務中心對照已經建立完善的各項內部控制制度，編寫內部控制手冊，并聘請第三方對杭州市企業(yè)退休人員管理服務中心開展內部控制風險評估，出具內部控制風險評估報告。此外，要發(fā)揮信息化體系的作用，構建科學的內部控制績效考核體系，鼓勵廣大職工積極參與內部控制信息化體系建設。

3.2 培養(yǎng)內部控制信息化人才

行政事業(yè)單位應及時引進和培養(yǎng)轉化內部控制信息化人才，為行政事業(yè)單位內部控制信息化發(fā)展奠定人才基礎。一方面，需要從外部引進高素質、專業(yè)化的內部控制信息化人才。信息化不僅要掌握業(yè)務知識，還要具備較強的信息技術知識，為自身內部控制信息化建設注入活力和動力。另一方面，需要加大單位內部控制人員培訓力度，組織學習和培訓審計制度、財政法規(guī)等專業(yè)知識，靈活運用信息技術處理相關業(yè)務。杭州市企業(yè)退休人員管理服務中心通過內部控制信息化建設崗位責任制，建立獎罰分明的工作制度，堅持“誰出問題誰負責”，強化職業(yè)道德教育，端正內控人員工作態(tài)度，提高內部控制工作人員的積極性和使命感，營造嚴格規(guī)范的內部控制氛圍。

3.3 注重內部控制信息化風險防范管理

行政事業(yè)單位內部控制信息化建設會面臨很多不可預知的風險，要強化單位自身風險防范管理，優(yōu)化風險管理流程。注重定性分析和定量分析相結合，定期清理、整合財務信息。做好單位內部控制信息記錄，跟蹤缺陷整改過程，結合業(yè)務風險點和業(yè)務抽取等方式，建立自我評價報告制度，以便領導和相關部門能夠及時獲取報告資料和數據。根據自身情況建立敏感高能的預警系統(tǒng)，以便出現預算超標、經費不足等問題時系統(tǒng)及時報警。此外，還應做好重點數據、頻繁交易、超齡賬等追蹤，提高系統(tǒng)的警覺性和預判功能。

3.4 創(chuàng)建內部監(jiān)督評價系統(tǒng)和數據交換平臺

行政事業(yè)單位內部控制信息化建設過程中，應構建內部監(jiān)督評價系統(tǒng)，做好各個部門的動態(tài)性監(jiān)督，通過設定內部控制監(jiān)督評價指標，智能劃分各項數據，自動生成重要信息和數據報表，以此作為內部控制的基礎。加強各個部門之間的交流合作，將政策規(guī)定、財政紀律、制度設計、支出標準等上傳至內控平臺，業(yè)務經辦人、負責人的資金使用和管理職責清晰顯示，管理好預算系統(tǒng)、余額支付系統(tǒng)和固定資產管理系統(tǒng)。規(guī)范數據交換平臺，解決軟件系統(tǒng)不規(guī)范、信息化嵌入時間差別大等問題，避免出現信息孤島現象。要通過創(chuàng)建規(guī)范化的數據信息平臺，提高數據使用效率，整合業(yè)務和財務信息，保障行政事業(yè)單位內部控制信息化的穩(wěn)定性、規(guī)范性。

4 結語

在行政事業(yè)單位日常管理活動中，內部控制信息化建設有利于提高單位內部運作效率，將員工從復雜、重復的工作中解放出來，通過健全內部控制信息體系、培養(yǎng)內部控制信息化人才、注重內部控制信息化風險防范管理、創(chuàng)建內部監(jiān)督評價系統(tǒng)和數據交換平臺等措施，推動多部門、各系統(tǒng)的協調與配合，監(jiān)督行政事業(yè)單位資金使用情況，規(guī)范組織管理機構，梳理內部工作流程，以有效預防各種工作差錯和舞弊事件，保障資金安全，強化廉政體系建設，推動行政事業(yè)單位的可持續(xù)發(fā)展。