內(nèi)控的制衡原則在實(shí)務(wù)中的應(yīng)用探討

薛 慧 青島格萊默服裝有限公司

一、引言

一般而言，企業(yè)在建立內(nèi)部控制制度時(shí)需要秉承五大原則，即全面性、重要性、適應(yīng)性、制衡性和成本效益原則，其中制衡性原則是各類企業(yè)所必須要貫徹遵循的核心原則，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制有效性的發(fā)揮起到重要的作用。內(nèi)部控制的制衡性原則主要是指在企業(yè)內(nèi)部的組織機(jī)構(gòu)設(shè)置、業(yè)務(wù)流程制定和職責(zé)劃分方面所形成的相互制約、相互監(jiān)督的動(dòng)態(tài)管理體系，防止內(nèi)部人員的各種違紀(jì)或違規(guī)行為的發(fā)生，從而有效保證企業(yè)健康平穩(wěn)地運(yùn)行。制衡性原則要求企業(yè)內(nèi)部各部門(mén)職責(zé)劃分明確，且形成相互制約、相互監(jiān)督效應(yīng)，充分保障企業(yè)利益不受到損害。制衡性原則是企業(yè)實(shí)施內(nèi)部控制活動(dòng)的精髓所在，其運(yùn)用的好壞會(huì)直接影響到企業(yè)內(nèi)部控制實(shí)施的有效性。如果無(wú)法充分貫徹內(nèi)部控制的制衡性原則就會(huì)導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)失效，不利于企業(yè)內(nèi)部管理水平的提升，也會(huì)影響到企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展。因此，本文對(duì)當(dāng)下企業(yè)內(nèi)部控制制衡性原則運(yùn)用方面存在的問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)探討，從而提出可行性的建議。

二、企業(yè)內(nèi)部控制制衡性原則運(yùn)用方面存在的問(wèn)題

(一)不相容崗位未嚴(yán)格分離，尚未達(dá)到制衡性原則要求

當(dāng)前部分企業(yè)在內(nèi)部控制制衡性運(yùn)行上面臨的另一關(guān)鍵問(wèn)題就是其組織機(jī)構(gòu)設(shè)置較為混亂，權(quán)責(zé)劃分不夠明確，不相容崗位未嚴(yán)格分離，無(wú)法形成合理有效的監(jiān)督制約體系，極大地影響到企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)的執(zhí)行。例如，董事會(huì)和經(jīng)理層應(yīng)當(dāng)明確自身的責(zé)任，按照企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)的監(jiān)督控制程序?qū)ζ髽I(yè)各部門(mén)進(jìn)行持續(xù)有效的監(jiān)督，同時(shí)企業(yè)需要嚴(yán)格按照不兼容職務(wù)分離的原則科學(xué)合理地設(shè)置組織機(jī)構(gòu)，當(dāng)企業(yè)在處理某項(xiàng)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)方面的不相容崗位未進(jìn)行嚴(yán)格分離時(shí)，很可能會(huì)導(dǎo)致業(yè)務(wù)處理過(guò)程中出現(xiàn)違規(guī)舞弊的現(xiàn)象。此外，對(duì)于業(yè)務(wù)重復(fù)的組織機(jī)構(gòu)也需進(jìn)行相應(yīng)的精簡(jiǎn)，過(guò)多的管理層或者部門(mén)可能會(huì)導(dǎo)致內(nèi)部控制的失衡，使企業(yè)全體員工明確自身權(quán)責(zé)，將制衡性原則落到實(shí)處，如果一旦某項(xiàng)業(yè)務(wù)出現(xiàn)問(wèn)題，在職責(zé)劃分不明的情況下可能就會(huì)出現(xiàn)責(zé)任推諉現(xiàn)象，極大地影響到企業(yè)管理水平，從而給企業(yè)資產(chǎn)造成不必要的損失，一個(gè)合理有效的內(nèi)部管理系統(tǒng)能有效提升企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)執(zhí)行的效率，也能相應(yīng)提升內(nèi)部控制質(zhì)量。

(二)企業(yè)內(nèi)部控制機(jī)制與其制衡性原則不匹配

企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部控制活動(dòng)時(shí)，必須要按照其實(shí)際的組織架構(gòu)制定出一套完善的內(nèi)部控制機(jī)制，從而為管理層實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制目標(biāo)提供幫助。企業(yè)經(jīng)營(yíng)的目的往往就是為了實(shí)現(xiàn)企業(yè)整體的發(fā)展目標(biāo)，對(duì)大多數(shù)企業(yè)來(lái)說(shuō)，內(nèi)部控制和外部業(yè)務(wù)運(yùn)營(yíng)是企業(yè)發(fā)展的兩大重點(diǎn)，內(nèi)部控制實(shí)施的好壞取決于企業(yè)是否制定出有效的組織架構(gòu)，企業(yè)的組織架構(gòu)的作用主要就是制定出規(guī)劃、執(zhí)行和監(jiān)督的整體框架，從而保證企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)的有效執(zhí)行。當(dāng)前，部分企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部控制活動(dòng)時(shí)往往會(huì)面臨著許多問(wèn)題，尤其是在運(yùn)用制衡性原則方面的問(wèn)題更加明顯，多數(shù)企業(yè)的內(nèi)部控制機(jī)制不夠健全，制衡性得不到充分的發(fā)揮，企業(yè)內(nèi)部無(wú)法形成相互監(jiān)督制衡的局面，這就導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)無(wú)法得到有效實(shí)施，嚴(yán)重影響到內(nèi)部控制工作的效率。此外，企業(yè)治理結(jié)構(gòu)缺乏合理性和有效性，集中型股權(quán)的企業(yè)在制衡性的發(fā)揮上存在較大難度，一股獨(dú)大的現(xiàn)象比較嚴(yán)重，董事會(huì)的監(jiān)督作用被嚴(yán)重削弱，未形成真正的法人結(jié)構(gòu)且缺少許多必要的常設(shè)機(jī)構(gòu)，監(jiān)事會(huì)的制約監(jiān)督作用在董事會(huì)的制約之下根本無(wú)法得到正常發(fā)揮。

(三)企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作缺乏相對(duì)獨(dú)立性，制衡力較弱

企業(yè)一般在設(shè)置組織架構(gòu)時(shí)，出于對(duì)內(nèi)部控制制衡性原則考慮會(huì)設(shè)立相應(yīng)審計(jì)監(jiān)督部門(mén)來(lái)對(duì)日常業(yè)務(wù)進(jìn)行專業(yè)集中的審計(jì)處理，從而有效降低企業(yè)的經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。但是當(dāng)前許多企業(yè)在內(nèi)部控制制衡性運(yùn)行上的問(wèn)題也有部分來(lái)自于企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作無(wú)法有效進(jìn)行，主要表現(xiàn)在企業(yè)內(nèi)部審計(jì)工作流程不夠規(guī)范，審計(jì)人員之間缺乏相對(duì)的獨(dú)立性。一般而言，當(dāng)內(nèi)部審計(jì)人員自身利益與企業(yè)利益無(wú)法達(dá)到一致時(shí)，內(nèi)部審計(jì)人員會(huì)為了自身的利益而對(duì)企業(yè)內(nèi)部違規(guī)或者不利行為選擇忽視，例如選擇對(duì)企業(yè)虛構(gòu)成本費(fèi)用、虛增報(bào)銷和偷稅漏稅行為直接默許等。主要原因也是因?yàn)槠髽I(yè)缺乏標(biāo)準(zhǔn)的業(yè)務(wù)流程規(guī)范，造成內(nèi)部審計(jì)人員對(duì)流程表現(xiàn)出隨意性。其次，內(nèi)部審計(jì)部門(mén)屬于單位的內(nèi)設(shè)部門(mén)，與其他部門(mén)之間存在著千絲萬(wàn)縷的關(guān)系，這對(duì)內(nèi)部審計(jì)工作的質(zhì)量也會(huì)有一定的影響，在面臨著來(lái)自人際關(guān)系的壓力時(shí)，內(nèi)部審計(jì)人員自身會(huì)受到限制，難以保證審計(jì)工作的質(zhì)量。最后，企業(yè)內(nèi)部審計(jì)的獨(dú)立性受到限制，許多審計(jì)工作無(wú)法進(jìn)行深入的審計(jì)，審計(jì)部門(mén)中各個(gè)審計(jì)人員在日常的審計(jì)工作中難免會(huì)受到各級(jí)管理層的影響，審計(jì)部門(mén)在組織結(jié)構(gòu)中的地位作用不明顯，這也間接導(dǎo)致其權(quán)威性不夠，從而使職責(zé)范圍內(nèi)的審計(jì)工作受限。

三、貫徹內(nèi)部控制制衡性原則的建議

(一)規(guī)范處理企業(yè)機(jī)構(gòu)設(shè)置和權(quán)責(zé)問(wèn)題，貫徹落實(shí)制衡性原則

企業(yè)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置是企業(yè)為了維持正常的運(yùn)轉(zhuǎn)，根據(jù)其分工的不同來(lái)設(shè)置不同的部門(mén)，例如生產(chǎn)、銷售、采購(gòu)、財(cái)務(wù)和行政部門(mén)等。企業(yè)組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置是否合理直接會(huì)影響到企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)執(zhí)行的效率和經(jīng)營(yíng)發(fā)展，組織機(jī)構(gòu)的設(shè)置也是為了明確企業(yè)各部門(mén)的權(quán)責(zé)分工，加強(qiáng)各部門(mén)員工的溝通交流，從而促進(jìn)企業(yè)內(nèi)部管理水平的提升，但是企業(yè)組織機(jī)構(gòu)僅僅是給企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理和內(nèi)部控制提供合理的框架，關(guān)鍵在于能否落實(shí)到每一位企業(yè)員工。企業(yè)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置的核心要素就在于權(quán)責(zé)的劃分，權(quán)責(zé)的劃分是企業(yè)根據(jù)自身運(yùn)營(yíng)特點(diǎn)和組織結(jié)構(gòu)設(shè)置去進(jìn)一步劃分和分配各個(gè)部門(mén)和人員的職責(zé)和權(quán)限，主要包括經(jīng)營(yíng)活動(dòng)權(quán)責(zé)的劃分、建設(shè)溝通渠道以及授權(quán)方式的建立等，科學(xué)合理的權(quán)責(zé)劃分也是內(nèi)部控制制度有效性發(fā)揮的前提，因此，各個(gè)部門(mén)設(shè)置時(shí)應(yīng)該依據(jù)相互制約權(quán)責(zé)一致原則，合理分配各個(gè)崗位職責(zé)，保證不相容的崗位嚴(yán)格進(jìn)行分離，發(fā)揮制約效應(yīng)。同時(shí)，建立健全獎(jiǎng)懲體系和完備的崗位責(zé)任制度，充分細(xì)化崗位職責(zé)。強(qiáng)化員工責(zé)任意識(shí)，爭(zhēng)取將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，嚴(yán)格按照制度規(guī)范進(jìn)行，對(duì)于重要的核心環(huán)節(jié)和核心崗位要做好把關(guān)，重要的核心環(huán)節(jié)主要有關(guān)鍵的審核程序、交接密碼、發(fā)票以及憑證的交接等。核心崗位主要包括銀行出納、現(xiàn)金保管出納、憑證審核和票據(jù)報(bào)銷人以及相關(guān)實(shí)物負(fù)責(zé)人等。

(二)構(gòu)建與制衡性原則相匹配的內(nèi)控機(jī)制，優(yōu)化企業(yè)治理結(jié)構(gòu)

有效的內(nèi)部控制機(jī)制是企業(yè)有效執(zhí)行內(nèi)部控制活動(dòng)的關(guān)鍵，針對(duì)當(dāng)前企業(yè)在內(nèi)部控制制衡性原則運(yùn)行所存在的問(wèn)題，首先企業(yè)所要做的第一步就是要建立健全企業(yè)的內(nèi)部控制機(jī)制，沒(méi)有完善的內(nèi)部控制機(jī)制企業(yè)內(nèi)部控制制度的效率也無(wú)法得到發(fā)揮，更無(wú)法貫徹內(nèi)部控制制衡性原則。因此，企業(yè)需要按照國(guó)家法律法規(guī)，結(jié)合企業(yè)自身的實(shí)際情況，制定出一套合理有效的且具有可操作性的內(nèi)部控制管理方法，還要根據(jù)內(nèi)部環(huán)境的變化及時(shí)作出調(diào)整和完善，從而使內(nèi)部控制制度更加適應(yīng)企業(yè)運(yùn)行環(huán)境。

完善的企業(yè)治理結(jié)構(gòu)是企業(yè)有效實(shí)施內(nèi)部控制活動(dòng)的前提和基礎(chǔ)，企業(yè)治理結(jié)構(gòu)的合理性通常是指股權(quán)分配和監(jiān)事會(huì)制度上的合理。優(yōu)化企業(yè)治理結(jié)構(gòu)不僅能夠增強(qiáng)企業(yè)的行業(yè)競(jìng)爭(zhēng)力，還能有效提升企業(yè)的管理水平，從廣義上來(lái)說(shuō)，公司治理是關(guān)于公司控股權(quán)和利潤(rùn)分配的制度安排，這對(duì)于整個(gè)企業(yè)內(nèi)部控制以及風(fēng)險(xiǎn)收益的分配都起著決定性的作用，企業(yè)法人治理結(jié)構(gòu)嚴(yán)格意義上來(lái)說(shuō)是一個(gè)有效的制衡機(jī)制，通過(guò)對(duì)企業(yè)治理結(jié)構(gòu)的優(yōu)化可以對(duì)企業(yè)經(jīng)營(yíng)和決策進(jìn)行監(jiān)督，突出董事會(huì)、監(jiān)事會(huì)、經(jīng)理層的作用，遵循三權(quán)分立的原則，從而進(jìn)一步發(fā)揮內(nèi)部制衡效果。如果不對(duì)其進(jìn)行優(yōu)化，就會(huì)存在結(jié)構(gòu)混亂，權(quán)責(zé)劃分不清的現(xiàn)象，會(huì)對(duì)企業(yè)長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展產(chǎn)生影響。

(三)細(xì)化監(jiān)管流程，加大制衡和監(jiān)管力度

制衡性原則作為企業(yè)內(nèi)部控制制度制定的重要原則，企業(yè)需要在日常的業(yè)務(wù)流程制定和實(shí)施中充分貫徹和體現(xiàn)，特別是對(duì)不相容的崗位更要充分突出。因此，企業(yè)在日常的運(yùn)行和發(fā)展中需要設(shè)立科學(xué)合理的業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范業(yè)務(wù)流程，提升各項(xiàng)業(yè)務(wù)的工作效率。同時(shí)，對(duì)各項(xiàng)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行嚴(yán)格的監(jiān)管，明確劃分各個(gè)崗位的權(quán)力和職責(zé)，建立相應(yīng)的獎(jiǎng)懲制度，將責(zé)任落實(shí)到個(gè)人，分工明確，避免責(zé)任的推諉和混淆，營(yíng)造良好的內(nèi)部控制環(huán)境和監(jiān)管體系，保證內(nèi)部控制的制衡性原則得到充分體現(xiàn)。如果業(yè)務(wù)流程較為混亂，則會(huì)影響企業(yè)正常的運(yùn)營(yíng)和發(fā)展，不利于企業(yè)利潤(rùn)的增加，此外，企業(yè)監(jiān)管不到位時(shí)，企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員的獨(dú)立性會(huì)受到一定的限制，可能會(huì)導(dǎo)致大量?jī)?nèi)部腐敗和違規(guī)舞弊行為的出現(xiàn)，從而直接影響到企業(yè)的長(zhǎng)久發(fā)展。因此，企業(yè)需要結(jié)合自身實(shí)際的經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)，完善內(nèi)部監(jiān)督和控制制度，使各個(gè)環(huán)節(jié)得以相互制衡，使各部門(mén)相關(guān)人員遵循有關(guān)規(guī)定，嚴(yán)格按照流程規(guī)范操作，進(jìn)一步細(xì)化監(jiān)管流程，加大制約和監(jiān)管力度。

四、結(jié)語(yǔ)

制衡性原則在企業(yè)內(nèi)部控制中占據(jù)重要的地位，對(duì)企業(yè)內(nèi)部控制活動(dòng)的實(shí)行提出了一定的要求，要求企業(yè)在運(yùn)用制衡性原則的過(guò)程中，盡量同時(shí)兼顧成本效益和重要性原則，防止過(guò)度制衡或者過(guò)度缺乏的現(xiàn)象。企業(yè)內(nèi)部控制是一項(xiàng)復(fù)雜而又長(zhǎng)期的工程，不在短時(shí)間內(nèi)達(dá)到目標(biāo)效果，制衡性原則的貫徹亦是如此。因此，企業(yè)在進(jìn)行內(nèi)部控制活動(dòng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)定期對(duì)企業(yè)內(nèi)部和運(yùn)營(yíng)進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估，充分運(yùn)用制衡性原則及時(shí)制定和完善內(nèi)部控制制度。制衡性原則的合理運(yùn)用不僅能夠提升企業(yè)內(nèi)部控制效率，還能保障企業(yè)長(zhǎng)久穩(wěn)定的發(fā)展?！?/p>