5W1H分析法、PDCA循環(huán)在Y公司督辦工作中的實(shí)踐與運(yùn)用

許江斌 國(guó)家電投集團(tuán)云南國(guó)際電力投資有限公司

一、相關(guān)理論

(一)5W1H分析法

5W1H是對(duì)選定的項(xiàng)目、工序或操作，都要從原因(Why)、對(duì)象(What)、地點(diǎn)(Where)、時(shí)間(When)、人員(Who)、方法(How)等六個(gè)方面提出問(wèn)題，進(jìn)行思考和分析。

(二)PDCA循環(huán)

PDCA循環(huán)是一套廣泛用于質(zhì)量管理的標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化管理體系，可分為計(jì)劃(Plan)、實(shí)施(Do)、檢查(Check)、處理(Act)四個(gè)反復(fù)循環(huán)的步驟，是一個(gè)持續(xù)改進(jìn)模型。P(Plan)計(jì)劃，包括方針和目標(biāo)的確定，以及活動(dòng)規(guī)劃的制定；D(Do)執(zhí)行，根據(jù)已知的信息，設(shè)計(jì)具體的方法、方案和計(jì)劃布局，再根據(jù)設(shè)計(jì)和布局，進(jìn)行具體運(yùn)作，實(shí)現(xiàn)計(jì)劃中的內(nèi)容；C(Check)檢查，總結(jié)執(zhí)行計(jì)劃的結(jié)果，分清哪些對(duì)了，哪些錯(cuò)了，明確效果，找出問(wèn)題；A(Act)處理，對(duì)總結(jié)檢查的結(jié)果進(jìn)行處理，對(duì)成功的經(jīng)驗(yàn)加以肯定，并予以標(biāo)準(zhǔn)化；對(duì)于失敗的教訓(xùn)也要總結(jié)，引起重視。對(duì)于沒(méi)有解決的問(wèn)題，應(yīng)提交給下一個(gè)PDCA循環(huán)中去解決。以上四個(gè)過(guò)程不是運(yùn)行一次就結(jié)束，而是周而復(fù)始的進(jìn)行，一個(gè)循環(huán)完了，解決一些問(wèn)題，未解決的問(wèn)題進(jìn)入下一個(gè)循環(huán)，這樣階梯式上升的。

二、實(shí)踐與運(yùn)用

(一)實(shí)施背景

Y公司是某能源央企所屬全資子公司，該公司一直高度重視督查督辦工作，通過(guò)幾年來(lái)的探索實(shí)踐，逐步形成了重點(diǎn)任務(wù)、重要決策部署、專項(xiàng)工作和重要文件等督辦模塊。2020年，又將落實(shí)習(xí)近平總書記重要指示批示精神、落實(shí)集團(tuán)公司黨組(擴(kuò)大)會(huì)議工作措施等重要上級(jí)決策部署納入督辦，形成了較為健全的督辦體系。

但隨著督辦事項(xiàng)不斷增多，督辦工作也遇到了新的問(wèn)題。一是督辦范圍擴(kuò)大，督辦事項(xiàng)“任務(wù)分解-工作落實(shí)-跟蹤反饋-分析糾偏”鏈條長(zhǎng)，原先依靠督辦表單的方式效率不高，尤其是反饋匯總、統(tǒng)計(jì)分析不方便。二是督辦事項(xiàng)多，存在交叉重復(fù)。如某一工作納入年度重點(diǎn)任務(wù)，推進(jìn)過(guò)程中公司黨委會(huì)又進(jìn)行了決策部署，月度工作會(huì)上又作了安排，三個(gè)層面均進(jìn)行督辦就導(dǎo)致交叉重復(fù)，帶來(lái)管理內(nèi)耗和重復(fù)勞動(dòng)。三是各督辦主體界限邊界不清。2020年5月份以前，Y公司督辦工作以辦公室為主，辦公室負(fù)責(zé)除年度重點(diǎn)任務(wù)(計(jì)劃財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)督辦)外的所有工作督辦。2020年5月，為深入落實(shí)《國(guó)有企業(yè)基層黨組織工作條例》，公司組建黨委辦，統(tǒng)籌公司黨委事務(wù)，并牽頭負(fù)責(zé)公司“三重一大”決策管理及督辦(原由辦公室負(fù)責(zé))。黨委辦成立后，辦公室、黨委辦、計(jì)劃財(cái)務(wù)部三個(gè)部門督辦職能雖各有側(cè)重，但也存在一定交叉重復(fù)。

(二)運(yùn)用5W1H分析法優(yōu)化重構(gòu)督辦工作體系

在實(shí)踐中，Y公司并沒(méi)有生搬硬套5W1H分析法，而是深刻理解這一分析工具的管理內(nèi)涵，結(jié)合本單位督辦工作實(shí)際進(jìn)行了一定的優(yōu)化和調(diào)整，重點(diǎn)關(guān)注Why(何因)、What(何事)、Who(何人)、How(何法)，沒(méi)有分析Where(何地)、When(何時(shí))，同時(shí)引入了Workings(何種機(jī)制)。

1.厘清問(wèn)題(Why)

通過(guò)討論研究，分析找出了前述實(shí)施背景中提及的督辦效率不高、督辦事項(xiàng)交叉重復(fù)、督辦主體職責(zé)界限不清三方面問(wèn)題。

2.明確督辦范圍(What)

以推動(dòng)集團(tuán)公司戰(zhàn)略在Y公司落地為目標(biāo)，聚焦習(xí)近平總書記重要指示批示精神、集團(tuán)公司重大戰(zhàn)略部署落實(shí)和公司黨委決策、重點(diǎn)任務(wù)落地三個(gè)方面，重新梳理明確督辦范圍。主要包括：承接集團(tuán)公司黨組貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記重要指示批示精神有關(guān)工作；集團(tuán)公司黨組重大決策部署，集團(tuán)公司下達(dá)的重點(diǎn)任務(wù)；公司年度重點(diǎn)任務(wù)和專項(xiàng)工作，公司各類會(huì)議(黨委會(huì)、總辦會(huì)、工作會(huì)、領(lǐng)導(dǎo)班子碰頭會(huì)、月度例會(huì)、專題會(huì)等)安排部署的重要工作，各類公文中需要落實(shí)辦理的重要事項(xiàng)，公司領(lǐng)導(dǎo)到各單位調(diào)研安排的重要工作，公司主要領(lǐng)導(dǎo)批示、交辦的重要工作。

3.明確職責(zé)分工(Who)

(1)辦公室：負(fù)責(zé)公司督辦工作機(jī)制建立和督辦工作的總體協(xié)調(diào)；負(fù)責(zé)集團(tuán)公司重要會(huì)議和文件落實(shí)情況督辦，公司領(lǐng)導(dǎo)班子碰頭會(huì)、月度例會(huì)、專題會(huì)安排工作，公司領(lǐng)導(dǎo)調(diào)研安排工作、重要收文和公司領(lǐng)導(dǎo)對(duì)重要公文批示等事項(xiàng)的督辦。

(2)黨委辦：負(fù)責(zé)公司黨委承接集團(tuán)公司黨組貫徹落實(shí)習(xí)近平總書記重要指示批示精神有關(guān)工作的督辦；公司黨委會(huì)、總辦會(huì)決策部署事項(xiàng)的督辦。

(3)計(jì)財(cái)部：負(fù)責(zé)承接集團(tuán)公司年度重點(diǎn)任務(wù)、公司年度重點(diǎn)任務(wù)和專項(xiàng)工作的督辦。

(4)人資部：負(fù)責(zé)督辦結(jié)果在月度、年度績(jī)效考核中兌現(xiàn)。

(5)各部門、各單位：按照督辦要求開(kāi)展工作。

為避免重點(diǎn)工作交叉重復(fù)督辦，又明確了以下原則：

一是年度重點(diǎn)任務(wù)以計(jì)財(cái)部跟蹤為主，黨委辦、辦公室主要是對(duì)公司各項(xiàng)決策部署、重點(diǎn)任務(wù)的過(guò)程跟蹤督辦，每月(周)跟蹤，即時(shí)考核兌現(xiàn)，通過(guò)對(duì)重點(diǎn)任務(wù)節(jié)點(diǎn)目標(biāo)的督辦考核，推動(dòng)年度目標(biāo)任務(wù)達(dá)成。

二是以事項(xiàng)為主線進(jìn)行督辦，月度重點(diǎn)工作督辦“一張清單”兜底。以月度重點(diǎn)工作督辦單為主，決策會(huì)、班子碰頭會(huì)、專題會(huì)等其他會(huì)議對(duì)同一項(xiàng)工作進(jìn)行部署提出不同要求的，在月度督辦單基礎(chǔ)上進(jìn)行更新或完善，不再重復(fù)下達(dá)督辦單。

三是建立督辦協(xié)同機(jī)制，辦公室、黨委辦根據(jù)公司最新要求，定期對(duì)督辦單進(jìn)行補(bǔ)充和完善，月底對(duì)各部門、各單位督辦反饋情況進(jìn)行核實(shí)，確保督辦事項(xiàng)無(wú)遺漏、不重復(fù)。

4.優(yōu)化督辦流程(How)

按照“任務(wù)分解-工作落實(shí)-跟蹤反饋-匯總分析”閉環(huán)模式，對(duì)督辦流程進(jìn)行梳理再優(yōu)化，并著重強(qiáng)化以下環(huán)節(jié)。

一是強(qiáng)化日常跟蹤督辦。黨委辦、辦公室、計(jì)財(cái)部按照以上督辦職責(zé)分工，負(fù)責(zé)做好本部門職責(zé)范圍內(nèi)的督辦事項(xiàng)跟蹤。對(duì)臨近督辦節(jié)點(diǎn)的工作、預(yù)計(jì)可能會(huì)滯后的工作應(yīng)及時(shí)提出預(yù)警。

二是強(qiáng)化重點(diǎn)事項(xiàng)督辦。根據(jù)工作重要和緊急程度進(jìn)行分類，其中上級(jí)單位安排部署的重要工作，事關(guān)公司全局的重大決策、重要部署、重要事項(xiàng)和重點(diǎn)工作作為一類督辦，加強(qiáng)跟蹤檢查。每月10日前(月度工作例會(huì)召開(kāi)后)，辦公室會(huì)同黨委辦提出一類督辦工作建議，經(jīng)公司主要領(lǐng)導(dǎo)審定后納入一類督辦進(jìn)行提級(jí)督辦。每月一類督辦事項(xiàng)原則上不超過(guò)15項(xiàng)。

三是強(qiáng)化督辦考核。定期對(duì)督辦工作進(jìn)行跟蹤，每月末對(duì)到期未完成的督辦工作提出考核意見(jiàn)，經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、辦公室匯總報(bào)主要領(lǐng)導(dǎo)審定后，在月度績(jī)效考核中兌現(xiàn)。年度重點(diǎn)任務(wù)完成情況納入年度綜合業(yè)績(jī)進(jìn)行獎(jiǎng)懲兌現(xiàn)。

四是借助信息化手段，提升督辦工作效率。在公司OA辦公系統(tǒng)中新增督辦模塊，實(shí)現(xiàn)督辦工作各環(huán)節(jié)的信息化、流程化和透明化，同時(shí)達(dá)到及時(shí)、便捷匯總、統(tǒng)計(jì)分析督辦完成情況的目的。

5.完善考核激勵(lì)機(jī)制(Workings)

為推動(dòng)督辦任務(wù)落地形成閉環(huán)，明確了考核激勵(lì)機(jī)制。未能按時(shí)完成的工作，責(zé)任部門和責(zé)任單位班子實(shí)行連帶考核，并加大對(duì)一類督辦的考核。提前、超額、高質(zhì)量完成的工作，采取點(diǎn)激勵(lì)等方式予以獎(jiǎng)勵(lì)，獎(jiǎng)勵(lì)標(biāo)準(zhǔn)一事一議，由辦公室、黨委辦商相關(guān)部門提出建議報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后兌現(xiàn)。

(三)運(yùn)用PDCA循環(huán)提升督辦工作實(shí)效

將PDCA循環(huán)方法運(yùn)用到督辦工作中，實(shí)現(xiàn)“閉環(huán)”。

1.抓好督辦任務(wù)分解(Plan)

督辦任務(wù)分解即是一個(gè)制定計(jì)劃的過(guò)程，根據(jù)前述確定的督辦范圍和責(zé)任人，做到分解橫向到邊，縱向到底。橫向，就是保證在分(協(xié))管領(lǐng)導(dǎo)、牽頭部門、協(xié)助部門、經(jīng)辦人這條線上要確定牽頭負(fù)責(zé)人和配合工作負(fù)責(zé)人，確保工作的全周期有專人負(fù)責(zé)到底；同時(shí)做到“四定”，即定事項(xiàng)、定要求、定期限、定責(zé)任部門和責(zé)任人?？v向，就是所有工作都建檔編號(hào)，實(shí)行動(dòng)態(tài)銷號(hào)管理，確保年末所有督辦工作可統(tǒng)計(jì)、可評(píng)價(jià)。

2.抓好督辦工作落實(shí)(Do)

督辦任務(wù)分解后，及時(shí)通過(guò)OA辦公系統(tǒng)將任務(wù)(督辦通知單)發(fā)送到責(zé)任部門、單位和責(zé)任人，并通過(guò)協(xié)同、微信、電話等方式進(jìn)行提醒和確認(rèn)。緊急重要事項(xiàng)，第一時(shí)間口頭或電話精簡(jiǎn)、明確通報(bào)工作任務(wù)，隨后發(fā)起督辦任務(wù)流程，以提高工作實(shí)效性。過(guò)程中，不定期跟蹤了解督辦任務(wù)進(jìn)展情況，定期進(jìn)行通報(bào)提醒。

3.抓好督辦工作跟蹤檢查(Check)

根據(jù)工作任務(wù)的不同特點(diǎn)形成周督辦、月督辦、季通報(bào)工作機(jī)制，定期通報(bào)督辦工作進(jìn)展情況，督促各部門把控工作辦理進(jìn)度、協(xié)調(diào)工作存在困難。在具體督辦工作中，一是對(duì)反饋的工作進(jìn)展情況進(jìn)復(fù)核；二是對(duì)即將到期的工作進(jìn)行預(yù)警提醒。

4.抓好督辦工作處理糾偏(Act)

最后一環(huán)就是要抓好處理糾偏，形成閉環(huán)。一是根據(jù)督辦工作進(jìn)展情況，提出考核(到期未完成)、激勵(lì)(超預(yù)期完成)建議；二是統(tǒng)計(jì)分析季度、半年度督辦工作完成率，會(huì)同計(jì)劃部門對(duì)未完成事項(xiàng)“一事一策”進(jìn)行分析，對(duì)于因外部環(huán)境發(fā)生重大變化導(dǎo)致未能完成的工作，及時(shí)與責(zé)任部門研究提出新的工作目標(biāo)和計(jì)劃，履行內(nèi)部審批程序后重新分解制定督辦任務(wù)，按照PDCA循環(huán)繼續(xù)督辦。

三、結(jié)語(yǔ)

督查督辦是抓好工作落實(shí)的重要手段，Y公司通過(guò)深刻理解和運(yùn)用5W1H、PDCA循環(huán)的方法和工具，重新優(yōu)化構(gòu)建督察督辦工作體系，形成“閉環(huán)”的督辦工作落地機(jī)制，對(duì)于企業(yè)推動(dòng)“戰(zhàn)略-規(guī)劃-計(jì)劃-任務(wù)”逐步分解落地有很好的實(shí)踐意義?！?/p>