中職學(xué)校人事檔案管理工作創(chuàng)新與實(shí)踐

文/廈門(mén)藝術(shù)學(xué)校 高斯娜

人事檔案是記錄人才信息的重要載體，其中涉及的信息能夠反映出個(gè)人的生活經(jīng)歷、社會(huì)經(jīng)歷、學(xué)習(xí)經(jīng)歷、受教育經(jīng)歷、工作情況，所以無(wú)論是企業(yè)還是事業(yè)單位，都應(yīng)做好內(nèi)部人員的人事檔案管理工作，進(jìn)而協(xié)調(diào)配置和單位內(nèi)部的人力資源，為各項(xiàng)工作的有序推進(jìn)打好基礎(chǔ)。在中職學(xué)校內(nèi)部，傳統(tǒng)的人事檔案管理模式已無(wú)法滿(mǎn)足實(shí)際工作需要，隨著工作量的不斷增加，過(guò)去隱藏的問(wèn)題逐漸暴露出來(lái)，人事檔案管理改革迫在眉睫。具體來(lái)說(shuō)，當(dāng)前中職學(xué)校人事檔案管理工作中存在的問(wèn)題主要包括檔案利用過(guò)于分散、檔案內(nèi)容過(guò)于形式化、管理制度不完善、檔案資料有缺損或是造假。鑒于上述情況，需要以解決現(xiàn)存問(wèn)題為起點(diǎn)，制定完善的管理改革制度，才能夠讓人事檔案管理成為中職學(xué)校轉(zhuǎn)型發(fā)展的重要抓手。

一、中職學(xué)校人事檔案管理工作的改革重點(diǎn)

鑒于當(dāng)前中職學(xué)校人事檔案管理工作中暴露出的種種問(wèn)題，在改革中需要找準(zhǔn)改革思路，之后才能夠提高改革質(zhì)量。實(shí)際工作中，相關(guān)負(fù)責(zé)人員要正確認(rèn)識(shí)新形勢(shì)下人事檔案管理所面臨的新問(wèn)題、新挑戰(zhàn)，校方需要想方設(shè)法提高人事檔案管理工作的持久性，從而為中職院校的轉(zhuǎn)型發(fā)展注入新活力。

（一）加強(qiáng)管理者思想上的認(rèn)識(shí)。傳統(tǒng)的人事檔案管理工作中，管理者對(duì)人事檔案管理認(rèn)識(shí)較為片面，在思想上沒(méi)有做好人事檔案管理創(chuàng)新工作的意識(shí)，對(duì)人事檔案管理工作在中職學(xué)校教育中的重要意義認(rèn)識(shí)不足，忽視了做好人事檔案管理工作對(duì)人才教育培養(yǎng)的好處，對(duì)檔案資源認(rèn)識(shí)不足，檔案資源利用程度低，造成人事檔案資源嚴(yán)重浪費(fèi)。后續(xù)人事檔案管理工作中，要真正將這部分工作交給懂理論、能夠解決實(shí)際問(wèn)題的專(zhuān)業(yè)人才負(fù)責(zé)，以改變過(guò)去粗放式的管理模式。在此基礎(chǔ)上，校領(lǐng)導(dǎo)需要提高對(duì)這部分工作的關(guān)注及重視程度，進(jìn)而為各項(xiàng)改革措施的落地實(shí)施掃清障礙。要引導(dǎo)相關(guān)負(fù)責(zé)人員做好人事檔案的整理工作，指導(dǎo)其用科學(xué)的方法對(duì)教職工的檔案資料進(jìn)行歸檔保存，進(jìn)而為后續(xù)各項(xiàng)改革措施的實(shí)施打好基礎(chǔ)。

（二）建設(shè)科學(xué)的檔案管理途徑。目前，中職學(xué)校對(duì)人事檔案管理工作仍舊采用老一套的方法，對(duì)于現(xiàn)代信息技術(shù)、管理模式的應(yīng)用實(shí)踐處在相對(duì)初級(jí)的狀態(tài)。隨著在校生人數(shù)、教職工數(shù)量不斷增加，過(guò)去以人工為主的人事檔案管理模式已很難滿(mǎn)足實(shí)際工作需要。如果繼續(xù)固守傳統(tǒng)的工作模式不僅無(wú)法保證實(shí)際工作效率，而且還有可能造成一系列風(fēng)險(xiǎn)隱患。鑒于上述情況，需要推進(jìn)實(shí)際管理模式的創(chuàng)新改革并且建設(shè)科學(xué)、高效的檔案管理途徑。以人事檔案資料的調(diào)取為例，過(guò)去查閱檔案時(shí)大都由檔案管理人員進(jìn)行調(diào)取，不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力，而且還經(jīng)常因?yàn)槿藶槭韬龆鲥e(cuò)。面對(duì)上述情況，完全可以利用現(xiàn)代信息技術(shù)對(duì)校內(nèi)教職工的人事檔案進(jìn)行數(shù)字化管理，能夠加快對(duì)人事檔案梳理、整合、加工和調(diào)取的過(guò)程，大幅度提高工作效率。當(dāng)前中職學(xué)校檔案管理工作只對(duì)教師人事檔案進(jìn)行收集、保管、監(jiān)護(hù)，并不對(duì)掌握的人事檔案資料進(jìn)行分類(lèi)、審核、研究，導(dǎo)致人事檔案資源的利用程度達(dá)不到預(yù)定目標(biāo)，管理效果一般。要想實(shí)現(xiàn)人事檔案管理工作現(xiàn)代化，就必須要實(shí)現(xiàn)管理方式、管理模式現(xiàn)代化，掌握現(xiàn)代化的管理手段，要大膽舍棄在檔案管理工作中一些不適用的手段。以計(jì)算機(jī)為載體，虛擬儲(chǔ)存人事檔案資料，使用時(shí)能夠以最快的速度調(diào)取相關(guān)教職工的檔案。以現(xiàn)代技術(shù)作為工具，在人事檔案的翻拍、復(fù)印以及彩色掃描中都可以實(shí)現(xiàn)工作的自動(dòng)化。信息化建設(shè)可以簡(jiǎn)化相關(guān)人事部門(mén)工作流程，利用現(xiàn)代化工具來(lái)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的手工勞作，利用信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)手段高效處理信息。

（三）檔案服務(wù)機(jī)制創(chuàng)新。做好人事檔案服務(wù)機(jī)制的發(fā)展創(chuàng)新，最基本的是保證服務(wù)觀念、服務(wù)手段、服務(wù)范圍的創(chuàng)新。傳統(tǒng)的人事檔案服務(wù)范圍很小，很大程度上只應(yīng)用于教職工的政治評(píng)審和學(xué)生的入學(xué)審核，并不適用于其他服務(wù)層面，人事檔案資源得不到完全開(kāi)發(fā)。提升人事檔案服務(wù)水平是全面推動(dòng)人事檔案管理工作開(kāi)展、促進(jìn)人事檔案管理工作的關(guān)鍵。就人事檔案服務(wù)范圍來(lái)說(shuō)，人事檔案可以用于日常的實(shí)踐教學(xué)活動(dòng)以及優(yōu)秀教師代表的選拔，可以進(jìn)一步掌握教師的教學(xué)情況并且對(duì)教師的職業(yè)發(fā)展情況進(jìn)行分析評(píng)價(jià)。因此要從各個(gè)層面著手，提高人事檔案管理服務(wù)水平，推動(dòng)中職院校教育轉(zhuǎn)型發(fā)展，提高中職學(xué)校學(xué)生的綜合素質(zhì)。

（四）管理隊(duì)伍的建設(shè)。在以往的中職學(xué)校人事檔案管理工作中，學(xué)校方面負(fù)責(zé)人事檔案管理工作的人員數(shù)量少，處理人事檔案管理工作相對(duì)繁瑣。要從以下兩點(diǎn)改變創(chuàng)新困境：一是需要更多的人才參與到人事檔案管理工作中；二要培養(yǎng)出優(yōu)秀的管理隊(duì)伍，同事之間相互協(xié)作，共同研討，探索人事檔案管理的新模式、新制度。改變傳統(tǒng)管理方法，定期進(jìn)行工作創(chuàng)新研究。用敬業(yè)、創(chuàng)新、求實(shí)的工作態(tài)度做好學(xué)校檔案管理工作。同時(shí)掌握管理規(guī)律和管理方法，進(jìn)行相應(yīng)的工作培訓(xùn)。加強(qiáng)人事管理隊(duì)伍建設(shè)，做好人事檔案管理工作。應(yīng)當(dāng)從人才招聘環(huán)節(jié)開(kāi)展這方面的改革，在條件允許的情況下，要進(jìn)一步提高人事檔案管理人員的薪資待遇，從而吸引更多的優(yōu)秀人才參與到中職學(xué)校的人事檔案管理中。

二、中職學(xué)校人事檔案管理的改革措施論述

在中職學(xué)校人事檔案管理工作創(chuàng)新的基礎(chǔ)上，要勇于進(jìn)行管理工作的實(shí)踐，通過(guò)創(chuàng)新產(chǎn)生的新方法、新制度，及時(shí)地運(yùn)用到當(dāng)前人事檔案管理工作中。通過(guò)實(shí)踐來(lái)更好地挖掘人事檔案的價(jià)值，建立符合學(xué)校實(shí)際情況的科學(xué)的人事檔案管理體系。

（一）完善人事檔案管理制度。要做好中職學(xué)校人事檔案管理工作，必須要健全學(xué)校對(duì)人事檔案管理工作的相關(guān)制度和相關(guān)體系。在管理工作中，確保每一位教師、學(xué)生的人事檔案都經(jīng)過(guò)相關(guān)部門(mén)的嚴(yán)格審核。相關(guān)部門(mén)在做好人事檔案管理工作時(shí)，要規(guī)范人事檔案登記工作，對(duì)檔案保管期限進(jìn)行嚴(yán)格要求。對(duì)于人事檔案進(jìn)行逐一的分類(lèi)、歸檔、整合，并建立起統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)。除了對(duì)人事管理工作建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)制度外，對(duì)從事人事檔案管理工作的人員也應(yīng)該確定相應(yīng)的制度，工作人員應(yīng)該定期上報(bào)工作計(jì)劃，匯總工作成果，檢查工作漏洞，制定下一階段的工作預(yù)案，對(duì)在管理過(guò)程中出現(xiàn)的漏洞及時(shí)反饋，協(xié)同好學(xué)校方面，共同解決出現(xiàn)的問(wèn)題。

（二）推動(dòng)中職學(xué)校人事檔案管理部門(mén)的信息化建設(shè)。人事檔案管理部門(mén)信息化建設(shè)程度的高低決定了人事檔案管理工作中信息化手段的利用水平。要通過(guò)信息化技術(shù)來(lái)進(jìn)一步培養(yǎng)人事檔案管理工作人員的職業(yè)技能，相關(guān)管理人員要具備使用信息技術(shù)的能力，確保工作人員掌握利用信息技術(shù)來(lái)整理、歸類(lèi)、補(bǔ)充、核查人事檔案的方法，通過(guò)信息技術(shù)分類(lèi)、梳理的功能，做好學(xué)校人事檔案的編研，更加高效地做好人事檔案管理工作。

（三）人事檔案管理規(guī)范化。人事檔案管理人員在利用人事檔案資料時(shí)，要對(duì)人事檔案加以完善，制定統(tǒng)一的管理標(biāo)準(zhǔn)，做到人事檔案管理規(guī)范化。在人事檔案資源利用中，要妥善處理好檔案利用關(guān)系，學(xué)校相關(guān)部門(mén)首先保證人事檔案資料安全問(wèn)題，為學(xué)校管理部門(mén)提供必要的人事檔案服務(wù)。在此基礎(chǔ)上，還需要明確人事檔案的調(diào)用流程、查看權(quán)限，進(jìn)而做好相關(guān)檔案的保密工作，避免不必要的突發(fā)事件發(fā)生。建立分層分享機(jī)制，學(xué)校方面可以將人事檔案運(yùn)用于入職教職工培養(yǎng)上。比如說(shuō)通過(guò)人事檔案的表現(xiàn)情況記錄，可以反饋出教師教學(xué)工作上的特點(diǎn)，教務(wù)處根據(jù)檔案信息以及教師教學(xué)表現(xiàn)，完成學(xué)校教師的考評(píng)。

（四）建立人事檔案監(jiān)管體系。中職學(xué)校要定期和不定期進(jìn)行收集、檢查、整理檔案工作，隨時(shí)確保教職工人事檔案的完整性，保證檔案信息永遠(yuǎn)處于最全、最準(zhǔn)的狀態(tài)。對(duì)于學(xué)校頒發(fā)的榮譽(yù)、表彰獎(jiǎng)勵(lì)、職稱(chēng)評(píng)定等信息，要在第一時(shí)間收集整理，并將這些內(nèi)容在人事檔案中加以補(bǔ)充。若在檢查過(guò)程中發(fā)現(xiàn)人事檔案中存在不規(guī)范行為或者是必要信息遺失，要及時(shí)調(diào)取存檔，進(jìn)行信息補(bǔ)救，時(shí)刻保證人事檔案的完整性。

三、結(jié)語(yǔ)

總之，檔案管理工作要想在學(xué)校管理工作中發(fā)揮出更大的價(jià)值，適應(yīng)當(dāng)前教育發(fā)展新模式，需要投入更多的人力和物力資源。學(xué)校只有重視人事檔案管理工作，科學(xué)完善人事檔案管理體系，才能夠更好地為學(xué)校提供有價(jià)值的人才信息，推動(dòng)職業(yè)教育發(fā)展。新時(shí)代教育改革背景下，中職學(xué)校教育事業(yè)會(huì)取得更大的發(fā)展，人事檔案管理工作也會(huì)在改革中不斷創(chuàng)新和完善。在以后的發(fā)展中，學(xué)校在人事管理的安排上面也會(huì)更加合理，通過(guò)反饋出來(lái)的人事檔案信息幫助促進(jìn)中職學(xué)校進(jìn)一步發(fā)展，提升教學(xué)質(zhì)量和優(yōu)化人事管理力度。我們相信，在不斷的發(fā)展和改進(jìn)中，中職學(xué)校人事檔案管理工作會(huì)更加出色，推動(dòng)中職學(xué)校教育事業(yè)發(fā)展，更好地發(fā)揮出人事檔案價(jià)值，為教育事業(yè)和人才培養(yǎng)做出更大貢獻(xiàn)。