淺談做好干部信息檔案管理工作的路徑

文/中共沂南縣委組織部干部信息管理中心 王明印

干部檔案是個(gè)人經(jīng)歷和工作實(shí)踐的歷史記錄，記錄著個(gè)人成長(zhǎng)歷程，是既能反映出個(gè)人的經(jīng)歷、學(xué)歷及行政級(jí)別或?qū)I(yè)技術(shù)職稱，又能反映個(gè)人的社會(huì)關(guān)系及獎(jiǎng)懲情況的基礎(chǔ)性材料。干部信息檔案管理是一項(xiàng)服務(wù)性工作，更是一項(xiàng)政治性工作，是一項(xiàng)必須做好的工作。

一、干部檔案管理工作遇到的困難和問題

隨著干部檔案信息管理工作寬度和深度的延伸，干部檔案信息體制進(jìn)一步擴(kuò)展、機(jī)制進(jìn)一步豐富，如何形成（或進(jìn)一步規(guī)范）更加全面、清晰、科學(xué)、實(shí)用的規(guī)章制度、工作方法、操作規(guī)程，是干部檔案信息管理工作體制機(jī)制上的難點(diǎn)。

如何把干部檔案管理與數(shù)字化檔案建設(shè)緊密結(jié)合，發(fā)揮數(shù)字化檔案在干部日常管理工作中的功能，是提高干部檔案利用效率方面的難點(diǎn)。

從事干部檔案信息管理工作的人員既要具備過硬的專業(yè)技能，又要有較高的政治素質(zhì)，同時(shí)檔案業(yè)務(wù)人員流動(dòng)比較快，如何把好人員入口關(guān)、做好持續(xù)性培養(yǎng)工作，解決換人不斷檔的問題，是干部檔案信息管理隊(duì)伍建設(shè)的難點(diǎn)。

二、對(duì)干部檔案管理的意見建議

（一）注重隊(duì)伍建設(shè)，保證干部檔案工作有人負(fù)責(zé)。想做好檔案管理人員的培養(yǎng)工作，必須堅(jiān)持先進(jìn)后出、以老帶新原則，規(guī)定專職檔案管理員從事檔案工作不得少于2年，在脫離崗位前，必須確定好新的管檔預(yù)備人選接手，負(fù)責(zé)傳幫帶時(shí)間不低于1年。預(yù)備人選主要在參與集中整檔或到檔案室以干代訓(xùn)的優(yōu)秀年輕公務(wù)員、選調(diào)生中考察甄別。堅(jiān)持檔案工作聯(lián)絡(luò)員制度。各單位設(shè)立檔案工作聯(lián)絡(luò)員，負(fù)責(zé)本單位檔案材料報(bào)送、檔案查借閱等工作，其他人員辦理檔案業(yè)務(wù)不予受理。檔案工作聯(lián)絡(luò)員調(diào)離工作崗位時(shí)，要報(bào)上級(jí)管檔單位，同時(shí)報(bào)送新檔案工作聯(lián)絡(luò)員基本情況，經(jīng)批準(zhǔn)后，方可交接任務(wù)。堅(jiān)持AB角、實(shí)行輪幫制，隊(duì)伍建設(shè)不斷檔。一是堅(jiān)持AB角，始終保持2名以上的專兼職人員，分別為A角、B角，平時(shí)工作中以專職A角為主，起到業(yè)務(wù)骨干和傳幫帶的作用，B角邊學(xué)習(xí)邊輔助，出現(xiàn)空缺及時(shí)角色轉(zhuǎn)換、填補(bǔ)空缺，形成以老帶新、角色替換的良性循環(huán)。二是實(shí)行輪幫制，挑選政治素質(zhì)高、甘于吃苦耐勞的年輕公務(wù)員到檔案室?guī)椭ぷ?，時(shí)間為3個(gè)月左右，長(zhǎng)年保持在2～3名，既能發(fā)現(xiàn)培養(yǎng)優(yōu)秀的專業(yè)人員，又積蓄一批熟悉檔案業(yè)務(wù)的干部。

（二）注重材料收集，保證干部檔案的完整全面。結(jié)合檔案查核工作，做好集中收集。每年至少2次對(duì)干部檔案進(jìn)行查核，逐卷摸清缺少材料底子，形成《檔案材料催收單》，采取召開會(huì)議集中安排的形式，將《催收單》下發(fā)，要求限期上交。對(duì)1次逾期未上報(bào)的，問責(zé)具體責(zé)任人，對(duì)2次逾期仍未上報(bào)的，向檔案涉及的干部本人反饋，由其督促完善，并將情況通報(bào)到單位主要負(fù)責(zé)同志。檔案材料送交與檔案利用掛鉤，落實(shí)責(zé)任制。把制度建設(shè)貫穿于檔案管理的全過程，健全登記、收集、存放、整檔、借閱、安全等各類制度，堅(jiān)持“三不入、四不轉(zhuǎn)、五不查”等規(guī)定，嚴(yán)格遵循規(guī)章制度，用制度保規(guī)范，以規(guī)范促提升。一是及時(shí)報(bào)送。本單位入檔材料形成后，檔案工作聯(lián)絡(luò)員要在15個(gè)工作日之內(nèi)報(bào)送。報(bào)送不及時(shí)的，對(duì)檔案工作聯(lián)絡(luò)員進(jìn)行通報(bào)，下次仍未按時(shí)報(bào)送的，暫停對(duì)其所在單位的干部檔案利用服務(wù)，待檔案工作聯(lián)絡(luò)員寫出保證書，經(jīng)單位領(lǐng)導(dǎo)簽字后，可重新開始此單位干部檔案的利用服務(wù)。二是限時(shí)辦結(jié)。報(bào)送的材料現(xiàn)場(chǎng)完成初審驗(yàn)收，5個(gè)工作日內(nèi)完成入檔；新轉(zhuǎn)檔案隨到隨整，時(shí)時(shí)更新維護(hù)干部信息數(shù)據(jù)，保障工作高效運(yùn)轉(zhuǎn)，避免材料積壓。三是聯(lián)動(dòng)協(xié)調(diào)，與審批職責(zé)單位業(yè)務(wù)科室定期溝通，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，明晰需入檔的材料和要求，做到及時(shí)審批、及時(shí)轉(zhuǎn)交；對(duì)鄉(xiāng)鎮(zhèn)、縣直單位搭建業(yè)務(wù)交流平臺(tái)，定期組織業(yè)務(wù)培訓(xùn)、評(píng)選先進(jìn)單位、個(gè)人，定期通報(bào)，營造出良好的工作氛圍。四是倒查追責(zé)，對(duì)材料報(bào)送、登記、返回、入檔等關(guān)鍵節(jié)點(diǎn)，實(shí)行簽字留檔，入檔的數(shù)量、時(shí)間、經(jīng)辦人等信息有據(jù)可查，追責(zé)到人，從機(jī)制上確保了零失誤、零差錯(cuò)。

（三）注重規(guī)范基礎(chǔ)上創(chuàng)新，保證干部檔案工作水平提升。堅(jiān)持“規(guī)范就是創(chuàng)新”的思路，根據(jù)干部檔案管理的規(guī)律，對(duì)檔案管理各環(huán)節(jié)的操作程序、注意事項(xiàng)、標(biāo)準(zhǔn)要求做詳細(xì)規(guī)定，注重科學(xué)操作，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，在此基礎(chǔ)上創(chuàng)新出高標(biāo)準(zhǔn)、高效率的工作方法。注重信息化應(yīng)用的效率性。進(jìn)一步開發(fā)沿用干部人事管理信息系統(tǒng)和公務(wù)員管理信息系統(tǒng)的功能，尤其是拓展各類表格的生成功能、干部信息的查詢功能。進(jìn)一步拓展數(shù)字化檔案信息系統(tǒng)的利用功能，提高信息化應(yīng)用的效率，注重信息化應(yīng)用的準(zhǔn)確性。動(dòng)態(tài)維護(hù)干部人事管理信息系統(tǒng)和公務(wù)員管理信息系統(tǒng)，從源頭上確保干部信息更新及時(shí)、準(zhǔn)確。對(duì)日常收集的干部檔案材料，堅(jiān)持邊整理入檔，邊充實(shí)進(jìn)數(shù)據(jù)庫；對(duì)轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出的干部，堅(jiān)持開具介紹信，同步啟動(dòng)檔案整理和數(shù)據(jù)維護(hù)；對(duì)干部的考察、調(diào)整，堅(jiān)持在考察、調(diào)整結(jié)束后，將個(gè)人思想工作小結(jié)、考察材料、家庭成員信息表，迅速錄入系統(tǒng)。注重信息化應(yīng)用的保密性。干部檔案的日常查借閱，按照制度規(guī)定，由檔案聯(lián)絡(luò)員提前申請(qǐng)，嚴(yán)格審批，防止檔案信息泄露。干部人事管理信息系統(tǒng)和公務(wù)員管理信息系統(tǒng)由專人負(fù)責(zé)維護(hù)和輸出信息，除從事干部信息管理的工作人員擁有賬戶，可進(jìn)入系統(tǒng)查看干部信息、進(jìn)行操作外，其他人無法進(jìn)入。

（四）嚴(yán)把干部任前檔案審核規(guī)范，對(duì)審核對(duì)象、審核標(biāo)準(zhǔn)、審核內(nèi)容、審核程序進(jìn)行具體的規(guī)范。1.明確審核對(duì)象。按照干部管理權(quán)限和“誰管理、誰把關(guān)，誰考察、誰審核，誰簽字、誰負(fù)責(zé)”的原則，對(duì)以下人員干部檔案進(jìn)行嚴(yán)格審核：一是擬提拔重用干部；二是擬調(diào)入本級(jí)黨委（黨組）管理范圍的交流任職干部；三是軍隊(duì)轉(zhuǎn)業(yè)干部等政策性安置人員；四是擬錄用、聘用、調(diào)任等新進(jìn)干部（公務(wù)員）隊(duì)伍人員和其他需審核人員。2.嚴(yán)格審核標(biāo)準(zhǔn)。在嚴(yán)格執(zhí)行《黨政領(lǐng)導(dǎo)干部選拔任用工作條例》的基礎(chǔ)上，結(jié)合中組部出臺(tái)的《關(guān)于干部人事檔案審核工作的問答》和上級(jí)下發(fā)的各項(xiàng)任前檔案審核意見，堅(jiān)持實(shí)事求是，公道正派，按照“不能重復(fù)得利”和“從嚴(yán)把握”的原則慎重確認(rèn)。嚴(yán)格控制檔案審核的質(zhì)量，提升審核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題按照類型和嚴(yán)重程度分類匯總，形成干部檔案審核臺(tái)賬。3.嚴(yán)把審核內(nèi)容。對(duì)干部檔案要進(jìn)行全面審核，重點(diǎn)審核以下內(nèi)容：一是檔案材料是否齊全。主要包括：參加工作、政審考察、學(xué)歷職稱、政治面貌、獎(jiǎng)勵(lì)懲處、職務(wù)變動(dòng)、工資待遇等材料是否齊全，能否完整反映干部的歷史；二是材料內(nèi)容是否真實(shí)。上述各類材料是否有效，程序是否規(guī)范，手續(xù)是否完備，有無不實(shí)、涂改、造假；三是“三齡兩歷一身份”是否準(zhǔn)確。出生年月記載是否一致，參加工作時(shí)間和工齡計(jì)算、入黨時(shí)間是否準(zhǔn)確，學(xué)歷學(xué)位填寫是否屬實(shí)；四是在選拔任用、公開選拔和競(jìng)爭(zhēng)上崗、考試錄用、入黨、入伍、入學(xué)等方面是否符合資格條件和政策規(guī)定，是否存在違規(guī)之處；五是檔案記載內(nèi)容是否前后吻合、內(nèi)在關(guān)系是否符合邏輯，干部基本信息認(rèn)定是否準(zhǔn)確等。將審核過程中發(fā)現(xiàn)的問題逐條逐項(xiàng)列出，結(jié)合整卷檔案綜合研判，對(duì)干部檔案中存在問題是否影響任用提出初步意見。嚴(yán)格審核程序。對(duì)擬提拔重用干部，按以下程序進(jìn)行：一是在干部日常管理工作中，注意了解干部基本信息的準(zhǔn)確性。在動(dòng)議環(huán)節(jié)，預(yù)先審核有關(guān)人選干部檔案，填寫《干部基本信息審核表》；二是在民主推薦環(huán)節(jié)，考察組根據(jù)民主推薦情況，按照擬提拔人數(shù)2～3倍的比例審核干部檔案。重點(diǎn)審核干部的任職資格、條件和干部基本信息等情況，全面歷史地了解干部，填寫《干部基本信息審核表》，并提出是否影響選拔任用的意見；三是確定干部考察人選后，依據(jù)政策規(guī)定對(duì)有關(guān)人選的干部檔案及基本信息審核確認(rèn)并提出意見，報(bào)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)、主要領(lǐng)導(dǎo)同意后，出具《干部基本信息審核確認(rèn)表》，向干部所在單位和本人反饋《干部基本信息審核確認(rèn)表》的信息，干部簽字后存入本人檔案，干部所在單位要按照審核確認(rèn)意見使用干部信息。四是依據(jù)《干部基本信息審核確認(rèn)表》的信息填寫干部的呈報(bào)、任免表和有關(guān)材料，并據(jù)此對(duì)干部的基本情況等進(jìn)行任前公示。經(jīng)審核沒有問題，但入伍、入黨時(shí)的年齡、工作經(jīng)歷等有特殊情況可能引起公眾質(zhì)疑的，公示時(shí)作必要說明。在辦理檔案交接時(shí)，凡是沒有《干部基本信息審核表》的，一律不予接收。

三、結(jié)語

干部檔案管理工作是一項(xiàng)復(fù)雜而艱巨的工程，隨著人員管理體制和信息化時(shí)代的變革，干部檔案管理工作必須適應(yīng)新時(shí)代要求，做到科學(xué)、規(guī)范。這就要求從事干部信息檔案管理相關(guān)工作的人員更新觀念，創(chuàng)新制度，加大投入，不斷提高管理和服務(wù)水平，促進(jìn)干部信息管理工作逐步走上規(guī)范化、科學(xué)化、數(shù)字化管理軌道，更好地為干部工作服務(wù)。