高校試卷檔案規(guī)范化管理路徑及意義分析

文/西南民族大學(xué)外國(guó)語學(xué)院 李野

高校試卷內(nèi)容極其豐富，在試卷整理歸檔方面，與各個(gè)學(xué)院、相關(guān)老師有著密切的聯(lián)系。同時(shí)在試卷的歸檔方面，具有復(fù)雜性，這在后期的管理過程中得到了充分體現(xiàn)，一旦管理方法的科學(xué)性、合理性不足，容易造成管理混亂，不利于提高高校管理水平。所以要想將高校管理水平提升上來，加強(qiáng)完善試卷檔案管理制度的構(gòu)建非常重要，這不僅是提高學(xué)校管理水平的重要方式方法，而且也可以將學(xué)校的知名度、美譽(yù)度提升上來。當(dāng)然在高校試卷檔案管理過程中，應(yīng)加強(qiáng)規(guī)范化管理模式的應(yīng)用。

一、高校試卷檔案規(guī)范化管理路徑

（一）完善試卷檔案管理制度。學(xué)校要滿足與時(shí)俱進(jìn)這一要求，不斷提高檔案管理信息化水平。在以往高校試卷檔案管理工作中，人工記錄方式尤為常見，但是試卷管理屬于系統(tǒng)化工程之一，與各個(gè)學(xué)院、系有著密切的聯(lián)系，過程的繁瑣性特點(diǎn)突出，極容易使人力、物力和時(shí)間等出現(xiàn)浪費(fèi)。基于此，應(yīng)將試卷檔案管理與創(chuàng)新要求結(jié)合在一起，做到與時(shí)俱進(jìn)，加大信息化改革力度，為保存、查找、管理等提供便利性。在完善試卷檔案管理制度過程中，規(guī)范化指標(biāo)體系的構(gòu)建非常重要。在指標(biāo)體系構(gòu)建方面，主要涉及試卷質(zhì)量、歸檔管理以及檔案利用等指標(biāo)。試卷質(zhì)量為檔案管理水平的前提性條件，在試卷質(zhì)量得以保證的情況下，有助于實(shí)現(xiàn)其高效利用；針對(duì)歸檔管理，主要是指及時(shí)整理和保存辦理完成的試卷檔案；針對(duì)檔案利用，主要是指靈活運(yùn)用不同形式，如閱覽、摘錄等，規(guī)范試卷檔案行為。第一，應(yīng)注重保密、查閱機(jī)制的構(gòu)建，在同意辦理手續(xù)后，可以為查閱、借閱提供便捷性，查閱手續(xù)應(yīng)具備高度的完整性。在檔案查檢方面，應(yīng)對(duì)整理標(biāo)準(zhǔn)的文檔標(biāo)識(shí)進(jìn)行分析，確保查找的迅速性，并借助檔案信息，提高查閱、摘錄等工作效率。試卷檔案的編研，可以確保良好的利用效率，在編研工作中，應(yīng)對(duì)其他資料進(jìn)行借鑒與學(xué)習(xí)，對(duì)比多家資料，加強(qiáng)社會(huì)文化資料的吸納，確保文化產(chǎn)品的編研具有高度的完整性、系統(tǒng)性。

（二）完善試卷檔案信息管理系統(tǒng)。首先，在教務(wù)管理職責(zé)方面，教務(wù)系統(tǒng)信息的整合與利用非常重要。在教務(wù)管理中，涵蓋著較多的試卷內(nèi)容，一定程度上加劇了查詢?cè)嚲碛嘘P(guān)信息的難度性。應(yīng)有機(jī)聯(lián)系教務(wù)系統(tǒng)與信息化建設(shè)，使之成為統(tǒng)一整體，整合好教務(wù)系統(tǒng)中有關(guān)的試卷信息。在整理方面，要對(duì)試卷年份、班級(jí)、科目等因素考慮到位。同時(shí)借助數(shù)據(jù)庫(kù)的構(gòu)建，在一份資料錄入后，可以滿足信息共享需求，防止對(duì)相同信息進(jìn)行重復(fù)記錄，將學(xué)校工作人員工作量控制在合理范圍內(nèi)。由此可見，在整合試卷檔案管理信息方面，試卷檔案管理信息化至關(guān)重要。其次，加強(qiáng)試卷檔案系統(tǒng)功能的設(shè)計(jì)與優(yōu)化，對(duì)比預(yù)防錄入重復(fù)信息具有極大的幫助，將信息錯(cuò)誤現(xiàn)象控制在萌芽狀態(tài)內(nèi)。借助數(shù)據(jù)庫(kù)，可以滿足查找數(shù)據(jù)時(shí)所需的時(shí)間和精力。其中，要對(duì)數(shù)據(jù)輸出路徑進(jìn)行合理設(shè)計(jì)，明確其查找條件，同時(shí)應(yīng)不斷升級(jí)、更新試卷檔案信息系統(tǒng)，對(duì)試卷檔案信息實(shí)施統(tǒng)一化管理，防止出現(xiàn)信息錯(cuò)誤問題，并嚴(yán)厲杜絕管理的混亂，不斷提高試卷信息的抽查效率。最后，應(yīng)用射頻識(shí)別技術(shù)。較多應(yīng)用于圖書館和校園一卡通等，而在試卷管理中的應(yīng)用并不常見。目前，在高等學(xué)校教育發(fā)展過程中，明顯提升了信息管理規(guī)范化水平，而射頻識(shí)別技術(shù)，在提高高校管理水平方面發(fā)揮著明顯優(yōu)勢(shì)，也充分作用于高校信息化管理之中。在高校試卷管理中，視頻識(shí)別技術(shù)的應(yīng)用，在查詢功能方面有著明顯的應(yīng)用價(jià)值，在射頻識(shí)別操作平臺(tái)上，對(duì)條形碼有效證件的放置，便可以對(duì)相關(guān)試卷信息進(jìn)行查詢與了解，將射頻技術(shù)的優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來，自動(dòng)化識(shí)別人和物標(biāo)識(shí)信息，迅速獲取數(shù)據(jù)，并及時(shí)更新試卷信息。除此之外，射頻識(shí)別在試卷檔案管理人員的工作權(quán)限設(shè)置方面也具有明顯的作用，防止人為涂改試卷信息現(xiàn)象出現(xiàn)。由此可見，在公共數(shù)據(jù)平臺(tái)中，射頻識(shí)別技術(shù)可以給予信息化管理一定的扶持，充分彰顯出智能化功能。

（三）簡(jiǎn)化試卷歸檔程序。眾所周知，在試卷內(nèi)容繁多的影響下，應(yīng)結(jié)合不同內(nèi)容進(jìn)行合理歸檔。所以在試卷歸檔工作中，應(yīng)加強(qiáng)試卷歸檔流程的簡(jiǎn)化。一般來說，試卷歸檔、各個(gè)學(xué)院及老師之間的關(guān)系是緊密聯(lián)系、密不可分的，所以在簡(jiǎn)化歸檔流程過程中，應(yīng)對(duì)重要的歸檔步驟予以明確化，然后加強(qiáng)歸檔流程圖的制作和設(shè)計(jì)，基于流程視角促進(jìn)試卷歸檔的順利實(shí)施。同時(shí),應(yīng)注重試卷檔案查詢程序的不斷簡(jiǎn)化，體現(xiàn)出試卷檔案調(diào)取查詢程序的便捷性優(yōu)勢(shì)，通過試卷檔案，旨在對(duì)自身教育中存在的薄弱點(diǎn)、空白點(diǎn)予以高度了解，推動(dòng)教育教學(xué)水平的提升。除此之外，在簡(jiǎn)化實(shí)體分類方面，由于試卷材料數(shù)量龐大，而且來源并不集中，對(duì)于其分類方案的特殊性具有一定的決定性作用。在編制試卷檔號(hào)過程中，應(yīng)將高校實(shí)體分類原則落實(shí)下去，將試卷檔案的分類特點(diǎn)反映出來，形成與計(jì)算機(jī)系統(tǒng)管理高度的適應(yīng)性，并將檢索、方便排架等功能優(yōu)勢(shì)發(fā)揮出來。在設(shè)置檔案號(hào)的結(jié)構(gòu)方面，應(yīng)具體劃分為年級(jí)號(hào)、分類號(hào)以及案卷號(hào)。分類號(hào)的編制，應(yīng)基于學(xué)院，確保管理的有效性和便捷性，但是在試卷材料數(shù)量較大的情況下，諸多歸檔的單位主要體現(xiàn)在系、室等方面，進(jìn)而涉及的歸檔單位比較多。基于學(xué)院分類編號(hào)上架，應(yīng)注重預(yù)存位置這一環(huán)節(jié)，確保案卷歸檔擺放符合分類性需求。

（四）提高試卷檔案的真實(shí)性。在檢驗(yàn)學(xué)生學(xué)習(xí)過程中，試卷的作用不言而喻，當(dāng)然試卷也是檢驗(yàn)學(xué)校授課水平的重要渠道之一，所以試卷檔案管理，與學(xué)校管理能力有著密切的聯(lián)系。需要注意的是，所有試卷檔案內(nèi)容，必須要滿足真實(shí)性、有效性等需求。做好試卷及時(shí)回收工作，將試卷相關(guān)信息記錄下來，并防止肆意對(duì)相關(guān)信息進(jìn)行更改?？傊谠嚲頇n案記錄方面，憑借其真實(shí)性，便利檔案的順利調(diào)取。

二、高校試卷檔案規(guī)范化管理的實(shí)施意義

在諸多教學(xué)檔案中，試卷檔案占據(jù)著至關(guān)重要的地位，對(duì)于學(xué)生、教師以及院系的影響極其深遠(yuǎn)?；趯W(xué)生視角，試卷和附屬材料可以充分體現(xiàn)出一學(xué)期的學(xué)習(xí)成果，借助試卷歸檔材料，也可以使學(xué)生有效檢驗(yàn)所學(xué)課程知識(shí)情況，確保學(xué)生形成良好的學(xué)習(xí)能力。基于教師視角，試卷歸檔材料，有助于提高教師對(duì)課程的理解水平，為提高后續(xù)教學(xué)水平奠定基礎(chǔ)，并將教學(xué)方法改善至最佳?；谠合狄暯?，試卷歸檔材料，可以將本學(xué)期教學(xué)工作反映出來，尤其在教學(xué)管理質(zhì)量這一方面。

除此之外，在考核學(xué)校管理能力方面，高校試卷檔案管理發(fā)揮著重要作用。試卷不僅可以將學(xué)生成績(jī)記錄下來，也可以對(duì)教師、學(xué)校之間的配合展開細(xì)致考核，為間接考核學(xué)校各部門之間的配合度創(chuàng)造有利條件。同時(shí)根據(jù)試卷測(cè)試結(jié)果，有助于教師不斷調(diào)整后續(xù)教學(xué)方向，確保學(xué)生良好的接受度和參與度。通過試卷檔案管理機(jī)制的構(gòu)建，有助于學(xué)校管理水平的穩(wěn)步提升。憑借有效的管理方法，可以滿足人力、物力以及財(cái)力等節(jié)約化需求，確保試卷完好無損保存，避免在查找試卷檔案過程中浪費(fèi)較多的時(shí)間和精力。通過對(duì)試卷檔案管理意義的正確認(rèn)知，有助于將試卷檔案管理作用充分彰顯出來。

三、結(jié)語

綜上所述，試卷檔案管理工作，已經(jīng)成為高校諸多工作中的重中之重。試卷檔案，不僅可以將高校日常教學(xué)成果展示出來，而且還可以促進(jìn)教師教學(xué)活動(dòng)順利進(jìn)行，為教學(xué)改革和創(chuàng)新提供有力支撐。由此可以看出，在高校試卷檔案管理過程中，加強(qiáng)規(guī)范化管理是至關(guān)重要的，旨在實(shí)現(xiàn)試卷檔案的高效利用與配置，為學(xué)校各項(xiàng)決策提供有力依據(jù)。