基于檔案記憶觀(guān)角度解析企業(yè)檔案管理策略

文/新密市檔案館 劉亞娟

一、檔案記憶觀(guān)

檔案是國(guó)家發(fā)展與企業(yè)建設(shè)的重要參考資料，檔案記錄具有一定的真實(shí)性。檔案能夠?qū)v史發(fā)展實(shí)踐進(jìn)行還原，同時(shí)也能夠?qū)v史中重要的信息點(diǎn)進(jìn)行有效記錄。檔案記憶觀(guān)的誕生使檔案管理發(fā)展建設(shè)更加科學(xué)化、系統(tǒng)化。檔案記憶觀(guān)的發(fā)展，能夠促進(jìn)企業(yè)檔案管理人員更有效地開(kāi)展工作。與此同時(shí)，能夠使企業(yè)掌握更加宏觀(guān)的發(fā)展資料，對(duì)其長(zhǎng)遠(yuǎn)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展與文化建設(shè)具有一定的積極作用。

檔案記憶觀(guān)是現(xiàn)代化發(fā)展中的一種新型檔案管理概念，它的出現(xiàn)使檔案管理更加便捷化。檔案記憶觀(guān)在發(fā)展中主要強(qiáng)調(diào)的是對(duì)檔案管理內(nèi)容的獨(dú)特記憶性。檔案記憶觀(guān)的發(fā)展不僅對(duì)企業(yè)發(fā)展有著指導(dǎo)價(jià)值，同時(shí)也促進(jìn)了社會(huì)的現(xiàn)代發(fā)展建設(shè)。根據(jù)歷史發(fā)展來(lái)看，企業(yè)要想在市場(chǎng)的大環(huán)境競(jìng)爭(zhēng)中取得長(zhǎng)遠(yuǎn)發(fā)展，應(yīng)摒棄傳統(tǒng)的檔案管理模式，利用先進(jìn)的技術(shù)手段，轉(zhuǎn)變生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)方式。檔案在信息采集的過(guò)程中，應(yīng)注意對(duì)資料進(jìn)行合理的篩查，使其滿(mǎn)足于企業(yè)不同階段的發(fā)展活動(dòng)。在我國(guó)現(xiàn)階段的企業(yè)檔案管理中，還存在眾多發(fā)展限制，使得很多重要文件由于管理不及時(shí)而導(dǎo)致丟失或破損，難以確保管理工作的穩(wěn)定運(yùn)行，所以加強(qiáng)檔案記憶管理工作是十分重要的。

二、檔案記憶觀(guān)對(duì)于企業(yè)的應(yīng)用價(jià)值

檔案對(duì)于企業(yè)的建設(shè)發(fā)展具有獨(dú)特的使用價(jià)值。在現(xiàn)代化發(fā)展建設(shè)中，企業(yè)若想取得長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展，就必須加強(qiáng)檔案管理建設(shè)，而檔案記憶觀(guān)則能為企業(yè)的發(fā)展提供良好的條件。加強(qiáng)企業(yè)的檔案管理建設(shè)，是企業(yè)未來(lái)發(fā)展的基礎(chǔ)。在完善檔案管理建設(shè)的過(guò)程中，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)每一個(gè)管理環(huán)節(jié)的把握。根據(jù)企業(yè)發(fā)展的實(shí)際需要，可采取統(tǒng)一的檔案管理模式。我國(guó)企業(yè)在現(xiàn)代化發(fā)展中，管理模式難以進(jìn)行全方位的統(tǒng)一。企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)模式與發(fā)展的穩(wěn)定都有著不同的差距。在這樣的環(huán)境背景下，很多企業(yè)在發(fā)展中造成人才流失的現(xiàn)象。

隨著科技的快速發(fā)展，企業(yè)應(yīng)用的設(shè)備會(huì)不斷發(fā)生變化，導(dǎo)致很多企業(yè)的人員組織結(jié)構(gòu)和電子信息設(shè)備難以很好地保留。因此，無(wú)論是歷史記憶載體，還是傳播媒介，想要促使企業(yè)的檔案信息管理在歷史發(fā)展中得以完整的保留和有效傳承發(fā)揚(yáng)，就必須在企業(yè)檔案管理發(fā)展中，對(duì)發(fā)展內(nèi)容進(jìn)行全方位多角度的記錄，并且這些內(nèi)容應(yīng)具備一定的真實(shí)性。這樣才可以準(zhǔn)確反映出企業(yè)曾經(jīng)的發(fā)展建設(shè)內(nèi)容，才能為未來(lái)更好地科學(xué)發(fā)展提供有效的參考依據(jù)。

三、加強(qiáng)企業(yè)檔案管理建設(shè)

企業(yè)檔案管理人員的工作方式、態(tài)度、原則，都會(huì)對(duì)檔案的科學(xué)性以及真實(shí)完整情況產(chǎn)生一定的影響。企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案管理工作者的培養(yǎng)，增強(qiáng)其工作責(zé)任感，使其對(duì)檔案的發(fā)展建設(shè)有著更好的促進(jìn)作用。

（一）促進(jìn)檔案科學(xué)化管理。檔案管理者能否對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行科學(xué)記錄，決定著企業(yè)未來(lái)建設(shè)發(fā)展的重要內(nèi)容，對(duì)企業(yè)人員創(chuàng)造的價(jià)值與榮譽(yù)具有重要的記錄作用。所以，檔案管理者對(duì)檔案的科學(xué)管理是企業(yè)發(fā)展傳承中重要的環(huán)節(jié)。

（二）保證檔案的延續(xù)發(fā)展。企業(yè)在檔案管理時(shí)，應(yīng)注重檔案管理的延續(xù)發(fā)展性。檔案管理者通過(guò)長(zhǎng)期的檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出了對(duì)檔案進(jìn)行信息收集、系統(tǒng)整理、科學(xué)保管、有效利用、歸類(lèi)編檔等科學(xué)的工作內(nèi)容。在進(jìn)行檔案管理的過(guò)程中，對(duì)其信息內(nèi)容進(jìn)行長(zhǎng)期整理，確保其真實(shí)性與有效性，使檔案內(nèi)容得到了長(zhǎng)期的發(fā)展與使用。在對(duì)檔案進(jìn)行分類(lèi)整理時(shí)，企業(yè)會(huì)根據(jù)自身發(fā)展需要采取不同的分類(lèi)方式。但檔案管理的作用，依舊是確保檔案的記錄內(nèi)容擁有一定的科學(xué)性、真實(shí)性以及歷史延續(xù)性。

四、檔案記憶觀(guān)對(duì)于企業(yè)檔案管理的意義

（一）發(fā)展檔案記憶觀(guān)的特有優(yōu)勢(shì)。檔案記憶觀(guān)在發(fā)展建設(shè)中，其組織結(jié)構(gòu)與傳承發(fā)展主要依靠于某一種媒介。這對(duì)于企業(yè)檔案管理的結(jié)構(gòu)建設(shè)與信息的傳承發(fā)展具有重要的影響作用。由于我國(guó)企業(yè)在經(jīng)營(yíng)發(fā)展模式上有著多種的差異，從而導(dǎo)致企業(yè)員工在歷史發(fā)展中會(huì)產(chǎn)生較大的流動(dòng)性，導(dǎo)致企業(yè)在歷史發(fā)展中所存在的差距逐漸擴(kuò)大。在科技發(fā)展模式的不斷改革創(chuàng)新作用下，很多企業(yè)結(jié)構(gòu)的內(nèi)容發(fā)生多樣化的改變。但在檔案記憶觀(guān)的不斷發(fā)展下，它所形成的新的儲(chǔ)存模式，會(huì)將負(fù)面影響大幅降低。

（二）加強(qiáng)檔案記憶觀(guān)的構(gòu)建。企業(yè)檔案的管理建設(shè)，是伴隨著企業(yè)生產(chǎn)活動(dòng)的發(fā)展而產(chǎn)生的。它的記錄內(nèi)容包含了企業(yè)的全部信息資料，但在記錄內(nèi)容中會(huì)存在十分保守的現(xiàn)象。在檔案記憶觀(guān)的發(fā)展作用下，其檔案內(nèi)容能夠準(zhǔn)確將企業(yè)的歷史發(fā)展信息進(jìn)行整理記錄。也方便了檔案管理者，為將來(lái)企業(yè)的文化發(fā)展提供真實(shí)有效的參考依據(jù)。

五、企業(yè)檔案管理策略

（一）加強(qiáng)檔案管理的應(yīng)用價(jià)值。企業(yè)的組織記憶結(jié)構(gòu)對(duì)員工工作的認(rèn)同感是十分重要的，它可以有效促進(jìn)企業(yè)尋找出更符合實(shí)際發(fā)展需要的員工，同時(shí)也有利于增加員工對(duì)企業(yè)的認(rèn)同感。建立良好的認(rèn)同感會(huì)促進(jìn)員工對(duì)企業(yè)的自我歸屬感，員工為企業(yè)的快速發(fā)展而驕傲。與此同時(shí)，也可以促進(jìn)企業(yè)內(nèi)在發(fā)展的動(dòng)力。企業(yè)在檔案管理建設(shè)中，其管理模式是復(fù)雜的，且具有靈活多變的特征。

（二）加強(qiáng)檔案的宏觀(guān)把握。在現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展中，市場(chǎng)的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境日益激烈。很多企業(yè)想要在激烈的競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中保持穩(wěn)定的發(fā)展，就會(huì)加強(qiáng)自身發(fā)展戰(zhàn)略的研究。比如，對(duì)管理方式的創(chuàng)新、調(diào)整經(jīng)營(yíng)發(fā)展方向、研發(fā)現(xiàn)代化信息產(chǎn)品等。但對(duì)于檔案管理工作而言，要根據(jù)企業(yè)當(dāng)前的主要活動(dòng)為檔案工作的開(kāi)展提供重要依據(jù)，防止檔案資料在采集過(guò)程中的滯后現(xiàn)象。傳統(tǒng)的檔案管理方式，會(huì)對(duì)企業(yè)發(fā)生的一些重要事件進(jìn)行關(guān)鍵點(diǎn)的記錄與存儲(chǔ)，但在這個(gè)過(guò)程中會(huì)受到多種因素的制約，使檔案在信息采集中，難以對(duì)信息進(jìn)行全方位的記錄，導(dǎo)致企業(yè)很多重要信息發(fā)生流失。對(duì)于企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展而言，加強(qiáng)檔案管理工作的規(guī)范化是十分重要的。

（三）加強(qiáng)檔案的整體性。企業(yè)組織記憶因其具有一定的真實(shí)性，所以需要通過(guò)長(zhǎng)期的發(fā)展建設(shè)來(lái)逐漸形成，而并非通過(guò)某一個(gè)階段一蹴而就。構(gòu)建一個(gè)真實(shí)的企業(yè)組織記憶，有利于企業(yè)在市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中占據(jù)穩(wěn)定的地位，對(duì)企業(yè)的未來(lái)發(fā)展而言，也是十分重要的。企業(yè)在檔案管理制度建設(shè)時(shí)，應(yīng)加強(qiáng)對(duì)檔案的整理，同時(shí)對(duì)重要信息進(jìn)行有效鑒定，保持檔案記錄的真實(shí)性。

（四）建設(shè)數(shù)字化發(fā)展模式。加強(qiáng)企業(yè)信息化建設(shè)，能夠有效提高企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)實(shí)力，促進(jìn)可持續(xù)發(fā)展戰(zhàn)略的落實(shí)，對(duì)企業(yè)經(jīng)濟(jì)利益的提高也具有重要的影響作用。在數(shù)字化信息發(fā)展中，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)，使檔案管理模式滿(mǎn)足數(shù)字化發(fā)展的需要。

（五）提高檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)。加強(qiáng)對(duì)管理人員的培養(yǎng)，提高其專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，加強(qiáng)工作的責(zé)任感。企業(yè)可定期對(duì)管理人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的考核與培訓(xùn)。加強(qiáng)檔案管理人員的現(xiàn)代化思維建設(shè)，確保檔案記憶內(nèi)容的完整性。通過(guò)現(xiàn)代化信息管理技術(shù)，使檔案管理工作為企業(yè)的未來(lái)發(fā)展建設(shè)創(chuàng)造更多的經(jīng)濟(jì)效益。