新形勢下事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革研究

文/西安市高陵區(qū)民政局 劉林英

檔案管理對于事業(yè)單位的發(fā)展極為重要，是保障事業(yè)單位在市場競爭中站穩(wěn)腳跟的基礎(chǔ)工作。要強(qiáng)化檔案管理，并且做好進(jìn)一步的優(yōu)化和服務(wù)模式的創(chuàng)新，這樣才能有助于檔案管理整體質(zhì)量的提升。

一、檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式改革的必要性

社會在不斷進(jìn)步，事業(yè)單位也在不斷發(fā)展，這就導(dǎo)致事業(yè)單位在工作時(shí)涉及的內(nèi)容較為復(fù)雜，尤其是檔案管理工作總體的內(nèi)容涉及的因素較多，所以事業(yè)單位需要對檔案管理工作進(jìn)行不斷創(chuàng)新，對服務(wù)模式進(jìn)行有效改革。

在信息技術(shù)飛速發(fā)展的大背景下，事業(yè)單位要跟隨時(shí)代的步伐，將先進(jìn)合理的管理理念和模式應(yīng)用于其中，并且對檔案管理工作進(jìn)行進(jìn)一步的改革。信息化的檔案管理以及服務(wù)模式，是事業(yè)單位長久發(fā)展的必然選擇，從嚴(yán)格意義上來講，在事業(yè)單位開展檔案管理時(shí)，檔案管理人員需要根據(jù)實(shí)際狀況，采用合適的方式強(qiáng)化檔案管理積極將各種現(xiàn)代化的技術(shù)應(yīng)用其中，這樣才能保障事業(yè)單位朝著更為良好的方向不斷發(fā)展與進(jìn)步。

二、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問題分析

（一）思想認(rèn)知不足。在對檔案進(jìn)行管理時(shí)，涉及事業(yè)單位的諸多部門以及工作人員，但相關(guān)管理人員并沒有重視事業(yè)單位內(nèi)部的檔案管理工作，大多數(shù)工作人員將工作重點(diǎn)放在工作質(zhì)量的提升上。除此之外，在事業(yè)單位內(nèi)部，大多數(shù)檔案未有效對外公開，工作人員不能隨意查閱，這導(dǎo)致事業(yè)單位的相關(guān)管理人員忽略了檔案管理工作的重要性，個(gè)別員工在實(shí)際工作時(shí)僅僅履行自身的工作職責(zé)，沒有將相關(guān)檔案信息交給管理部門，這就導(dǎo)致檔案信息在收集時(shí)出現(xiàn)不規(guī)范和不全面的情況。直接導(dǎo)致事業(yè)單位的檔案公共管理工作缺乏完整性，對于后續(xù)的績效考核以及檔案資源整合來說，造成了極大的影響。

（二）檔案管理機(jī)制較為落后。在傳統(tǒng)的檔案管理工作中，雖然大部分事業(yè)單位逐漸開展自身的檔案管理工作，但總的來說，并沒有建立完善的管理制度以及管理體系，導(dǎo)致事業(yè)單位的人事管理機(jī)制依舊較為落后，直接導(dǎo)致檔案管理工作落實(shí)不到位。個(gè)別事業(yè)單位由于獎(jiǎng)懲制度不完善，無法進(jìn)行有效的工作創(chuàng)新，這些因素直接導(dǎo)致檔案管理工作處于不規(guī)范和不科學(xué)的狀態(tài)，最終影響了整體管理工作，導(dǎo)致其無法在事業(yè)單位改革過程中發(fā)揮應(yīng)有的效果。

（三）檔案管理方案較為落后。檔案管理工作涉及的內(nèi)容較為豐富，并且其中涉及許多工作人員的個(gè)人信息和隱私性較強(qiáng)的內(nèi)容，所以在進(jìn)行不同資料的登記與管理時(shí)，需要專門管理并且根據(jù)其加密權(quán)限開展存放工作，其中涉及的覆蓋面較廣，并且信息量較大。在進(jìn)行信息的收集時(shí)，傳統(tǒng)的手工管理與收集工作效率較低，并且時(shí)間較長，沒有建立科學(xué)且完善的技術(shù)制度規(guī)范，市場上的新型技術(shù)手段無法得到有效的應(yīng)用，導(dǎo)致最終的管理效率受到影響。

（四）事業(yè)單位人事管理工作人員的工作量較大。就目前來說，社會上大多數(shù)事業(yè)單位在檔案管理工作中，相關(guān)工作人員的數(shù)量較少，許多基層檔案工作人員屬于考核性質(zhì)的實(shí)習(xí)生或者兼職人員，在進(jìn)行檔案管理時(shí)，業(yè)務(wù)素質(zhì)不太高。由于事業(yè)單位內(nèi)部的工作人員眾多，并且檔案十分復(fù)雜，再加上人員流動時(shí)帶來的不規(guī)范傳遞和檔案審核，這些非常規(guī)工作大大增加了檔案管理的復(fù)雜性，導(dǎo)致檔案管理人員需要進(jìn)行大量的常規(guī)性歸檔操作，影響了最終的管理質(zhì)量。

三、事業(yè)單位檔案管理創(chuàng)新與服務(wù)模式的改革策略

（一）規(guī)范檔案管理的流程。要想促進(jìn)檔案信息化建設(shè)工作順利進(jìn)行，需要對其進(jìn)行一個(gè)總體的規(guī)劃，工作人員需要深入分析不同部門的特點(diǎn)和發(fā)展目標(biāo)，并對其進(jìn)行有效的調(diào)查論證，使相關(guān)工作符合對應(yīng)部門的實(shí)際狀況，并且建立可行性的長遠(yuǎn)管理計(jì)劃，在部門中形成規(guī)?；木W(wǎng)絡(luò)管理模式。進(jìn)行信息化的應(yīng)用建設(shè)時(shí)，一定要做好相應(yīng)的管理工作，注重系統(tǒng)的整體實(shí)效性，考慮系統(tǒng)在運(yùn)行過程中是否能夠支持檔案信息服務(wù)目標(biāo)，除此之外，需要盡可能重視系統(tǒng)的靈活性和可拓展性，拓展足夠的未來發(fā)展空間，這樣才能做好信息化規(guī)劃。

（二）建立健全檔案管理制度。在進(jìn)行相關(guān)制度和條例的建設(shè)時(shí)，工作人員可以借鑒國內(nèi)外的先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)，對已經(jīng)歸檔的工作人員進(jìn)行電子文件管理時(shí)，應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格按照相關(guān)規(guī)章制度和措施進(jìn)行，保證信息的完整性和原始性。如果某一類電子文件檔案需要進(jìn)行長期保存，則需要將其與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件一同歸檔，對于具有保密要求的電子文件，則應(yīng)當(dāng)應(yīng)用安全的保密措施，并且對涉及隱秘的電子文件進(jìn)行全面的密碼管理，嚴(yán)禁在外網(wǎng)上開放，定期對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和信息化系統(tǒng)進(jìn)行檢測，避免出現(xiàn)黑客攻擊或病毒入侵的情況。在進(jìn)行體制建設(shè)時(shí)，可以從信息收集、檔案保管以及借閱等多個(gè)步驟進(jìn)行流程完善，使各項(xiàng)管理工作都能夠參考對應(yīng)的管理制度進(jìn)行，避免由于員工工作疏漏出現(xiàn)不規(guī)范現(xiàn)象。

（三）提升工作人員的專業(yè)素養(yǎng)。大數(shù)據(jù)背景下，管理人才的培養(yǎng)十分重要，事業(yè)單位檔案管理人員需要不斷更新自身的認(rèn)知體系和管理理念，接受現(xiàn)代化的大數(shù)據(jù)信息培訓(xùn)活動。事業(yè)單位內(nèi)部需要注重網(wǎng)絡(luò)技術(shù)人才的專業(yè)化培養(yǎng)，在檔案管理模式傳統(tǒng)與現(xiàn)代轉(zhuǎn)變過程中，事業(yè)單位的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)型人才較為缺乏，所以需要積極引進(jìn)網(wǎng)絡(luò)專業(yè)和計(jì)算機(jī)專業(yè)的人才，并注重檔案管理人員的技能與知識培養(yǎng)?，F(xiàn)代化的檔案管理工作要求管理人員需要具備專業(yè)的檔案管理知識，還需要具備二次處理技術(shù)、信息挖掘技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)專業(yè)知識。需要提高管理人員的工作重視度，使相關(guān)管理工作人員養(yǎng)成良好的職業(yè)道德，為管理人員培養(yǎng)高度的責(zé)任感，使其在工作時(shí)保持嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，尤其需要借鑒和吸收優(yōu)秀的檔案管理研究成果，使檔案管理工作成為檔案管理工作人員的使命和責(zé)任，強(qiáng)化其工作意識。想要開展有效的信息化管理，需要相關(guān)工作人員建立良好的網(wǎng)絡(luò)安全意識，做好對應(yīng)的防范工作，可以采用殺毒軟件或者防火墻等信息化防護(hù)措施來進(jìn)行防護(hù)，并且建立完善的登錄密碼，建立嚴(yán)密的網(wǎng)絡(luò)安全防范措施，為信息化系統(tǒng)建立一個(gè)更為可靠的環(huán)境。

四、結(jié)語

時(shí)代的快速發(fā)展對于事業(yè)單位開展檔案管理造成了影響。一方面，對于傳統(tǒng)管理模式中存在的不足有一定的轉(zhuǎn)變；另一方面，結(jié)合現(xiàn)代管理技術(shù)做好事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新，需要相關(guān)工作人員引起重視，并且盡可能將事業(yè)單位管理工作落到實(shí)處，通過這種方式才能夠最大限度提高檔案管理，促使事業(yè)單位檔案管理質(zhì)量得到進(jìn)一步的提升。