對標“六化” 促進檔案提質增效 助推航空強國事業(yè)

文/中國航發(fā)湖南動力機械研究所（608所） 陳燕

近年來，隨著我國經濟社會的發(fā)展進步，信息化、網(wǎng)絡化、智能化已滲透到社會生活中的各個方面，給工作生活帶來了前所未有的深刻變革。檔案工作在時代的大潮中，正經歷從管理紙質檔案到電子檔案，從手工操作到智能化操作，從信息孤島到聯(lián)網(wǎng)共享的變化過程。對于研究所來說，檔案中心是研究所最大的數(shù)據(jù)資源集合，研究所的檔案管理正面臨著大數(shù)據(jù)時代的挑戰(zhàn)和新的發(fā)展。作為檔案工作者需要正確認識機遇與挑戰(zhàn)，應勢而動、順勢而為，立足本職、圍繞中心、服務大局，對標《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》提出的要求，穩(wěn)步推進檔案治理法治化、檔案資源多樣化、檔案利用便捷化、檔案管理信息化、檔案安全高效化、檔案隊伍專業(yè)化，促進檔案提質增效，助推研究所科研生產管理再上新臺階、早日實現(xiàn)航空強國的偉大夢想。

一、檔案治理法治化

（一）構建完善的檔案管理制度體系和檔案信息化相關的檔案標準體系，做到有法可依。為了做到有法可依，檔案工作流程有據(jù)可查，研究所將國家和上級機關頒布的各項檔案法規(guī)制度和標準結合本單位檔案工作實際，系統(tǒng)地修改和制訂了多項檔案管理制度、檔案工作程序和崗位責任及標準，這些檔案管理制度與標準涉及文書、產品科研課題、基建、設備、會計、經營、標準、聲像、出版物、實物等各門類各種載體的檔案，對檔案人員如何做好各門類檔案收集工作做了詳盡的規(guī)定。形成了從上而下的檔案管理制度體系，可以指導專兼職檔案員規(guī)范從業(yè)。隨著檔案信息化、網(wǎng)絡化、智能化的發(fā)展，國家近年來出臺了一系列的檔案管理信息化標準，例如：《電子檔案移交與接收辦法》《電子檔案管理基本術語》（DA/T58-2014）、《電子文件歸檔與電子檔案管理辦法》（GB/T18894-2016）、《數(shù)字檔案館建設指南》《企業(yè)數(shù)字檔案館（室）建設指南》《國家檔案局關于修改〈電子公文歸檔管理暫行辦法〉的決定》《國務院關于在線政務服務的若干規(guī)定》。我們要時常對標國家標準、行業(yè)標準等指導修正研究所的檔案管理標準。

（二）嚴格執(zhí)行“三納入、四參加、四同步”，做到有法必依。所謂“三納入”是指把技術文件材料的形成、積累、歸檔工作納入單位科研生產建設和經營管理等各項計劃之中，并嚴格進行考核，納入單位科研生產建設和經營管理等各項工作制度和工作程序，納入各部門和有關人員的崗位職責。這樣就做到了制度中有明確的規(guī)定，計劃上有了可靠保證，向上爭取到領導的重視和支持，向下落實到班組和個人的崗位職責，同時檔案室督促檢查并及時在業(yè)務和物資方面給予幫助?！叭{入”的貫徹實施，密切了我所檔案工作與科研生產活動的關系，使檔案工作貫穿科研生產活動的全過程，并隨著科研生產活動發(fā)展而不斷壯大?！八膮⒓印笔侵笝n案部門必須參加產品定型、重大科研課題鑒定、基建工程竣工和重要設備開箱。為此，所財務部門、科研部、檔案部門共同規(guī)定：沒有檔案部門提供的檔案資料，不能召開產品定型會和科研成果鑒定會；科研部、質量部、檔案部門共同規(guī)定:凡未歸檔的試驗設備不組織驗收，而未驗收的設備則不得投入使用。通過切實貫徹“四參加”做到了檔案部門參加科研成果評定、基建項目竣工驗收，參加引進設備到貨開箱驗收，參加型號研制專業(yè)技術會和科研項目鑒定會等重大科研生產活動，同時對文件材料進行檢查、驗收，深入了解航空科研產品生產、技術活動情況和科技文件材料的形成，積累、歸檔情況，及時收集應該收集的科技文件材料和技術資料，監(jiān)督科技文件材料的歸檔?！八耐健笔侵缚蒲猩a管理與建檔工作同步管理：下達科研任務與下達歸檔要求同步；檢查科研生產管理工作進度與檢查歸檔情況同步；驗收、鑒定科研項目與驗收、鑒定檔案材料同步；上報評獎、提職考核與檔案部門出具相關的歸檔情況證明材料同步。

（三）堅持檔案業(yè)務指導和檔案行政執(zhí)法并舉，引入監(jiān)督考核機制，做到違法必究。檔案業(yè)務指導是指由國家檔案法規(guī)授權機關及其工作人員、依據(jù)黨的路線方針政策和國家關于檔案工作的法規(guī)，對所轄區(qū)域內的國家機關、社會組織以及個人在檔案事業(yè)方面所進行的指導。檔案行政執(zhí)法是指我國縣級以上人民政府的檔案行政管理部門按照法定職權，在執(zhí)行法律、法規(guī)、規(guī)章，開展檔案事務行政管理過程中，對具體事件和行政管理相對人所采取的、發(fā)生權利義務關系的具體行政行為。如何將檔案業(yè)務指導和檔案行政執(zhí)法“兩手抓”？作為檔案執(zhí)法人員必須具備協(xié)助解決問題的能力，用業(yè)務指導完善行政執(zhí)法，用行政執(zhí)法推動業(yè)務指導。為了提高業(yè)務指導的效率，還可以適時推進檔案業(yè)務指導信息化，通過搭建檔案工作者的溝通交流平臺，為檔案工作者提供快速的信息和業(yè)務知識解答，解決工作中的難題。過去，傳統(tǒng)的檔案管理條件下，歸檔率不是很高，經常出現(xiàn)應歸不歸的情況，往往多次催歸效果不佳?，F(xiàn)在以信息化為抓手，通過流程優(yōu)化將工作計劃、歸檔情況、績效考核進行自動關聯(lián)。引入監(jiān)督考核機制徹底改變了歸檔管理工作的被動局面，提質增效十分明顯。

二、檔案資源多樣化

（一）切實落實國家檔案局10號令，強化源頭管控，把好檔案資源建設關。根據(jù)國家檔案局《企業(yè)文件材料歸檔范圍和檔案保管期限規(guī)定》（國家檔案局第10號令）的要求，從2014年10月起，研究所開展了為期兩年的《研究所文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表》編制工作，為此專門成立了編制工作領導小組及編制工作小組，發(fā)動全所按計劃，規(guī)范有序地開展編制、審查工作。在編制與審查工作中主要把握的原則是：1.與時俱進。要全面涵蓋研究所各業(yè)務部門的應用系統(tǒng)和各業(yè)務環(huán)節(jié)中產生的文件材料，尤其要關注新形勢下由于業(yè)務創(chuàng)新和因業(yè)務流程再造而產生的文件材料編入歸檔范圍。2.統(tǒng)籌安排。要全面分析和鑒別研究所形成文件材料的現(xiàn)實作用和歷史價值，兼顧國家其他有關法律、法規(guī)對檔案保管的要求，統(tǒng)籌各門類、各種載體文件材料歸檔要求、歸檔范圍和保管期限。3.具有可操作性。要保證文件材料歸檔范圍和檔案保管期限表的可操作性，針對研究所業(yè)務工作及形成文件材料的實際情況盡可能對歸檔范圍細化。4.做好保密工作。各單位在歸檔范圍內的文件材料做好定密和標密工作，密件的制作、移交要符合研究所保密和歸檔的要求，切實做好涉密載體的保密管理工作?！堆芯克募牧蠚w檔范圍和檔案保管期限表》于2018年10月正式發(fā)布，有效解決了研究所檔案的科學布局、合理歸屬、有法可依等根本性問題，對于加強研究所檔案資源體系建設，維護研究所檔案資產的完整與安全具有十分重大的意義?！堆芯克募牧蠚w檔范圖和檔案保管期限表》的編制與審查得到了各級領導與相關單位工作人員的高度重視，無形中起到了提高全員檔案意識的作用。

（二）積極推進各應用系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的集成，打造涵蓋全業(yè)務范圍的綜合檔案信息資源中心。隨著研究所信息化水平的提高，近年來，研究所引進并開發(fā)了許多應用系統(tǒng)以便于提高工作效率，如門戶系統(tǒng)、PDM系統(tǒng)、財務系統(tǒng)、MES系統(tǒng)等。應用系統(tǒng)的實施，簡化了工作流程，實現(xiàn)了無紙化辦公，給工作帶來便利的同時也出現(xiàn)了新的問題，那就是各應用系統(tǒng)之間信息的交互傳輸問題、數(shù)據(jù)共享問題和系統(tǒng)間的相互協(xié)同問題。如果以檔案管理系統(tǒng)為中心，將各應用系統(tǒng)的某些模塊與檔案系統(tǒng)進行集成可以有效地解決這個問題。通過集成，使各應用系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)之間方便快捷地進行數(shù)據(jù)傳輸、工作協(xié)同，避免數(shù)據(jù)重復錄入的同時，能實現(xiàn)一鍵歸檔，確保各應用系統(tǒng)中有價值的檔案資源不流失，方便日后的開發(fā)利用。當然，要想實現(xiàn)各應用系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的無縫對接，首先要保證應用系統(tǒng)中的信息與檔案管理系統(tǒng)中信息規(guī)范一致，各應用系統(tǒng)的業(yè)務流程規(guī)范、數(shù)據(jù)規(guī)范才能實現(xiàn)集成。

三、檔案利用便捷化

傳統(tǒng)的檔案利用方式主要有：檔案查閱、檔案外借、檔案陳列展、編輯出版、檔案咨詢服務等?？蒲行畔⒒c管理信息化的推進使得檔案利用方式更為便捷。

（一）數(shù)字檔案館可以提供各類歸檔文件在線檢索和全文瀏覽。系統(tǒng)能夠隨時完成文件全文歸檔，也能將庫存歷史數(shù)據(jù)掃描后存檔。授權用戶可以在研究所局域網(wǎng)的任何終端登錄進行檢索查詢、瀏覽全文、有限下載。

（二）創(chuàng)建協(xié)同平臺，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的異地推送。過去用于異地加工的藍圖主要是用底圖曬藍，從底圖曬藍、打包發(fā)送到加工單位接收藍圖，一般需要7～15天，大批量圖紙周期更長，有時甚至需要1個月，程序繁瑣、效率低、成本高，相比過去的舊模式，檔案數(shù)據(jù)的異地推送大大提高了效率，降低了成本，為科研生產贏得了寶貴時間。

四、檔案管理信息化和檔案安全高效化

實現(xiàn)檔案管理信息化的必經途徑是建設數(shù)字檔案館。數(shù)字檔案館是應用現(xiàn)代信息技術，利用數(shù)字化手段，以綜合檔案信息資源處理為核心，對電子文件等數(shù)字檔案信息資源進行收集、管理，通過高速寬帶通信網(wǎng)絡設施連接和提供利用，實現(xiàn)資源共享的系統(tǒng)。

數(shù)字檔案館的建設和利用，涉及多方面的安全問題，其依托的園區(qū)網(wǎng)絡采用了身份認證、識別、安全審計、權限控制、防火墻、防病毒、安全備份等多重安全保密技術、并對數(shù)據(jù)庫進行定期備份和異地備份，維護數(shù)據(jù)庫事務日志，避免由于系統(tǒng)故障或人為破壞造成信息丟失。

五、檔案隊伍專業(yè)化

網(wǎng)絡信息時代和數(shù)字檔案館建設對檔案工作人員的素質提出了多方面的要求。第一，必須具有過硬的政治思想素質。要有堅定的立場、信仰、思想方法和黨性修養(yǎng)。要把習近平新時代中國特色社會主義思想作為檔案工作者教育的重點，深入系統(tǒng)地學習領會；第二，要有扎實的檔案專業(yè)知識，能熟悉并掌握電子文件和電子檔案整理和利用的知識；第三，要具備良好的英語水平、科技知識和文字處理能力；第四，需要掌握和更新計算機和網(wǎng)絡通信方面的知識；第五，要具有信息研究能力；第六，要增強服務工作的敏銳性、主動性。要主動加強與各個工作部門的聯(lián)系，了解各部門對檔案信息的需求，積極主動提供優(yōu)質服務。要努力營造人才輩出的良好環(huán)境，不斷加強檔案專業(yè)隊伍建設。要以數(shù)字檔案館建設為契機，打造一只既懂檔案管理，又懂信息技術的復合型人才隊伍。