民生檔案資源建設(shè)及開發(fā)利用

文/福鼎市政協(xié)文史資料室 鄭堅(jiān)

有效開展民生檔案管理工作，不僅可以實(shí)現(xiàn)民生服務(wù)綜合水平的提升目的，還能夠更好地適應(yīng)社會(huì)高速發(fā)展以及居民生活質(zhì)量不斷提高的時(shí)代要求。在民生檔案管理工作中，民生檔案資源管理人員要積極做好檔案信息的針對(duì)性管理，并在管理工作中做好安全保密工作，構(gòu)建完善的管理體系，從而推動(dòng)我國(guó)民生檔案管理工作持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，更好地發(fā)揮民生檔案本身的使用價(jià)值。對(duì)此，探討民生檔案資源建設(shè)及開發(fā)利用具備顯著實(shí)踐性價(jià)值。

一、民生檔案

民生檔案主要是勞動(dòng)就業(yè)、社會(huì)保障、居民住房、文化教育、健康醫(yī)療、環(huán)境資源等相關(guān)檔案，這些檔案資料與群眾的切身利益有著密切關(guān)聯(lián)性，具備較高的儲(chǔ)存、查考價(jià)值。群眾可以借助民生檔案實(shí)現(xiàn)對(duì)自身權(quán)益的維護(hù)，屬于一種原始憑證集合體，其本質(zhì)屬于傳統(tǒng)檔案資料管理的創(chuàng)新性服務(wù)模式。一方面，民生檔案管理要求檔案人員應(yīng)當(dāng)將關(guān)注點(diǎn)轉(zhuǎn)向普通人物，基于普通人物的檔案價(jià)值進(jìn)行審視和定位，構(gòu)建一個(gè)涵蓋群眾的檔案資源體系；另一方面，還要求檔案管理人員提高對(duì)群眾的重視，基于群眾需求明確檔案建設(shè)要求，構(gòu)建基于服務(wù)群眾的檔案利用體系，從而滿足民眾對(duì)檔案信息利用需求。

二、民生檔案建設(shè)與利用問題

從目前來看，雖然民生檔案與居民的生活有著密切關(guān)聯(lián)性，但是在具體建設(shè)與利用方面仍然存在一些問題與不足，其主要問題體現(xiàn)在以下幾方面。

（一）管理相對(duì)分散。民生檔案在具體的管理應(yīng)用方面，最為明顯的問題是過于分散，保管工作的集中化實(shí)施難度相對(duì)較高。在民生檔案具體建設(shè)過程中，管理分散的原因主要體現(xiàn)在主觀與客觀兩個(gè)方面。主觀層面上，民生檔案屬于涉及民眾的業(yè)務(wù)活動(dòng)，屬于利民職能的基本依據(jù)。相關(guān)部門大多數(shù)不愿意將檔案資料移交給檔案部門，導(dǎo)致民生檔案本身管理主體過于分散。隨著近些年檔案管理意識(shí)的不斷增強(qiáng)，普通百姓對(duì)于民生檔案的需求程度不斷提高，對(duì)于這一類檔案部門，大多數(shù)可以通過檔案獲得利益，此時(shí)會(huì)間接提高部門自我獨(dú)立要求，導(dǎo)致管理分散問題很難有效應(yīng)對(duì)。在客觀層面上，民生檔案的種類相對(duì)比較多，眾多領(lǐng)域中均有民生檔案的相關(guān)應(yīng)用需求。民生檔案產(chǎn)生部門大多數(shù)是以黨政機(jī)關(guān)、企事業(yè)單位、社會(huì)團(tuán)體、基層組織以及中介機(jī)構(gòu)為主，所以民生檔案經(jīng)常被儲(chǔ)存在不同的單位與部門中，客觀層面上形成了一種分散性存在現(xiàn)象。例如，戶籍檔案主要是公安部門管理，住房檔案主要是住房管理機(jī)關(guān)進(jìn)行管理等，這些檔案資料的分散化管理會(huì)間接出現(xiàn)集中管理問題。

（二）管理標(biāo)準(zhǔn)化缺失。因?yàn)槊裆鷻n案被管理于不同的部門以及單位當(dāng)中，管理權(quán)限方面的高度分散導(dǎo)致不同部門的民生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)以及要求不盡相同。民生檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一致，間接影響到民生檔案資源整合以及開發(fā)利用，使民生檔案的管理體系建設(shè)難度相對(duì)較高。

（三）管理水平參差不齊。從民生檔案的開發(fā)利用角度來看，大多數(shù)單位會(huì)主動(dòng)提供相應(yīng)的檢索工具，從而滿足群眾不斷提高的檔案資料查詢需求。但是，仍然有許多部門處于基礎(chǔ)的建檔階段，單純注重收集與保管，對(duì)于開發(fā)利用等方面重視度并不高。檔案的儲(chǔ)存基本目的是為了利用，如果檔案管理工作脫離了群眾需求則會(huì)失去基本的意義。從人才隊(duì)伍的角度看，我國(guó)從事民生檔案的管理隊(duì)伍，大多數(shù)檔案管理人員有較強(qiáng)的責(zé)任感與業(yè)務(wù)能力，但是也有部分單位的檔案管理人員屬于兼職工作模式，其工作精力主要集中在其主業(yè)上，只是在空閑情況下才對(duì)檔案資料進(jìn)行管理。在檔案管理素質(zhì)水平參差不齊的情況下，民生檔案整體利用水平會(huì)隨之下降。

三、民生檔案建設(shè)與利用的改進(jìn)措施

（一）制定整體規(guī)劃策略。民生檔案的資源建設(shè)分布相對(duì)廣泛，內(nèi)容繁多并且形式也非常多，涉及的行業(yè)、單位也非常多。在具體管理工作中，需要注重整體性規(guī)劃，并保障規(guī)劃內(nèi)容的完整性、全面性以及科學(xué)性。從具體工作角度看，規(guī)劃內(nèi)容應(yīng)當(dāng)涉及民生檔案的內(nèi)涵以及基本范圍，制定詳細(xì)的業(yè)務(wù)工作規(guī)范，并制定詳細(xì)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及檔案建設(shè)標(biāo)準(zhǔn)，明確涉及到的單位、檔案人員的職責(zé)權(quán)利。另外，還需要注重民生檔案資源建設(shè)的中期、長(zhǎng)期規(guī)劃方向。檔案部門需要積極征得政府支持，以政府立項(xiàng)的方式優(yōu)化檔案資源建設(shè)與利用工程，保障民生檔案建設(shè)所需資源充足，提高民生檔案綜合建設(shè)效益。

（二）構(gòu)建協(xié)調(diào)作用機(jī)制。當(dāng)前關(guān)于民生檔案的建設(shè)與利用，其重點(diǎn)在于明確各自的職責(zé)以及相應(yīng)的責(zé)任權(quán)利。從當(dāng)前工作現(xiàn)狀來看，檔案管理部門想要更好地提高民生檔案的綜合管理水平，仍然存在許多的障礙，民生檔案資源建設(shè)涉及面比較廣，屬于一個(gè)龐大且系統(tǒng)化的工程，需要多級(jí)多部門的共同參與。在平常工作中，檔案部門、涉民行業(yè)、單位需要強(qiáng)化溝通與協(xié)作，并構(gòu)建一個(gè)相互支持與配合的良好氛圍。對(duì)于不同涉民行業(yè)、單位需要做好檔案部門的統(tǒng)一性指導(dǎo)，認(rèn)真履行部門的檔案管理職能，并積極做好自身的工作職責(zé)，將民生檔案作為本單位檔案管理的重點(diǎn)內(nèi)容，并將其納入檔案管理工作重點(diǎn)環(huán)節(jié)，保障本單位的檔案完整性與齊全性。另外，檔案部門還需要注重加強(qiáng)涉民行業(yè)、單位的業(yè)務(wù)指導(dǎo)工作，并借助跟蹤服務(wù)，強(qiáng)化權(quán)威性的主動(dòng)服務(wù)，保障民生檔案可以逐漸呈現(xiàn)出全程規(guī)范化操作，為后續(xù)工作奠定基礎(chǔ)。檔案部門可以借助制定詳細(xì)的考核與獎(jiǎng)懲管理模式，將考核項(xiàng)目、內(nèi)容、形式、時(shí)間以及評(píng)分依據(jù)、獎(jiǎng)懲方式等進(jìn)行量化，構(gòu)建高效的社會(huì)協(xié)作機(jī)制、各部門權(quán)利和責(zé)任，從而提高民生檔案的綜合利用價(jià)值。

（三）強(qiáng)化信息化檔案管理工作。為了進(jìn)一步提升民生檔案管理綜合效率，需要及時(shí)建立信息化檔案管理模式。在檔案信息化管理模式建設(shè)過程中，可以將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案資料以掃描的方式轉(zhuǎn)化成為信息化檔案，并實(shí)現(xiàn)長(zhǎng)效性的儲(chǔ)存，實(shí)現(xiàn)檔案資料的實(shí)時(shí)更新、整合、補(bǔ)充和查閱等。通過信息化技術(shù)作為支持，可以最大程度降低檔案管理期間的人工操作，可以更好地實(shí)現(xiàn)檔案資料的高效率、高質(zhì)量管理。例如檔案數(shù)據(jù)信息的自動(dòng)搜集、自動(dòng)整理、自動(dòng)篩選、自動(dòng)檢索以及關(guān)鍵詞的自動(dòng)提取等，同時(shí)讓不同檔案數(shù)據(jù)庫(kù)之間實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)，促進(jìn)民生檔案可以高效率傳遞，滿足居民的具體需求，提高民生檔案的綜合利用價(jià)值。信息化檔案管理模式運(yùn)用于民生工程檔案管理，可以高效實(shí)現(xiàn)檔案資料的整合、查找、批量處理等功能，這也是提高民生檔案利用效率的重要途徑。

四、結(jié)語

綜上所述，民生檔案對(duì)于社會(huì)建設(shè)與社會(huì)發(fā)展的影響力非常明顯。如何有效開展民生檔案資源建設(shè)與利用工作是推動(dòng)檔案管理工作長(zhǎng)足進(jìn)步的關(guān)鍵。在今后需要提高對(duì)民生檔案的重視，借助整體規(guī)劃、協(xié)作機(jī)制等多方面改進(jìn)措施，提高民生檔案的建設(shè)與利用綜合水平，充分展現(xiàn)民生檔案的信息資料社會(huì)價(jià)值，從而推動(dòng)社會(huì)健康穩(wěn)定持續(xù)發(fā)展。