醫(yī)用耗材證件資料的信息化管理探討

文/濱州醫(yī)學(xué)院附屬醫(yī)院國(guó)有資產(chǎn)管理處 楊笑夢(mèng)

醫(yī)用耗材的證件資料是指國(guó)家允許相關(guān)醫(yī)用耗材進(jìn)入市場(chǎng)銷售的證明文件，證件資料參照國(guó)務(wù)院頒發(fā)的《醫(yī)療器械監(jiān)督管理?xiàng)l例》，以及國(guó)家食品藥品監(jiān)督管理總局、國(guó)家衛(wèi)生計(jì)生委頒布的關(guān)于醫(yī)療器械生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、臨床使用等的相關(guān)規(guī)定，對(duì)醫(yī)用耗材的使用功能、適用范圍作出了明確的規(guī)定與要求。具體來說，醫(yī)用耗材證件資料包括生產(chǎn)批準(zhǔn)、產(chǎn)品注冊(cè)或備案、經(jīng)營(yíng)許可、代理關(guān)系、工商稅務(wù)管理等證明與文件，管理內(nèi)容多，管理工作貫穿于醫(yī)用耗材采購(gòu)、驗(yàn)收、使用等流程，管理難度較大，傳統(tǒng)人工管理模式無法勝任，需改進(jìn)管理方式，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，推動(dòng)醫(yī)用耗材證件資料的信息化管理，以提升其管理水平。由此可見，本文圍繞“醫(yī)用耗材證件資料的信息化管理”進(jìn)行分析探討，具有一定的意義。

一、醫(yī)用耗材證件資料信息化管理的必要性分析

醫(yī)用耗材證件資料的信息化管理是管理工作與時(shí)俱進(jìn)的表現(xiàn)，從此項(xiàng)工作管理效率及質(zhì)量提升角度考慮，開展信息化管理工作非常重要?？偨Y(jié)起來，該項(xiàng)工作信息化管理的必要性體現(xiàn)在以下方面：

（一）提升工作效率，節(jié)約人力資源。醫(yī)用耗材管理是醫(yī)療機(jī)構(gòu)管理工作的重要組成部分，由于醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，以及臨床診療業(yè)務(wù)開展的需求，醫(yī)院每隔一段時(shí)間就會(huì)訂購(gòu)醫(yī)用耗材，每次訂購(gòu)所選擇的供應(yīng)商可能是不同的，而且生產(chǎn)廠家也可能會(huì)更換代理商，醫(yī)院需要花費(fèi)較多的人力和時(shí)間去審核醫(yī)用耗材，采集醫(yī)用耗材及其供應(yīng)商的證件資料，建立檔案。一般來說，醫(yī)院為節(jié)省人力成本，會(huì)讓醫(yī)用耗材采購(gòu)人員兼任耗材證件資料管理人員，由于耗材品種較多，其工作效率低下，無法及時(shí)建檔，推動(dòng)醫(yī)用耗材證件資料的信息化管理，能夠?qū)⑨t(yī)用耗材證件資料錄入、更新工作分?jǐn)偨o供應(yīng)商，有效提升證件資料信息的采集、錄入效率，節(jié)約人力資源，效果顯著。

（二）提升管理質(zhì)量，保障醫(yī)用耗材證件資料信息齊全。當(dāng)前，醫(yī)用耗材證件資料管理在醫(yī)院管理工作中并不受重視，醫(yī)療機(jī)構(gòu)對(duì)于醫(yī)用耗材的管理，側(cè)重于成本效益這一塊。采購(gòu)人員的主要職責(zé)為采購(gòu)醫(yī)用耗材，大部分精力也投入于此，對(duì)于相關(guān)證件資料的管理稍有疏忽，可能會(huì)出現(xiàn)無法及時(shí)采集醫(yī)用耗材證件資料，導(dǎo)致信息不齊全的情況，也有可能出現(xiàn)采購(gòu)人員在醫(yī)用耗材采購(gòu)時(shí)集齊相關(guān)證件資料，但是入院使用一段時(shí)間后，個(gè)別耗材證明文件過期，采購(gòu)人員未及時(shí)察覺并更換有效證件，此時(shí)若涉及醫(yī)用耗材類的醫(yī)療糾紛，醫(yī)院將陷入被動(dòng)狀態(tài)。展開醫(yī)用耗材證件資料的信息化管理，能夠有效提升其管理質(zhì)量，以“供應(yīng)寶”平臺(tái)為例，這一信息平臺(tái)可實(shí)現(xiàn)供應(yīng)商信息系統(tǒng)與醫(yī)院內(nèi)部物流管理系統(tǒng)的連接，醫(yī)用耗材供應(yīng)商接到訂單后，會(huì)自動(dòng)提供、錄入醫(yī)用耗材的證件資料，證件過期后及時(shí)更新，實(shí)時(shí)傳輸?shù)结t(yī)院物流管理系統(tǒng)，將醫(yī)用耗材證件資料管理融入其采購(gòu)、驗(yàn)收、使用的全生命周期中，保障了醫(yī)用耗材證件資料的準(zhǔn)確、齊全、時(shí)效性。

（三）規(guī)范醫(yī)用耗材證件資料信息管理流程?，F(xiàn)階段，臨床診療業(yè)務(wù)中應(yīng)用的醫(yī)用耗材種類多，供應(yīng)商數(shù)量也比較多，其業(yè)務(wù)水平參差不齊，部分銷售人員并未經(jīng)過專業(yè)的醫(yī)用耗材銷售培訓(xùn)與考核，銷售能力雖強(qiáng)，但是業(yè)務(wù)素養(yǎng)偏低，未全面掌握醫(yī)用耗材“三證”知識(shí)，再加上企業(yè)本身證件意識(shí)薄弱，無法按照規(guī)定及時(shí)提交醫(yī)用耗材的證件資料，需要采購(gòu)人員多方催促。在醫(yī)用耗材證件資料信息化管理模式中，這項(xiàng)工作的職責(zé)分?jǐn)偨o供應(yīng)商，生產(chǎn)廠家、供應(yīng)商要想獲得醫(yī)用耗材供給資格，就必須如實(shí)提交醫(yī)用耗材證件資料，提供有效證明，相關(guān)資料可以直接存入醫(yī)院的醫(yī)用耗材證件資料數(shù)據(jù)庫中，便于內(nèi)部人員查詢，如若證件資料過期，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示，相關(guān)人員即可聯(lián)系生產(chǎn)廠家或供應(yīng)商，要求其限期提交證件資料。

二、醫(yī)用耗材證件資料信息化管理方案及策略

如前所述，做好醫(yī)用耗材證件資料的信息化管理工作非常有必要。為了做好此項(xiàng)工作，有必要明確信息化管理方案，重視信息化管理策略的實(shí)施?？偨Y(jié)起來，具體的信息化管理方案及策略如下：

（一）提升對(duì)于醫(yī)用耗材證件資料信息化管理的重視度。信息化背景下，醫(yī)院應(yīng)該充分重視醫(yī)用耗材證件資料的信息化建設(shè)，增加在資金方面的投入，用于引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)及設(shè)施，搭建專業(yè)的醫(yī)用耗材證件資料信息平臺(tái)，或者在醫(yī)院現(xiàn)有的信息系統(tǒng)中開辟一個(gè)醫(yī)用耗材證件資料的子系統(tǒng)。在這一過程中，醫(yī)院可以根據(jù)自身發(fā)展需求，引進(jìn)相適配的醫(yī)用耗材證件資料管理系統(tǒng)，比如說北京東軟望?？萍加邢薰鹃_發(fā)的“供應(yīng)寶”平臺(tái)及醫(yī)院內(nèi)部物流管理系統(tǒng)，可以在現(xiàn)有的HIS（醫(yī)院信息系統(tǒng)）中，設(shè)立醫(yī)用耗材證件資料模塊，構(gòu)建電子檔案，采集醫(yī)用耗材證件信息，是相對(duì)于相關(guān)信息的動(dòng)態(tài)化管理，讓醫(yī)院工作人員能夠?qū)崟r(shí)查詢、了解醫(yī)用耗材的資質(zhì)證件情況，減少乃至消除管理的漏洞與盲區(qū)。

（二）設(shè)立醫(yī)用耗材證件資料信息系統(tǒng)。不同的醫(yī)療機(jī)構(gòu)在醫(yī)用耗材證件資料管理上有著不同的需求，可選用的信息技術(shù)軟件與硬件也有所不同?！肮?yīng)寶”軟件是當(dāng)前醫(yī)用耗材證件資料管理中較為有效的一款軟件，這個(gè)軟件以供應(yīng)鏈云平臺(tái)技術(shù)為基礎(chǔ)，每個(gè)供應(yīng)商都有一個(gè)賬號(hào)，登錄賬號(hào)即可錄入每一批次醫(yī)用耗材的證件資料，上傳相關(guān)的照片或掃描件，經(jīng)由軟件公司初審。再由醫(yī)院采購(gòu)部門終審，通過審核相關(guān)資料視為合法、有效?！肮?yīng)寶”平臺(tái)與醫(yī)院內(nèi)部物流管理系統(tǒng)對(duì)接，相關(guān)資料可實(shí)時(shí)傳輸，醫(yī)院只需接收數(shù)據(jù)，更新醫(yī)用耗材證件資料即可，工作量明顯縮小。并且，醫(yī)院也可應(yīng)用HIS（醫(yī)院信息系統(tǒng)）中的物資管理系統(tǒng)，管控醫(yī)用耗材的證件資料，從而提升醫(yī)用耗材相關(guān)證件資料管控的規(guī)范性及合理性。此外，為了實(shí)現(xiàn)資源共享，提高查詢服務(wù)的便捷性，針對(duì)醫(yī)用耗材紙質(zhì)證件資料進(jìn)行建檔保存的基礎(chǔ)上，還可以利用上述提到的“供應(yīng)寶”軟件系統(tǒng)，在云存儲(chǔ)技術(shù)的支持下，實(shí)現(xiàn)電子存檔；其中，電子存檔具備檢索快速、便利、實(shí)時(shí)、同步等優(yōu)勢(shì)，在維護(hù)方面也非常方便，且安全性較高；維護(hù)好“供應(yīng)寶”中的相關(guān)證件信息之后，針對(duì)其信息反饋到內(nèi)網(wǎng)的HERP系統(tǒng)當(dāng)中，使內(nèi)外網(wǎng)同時(shí)共享得到有效實(shí)現(xiàn)，倘若需要對(duì)某一產(chǎn)品及相關(guān)代理商的證件資料進(jìn)行查詢，只需要獲取系統(tǒng)相關(guān)授權(quán)，便可以進(jìn)行查閱，從而使醫(yī)院耗材證件相關(guān)信息資料的查詢便利性得到有效體現(xiàn)。

（三）優(yōu)化醫(yī)用耗材證件資料信息系統(tǒng)功能設(shè)置。優(yōu)化系統(tǒng)功能設(shè)置，定義不同功能模塊的操作權(quán)限，對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)展開分層管理，設(shè)定賬戶權(quán)限等級(jí)，數(shù)據(jù)庫管理人員可瀏覽后臺(tái)數(shù)據(jù)，具備數(shù)據(jù)編輯、管理功能，而普通用戶只能看到醫(yī)用耗材的證件資料信息。在醫(yī)用耗材證件資料信息系統(tǒng)中，分設(shè)為生產(chǎn)廠家資料、供應(yīng)商資料、產(chǎn)品證件三個(gè)模塊，管理人員將信息分類儲(chǔ)存于不同目錄下，系統(tǒng)具備證件的添加、刪除、修改功能，可實(shí)時(shí)更新文件內(nèi)容，信息改變時(shí)會(huì)生成相應(yīng)的證件標(biāo)識(shí)，例如證件超過有效期系統(tǒng)會(huì)給證件貼上“停用”標(biāo)簽，當(dāng)管理人員錄入受理通知書，狀態(tài)標(biāo)識(shí)改變?yōu)椤斑^期受理”，經(jīng)審核發(fā)現(xiàn)證件過期但物品仍處于有效期，狀態(tài)標(biāo)識(shí)改為“過期保留”。同時(shí)，系統(tǒng)具備證件資料的查詢、輸出、打印、有效期自動(dòng)提示功能，能夠有效保證信息的完整性與實(shí)效性，提升系統(tǒng)服務(wù)水平。此外，如果兩個(gè)注冊(cè)證處于交替互換過程，基于系統(tǒng)驗(yàn)收入庫的情況下，系統(tǒng)能夠提供2個(gè)證件號(hào)，倉庫人員則結(jié)合實(shí)物相對(duì)應(yīng)的證件號(hào)選擇入庫，確保產(chǎn)品入庫的規(guī)范性及合理性。

三、結(jié)語

綜上所述，醫(yī)用耗材在臨床診斷、治療中廣泛應(yīng)用，具體包括一次性使用耗材、消毒后可反復(fù)使用耗材以及植入性耗材，隨著醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展，醫(yī)用耗材種類不斷增加，必須加強(qiáng)對(duì)醫(yī)用耗材的管理，以醫(yī)用耗材的科學(xué)、規(guī)范應(yīng)用，促進(jìn)臨床診療水平的提升。醫(yī)用耗材證件資料的管理是醫(yī)用耗材管理的重要組成部分，引進(jìn)現(xiàn)代化信息技術(shù)，應(yīng)用“供應(yīng)寶”平臺(tái)、HIS（醫(yī)院信息系統(tǒng)）等進(jìn)行醫(yī)用耗材證件資料管理，確保醫(yī)院所采購(gòu)、使用的醫(yī)用耗材資料全部記錄在冊(cè)，包括證件資料，確保醫(yī)院內(nèi)部管理團(tuán)隊(duì)能夠隨時(shí)在信息系統(tǒng)中查詢到各類醫(yī)用耗材的證件信息，有效保障其臨床使用的安全性。