芻議新時期檔案信息化建設(shè)問題及有效路徑

文/西藏自治區(qū)氣象信息網(wǎng)絡(luò)中心 格桑

檔案信息化建設(shè)是依托信息技術(shù)的發(fā)展而衍生出來的成果。傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)無法滿足人們的需求，所以我們想讓檔案管理變得更加有效的話，就要對檔案進行信息化建設(shè)，利用計算機信息技術(shù)的進步與發(fā)展來彰顯新時代檔案信息管理的優(yōu)勢。擺脫傳統(tǒng)檔案管理模式落后的地方，維護檔案管理可持續(xù)發(fā)展建設(shè)。在管理中，檔案管理者要知道如何進行檔案管理，如何進行檔案管理的創(chuàng)新，根據(jù)信息化的發(fā)展方向，跟隨時代發(fā)展的步伐，對檔案進行信息化建設(shè)。

一、要根據(jù)社會發(fā)展對檔案信息化建設(shè)進行分析

檔案信息化建設(shè)要適應(yīng)新時代計算機技術(shù)的發(fā)展，要弄清楚新時代計算機網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的形勢，在檔案管理工作中，要注意傳統(tǒng)檔案管理模式到數(shù)字信息化檔案管理模式的轉(zhuǎn)換。我們都知道傳統(tǒng)紙質(zhì)的檔案，在查閱以及歸類時，可能會比較麻煩，有很多的不足。但是在電子文件檔案管理過程中，檔案服務(wù)變得更加有效，對信息進行查找，或者對信息進行歸類的時候會更加便捷。傳統(tǒng)的檔案管理模式下，需要花費巨大的人力和物力，但是利用信息技術(shù)進行檔案管理時，可以通過數(shù)字的智能化，減少人們在歸納時所花的時間。在查詢檔案的時候，傳統(tǒng)的查詢模式是去檔案室對信息進行查詢，在如今信息化背景下，對檔案進行查詢時，可以利用多種方式進行查詢。比如可以利用手機客戶端進行查詢，還可以利用電腦進行查詢，在以上查詢方式下查詢資料，能突破時間的限制，突破地理位置的局限。在信息化平臺下，能夠與更多的人共享，能夠變得更加有互通性。傳統(tǒng)的檔案管理模式是人工進行管理的，管理的工作效率比計算機的效率低下。而信息化的檔案管理模式，可以通過自動化發(fā)展渠道，讓檔案信息服務(wù)社會化，以網(wǎng)絡(luò)平臺為背景，使檔案的服務(wù)從面向小范圍的人，延伸到面向全社會的人。

二、檔案信息化建設(shè)對社會發(fā)展的意義

（一）能夠提升傳統(tǒng)檔案資源開發(fā)的價值。檔案資源從深層次上說，能夠反映社會的發(fā)展。與社會發(fā)展是不可分割的，具有一定的社會價值，傳統(tǒng)檔案管理模式，由于管理的方式不夠完善，使得檔案本身無法被更多的人發(fā)覺，使檔案無法進行再次利用。檔案價值變低了，沒有辦法發(fā)揮它應(yīng)該發(fā)揮的價值。所以當檔案資源面臨著沒有辦法開發(fā)時，信息化管理模式下能夠?qū)崿F(xiàn)對紙質(zhì)檔案數(shù)字化的處理。通過數(shù)字化處理發(fā)布到一些平臺中，滿足人們對檔案的需求。數(shù)字化檔案管理能夠容納檔案的容量，能夠保證檔案的準確性以及標準性。這種管理模式對檔案資源的開發(fā)，以及對檔案資源的利用有長遠的影響。

（二）檔案管理模式向智能化方向發(fā)展，使檔案管理變得一體化。我們都知道，如今的信息技術(shù)影響到人們生活的方方面面，檔案管理領(lǐng)域可以引入信息技術(shù)，提高對信息技術(shù)創(chuàng)新的重視度，利用信息技術(shù)的手段，促進傳統(tǒng)檔案管理模式轉(zhuǎn)變?yōu)楦酉冗M的管理模式。信息技術(shù)能夠加快數(shù)字化目錄以及檢索系統(tǒng)的建立。在對信息進行查找的時候，可以通過目錄或者檢索系統(tǒng)進行快速查找，檔案資源能夠快速被人們收集以及檢索，整個管理系統(tǒng)變得一體化，促進檔案管理由人工模式轉(zhuǎn)向智能化模式發(fā)展的步伐。讓檔案管理適應(yīng)社會的發(fā)展，不斷進行創(chuàng)新。

（三）檔案管理服務(wù)水平得到提升，使檔案管理達到精細化。檔案信息化能夠為人們帶來更好的體驗。通過更加人性化以及更加智能化的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)平臺，讓查閱者根據(jù)自身的需求，有針對性地對檔案進行查找，而不是花費了大量的精力，還是查找不出具有針對性的檔案。利用者可以根據(jù)網(wǎng)絡(luò)平臺提出自己的意見和建議，從而使檔案管理變得更加優(yōu)化。只有深入了解群眾的需求，檔案管理水平才能夠不斷提高，才能夠向著人們需求的方向，進行完善與發(fā)展。

三、新時期檔案管理信息化建設(shè)存在的問題

我國雖然已經(jīng)開始引用信息化來進行檔案的管理，但是在具體的實踐過程中，仍有一些不足。檔案管理制度應(yīng)該如何進行完善是我們要注意的問題。在檔案管理工作中，檔案管理制度不夠科學有效，檔案資源利用的程度較低，檔案信息在儲存的時候，很難實現(xiàn)其持久性。

四、如何利用信息化促進檔案館建設(shè)

（一）檔案信息化建設(shè)人員需要摒棄落后的思想。新時期的檔案管理工作，應(yīng)該結(jié)合信息化的理念，保證信息化建設(shè)順利推進。有些人員在建設(shè)過程中，只滿足于以往的管理模式，沒有對新型管理模式進行思想上的轉(zhuǎn)化，智慧檔案館無法順利建設(shè)。要加強檔案信息化建設(shè)人員的意識，加大人力以及物力等方面的投入。檔案管理者要正確認識到自身的職責，明確自己應(yīng)該如何進行檔案管理，如何提升信息化建設(shè)的水平。檔案管理工作人員必須具備專業(yè)的素養(yǎng)，利用自己的專業(yè)性來開展信息化建設(shè)。只有管理人員的專業(yè)性得到一定程度的提高，在管理的過程中，遇到困難才能夠及時解決。檔案信息化建設(shè)管理人員可以不定時參加培訓班，當自己遇到問題或者能力不足時，可以通過培訓班的學習來解決自己所面對的問題，提高自己的專業(yè)性，從而在該崗位上盡心盡力地工作。組織各種交流活動，安排檔案管理人員進修，重視業(yè)務(wù)之間的交流以及溝通，提升檔案管理者的計算機運營水平，加強設(shè)備的管理以及維護。還要讓管理人員掌握電子檔案信息的采集，以及電子檔案的加工處理。從根本上提高管理人員的專業(yè)性，建設(shè)綜合型的人才隊伍，讓管理更加現(xiàn)代化，實現(xiàn)管理人員素質(zhì)的提升。只有摒棄了傳統(tǒng)檔案的管理模式，才能夠更好地適應(yīng)新時代檔案管理的要求，構(gòu)建檔案服務(wù)管理的新格局。

（二）把紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向電子檔案，加強數(shù)據(jù)庫建設(shè)。對于檔案信息化管理建設(shè)，可以從技術(shù)方面進行分析，在建設(shè)過程中，要加快傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)向電子檔案的進程，構(gòu)建全新的數(shù)據(jù)庫。發(fā)揮現(xiàn)代設(shè)備的優(yōu)勢，大力對紙質(zhì)檔案進行掃描；全面輸入全文數(shù)據(jù)，構(gòu)建與之相適應(yīng)的目錄數(shù)據(jù)庫。建設(shè)網(wǎng)絡(luò)共享的模式，依托于網(wǎng)絡(luò)的多媒體平臺，利用多媒體的開放性以及虛擬性的特點提高檔案開發(fā)的進程。同時，要注意檔案管理的安全問題，重視檔案信息安全的維護。在具體的操作過程中，讓使用者進行實名認證，進行實名管理。設(shè)置相關(guān)的網(wǎng)絡(luò)防火墻，以及相關(guān)的殺毒軟件，構(gòu)建更加有效的檔案管理安全保障體系。在信息化整體布局推動下，檔案網(wǎng)站建設(shè)從無到有，逐漸增多起來。檔案部門的信息化設(shè)備也變得越來越多，檔案信息化建設(shè)相關(guān)的法規(guī)得到進一步完善。因此，我們要加大對相關(guān)檔案管理標準知識的了解，為更好地開展這項工作奠定堅實的基礎(chǔ)。

五、結(jié)語

通過以上分析發(fā)現(xiàn)，要想進一步開展檔案信息化建設(shè)工作，需要讓檔案管理立足于新時代的發(fā)展，讓信息技術(shù)更好地與檔案管理工作進行融合，使檔案信息化建設(shè)成為未來發(fā)展的新方向。要不斷強化信息化管理平臺建設(shè)，提升檔案管理信息化服務(wù)的水平。