基于精益管理理念的企業(yè)會務(wù)工作研究

文/廣西中煙工業(yè)有限責(zé)任公司 王冬梅 李才昌

黨的十八大以來，從中央到地方都采取了一系列措施，著力精簡文山會海。中央八項規(guī)定及其實施細(xì)則中明確指出要“減少會議活動”“控制會議活動的規(guī)模和時間”“提高會議活動的效率和質(zhì)量”“嚴(yán)格控制會議活動經(jīng)費(fèi)”。同時，會議在企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營工作中發(fā)揮著信息傳達(dá)、溝通協(xié)調(diào)、解決問題等重要作用，在新形勢下，如何做好企業(yè)會務(wù)工作，融進(jìn)精益管理的理念，切實提高會議的效率和質(zhì)量，是每一位企業(yè)行政管理人員需要思考的問題。針對以上問題，筆者結(jié)合自身工作的實踐談幾點體會。

一、精益理念融入企業(yè)會務(wù)工作的意義

（一）是提升企業(yè)會務(wù)工作科學(xué)水平的現(xiàn)實需要。黨的十八大以來，中央明確提出要“精文減會”，尤其要“提高會議活動的效率和質(zhì)量”，明確了會務(wù)工作的新目標(biāo)。精益管理理念是日本豐田汽車公司最早應(yīng)用于生產(chǎn)系統(tǒng)的管理方法，取得了巨大的管理效益。目前精益管理擴(kuò)展到企業(yè)管理的各個方面，也從原來具體的企業(yè)管理方法上升到戰(zhàn)略管理理念。將精益理念融入企業(yè)會務(wù)工作，有效運(yùn)用精益管理工具和方法，有利于提高會務(wù)工作質(zhì)量和效率。

（二）是貫徹落實中央八項規(guī)定及其實施細(xì)則的必然要求。黨的十八大以來，提出了一系列關(guān)于“精簡會議”方面的新要求。這些要求，是企業(yè)行政部門組織開展會務(wù)工作的最高準(zhǔn)繩，是必須要貫徹落實的重要任務(wù)。因此，企業(yè)行政部門在組織開展各項會務(wù)工作時，都應(yīng)當(dāng)嚴(yán)格遵守中央八項規(guī)定及其實施細(xì)則的要求，將這些要求貫徹落實到具體的會務(wù)工作中。

（三）是創(chuàng)新企業(yè)會務(wù)工作的有效途徑。做好企業(yè)會務(wù)工作，必須要創(chuàng)新工作理念和工作方法。精益管理以問題為導(dǎo)向，結(jié)合實際進(jìn)行創(chuàng)新管理，注重小事、細(xì)節(jié)、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)，推進(jìn)持續(xù)改進(jìn)，徹底解決會務(wù)工作中的浪費(fèi)問題。

二、推行精益會務(wù)工作的探索和實踐

（一）嚴(yán)格計劃，精簡會議。1.編制會議計劃。根據(jù)企業(yè)實際情況，在每年年初編制企業(yè)全年的會議計劃，嚴(yán)格控制會議數(shù)量、規(guī)模和規(guī)格。可開可不開的會一律不開，能聯(lián)合開、合并開的會不單獨召開，能以電視電話會議形式召開的不開現(xiàn)場會。2.嚴(yán)格會議預(yù)算。對全年的會議計劃產(chǎn)生的費(fèi)用進(jìn)行科學(xué)預(yù)算，通過嚴(yán)格的預(yù)算審查與批復(fù)之后再予執(zhí)行，以實現(xiàn)各項資源的有效節(jié)約，減少不必要的支出，在簡潔中突顯隆重，利用有限的資金實現(xiàn)會務(wù)工作的最優(yōu)化展現(xiàn)。3.全年要嚴(yán)格執(zhí)行會議計劃和預(yù)算計劃，原則上不能出現(xiàn)超計劃和預(yù)算的會議，如確實需要臨時召開，則需履行審批程序后召開。

（二）超前謀劃，做好籌備。1.把思考和工作做在會議開展前，即提前針對即將召開的會議，系統(tǒng)總結(jié)以往在相關(guān)工作中存在的不足，以問題為導(dǎo)向，統(tǒng)籌謀劃會議服務(wù)保障工作要點。2.制定周密的會議方案。會議方案是會議組織安排的總綱，制定會議方案應(yīng)提前征集各方意見，內(nèi)容要盡可能詳盡，可操作性要強(qiáng)。會議方案應(yīng)包括會議主題、會議時間、參會人員范圍、會議議程、工作分工、完成時間和具體要求等內(nèi)容。3.按照年初的會議預(yù)算做好會議經(jīng)費(fèi)使用安排計劃。主要包括場地費(fèi)、資料費(fèi)、辦公用品費(fèi)等，有時候在企業(yè)外部召開的會議還涉及住宿費(fèi)、餐飲費(fèi)等內(nèi)容。會議經(jīng)費(fèi)的使用計劃，應(yīng)遵循節(jié)約、勤儉的原則，既要盡量縮減會議成本，又要保留一定的彈性以備不可預(yù)見性，嚴(yán)防鋪張浪費(fèi)。4.妥善細(xì)致準(zhǔn)備會議材料。一方面是提前做好會議主題報告、會議議案、會議決議、領(lǐng)導(dǎo)人講話稿等文字材料的起草工作；另一方面是按規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化的要求做好會議材料印制、復(fù)制工作，有時候需要按參會人員的人數(shù)做好會議材料的印制和裝袋工作，并在會議報到時發(fā)放至參會人員手中。

（三）精細(xì)分工，明確責(zé)任。細(xì)節(jié)決定成敗。會前的分工越具體越細(xì)致，在會議的執(zhí)行中出差錯的機(jī)會越小。1.任務(wù)上分好“責(zé)任田”。建立會議前準(zhǔn)備、會議中配合、會議后反饋等主體模塊，將各主體模塊拆分為若干個二級模塊，如文字材料、會議服務(wù)、公務(wù)接待、宣傳工作，再將二級模塊拆分為若干工作小模塊，如迎送、用車、住房、會議、考察、用餐、媒體、個性化特色化服務(wù)等，明確和細(xì)化各個工作小模塊的具體要求。2.運(yùn)轉(zhuǎn)上打好應(yīng)急戰(zhàn)。會前應(yīng)認(rèn)真制訂會務(wù)工作突發(fā)事件應(yīng)急預(yù)案，比如會議期間突發(fā)停電、話筒故障、人員健康等方面狀況等預(yù)案，提前思考和明確應(yīng)對措施，確保發(fā)生緊急情況時處置方法條理有序。3.細(xì)節(jié)上用好“顯微鏡”。在具體分工中，要盡量把每項工作細(xì)化，并安排相應(yīng)的人員跟進(jìn)和落實。每一項工作都應(yīng)明確責(zé)任人、完成時間、工作要求，確保事事有人做、人人有事做。比如，需要有專人清點參會人數(shù)、有專人負(fù)責(zé)座次安排、有專人維持現(xiàn)場秩序、分發(fā)資料等。當(dāng)然，這些工作也可以安排同一人負(fù)責(zé)，主要是確保每一項工作都得到落實。

（四）規(guī)范流程，標(biāo)準(zhǔn)實施。以高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量的會議流程為依據(jù)，以嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致的會務(wù)方案為準(zhǔn)繩，將一些通用的、共性的工作按相應(yīng)的工作標(biāo)準(zhǔn)固化下來，形成會務(wù)工作規(guī)范，實現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化管理，提高工作效率。比如，將文字材料格式、選擇考察路線、迎送陪同、食宿保障、會務(wù)服務(wù)、接待流程、外宣媒體、輿情管控等工作進(jìn)行規(guī)范和固化，并及時根據(jù)新情況進(jìn)行完善和優(yōu)化，同時將各類操作規(guī)范裝訂成冊，建立會務(wù)工作經(jīng)驗庫，降低會務(wù)組織人員和服務(wù)人員的學(xué)習(xí)成本。其中，關(guān)于會務(wù)服務(wù)的標(biāo)準(zhǔn)流程，應(yīng)包括如下內(nèi)容：一是要明確會務(wù)服務(wù)人員的著裝要求、禮貌用語和服務(wù)規(guī)范；二是要明確會議座次安排的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范；三是要落實中央八項規(guī)定及實施細(xì)則的相關(guān)要求，會場不擺放花草綠植，不懸掛會標(biāo)與宣傳標(biāo)語等；四是要明確餐飲食宿的標(biāo)準(zhǔn)；五是要明確會前檢查的各環(huán)節(jié)注意事項，包括核對參會人員名單、座次安排、會議資料和用品、材料擺放順序、電子設(shè)備、話筒音響等，尤其是對話筒應(yīng)注意逐一檢查調(diào)試，確保音效。如無線話筒，還應(yīng)留意話筒的電池電量，最好是在開會當(dāng)天更換新的電池，避免出現(xiàn)會議中途電量不夠影響通話質(zhì)量的情況發(fā)生。對于會議需要播放PPT的，應(yīng)會前進(jìn)行全文試播放檢查，確保會議播放正常。

（五）精準(zhǔn)落實，柔性服務(wù)。會議中的服務(wù)是整個會務(wù)工作的重頭戲。會議前期的各項準(zhǔn)備工作的質(zhì)量和水平都將會議期間展現(xiàn)在全體與會人員的面前。所以會中要確保各項工作得到精準(zhǔn)落實，并根據(jù)服務(wù)對象的不同特點，在服務(wù)中注意細(xì)節(jié)，加強(qiáng)溝通，在細(xì)節(jié)服務(wù)上下功夫，通過細(xì)致周到的服務(wù)，讓參會人員從內(nèi)心感受到尊重和禮遇。一是會議正式開始前，會務(wù)工作人員要組織參會人員簽到，清點檢查參會人員到位情況，并對會前五分鐘還未到達(dá)會場的人員及時進(jìn)行聯(lián)系，督促參會人員準(zhǔn)時到會；會務(wù)工作人員在會前應(yīng)提前了解和熟悉座次安排情況，積極做好參會人員引導(dǎo)入座工作，保持會場井然有序；對于涉密會議，會務(wù)工作人員還需收集與會人員的通信設(shè)備，做好登記和保存工作。二是會議開始后，會務(wù)人員首先要認(rèn)真做好會議現(xiàn)場服務(wù)工作，根據(jù)現(xiàn)場情況，及時調(diào)整空調(diào)溫度、燈光照明、話筒音量等情況，并及時做好添茶續(xù)水、桌面垃圾清理等服務(wù)；其次要安排專人做好會議記錄，必要時做好會議錄音。三是要維護(hù)會場秩序，避免與會議無關(guān)的人員隨意進(jìn)入會場，或在會場附近喧嘩。四是要確保在領(lǐng)導(dǎo)視線可以看到的范圍內(nèi)，以便有臨時狀況時及時響應(yīng)。

（六）整理善后，及時高效。會議結(jié)束后，與會人員可以離場，但對于會務(wù)工作人員來說，還需要靜下心來做好會后工作，做好最后一個閉環(huán)工作。一是要及時整理會場。會議結(jié)束時要及時回收重要會議資料、臺卡、錄音設(shè)備等物品，會議方案、簽到冊、文件、發(fā)言材料、講話稿等收回后，要分類整理、立卷歸檔。對于涉密的材料要清點份數(shù)，檢查是否有缺漏，確保完全回收。其他多余的會議資料則要銷毀。同時檢查會議桌椅，查看是否有物品遺落，有的話應(yīng)及時聯(lián)系相應(yīng)人員歸還物品。二是做好參會人員返程安排。根據(jù)會前掌握的人員返程信息，落實送行人員及車輛，安全細(xì)致做好送站（送機(jī)）工作。三是要及時起草會議紀(jì)要。根據(jù)會議情況及時整理和起草會議紀(jì)要，并分發(fā)相關(guān)部門和人員，確保會議精神得到及時貫徹落實，確保會議效果。

三、結(jié)語

會務(wù)工作是一項細(xì)而又細(xì)、實而又實，永無止境的工作。在現(xiàn)代會務(wù)工作中，精益理念的應(yīng)用越來越被人們所重視和認(rèn)可，會務(wù)工作人員應(yīng)該深刻領(lǐng)悟、透徹理解精益管理理念的深刻內(nèi)涵，將精益管理理念與會務(wù)工作實際緊密相結(jié)合，以嚴(yán)格認(rèn)真、高度負(fù)責(zé)的態(tài)度來安排每一場會議，確保會議效率和質(zhì)量，推動企業(yè)會務(wù)工作水平持續(xù)提升。