以關(guān)鍵控制點為導(dǎo)向的采購全過程審計

■陳曉麗

公立醫(yī)院的運營管理要求重點關(guān)注各類業(yè)務(wù)活動可以獲取收入或耗費人財物等資源的內(nèi)涵經(jīng)濟行為，根據(jù)業(yè)務(wù)管理的標準化要求，需不斷改進內(nèi)控管理制度，并完善風險監(jiān)控制度體系使之滿足風險防控精準化需要。采購是醫(yī)院運營經(jīng)濟活動之一，是為了滿足正常運營，可以通過購買、租賃、交換、外包等經(jīng)濟活動去取得所需的設(shè)備、藥品、器械、材料等物資及服務(wù)的過程，也是確保醫(yī)院健康運營的重要環(huán)節(jié)。因此，加強采購全過程審計，有利于查擺采購活動中的短板弱項，強化內(nèi)控、堵漏洞，促進合理控制醫(yī)院各項運營成本，提質(zhì)增效。

一、審計基本思路及流程

采購全過程審計是指審計部門組織對采購項目的預(yù)算管理、招標文件制定、專家論證過程、執(zhí)行集中采購規(guī)定、采購信息公開、內(nèi)控管理、采購合同履約等全過程監(jiān)督審計，是對項目實施過程的合法性、真實性、規(guī)范性進行的跟蹤審計監(jiān)督，一改過去的事后審計為事前介入、事中跟蹤，及時發(fā)現(xiàn)問題，及時反饋，及時整改，有效避免事后審計雖然查出問題，但已既成事實，糾正難度較大的局面，發(fā)揮審計免疫系統(tǒng)功能。

1.審計前準備。了解醫(yī)院涉及采購環(huán)節(jié)的各部門內(nèi)部控制環(huán)境、管理狀況、業(yè)務(wù)流程和相關(guān)的風險，全面收集采購涉及的法律法規(guī)、醫(yī)院規(guī)章制度及相關(guān)資料，繪制流程圖，對比分析，查找關(guān)鍵控制點，確定納入全過程審計項目的標準，編制全過程審計實施細則。

2.審計實施。全過程審計實施細則以通知的形式在院內(nèi)OA公布，確保涉及的職能部門均已知曉，并按照細則要求，符合審計范圍的項目，事前提交審計部門審計，使被審計部門由被動接受審計向主動提交審計意識轉(zhuǎn)變。審計部門接到被審計部門的送審資料，通過詢問人員、檢查文件資料、觀察業(yè)務(wù)活動及內(nèi)控執(zhí)行情況、追蹤業(yè)務(wù)處理過程及分析相關(guān)數(shù)據(jù)等方法進行審計，審計部門對每階段審計發(fā)現(xiàn)的問題或建議于1～3個工作日及時反饋至被審計部門。

3.審計跟蹤整改。因全過程審計旨在事前發(fā)現(xiàn)問題即改進，為了避免影響整個采購項目的進度，原則被審計部門同意審計意見后即刻整改，整改需時較長的，審計部門做好后續(xù)跟蹤，如不同意審計意見的，審計部門組織專項會議研討。

二、關(guān)鍵控制點的審計內(nèi)容

基于內(nèi)控的視角，結(jié)合采購業(yè)務(wù)流程的特點，找出審計的關(guān)鍵控制點，制定采購全過程審計步驟是采購前期審計、采購過程審計、采購合同簽訂及執(zhí)行審計、采購付款審計等方面，主要審計以下方面：

1.采購前期審計。

采購立項的合理合規(guī)性是整個項目后續(xù)合法前提，主要需合理評價采購項目是否可行，和審查申購部門的立項論證、審批程序是否合規(guī)及資金是否落實到位。需調(diào)查的資料有：立項報告、項目的可行性論證報告、市場調(diào)研資料、流程審批資料、采購計劃、預(yù)算金額、預(yù)算批復(fù)文件，預(yù)算批復(fù)情況，項目撥款情況等文件。關(guān)鍵控制點：重點審查立項、采購價格及預(yù)算等三方面。立項審批方面，查看請購報告及相關(guān)會議記錄，了解項目是否經(jīng)過科室充分醞釀并集體同意，是否滿足公立醫(yī)院長遠的發(fā)展規(guī)劃，若為“三重一大”項目，是否提交黨委會會議同意。關(guān)注采購價格的依據(jù)是否充分，價格信息來源的真實可靠性、價格構(gòu)成的全面性、可比性，是否經(jīng)過調(diào)研、測算和集體商議，尤其關(guān)注不平衡報價，若報審價格（單價）高于原合同的采購價格的，立項部門是否作出詳細的價格上漲說明，如上漲幅度較大，審計部門需進一步核實分析具體原因。查看請購項目的資金使用是否已納入本年度預(yù)算，預(yù)算的批復(fù)和申報情況是否一致，采購數(shù)量是否基于結(jié)合醫(yī)院發(fā)展需要及實際庫存擬定等。

2.采購過程審計。

為有效防止采購過程中出現(xiàn)暗箱操作，防止招標過程流于形式，主要監(jiān)督和評價采購過程是否符合我國政府采購法、招投標法等法律法規(guī)及院內(nèi)采購制度。需調(diào)查的內(nèi)容有：招標采購文件、采購項目清單、供應(yīng)商選定、供貨單位的資質(zhì)證明等應(yīng)標文件、評標報告及中標通知書等。

關(guān)鍵控制點：發(fā)布采購需求前，審查采購方式的確定與采購對象的金額及特征是否相適應(yīng)，采購組織方式和采購方式是否符合政府采購法的要求，招標采購文件的商務(wù)和技術(shù)條款是否符合采購項目需求，是否人為設(shè)立了不合理的資格條件限制潛在投標人或明顯傾向個別投標人或具有差別待遇的條款等。招標代理機構(gòu)是否按規(guī)定公正選定。發(fā)布采購信息后，審查采購項目是否按規(guī)定公開采購信息，過程是否公平公開公正，評標方法選用、中標單位的資格審查是否合規(guī)合法，中標結(jié)果是否合理，采購人員及相關(guān)人員與供應(yīng)商有利害關(guān)系的，是否執(zhí)行回避制度。

3.采購合同簽訂及執(zhí)行審計。

主要審查合同的簽訂與執(zhí)行情況，評價合同簽訂與執(zhí)行的真實性、及時性，防止項目被人為擱淺，評價驗收的真實性及完整性，防止不驗收或虛假驗收，超預(yù)算等情況。需要調(diào)查的資料有：合同內(nèi)容原件、到貨憑證，安裝驗收記錄，入庫記錄、項目進度記錄、預(yù)算的執(zhí)行金額、預(yù)算的執(zhí)行進度情況、相關(guān)內(nèi)部文件等。關(guān)鍵控制點：合同審簽時，查看合同內(nèi)容是否包含了名稱、品牌、規(guī)格、型號、數(shù)量、金額，質(zhì)保、付款方式等條款且與招投標文件一致，合同簽訂是否按規(guī)定流程審簽，合同簽訂的時間是否及時。合同執(zhí)行期間，通過現(xiàn)場觀察驗收或查閱資料方式，審查驗收實際操作與制度規(guī)定的差異，驗收內(nèi)容是否與合同一致，記錄是否完整，驗收人員組成是否合理。審查項目的進度是否真實按合同要求及時間完成，對于隱蔽工程需要實地查看拍照，做好取證記錄。審查項目預(yù)算明細投入是否與預(yù)算審批情況一致，是否存在超范圍超預(yù)算未審批的情況。

4.付款情況審計。

主要監(jiān)督貨款的支付審批程序，確保貨款支付對象、額度及方式與合同要求一致。需調(diào)查的內(nèi)容有：貨款支付審批文件、付款單、發(fā)票，銷貨清單、入庫批準單等文件。

關(guān)鍵控制點：根據(jù)醫(yī)院支付的審批權(quán)限及流程，查看是否存在未審批而付款，或擅自變更支付方式、時間或金額，或未完成驗收而付款等情況。支付貨款前，可以對供應(yīng)商進行函證，與采購及驗收部門提供的票據(jù)核對，復(fù)核票據(jù)上標的、數(shù)量、單價和總額等，確定票據(jù)真實合法有效。

三、審計相關(guān)建議

1.業(yè)審融合，提質(zhì)增效。

內(nèi)部審計部門應(yīng)由裁判員向參謀助手轉(zhuǎn)變，尤其對于全過程審計，審計部門可運用業(yè)審融合創(chuàng)新機制，發(fā)揮協(xié)同作用。業(yè)審融合是以改變醫(yī)院價值鏈中的關(guān)鍵環(huán)節(jié)、為活動和相關(guān)業(yè)務(wù)流程增加價值的目標，通過內(nèi)部審計和咨詢能力，提高關(guān)鍵流程管控水平，自主創(chuàng)新和實施改進，實現(xiàn)審計目標和組織增值的雙向整合。在采購審計過程中，內(nèi)審員首先要保證工作的相對獨立和客觀性，再介入采購流程實行各環(huán)節(jié)監(jiān)控，除了履行監(jiān)督職責外，也需識別非增值環(huán)節(jié)，不斷從咨詢和確認中提高工作效率和規(guī)范化程度，真正做到“事前預(yù)警、事中控制、事后監(jiān)督”的動態(tài)融合管控。另一方面，業(yè)務(wù)部門采納審計建議并運用于改善業(yè)務(wù)流程，以PDCA閉環(huán)管理，實現(xiàn)工作質(zhì)量的提升，可以最大限度降低內(nèi)耗、提高整體協(xié)同性。

2.紀審聯(lián)合，加強監(jiān)督力度。

審計部門主要是對醫(yī)院的財務(wù)收支、財經(jīng)法紀、建設(shè)項目進行的經(jīng)濟監(jiān)督，監(jiān)督對象是“事”；紀檢監(jiān)察部門主要是對醫(yī)院所有工作人員，尤其黨組、黨員和干部的黨紀和行政的監(jiān)督，監(jiān)督對象是“人”。正因為人與事密不可分，雖職能各異，但工作目標一致，兩者具有較高關(guān)聯(lián)性及重疊性，可以有效防范風險，是內(nèi)部監(jiān)督體系中不可或缺的重要部分。實現(xiàn)紀審聯(lián)合，能產(chǎn)生1+1＞2的協(xié)同效果，一可管理協(xié)同，人員共用。在內(nèi)部巡查中，可成立由紀審多部門組成的監(jiān)督小組，實現(xiàn)監(jiān)督力量整合，人員定期交流培訓(xùn)，發(fā)揮優(yōu)勢互補，促進專業(yè)水平提升，提升監(jiān)督工作質(zhì)量。二可信息共享，成果共用。兩部門加強日常工作信息的交流，及時發(fā)現(xiàn)并分析源頭問題及薄弱環(huán)節(jié)，有針對性地提出整改意見，防止問題的進一步惡化；其次，一旦發(fā)現(xiàn)違規(guī)違紀現(xiàn)象，須及時移交紀檢監(jiān)察部門處理，與紀檢形成監(jiān)督整改合力，推進形成“發(fā)現(xiàn)-移交-整改”的高效閉環(huán)管理監(jiān)督機制。

3.健全審計體系，提升審計質(zhì)量。

審計質(zhì)量決定著審計職能發(fā)揮的程度，因此健全內(nèi)部審計質(zhì)量控制體系尤為重要。一是制定科學、操作性強的審計質(zhì)量評估體系和評價標準，在審計計劃、審計準備、審計證據(jù)、審計報告等關(guān)鍵“質(zhì)量環(huán)節(jié)”建立質(zhì)量審核評估標準，健全完善審計復(fù)核、考核及責任追究的審計質(zhì)量控制體系。二是加強建設(shè)內(nèi)部審計人才隊伍。通過以考核的形式開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，對于行業(yè)專家和學者舉行的審計業(yè)務(wù)推廣大會，積極參與，并院內(nèi)實行定期輪崗培訓(xùn)，系統(tǒng)地學習相關(guān)法律法規(guī)，借用財務(wù)、采購、計算機輔助審計知識，注重突出業(yè)務(wù)骨干的帶領(lǐng)作用，推動全員學習熱情，提高審計從業(yè)人員的專業(yè)技能。此外，將業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)和法律法規(guī)培訓(xùn)結(jié)合起來，大力借鑒標桿醫(yī)院先進的審計經(jīng)驗，通過學習，改進拓寬工作思路，不斷彌補自身不足，提高綜合素質(zhì)。三是創(chuàng)新審計方法、技術(shù)和內(nèi)容。審計方式要從合規(guī)性審計向增值型審計轉(zhuǎn)變，審計技術(shù)逐漸從手工操作審查轉(zhuǎn)變成借助計算機大數(shù)據(jù)作輔助審計。以提高審計質(zhì)量為中心，以提升審計管理服務(wù)為基礎(chǔ)，不斷加大審計服務(wù)的創(chuàng)新實踐力度，促進審計水平和服務(wù)質(zhì)量越來越好。