網(wǎng)絡(luò)時代財政局機(jī)關(guān)檔案管理工作創(chuàng)新研究

張建虎 公主嶺市財政局

一、引言

財政局機(jī)關(guān)檔案管理是我國財政部門的一項重要工作，長期以來，由于對檔案管理工作的關(guān)注不夠以及工作方法的落后，直接導(dǎo)致了檔案管理工作不能得到有效的提高。因此，本文從財政機(jī)關(guān)檔案高效管理的角度出發(fā)，對如何有效地提升財政局的檔案管理工作進(jìn)行了論述。

二、網(wǎng)絡(luò)時代財政局機(jī)關(guān)檔案管理工作現(xiàn)狀

（一）財政局機(jī)關(guān)檔案管理信息化低下

財政局檔案信息化建設(shè)以網(wǎng)絡(luò)化為核心，但由于管理體制不同，管理工作相對分散，缺乏統(tǒng)一的管理機(jī)制，無法保證檔案管理的時效性。由于管理體制、方法等原因，部門隸屬不一，管理不統(tǒng)一，造成檔案管理不成系統(tǒng)，各自為政。在這種管理模式下，財政局部分機(jī)關(guān)檔案管理采用封閉式管理模式，無法實現(xiàn)資源共享，不利于檔案管理網(wǎng)絡(luò)化。同時，由于認(rèn)識上的偏差，財政檔案管理處于“無關(guān)性”邊緣。一是管理者對財政局檔案管理缺乏核心管理內(nèi)容，檔案管理缺乏動力機(jī)制。二是員工對財政局機(jī)關(guān)檔案的認(rèn)識和工作不到位，導(dǎo)致當(dāng)前檔案執(zhí)行過程中缺乏前臺控制的考慮，從而使檔案管理意識整體上難以增強(qiáng)。

（二）財政局機(jī)關(guān)檔案信息化建設(shè)方式單一

目前，財政局機(jī)關(guān)檔案信息資源的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)仍處于單一管理狀態(tài)，其中利用大數(shù)據(jù)進(jìn)行檔案管理的頻率相對較低，期間大部分財政局機(jī)關(guān)檔案沒有主題標(biāo)引，進(jìn)而使得財政局機(jī)關(guān)檔案信息資源難以實現(xiàn)整合和資源共享，由此將使得財政局機(jī)關(guān)檔案管理工作的人力物力出現(xiàn)浪費(fèi)現(xiàn)象，同時也將影響財政局機(jī)關(guān)檔案規(guī)范化、自動化、網(wǎng)絡(luò)化的進(jìn)程。隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，財政局檔案工作更要做好與“互聯(lián)網(wǎng)+”融合的工作，提高檔案管理和利用效率。但是，目前我國有些檔案管理未與現(xiàn)代科技接軌，許多財政局機(jī)關(guān)檔案管理仍處于粗放式管理模式，使財政局機(jī)關(guān)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化程度難以提高。

（三）財政局機(jī)關(guān)檔案管理人員信息化能力有待提升

財政局機(jī)關(guān)檔案信息資源開發(fā)利用工作，需要具備專業(yè)知識和能力，具備良好的信息素養(yǎng)，但是通過對財政局機(jī)關(guān)檔案管理部門工作人員的深入地分析可以發(fā)現(xiàn)，很多財政局機(jī)關(guān)檔案管理工作人員的專業(yè)素質(zhì)較差，更不用說工作能力了，也不能滿足新時期開發(fā)利用財政局機(jī)關(guān)檔案信息資源工作的具體要求。還有一部分財政局機(jī)關(guān)檔案管理人員招聘條件一般較低，或者將其他部門的人員安排到財政局機(jī)關(guān)檔案管理工作，甚至部門領(lǐng)導(dǎo)利用關(guān)系對財政局機(jī)關(guān)檔案管理人員進(jìn)行招聘。在此背景下，財政局檔案管理工作往往質(zhì)量不高，無法滿足財政檔案資源開發(fā)利用的實際需要。

三、網(wǎng)絡(luò)時代財政局機(jī)關(guān)檔案管理優(yōu)化對策

（一）完善財政局機(jī)關(guān)檔案信息資源庫

財政局機(jī)關(guān)檔案管理工作在計算機(jī)的幫助下，逐步向數(shù)字化方向發(fā)展，服務(wù)對象由內(nèi)部向社會內(nèi)部轉(zhuǎn)變，目的在于實現(xiàn)檔案的接收、傳輸和共享，形成一個統(tǒng)一的資源共享平臺，在這個過程中，網(wǎng)絡(luò)化和數(shù)字化建設(shè)是重中之重，財政局機(jī)關(guān)檔案信息的傳輸、轉(zhuǎn)化和共享必須以網(wǎng)絡(luò)為載體，當(dāng)前各大機(jī)關(guān)已經(jīng)具備的網(wǎng)絡(luò)條件，所以要完成進(jìn)一步接口制作，在財政局機(jī)關(guān)檔案管理網(wǎng)中融入資源庫，從而實現(xiàn)信息的收集和傳輸。同時，建立健全財政局機(jī)關(guān)檔案資源數(shù)據(jù)庫，通過影印機(jī)、掃描儀等方式，實現(xiàn)財政局機(jī)關(guān)檔案信息共享、傳遞，并以音頻、圖像等形式上傳財政局機(jī)關(guān)檔案信息，從而為提高財政局機(jī)關(guān)檔案管理效率提供依據(jù)。一是要打破傳統(tǒng)的思維模式，轉(zhuǎn)變觀念，適應(yīng)社會的發(fā)展，加強(qiáng)電子財政局機(jī)關(guān)檔案的推廣，建立一套行之有效的電子財政局機(jī)關(guān)檔案管理系統(tǒng)，規(guī)范它的形成、保管、使用，使之正規(guī)化、制度化，為信息化提供有力保障。其次，要利用電子檔案掃描儀等技術(shù)設(shè)備，對財政局機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行掃描，使部分紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮訖n案。建立財政局檔案信息管理系統(tǒng)，使檔案管理人員能夠?qū)﹄娮訖n案進(jìn)行系統(tǒng)、全面的查詢與利用，提高檔案服務(wù)的功能與效率。

（二）構(gòu)建“互聯(lián)網(wǎng)+財政局機(jī)關(guān)檔案”模式

隨著信息化水平的不斷提高，財政局檔案管理信息化建設(shè)需要加強(qiáng)信息化技術(shù)的應(yīng)用，在此期間，應(yīng)加強(qiáng)信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案管理，提高檔案管理水平。在信息化背景下財政局機(jī)關(guān)檔案信息服務(wù)體系建設(shè)中，需要深入開發(fā)財政局機(jī)關(guān)檔案信息資源，進(jìn)行對原有財政局機(jī)關(guān)檔案信息服務(wù)的完善與創(chuàng)新，進(jìn)一步提高財政局機(jī)關(guān)檔案信息服務(wù)的效率與效果，使其能夠為發(fā)展提供有力的財政局機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)支撐。利用財政局機(jī)關(guān)檔案管理人員收集各種科學(xué)信息，結(jié)合財政局機(jī)關(guān)檔案跟蹤服務(wù)信息，有效完善財政局機(jī)關(guān)檔案信息資源，使管理人員能夠通過服務(wù)平臺及時獲取全面性的原始財政局機(jī)關(guān)檔案數(shù)據(jù)信息。

（三）提升檔案管理人員信息化技術(shù)能力

財政局檔案管理人員不僅要具備基本的職業(yè)素養(yǎng)和管理方法，還要熟悉計算機(jī)技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)據(jù)分析能力。因此，財政局檔案部門可以規(guī)定財務(wù)管理人員定期組織學(xué)習(xí)、培訓(xùn)、二次教育，不斷提高財務(wù)管理人員的專業(yè)素質(zhì)和職業(yè)素養(yǎng)，從而培養(yǎng)出一批復(fù)合型、高素質(zhì)的人才，從而提升財務(wù)管理工作的質(zhì)量。另外，不僅要加強(qiáng)基層管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，還要加強(qiáng)高層管理人員的培養(yǎng)，通過繼續(xù)教育，優(yōu)化管理方式與管理理念，定期組織講座，指導(dǎo)管理人員實際操作，使所有人都能夠成為財政局機(jī)關(guān)檔案工作的管理者，從而提升管理隊伍的綜合素質(zhì)與專業(yè)能力。此外，要加強(qiáng)財政局機(jī)關(guān)檔案管理人員的檔案保護(hù)意識，掌握財務(wù)檔案保管和修復(fù)技巧，同時還要促使其熟練掌握計算機(jī)技術(shù)應(yīng)用于財政局機(jī)關(guān)檔案管理的能力。同時，引導(dǎo)財政局機(jī)關(guān)檔案管理人員積極參加財政局機(jī)關(guān)檔案專業(yè)培訓(xùn)學(xué)習(xí)，不斷更新知識儲備，成為復(fù)合型的財政局機(jī)關(guān)檔案管理人才，使其滿足現(xiàn)代財政局機(jī)關(guān)檔案管理工作的需要。

四、網(wǎng)絡(luò)時代財政局機(jī)關(guān)檔案管理的保障措施

（一）打破陳舊觀念，落實財政局機(jī)關(guān)檔案安全管理工作

傳統(tǒng)的紙質(zhì)財政局檔案和網(wǎng)絡(luò)檔案，各有利弊，網(wǎng)絡(luò)存儲雖然成本低、不易損壞、易于查找和轉(zhuǎn)移，但信息泄露問題嚴(yán)重，受網(wǎng)絡(luò)環(huán)境因素影響，信息安全性不高，因此，在財政局機(jī)關(guān)檔案管理信息化過程中，應(yīng)重視信息安全問題，做好安全防范工作，加強(qiáng)信息查詢和管理的身份識別和權(quán)限制度，加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全建設(shè)，提高財政局機(jī)關(guān)檔案的安全系數(shù)。新時代要有新的思想，網(wǎng)絡(luò)時代，財務(wù)管理部門應(yīng)培養(yǎng)信息化、網(wǎng)絡(luò)化思維模式，緊跟時代步伐，積極運(yùn)用時代前沿的高新技術(shù)，將財政局機(jī)關(guān)檔案管理工作信息化、網(wǎng)絡(luò)化，積極引導(dǎo)財政局機(jī)關(guān)檔案管理部門了解“互聯(lián)網(wǎng)+”的時代發(fā)展脈絡(luò)和理念，運(yùn)用計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，以新思維構(gòu)建創(chuàng)新型財政局機(jī)關(guān)檔案管理制度與制度體系。借鑒其他財政局機(jī)關(guān)檔案管理成功案例，引進(jìn)相關(guān)檔案管理技術(shù)，結(jié)合自身特點(diǎn)，創(chuàng)造適合自身發(fā)展的新模式，提高財政局檔案管理效率。

（二）完善軟硬件設(shè)備，提高財政局機(jī)關(guān)檔案管理信息水平

建立健全財政檔案管理系統(tǒng)，必須從兩個方面著手。一是提高財政局信息化檔案管理系統(tǒng)硬件條件，提高系統(tǒng)性能。在此期間，要加大對財政局檔案管理的資金投入，配備數(shù)量充足、性能優(yōu)良的計算機(jī)、通訊設(shè)備等基礎(chǔ)設(shè)施。二是建立健全的軟件系統(tǒng)，使財政局機(jī)關(guān)檔案管理部門的各項工作得到合理的細(xì)化，對財政局機(jī)關(guān)檔案整理進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，統(tǒng)一進(jìn)行財政局機(jī)關(guān)檔案的分類和歸藏，例如：財政局機(jī)關(guān)檔案的存儲方式、存儲格式等都要有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，對財政局機(jī)關(guān)檔案整理進(jìn)行科學(xué)的規(guī)劃，提高財政局機(jī)關(guān)檔案的管理效率。三是要定期檢查照片、錄音、錄像等，充分利用現(xiàn)代數(shù)字技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，增加省級財政局機(jī)關(guān)檔案的存儲載體，通過刻錄光盤、網(wǎng)絡(luò)虛擬硬盤等方式，對保存條件較差的省縣財政局機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行永久、長期保存，以確保檔案內(nèi)容的完整性。

（三）創(chuàng)新管理方法，建設(shè)數(shù)字系統(tǒng)

新時期財政局檔案管理創(chuàng)新應(yīng)著重研究信息化、數(shù)字化管理方式，加強(qiáng)財政局檔案管理工作的信息化進(jìn)程，增強(qiáng)財政局檔案管理工作的有效性。首先，財政局機(jī)關(guān)檔案管理部門要加大資金投入，在網(wǎng)上建立檔案資源庫，實現(xiàn)檔案資源共享，利用互聯(lián)網(wǎng)強(qiáng)大的信息儲存功能妥善保管財政局機(jī)關(guān)檔案信息，這樣在借閱財政局機(jī)關(guān)檔案時管理人員不用在大量的資源中尋找，只要在系統(tǒng)上輸入關(guān)鍵詞就可以搜索到完整的財政局機(jī)關(guān)檔案信息。其次，信息化管理系統(tǒng)需要細(xì)化財政局機(jī)關(guān)檔案分類，不僅要區(qū)分不同類型的財政局機(jī)關(guān)檔案，還要細(xì)分行政人員、業(yè)務(wù)人員等，對同類單位員工劃分在一起，這樣更便于財政局機(jī)關(guān)檔案管理。在信息化管理中，還要及時對財政局機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行控制，檢查各時期財政局機(jī)關(guān)檔案是否保存完好、是否及時歸檔，反復(fù)檢測是否能查閱到每位單位員工的財政局機(jī)關(guān)檔案信息，避免在使用時出現(xiàn)問題。

五、結(jié)語

總而言之，隨著信息化時代的到來，財政局檔案管理模式發(fā)生了深刻的變革。運(yùn)用新理念、新思維、新技術(shù)創(chuàng)新財政局檔案管理模式，是順應(yīng)時代潮流、提高檔案管理水平、穩(wěn)定發(fā)展的堅實基礎(chǔ)。把握時代發(fā)展機(jī)遇，不斷完善和補(bǔ)充財政局機(jī)關(guān)檔案管理模式，建立更加安全系數(shù)高、檔案信息查閱更便捷的財政局機(jī)關(guān)檔案管理模式。在當(dāng)前計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷發(fā)展的背景下，傳統(tǒng)紙質(zhì)版的檔案也逐漸轉(zhuǎn)換為了電子檔案，以此更好地提升信息搜集和整合的便利性和全面性，同時也能夠更好地對其使用價值進(jìn)行開發(fā)。