大數(shù)據(jù)背景下高校教學檔案管理探析

李野

（西南民族大學 外國語學院，四川 成都610041）

現(xiàn)階段，在信息網(wǎng)絡的不斷發(fā)展過程中，大數(shù)據(jù)時代應運而生，其對于社會經(jīng)濟等領域發(fā)展具有強大的推動作用。當前網(wǎng)絡信息量處于不斷增長的趨勢，有效拓展了數(shù)據(jù)種類和數(shù)量，明確提出了對高校教學檔案管理工作的要求。高校教學檔案管理工作與高校學生受教水平之間有著密切聯(lián)系，而且在高校自身發(fā)展方面也發(fā)揮著不可比擬的作用和優(yōu)勢。所以要促進高校教學檔案管理工作的順利進行，應與社會發(fā)展新形勢密切聯(lián)系在一起，加強對大數(shù)據(jù)技術的應用，實現(xiàn)教學檔案管理模式的有效創(chuàng)新與變革，不斷提高檔案資源利用效率，在整體上為高校提供更為廣闊的發(fā)展空間。

一、高校教學檔案管理的特點

首先，周期性和專業(yè)性。在高校教學檔案方面，其檔案的周期性特點顯著，要以學期或?qū)W年進行分析。通常來說，學科的不同，專業(yè)人才培養(yǎng)方式也具有明顯的差異性，要合理設計人才培養(yǎng)方案，滿足科學性與可行性等要求，促進教學活動的順利進行，不斷提高人才培養(yǎng)質(zhì)量。同時，內(nèi)容形式的復雜性和多樣性特點也極為突出。

其次，通過分析高校檔案工作內(nèi)容，其復雜性、繁瑣性等特征得到了充分體現(xiàn)，比如教師個人教學檔案、專業(yè)設置等方面。在教學檔案資料的形式中，圖表、電子等形式發(fā)揮著重要作用，其復雜性不應忽視。

二、大數(shù)據(jù)背景下高校教學檔案管理的可行性因素

（一）有利于提高高校教學檔案管理工作水平

基于大數(shù)據(jù)視角，計算機網(wǎng)絡技術廣泛應用于社會生活的各個領域，其中，對高校檔案工作的開展產(chǎn)生了極大影響。大數(shù)據(jù)技術可以有效創(chuàng)新檔案管理手段，發(fā)揮出計算機一系列優(yōu)勢，如高存儲量、處理迅速等優(yōu)勢，不斷提高檔案信息服務水平［1］。同時，借助大數(shù)據(jù)技術的應用，可以實現(xiàn)教學檔案網(wǎng)絡管理軟件系統(tǒng)的順利構建，為網(wǎng)上移交檔案、網(wǎng)上查閱下載等提供便利性?？傊?，大數(shù)據(jù)技術在高校教學檔案管理中具有較高的應用價值，有助于檔案信息服務模式創(chuàng)新性目標的實現(xiàn)。

（二）有利于發(fā)揮出高校教學檔案利用價值

在高校內(nèi)涵建設和發(fā)展過程中，要想提升教學檔案信息利用水平，對于公開的教學檔案資料，要靈活運用現(xiàn)代信息技術，為利用者充分掌握教學檔案信息提供了便利性，以此來不斷提高檔案資源的共享性［2］。同時，在大數(shù)據(jù)技術的推動下，可以有效提高高校教學檔案信息化管理，使其更加便于輔助網(wǎng)絡教學等工作。

三、大數(shù)據(jù)背景下高校教學檔案管理中的不足

（一）缺少完善的檔案管理制度

基于宏觀視角，我國檔案管理法律制度得到了陸續(xù)推行，基于微觀視角，高校教學檔案管理的特殊性顯著，各院系教學檔案收集、整理的執(zhí)行標準并不統(tǒng)一，既而影響著教學輔助檔案信息化建設。

（二）缺少先進的軟硬件基礎設施

在現(xiàn)代信息技術發(fā)展的過程中，雖然計算機網(wǎng)絡等硬件設施在高校內(nèi)部得到了配置，最大限度地符合教學檔案信息化管理需求，但是硬件設施閑置狀態(tài)嚴重，而軟件設施尚未得到有效更新，進而無法發(fā)揮出教學檔案的信息化優(yōu)勢。與此同時，一些高校在教學檔案資料庫建設方面，仍然處于起步發(fā)展階段，案卷級目錄系統(tǒng)尚未得到有效構建，而諸多高校對于構建全文數(shù)據(jù)系統(tǒng)的重視程度嚴重不足，再加上不同系統(tǒng)之間數(shù)據(jù)缺少有效的兼容性［3］，信息存儲介質(zhì)和存儲形式的差異性顯著，不利于教學檔案信息的網(wǎng)絡查詢和利用，無法順應大數(shù)據(jù)時代的發(fā)展趨勢。

（三）教學檔案管理隊伍專業(yè)化水平有待提升

在大數(shù)據(jù)時代，明確提出了對教學檔案管理人員的要求，尤其在職業(yè)素養(yǎng)和專業(yè)能力等方面，應不斷完善自身的知識架構，不斷提高自身能力。但實際上，一些高校檔案室人員存在著兼職現(xiàn)象，專職檔案管理人員嚴重缺失，無法有效跟進工作，從而不利于提高高校教學檔案管理的工作水平。由此可以看出，必須要加強專業(yè)型人才建設，不斷提高隊伍建設水平，實現(xiàn)檔案管理人員復合型人才培養(yǎng)與轉(zhuǎn)型目標。

四、大數(shù)據(jù)背景下高校教學檔案管理的完善對策

（一）加強高校教學檔案管理制度的完善

在高校教學管理中，教學檔案是重要的構成內(nèi)容之一，所以要從高校實際情況出發(fā)，建立完善的教學檔案管理制度，對教學檔案建設目標、教學檔案管理人員的權責范圍等予以高度明確，引導教學檔案管理人員樹立高度的責任意識。與此同時，應加強各院系教學檔案管理責任制的構建、完善，教師在教學檔案收集、整理后，應及時上交給上級部門［4］，為檔案統(tǒng)一匯總和存檔創(chuàng)造有利條件。

此外，學校相關負責人要不定期開展教學檔案檢查工作，進一步完善其獎懲機制，實現(xiàn)全方位、多角度領域的抽查，從而有效推進高校教學檔案管理工作。在獎懲機制中應做到獎罰分明。對于工作表現(xiàn)良好的教師，應給予一定的物質(zhì)獎勵和精神獎勵，反之，則采取相應的處罰，最大程度地提高教師在教學檔案管理工作中的參與度。

（二）加強教學檔案數(shù)據(jù)庫建設

對于高校而言，要想實現(xiàn)教學檔案與大數(shù)據(jù)的順利整合，要將教學檔案原始信息的真實性和可靠性原則體現(xiàn)出來，應大力建設教學檔案數(shù)據(jù)庫，促進教學檔案大數(shù)據(jù)分析、研究工作的順利進行?；诖?，高校應對國內(nèi)外數(shù)據(jù)庫建設成功經(jīng)驗進行參考分析，從本校現(xiàn)有資源基礎條件出發(fā)，長遠細致的規(guī)劃數(shù)據(jù)庫建設，基于通用性、標準化要求，實現(xiàn)文件條目數(shù)據(jù)庫、全文數(shù)據(jù)庫的順利構建，確保教學檔案數(shù)據(jù)資源與兼容性、安全性、功能性等需求相一致，順利歸檔高校教學檔案資源信息，實現(xiàn)共享性、實時性目標，從而有力扶持高校教學檔案的信息化管理，不斷提高教學檔案資源共享水平。

（三）建設檔案管理信息化網(wǎng)絡

1.對于高校來說，應將《中華人民共和國檔案法》的相關規(guī)定要求貫徹落實到位，踐行檔案集中統(tǒng)一管理原則，靈活運用集中、分級管理方式，加大二級管理制度的執(zhí)行力度，加強專業(yè)化檔案管理領導小組的設置。在各個教研室內(nèi)，應加強對分管檔案工作負責人員的合理設置，爭取對學校一級檔案歸檔范圍予以明確。各系在整理教學檔案后，二級檔案歸檔范圍應及時確定下來，并第一時間上交，確保學校檔案室及時了解情況，從而給予檔案利用效率的有效扶持。

2.基于互聯(lián)網(wǎng)技術視角，網(wǎng)絡技術在師生獲取信息方面發(fā)揮著明顯優(yōu)勢，對于教學檔案管理人員來說，應提高對校園網(wǎng)建設的高度重視，積極落實辦公自動化，進一步拓展教學檔案服務的范圍和渠道，與全校師生保持緊密距離［5］，旨在將網(wǎng)絡傳播的一系列優(yōu)勢充分發(fā)揮出來，如便捷化、迅速化等，促進教學檔案信息化管理工作的順利進行。借助信息化交流平臺，可以明確檔案管理基礎理論知識，再加上先進的計算機信息化管理技術，對于開展高校教學檔案管理工作有很大的幫助。

（四）加強人才培養(yǎng)建設

在高校教學檔案管理工作中，人才的作用不容忽視，所以高校應提高對建設教學檔案管理隊伍的重視程度，提升管理人員專業(yè)知識儲備能力，不定期開展培訓活動，確保檔案人員的專業(yè)水平得到提升。同時檔案管理人員應加強對信息化技術的靈活運用，大力整合好相關信息數(shù)據(jù)，深入分析教案中涉及的內(nèi)容。

在培訓現(xiàn)有人員技術能力的同時，高校應面向全社會，加強專業(yè)型人才的吸引和引進，將從業(yè)人員兼職現(xiàn)狀轉(zhuǎn)變過來［6］，基于全職形式，有效落實相關管理工作。在具體培訓過程中，應重點涉及網(wǎng)絡信息管理技術、數(shù)據(jù)挖掘技術等，不斷規(guī)范從業(yè)人員的工作態(tài)度和思想，確保工作順利完成。借助大數(shù)據(jù)技術的應用，可將管理檔案信息資源予以綜合，將有價值的數(shù)據(jù)信息提取、挖掘出來，確保全面檔案管理模式的順利構建。

五、結(jié)語

總之，在大數(shù)據(jù)時代，加強高校教學檔案管理工作勢在必行，高校要積極融入創(chuàng)新元素，不斷創(chuàng)新教學檔案管理模式，避免流失不必要的教學檔案信息資源，構建共享、安全、高效的教學檔案管理氛圍。