電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的問(wèn)題研究

劉珊

摘要：本文從理論聯(lián)系實(shí)際的角度出發(fā)，對(duì)電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的六個(gè)核心問(wèn)題進(jìn)行再思考。首先，提出應(yīng)結(jié)合我國(guó)本土的工作實(shí)際，明晰電子文件、電子檔案的概念及其與“documents”、“records”等詞的對(duì)應(yīng)關(guān)系;其次，將“歸檔”分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩個(gè)步驟，并明確電子檔案管理實(shí)際工作以歸檔為邏輯起點(diǎn);再次，指出全程管理與前端控制理論在實(shí)踐中難以實(shí)現(xiàn)，檔案部門應(yīng)明確自身在電子文件與檔案管理全流程中的定位;具體地，本文又從電子檔案的真實(shí)性與長(zhǎng)期保存兩個(gè)方面對(duì)檔案部門的職責(zé)角色與工作原則進(jìn)行深入分析，提出對(duì)電子文件的真實(shí)性應(yīng)有所包容，對(duì)電子檔案的真實(shí)性及其長(zhǎng)期保存則要實(shí)行維護(hù)性管理;最后，通過(guò)對(duì)電子檔案雙套制、雙軌制的現(xiàn)狀、根源與趨勢(shì)進(jìn)行分析，提出應(yīng)加快推動(dòng)我國(guó)電子檔案管理單軌化。

關(guān)鍵詞：電子政務(wù) ?電子檔案 ?檔案管理 ?前端控制

引言

席卷全球的信息化浪潮，在有力推動(dòng)檔案信息化建設(shè)的同時(shí)，也給檔案工作和檔案學(xué)研究帶來(lái)前所未有的新課題。當(dāng)信息技術(shù)把檔案管理和提供利用在計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)以后，檔案形成者和利用者從形式上可以不再與檔案機(jī)構(gòu)和檔案人員直接打交道，而是面對(duì)文檔管理系統(tǒng)，檔案機(jī)構(gòu)和檔案工作者轉(zhuǎn)而居于系統(tǒng)的背后。在這種情況下，檔案工作者對(duì)檔案機(jī)構(gòu)和檔案職業(yè)前景多少存在某種危機(jī)感和輕微的恐懼感。本文將從理論與實(shí)踐的雙重視野思考上述問(wèn)題，并通過(guò)后續(xù)的努力，將上述問(wèn)題的思考置于管理流程之中作進(jìn)一步分析研究。

1 電子文件與電子檔案的概念區(qū)分

在我國(guó)電子檔案管理的理論研究與實(shí)踐工作中，普遍存在名詞術(shù)語(yǔ)概念模糊、使用混亂的現(xiàn)象。術(shù)語(yǔ)使用的不統(tǒng)一、不規(guī)范嚴(yán)重影響我國(guó)檔案管理的理論研究、實(shí)踐工作以及國(guó)際交流的有效開(kāi)展。其中最核心的概念——電子文件與電子檔案，迄今沒(méi)有明確、統(tǒng)一的概念區(qū)分。在理論研究中較多采用“大文件觀”，將兩者統(tǒng)稱為“電子文件”而不作細(xì)分;在特定的情況下，尤其是在實(shí)際工作中，則往往根據(jù)需要自行命名與區(qū)分，存在較大的隨意性。業(yè)界早已明確界定并達(dá)成共識(shí)的、最基本、最常用的“文件”與“檔案”概念，在信息時(shí)代卻遭遇隨意使用與模糊處理，并因此而衍生出“文檔”、“資料”、“記錄”等概念，以便在需要時(shí)備選和使用，把原本簡(jiǎn)單明了的事情推向復(fù)雜含混的泥潭。

盡管紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理大不相同，但其生命周期的特征卻是相似的。因此，可以參照紙質(zhì)檔案管理的相關(guān)概念，對(duì)不同階段所對(duì)應(yīng)的術(shù)語(yǔ)進(jìn)行明確區(qū)分：EDMS 中流通的是電子文件，其對(duì)應(yīng)的英文術(shù)語(yǔ)為 electronic documents，而 ERMS 和數(shù)字檔案館中的均為電子檔案，其對(duì)應(yīng)的英文術(shù)語(yǔ)為electronic records。

2 電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)

2.1 紙質(zhì)檔案管理的邏輯起點(diǎn)

在傳統(tǒng)紙質(zhì)環(huán)境下，檔案工作的開(kāi)展始于文件的歸檔。盡管從檔案的定義及其形成的客觀規(guī)律看，“歸檔”不是文件成為檔案的必經(jīng)環(huán)節(jié)，譬如一份歷史檔案，或許它并未經(jīng)過(guò)“歸檔”也能成為檔案;但從檔案管理的實(shí)際業(yè)務(wù)流程來(lái)看，歸檔是檔案管理工作中不可或缺的環(huán)節(jié)，它標(biāo)志著文件工作的完結(jié)，管理責(zé)任與權(quán)限由業(yè)務(wù)部門轉(zhuǎn)移至檔案部門，也意味著對(duì)文件保存價(jià)值的認(rèn)定。因此，在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理中，“歸檔”具有相對(duì)固定的時(shí)間，是明確的文件工作邏輯結(jié)點(diǎn)和檔案管理工作邏輯起點(diǎn)。需要強(qiáng)調(diào)的是，本文所探討的電子檔案管理邏輯起點(diǎn)是針對(duì)實(shí)際管理流程而言的，以“歸檔”作為邏輯起點(diǎn)，并非指歸檔是文件成為檔案的必要條件。

2.2 電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)

按照傳統(tǒng)意義上的歸檔來(lái)理解電子政務(wù)系統(tǒng)中的文件歸檔，僅指將具有保存價(jià)值的電子文件賦予檔案屬性并納入檔案管理范疇的過(guò)程。[15]但由于電子文件具有與紙質(zhì)文件不同的特征，如不及時(shí)、全面將文件及元數(shù)據(jù)歸檔，很可能會(huì)造成數(shù)據(jù)的篡改、損壞或丟失。因此，檔案部門有必要將歸檔工作前移，這樣才能實(shí)現(xiàn)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)的無(wú)縫對(duì)接，更好地維護(hù)檔案真實(shí)、完整、安全。在廣東省黨政機(jī)關(guān)全面推廣的檔案管理系統(tǒng)中，歸檔被分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩個(gè)環(huán)節(jié)。在預(yù)歸檔階段，業(yè)務(wù)部門按照歸檔要求最大范圍地將文件資料及其相關(guān)元數(shù)據(jù)進(jìn)行預(yù)歸檔，檔案部門對(duì)此進(jìn)行審核、鑒定，最終對(duì)具有檔案價(jià)值、符合要求的電子文件進(jìn)行正式歸檔。經(jīng)過(guò)兩個(gè)環(huán)節(jié)的“歸檔”，可以使最終形成的電子檔案更加真實(shí)、全面地反映形成機(jī)關(guān)的業(yè)務(wù)活動(dòng)，更好地保證檔案的原始記錄性。

由于電子文件具有特殊性，要維護(hù)其完整性、真實(shí)性，檔案部門需要在預(yù)歸檔階段對(duì)電子文件進(jìn)行審查與鑒定，如不符合歸檔條件則退回形成部門進(jìn)行補(bǔ)充完善，系統(tǒng)也會(huì)顯示所缺失的要素。電子文件預(yù)歸檔后，檔案部門對(duì)預(yù)歸檔的電子文件具有管理權(quán)限，因?yàn)殡娮游募唤?jīng)預(yù)歸檔就被固化，不可再更改，之后的任何操作都會(huì)作為審計(jì)日志內(nèi)容記錄下來(lái)，檔案部門需要對(duì)預(yù)歸檔的文件進(jìn)行維護(hù)與審查。

2.3 明晰邏輯起點(diǎn)

無(wú)論是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，檔案管理工作都是從檔案部門獲得實(shí)際管理權(quán)限開(kāi)始的。實(shí)際中若沒(méi)有相應(yīng)權(quán)限，管理工作就無(wú)從開(kāi)展，如把檔案管理前伸到文件形成及其信息系統(tǒng)的設(shè)計(jì)階段，在事實(shí)上是難以做到的。在電子政務(wù)系統(tǒng)中，檔案部門的工作從文件預(yù)歸檔開(kāi)始，文件在辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA 系統(tǒng)）中形成和辦理之后，及時(shí)將其進(jìn)行預(yù)歸檔或及時(shí)捕獲，至此，檔案部門對(duì)電子文件有了實(shí)實(shí)在在的管理權(quán)限，即便這些文件還未經(jīng)過(guò)正式歸檔，檔案工作實(shí)際已經(jīng)由此展開(kāi)。綜上，電子政務(wù)系統(tǒng)中的歸檔可分為預(yù)歸檔和正式歸檔兩部分，而結(jié)合我國(guó)實(shí)際情況，可將預(yù)歸檔看作國(guó)外所提出的“捕獲”。與紙質(zhì)檔案管理相對(duì)應(yīng)，檔案部門從文件預(yù)歸檔環(huán)節(jié)開(kāi)始就對(duì)其具有實(shí)際管理權(quán)限與責(zé)任，管理工作就此展開(kāi)，文件工作也就此結(jié)束，因此，電子檔案管理的邏輯起點(diǎn)仍是歸檔或捕獲。

3 全程管理與前端控制的理論反思

3.1 全程管理與前端控制理論的不合理之處

3.1.1 現(xiàn)實(shí)中的尷尬

無(wú)論全程管理還是前端控制，都是從檔案部門的角度出發(fā)，強(qiáng)調(diào)要從形成階段開(kāi)始對(duì)電子文件的整個(gè)生命周期實(shí)行管理。然而，這兩個(gè)理論在現(xiàn)實(shí)中存在一定的矛盾與尷尬：如果實(shí)現(xiàn)了對(duì)整個(gè)生命周期的管理，那么是將檔案部門視為全過(guò)程的管理者，此時(shí)并不需要強(qiáng)調(diào)所謂的“前端”與“后端”，因?yàn)樗鼈兌急粰n案部門共同規(guī)劃和管理著，應(yīng)該受到同等的重視;而如果強(qiáng)調(diào)前端控制，則是將檔案部門視為后端的管理者，在這種情況下，檔案部門對(duì)前端的管理在實(shí)際上難以實(shí)現(xiàn)。因此，這兩個(gè)理論不僅本身就存在邏輯關(guān)系上的矛盾，而且在實(shí)踐中也存在難以實(shí)現(xiàn)的尷尬。

3.1.2 實(shí)踐中的不可行

InterPARES 項(xiàng)目的主持人露西安娜·杜蘭蒂教授在第十七屆國(guó)際檔案大會(huì)上指出，在從電子文件到電子檔案的整個(gè)生命周期中，文件的形成者和檔案的保管員共享管理者的角色和職責(zé)。[10]也就是說(shuō)，在實(shí)踐中，文件的形成者與檔案的保管者各有分工、各有權(quán)職，雙方在實(shí)踐中并不存在誰(shuí)領(lǐng)導(dǎo)誰(shuí)，或者誰(shuí)管理誰(shuí)的情況，而是作為不同階段的管理者，分別承擔(dān)從電子文件到電子檔案這一完整生命周期的管理責(zé)任。對(duì)于我國(guó)的機(jī)關(guān)檔案室而言，它的工作前接文件形成部門，后接檔案館，正處于整個(gè)生命周期的“中端”。一般而言，我國(guó)機(jī)關(guān)檔案室與業(yè)務(wù)部門之間是平等的業(yè)務(wù)流程和業(yè)務(wù)支持的關(guān)系，并不存在領(lǐng)導(dǎo)關(guān)系，因此檔案室無(wú)權(quán)對(duì)前端的業(yè)務(wù)部門進(jìn)行管理;機(jī)關(guān)檔案室與檔案館之間也只有業(yè)務(wù)交接關(guān)系，無(wú)權(quán)對(duì)檔案館工作進(jìn)行干預(yù)。因此，機(jī)關(guān)檔案室無(wú)法實(shí)現(xiàn)前端控制，更無(wú)法做到全程管理，應(yīng)該認(rèn)清自身在整個(gè)生命周期中的樞紐地位，充分發(fā)揮“承前啟后”的作用。只有各司其職，才能保證電子文件和電子檔案管理全過(guò)程流暢、規(guī)范、安全。因此，在實(shí)踐工作中，檔案部門的職責(zé)應(yīng)該是負(fù)責(zé)電子檔案的管理與保存，并從整體出發(fā)，積極關(guān)注與參與相關(guān)工作，而不可能做到針對(duì)電子文件的“前端控制”，或擔(dān)負(fù)起電子文件和電子檔案全生命周期的“全程管理”。

3.2 機(jī)關(guān)檔案室在全生命周期管理中的定位

3.2.1 建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)

對(duì)電子檔案管理系統(tǒng)而言，與業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)之間的接口是保證電子文件歸檔原始性的關(guān)鍵，只有最大限度地接收并保存形成單位所移交的文件，才能保證后續(xù)的檔案管理工作正常開(kāi)展，更好地發(fā)揮檔案部門的作用。因此，機(jī)關(guān)檔案室應(yīng)建立極具包容性的檔案管理系統(tǒng)，接收并保存前端形成的電子文件，并保證其真實(shí)性、可靠性、完整性和可用性。

3.2.2 開(kāi)展專業(yè)的檔案管理工作

機(jī)關(guān)檔案室的工作包含兩個(gè)方面：一是要提供多途徑的檔案檢索與利用服務(wù)，為機(jī)關(guān)管理和機(jī)關(guān)職能活動(dòng)提供必要的檔案信息支持，同時(shí)也要充分發(fā)揮專業(yè)優(yōu)勢(shì)，為本單位的信息化建設(shè)提出專業(yè)性的檔案管理需求與意見(jiàn);二是要向檔案館移交長(zhǎng)期保存的電子檔案，確保移交檔案的完整性與檔案管理的連續(xù)性，為檔案館工作提供必要的基礎(chǔ)支撐。此外，當(dāng)下我國(guó)的數(shù)字檔案館建設(shè)還處在起步階段，機(jī)關(guān)檔案室作為檔案信息化的先行者，可以為數(shù)字檔案館的建設(shè)提供有用的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)與參考實(shí)例，促進(jìn)數(shù)字檔案館建設(shè)工作的順利開(kāi)展。因此，對(duì)于機(jī)關(guān)檔案室而言，其工作具有十分重要的樞紐作用，更應(yīng)該明確自身的工作定位，確保從電子文件與電子檔案管理的連續(xù)性。

結(jié)論

總而言之，理論聯(lián)系實(shí)際對(duì)于檔案學(xué)研究而言具有十分重要的意義，本文就電子政務(wù)系統(tǒng)中檔案管理的理論性與基礎(chǔ)性問(wèn)題進(jìn)行了剖析，明確了檔案部門的實(shí)際工作定位與職責(zé)角色。