國(guó)有企業(yè)人事檔案管理策略研究

王長(zhǎng)勇

摘要：人事檔案管理是國(guó)有企業(yè)管理的有機(jī)構(gòu)成部分，兩者之間存在著辯證的依存關(guān)系。檔案管理工作的有序開(kāi)展，可為企業(yè)單位的客觀用人、全面識(shí)人等方面提供切實(shí)可靠的參考依據(jù)與詳細(xì)真實(shí)的人才畫(huà)像。而企業(yè)管理的科學(xué)程度又在某種程度上決定了本單位檔案管理工作的實(shí)際現(xiàn)狀。隨著科技的進(jìn)步與國(guó)家綜合國(guó)力的提升，人事檔案的記錄載體也逐漸由最初的紙質(zhì)形式過(guò)渡至紙質(zhì)與電子信息形式并舉。那么，如何才能實(shí)現(xiàn)對(duì)國(guó)有企業(yè)人事檔案的高效管理？筆者嘗試從以下幾個(gè)方面入手進(jìn)行詳細(xì)闡述。

關(guān)鍵詞：國(guó)有企業(yè);人事檔案管理;策略

引言

無(wú)論在何種年代，信息均是一個(gè)企業(yè)賴(lài)以生存并謀求壯大與發(fā)展的關(guān)鍵性因素。相對(duì)一個(gè)企業(yè)的整體人力資源管理而言，對(duì)現(xiàn)有人事檔案進(jìn)行科學(xué)系統(tǒng)的管理，則是是否對(duì)企業(yè)人才的全面開(kāi)發(fā)與有針對(duì)性培養(yǎng)的重要信息來(lái)源與參考依據(jù)。近年來(lái)，隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的復(fù)蘇與發(fā)展，國(guó)有企業(yè)也隨之展開(kāi)了一系列推動(dòng)自身發(fā)展且順應(yīng)時(shí)勢(shì)的高效變革，而在這一系列變革過(guò)程當(dāng)中，國(guó)有企業(yè)人力資源管理工作也實(shí)現(xiàn)了由傳統(tǒng)到現(xiàn)代的華麗轉(zhuǎn)變。而對(duì)現(xiàn)有人力資源管理工作是否具有科學(xué)性與系統(tǒng)性的主要衡量標(biāo)準(zhǔn)則是人事檔案管理的實(shí)際現(xiàn)狀，分析至此，人事檔案管理之于國(guó)有企業(yè)未來(lái)發(fā)展的重要意義則不言而喻。相對(duì)上個(gè)世紀(jì)而言，現(xiàn)如今國(guó)有企業(yè)的人事檔案管理工作更具科學(xué)性與系統(tǒng)性，盡管如此，但處于時(shí)代更迭階段的企業(yè)人事檔案管理過(guò)程中，仍有不少不可回避的現(xiàn)實(shí)問(wèn)題有待進(jìn)一步解決。

1、國(guó)有企業(yè)人事檔案管理思路闡述

在本次研究正式開(kāi)始之前，筆者以“人力資源管理”、“國(guó)有企業(yè)”、“人事檔案管理”等幾個(gè)關(guān)鍵詞在權(quán)威學(xué)術(shù)網(wǎng)站進(jìn)行了檢索，并對(duì)檢索而來(lái)的相關(guān)文獻(xiàn)進(jìn)行了翻閱與研究，從而發(fā)現(xiàn)了當(dāng)前我國(guó)大部分國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作中的常見(jiàn)問(wèn)題，如：在某些國(guó)有企業(yè)，存在較為嚴(yán)重的人事檔案管理工作缺位現(xiàn)象;部分國(guó)有企業(yè)的人事檔案管理工作不具科學(xué)性與系統(tǒng)性，不僅現(xiàn)代化程度偏低，且管理方式也十分落后;絕大部分國(guó)有企業(yè)進(jìn)行人事檔案管理時(shí)，并未對(duì)相關(guān)人員信息的真實(shí)性與全面程度進(jìn)行考核，從而導(dǎo)致人事檔案管理工作之于整個(gè)企業(yè)管理的輔助意義未得以完全利用。

立足于對(duì)國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作現(xiàn)狀的前期研究，筆者對(duì)人事檔案管理工作有了更為全面且客觀的認(rèn)識(shí)，并就之后的工作形式與方法有了一定的科學(xué)規(guī)劃。

2、通過(guò)人事檔案管理制度的逐步完善，強(qiáng)化系統(tǒng)控制

2.1國(guó)有企業(yè)人事檔案管理工作展望

通過(guò)前期調(diào)查所發(fā)現(xiàn)的國(guó)有企業(yè)在人事檔案管理方面的不足之處，筆者在檔案管理工作的現(xiàn)有流程的基礎(chǔ)之上，進(jìn)行了更為詳細(xì)且更具針對(duì)性的流程細(xì)化、對(duì)該崗位工作人員的責(zé)任與義務(wù)進(jìn)行了重新界定，并通過(guò)科學(xué)獎(jiǎng)懲機(jī)制的出臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)國(guó)有企業(yè)檔案管理工作的科學(xué)把控，同時(shí)使相關(guān)單位現(xiàn)有人才資源得以最大限度的科學(xué)配置，并保證相關(guān)企業(yè)的整體運(yùn)轉(zhuǎn)效率。首先，人事檔案管理制度的完善可使相關(guān)人員的工作流程更為規(guī)范，且在檔案管理標(biāo)準(zhǔn)明確之后，也可大大簡(jiǎn)化檔案管理員的相關(guān)工作流程，使其工作更為高效，且在極大程度上縮減了原本應(yīng)該進(jìn)行檔案整理與歸檔的時(shí)長(zhǎng);此外，對(duì)現(xiàn)有檔案管理制度進(jìn)行明確界定也可實(shí)現(xiàn)對(duì)相關(guān)管理人員的責(zé)任的明確劃分，從而使問(wèn)題與責(zé)任推諉的情況得以盡可能的規(guī)避。

另外，有別有傳統(tǒng)檔案管理，在現(xiàn)代化檔案內(nèi)容管理方面，對(duì)企業(yè)員工基礎(chǔ)信息的記錄與管理更為完善，且多以電子檔案形式對(duì)相關(guān)內(nèi)容進(jìn)行整理與歸檔，此舉不僅可以為企業(yè)日常的人事任命與變動(dòng)提供更多切實(shí)可查的參考依據(jù)，也大大的降低了對(duì)相關(guān)內(nèi)容的查閱繁瑣程度。

2.2國(guó)有企業(yè)人事檔案內(nèi)容管理制度與內(nèi)容變革

當(dāng)前我國(guó)國(guó)有企業(yè)的人事檔案一般被細(xì)化為入職、培訓(xùn)、職位、薪酬考核以及其他五個(gè)大類(lèi)別，以發(fā)展的眼光來(lái)看，此種分類(lèi)現(xiàn)狀在客觀性與全面性方面尚有不足，無(wú)法在企業(yè)用人與人事調(diào)動(dòng)時(shí)發(fā)揮其本該發(fā)揮的參考價(jià)值。基于此，為幫助用人單位更加全面的了解在職人員，筆者將人才的個(gè)人信息歸檔內(nèi)容進(jìn)行了一定程度上的拓展，具體內(nèi)容見(jiàn)表1。

以上對(duì)國(guó)有企業(yè)在崗員工更為細(xì)化的信息歸檔，可在一定程度上幫助單位對(duì)現(xiàn)有人才的全面了解與整體把控，使用人情況更具科學(xué)性。此外，以上信息的歸檔多以電子形式完成，可在很大程度上規(guī)避原始檔案管理方式中的易錯(cuò)之處，同時(shí)降低檔案調(diào)用的時(shí)間成本。

3、通過(guò)信息系統(tǒng)的應(yīng)用，對(duì)人事檔案進(jìn)行統(tǒng)籌管理

通過(guò)過(guò)去幾十年的改革，當(dāng)前我國(guó)大部分國(guó)有企業(yè)已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了人事檔案的電子化管理，各單位也都有著一套屬于自己的檔案管理系統(tǒng)。并通過(guò)員工相應(yīng)信息的錄入實(shí)現(xiàn)對(duì)所有員工檔案信息的統(tǒng)籌管理。

3.1國(guó)有企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)的構(gòu)建必要性

當(dāng)前國(guó)有企業(yè)檔案管理工作已突破傳統(tǒng)管理形式桎梏，相關(guān)工作人員應(yīng)以更為系統(tǒng)化、科學(xué)化、便捷化的管理方式開(kāi)展工作，但現(xiàn)代且高效的檔案管理需仰賴(lài)于趨于完善的制度流程及相應(yīng)的軟硬件支持。據(jù)筆者前期調(diào)查了解，當(dāng)前基本所有國(guó)有企業(yè)均擁有較為完善的軟硬件設(shè)施，但部分企業(yè)的人事管理系統(tǒng)構(gòu)建工作卻相對(duì)滯后，且相關(guān)資料的整理與歸檔并未實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化操作，更談不上為企業(yè)的人事任命情況提供現(xiàn)實(shí)的參考價(jià)值了?；诖耍P者認(rèn)為，國(guó)有企業(yè)及單位應(yīng)盡快進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的建立，并通過(guò)建立與完善下屬子系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部重要數(shù)據(jù)的共享與交換，從而提高檔案管理工作效率。

在傳統(tǒng)檔案管理模式下，管理人員的工作量非常大，且檔案管理效率不高，此種管理形式不僅不利于人才檔案內(nèi)容的保密，且易因火災(zāi)、地震等外力因素導(dǎo)致相關(guān)檔案不可逆轉(zhuǎn)的損壞與丟失。而對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行信息化管理則可有效解決以上問(wèn)題。因此，進(jìn)行國(guó)有企業(yè)檔案系統(tǒng)的構(gòu)建與應(yīng)用刻不容緩。

3.2國(guó)有企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)的功能設(shè)定與分析

通過(guò)前期研究，筆者將國(guó)有企業(yè)人事檔案管理系統(tǒng)的主要功能歸納如下：①信息化檔案管理系統(tǒng)通常均可進(jìn)行人才檔案信息的收集、更新、與調(diào)用。②信息收集功能可用于對(duì)企業(yè)員工原有紙質(zhì)檔案的掃描歸檔，以及對(duì)企業(yè)當(dāng)前的績(jī)效考核信息、薪資福利信息、工作崗位與職能信息變動(dòng)、個(gè)人履歷信息更新、職稱(chēng)變動(dòng)信息等諸多方面內(nèi)容的采集。③國(guó)有企業(yè)檔案管理人員在信息管理系統(tǒng)當(dāng)中，收到來(lái)自不同部門(mén)的信息推送之后，應(yīng)根據(jù)具體情況對(duì)原有人才檔案進(jìn)行更新與重新歸檔。④在管理員對(duì)相關(guān)檔案進(jìn)行收集、整理、更新與歸檔之后，各部門(mén)可通過(guò)檔案管理系統(tǒng)中的共享功能，在面臨人事調(diào)動(dòng)時(shí)，可對(duì)本部門(mén)相關(guān)人員的部分信息進(jìn)行查閱與調(diào)用，從而大大提高了本部門(mén)的工作效率。

結(jié)語(yǔ)

國(guó)有企業(yè)人事檔案管理是一項(xiàng)重要且嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ?，此?xiàng)工作的順利完成不僅仰賴(lài)于管理員認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度，還需要單位提供必要的軟硬件及制度支持。如此，方能使檔案管理工作效率及單位其他部門(mén)的工作效率得以共同提升。

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