機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)編號(hào)方法研究與應(yīng)用

□ 葫蘆島市檔案館 韓貴林

積極探索機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)編號(hào)方法，實(shí)現(xiàn)實(shí)體檔案與數(shù)字檔案分類(lèi)編號(hào)方法的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，對(duì)于推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)、整理、保管、數(shù)字化、統(tǒng)計(jì)、利用等工作，提高機(jī)關(guān)檔案管理水平，實(shí)現(xiàn)檔案移交進(jìn)館后的科學(xué)管理具有重要意義。如何做好機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)編號(hào)工作，已成為推動(dòng)新形勢(shì)下機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)現(xiàn)新發(fā)展必須解決的一個(gè)重要課題。

一、機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)編號(hào)存在的主要問(wèn)題

1.傳統(tǒng)檔案分類(lèi)編號(hào)方法不再適合機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)編號(hào)工作。受傳統(tǒng)檔案管理模式影響，我省機(jī)關(guān)習(xí)慣采用目錄號(hào)標(biāo)識(shí)檔案門(mén)類(lèi)的方法，對(duì)機(jī)關(guān)檔案進(jìn)行分類(lèi)編號(hào)，如目錄號(hào)1代表文書(shū)永久保管檔案，目錄號(hào)2代表文書(shū)長(zhǎng)期保管檔案、目錄號(hào)3代表文書(shū)短期保管檔案、目錄號(hào)4代表會(huì)計(jì)報(bào)表檔案等，同一全宗內(nèi)不得出現(xiàn)重復(fù)的檔案目錄號(hào)。但隨著《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T 22-2000）的頒布實(shí)施，文書(shū)檔案整理方式、案卷格式亦隨之發(fā)生了重大變化，文書(shū)檔案卷脊不再設(shè)置檔案目錄號(hào)編項(xiàng)，加之長(zhǎng)期以來(lái)科技檔案卷脊一直從未設(shè)置過(guò)檔案目錄號(hào)編項(xiàng)，采用目錄號(hào)標(biāo)識(shí)檔案門(mén)類(lèi)的方法已明顯不再適合機(jī)關(guān)文書(shū)、科技檔案案卷編目工作。

2.機(jī)關(guān)實(shí)體檔案與數(shù)字檔案分類(lèi)編號(hào)方法相互矛盾。2014年，國(guó)家檔案局發(fā)布了《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》,提出了“數(shù)字檔案應(yīng)按文書(shū)（WS）、專(zhuān)業(yè)（ZY）、會(huì)計(jì)（KU）、科技（KJ）、照片（ZP）、實(shí)物（SW）等編寫(xiě)一級(jí)門(mén)類(lèi)代碼”。這樣，就導(dǎo)致同一機(jī)關(guān)實(shí)體檔案與數(shù)字檔案分類(lèi)編號(hào)方法相互沖突，致使同一全宗內(nèi)實(shí)體檔案與數(shù)字檔案出現(xiàn)了兩種截然不同的分類(lèi)編號(hào)方法，給機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)、整理、保管以及移交進(jìn)館后的科學(xué)管理增添了難度。

二、問(wèn)題原因及分析

深刻剖析問(wèn)題存在的原因，主要是檔案主管部門(mén)對(duì)機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)編號(hào)方法缺乏全面思考和統(tǒng)一要求。

一方面，《機(jī)關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》（國(guó)檔發(fā)〔1987〕27號(hào)）僅要求“機(jī)關(guān)檔案，應(yīng)按內(nèi)容和載體，制定統(tǒng)一的檔案分類(lèi)方案。分類(lèi)方案應(yīng)前后一致，不可隨意變動(dòng)”,卻沒(méi)有對(duì)機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)編號(hào)方法作出具體規(guī)定，導(dǎo)致各地之間檔案分類(lèi)編號(hào)方法各不相同。如廣東省機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)編號(hào)方法為“文書(shū)（A）、基建（B）、設(shè)備（C）、會(huì)計(jì)（D）、聲像（F）、專(zhuān)業(yè)（G），等等”；湖北省機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)編號(hào)方法為“文書(shū)（W）、科技（K）、會(huì)計(jì)（KJ）、聲像（S）、專(zhuān)業(yè)（Z），等等”。另一方面,《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》僅從加強(qiáng)數(shù)字檔案資源管理角度，提出“數(shù)字檔案應(yīng)按文書(shū)（WS）、專(zhuān)業(yè)（ZY）、會(huì)計(jì)（KU）、科技（KJ）、照片（ZP）、實(shí)物（SW）等編寫(xiě)一級(jí)門(mén)類(lèi)代碼”。而從其他相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)來(lái)看，均未曾就如何統(tǒng)籌做好機(jī)關(guān)實(shí)體檔案與數(shù)字檔案分類(lèi)編號(hào)問(wèn)題進(jìn)行詳細(xì)解讀。

由此可見(jiàn)，由于對(duì)機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)編號(hào)方法缺乏全面思考和統(tǒng)一要求，不僅導(dǎo)致各地之間實(shí)體檔案分類(lèi)編號(hào)方法各不相同，也導(dǎo)致同一機(jī)關(guān)實(shí)體檔案與數(shù)字檔案分類(lèi)編號(hào)方法迥然不同，給檔案科學(xué)管理增添了難度。

三、積極探索機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)編號(hào)方法

為探索機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)編號(hào)方法，作者在反復(fù)查閱研究檔案標(biāo)準(zhǔn)文獻(xiàn)，通過(guò)專(zhuān)業(yè)期刊、數(shù)據(jù)庫(kù)了解機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)編號(hào)方法最新研究動(dòng)態(tài)基礎(chǔ)上，就如何做好新形勢(shì)下機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)編號(hào)問(wèn)題進(jìn)行了深入探索，并在工作實(shí)踐中摸索出一套簡(jiǎn)單實(shí)用、便于普及和推廣應(yīng)用的機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)編號(hào)方法。

1.機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)編號(hào)的基本方法。機(jī)關(guān)檔案的分類(lèi)編號(hào)方法，應(yīng)在明確機(jī)關(guān)一級(jí)門(mén)類(lèi)檔案及其總體排列序號(hào)基礎(chǔ)上，采用雙位制漢語(yǔ)拼音大寫(xiě)首字母，即采用各類(lèi)檔案名稱(chēng)的第一個(gè)字和第二個(gè)字的漢語(yǔ)拼音大寫(xiě)首字母，編寫(xiě)各門(mén)類(lèi)檔案的編號(hào)或代碼，并分別標(biāo)識(shí)在各類(lèi)檔案名稱(chēng)之后，漢語(yǔ)拼音大寫(xiě)首字母外加括號(hào)“（）”。

當(dāng)兩個(gè)門(mén)類(lèi)檔案名稱(chēng)的第一個(gè)字和第二個(gè)字的漢語(yǔ)拼音首字母完全相同，其中一個(gè)門(mén)類(lèi)檔案已優(yōu)先采用其名稱(chēng)的第一個(gè)字和第二個(gè)字漢語(yǔ)拼音大寫(xiě)首字母編寫(xiě)該門(mén)類(lèi)檔案的代碼時(shí)，另一門(mén)類(lèi)檔案則采用其名稱(chēng)的第一個(gè)字的漢語(yǔ)拼音第一位和第二位大寫(xiě)字母編寫(xiě)該門(mén)類(lèi)檔案的代碼。如科技檔案已優(yōu)先采用“KJ”編寫(xiě)該門(mén)類(lèi)檔案代碼，會(huì)計(jì)檔案則采用“KU”編寫(xiě)該門(mén)類(lèi)檔案代碼。

綜上所述，機(jī)關(guān)檔案可按文書(shū)檔案（WS）、會(huì)計(jì)檔案（KU）、專(zhuān)業(yè)檔案（ZY）、科技檔案（KJ）、照片檔案（ZP）、錄音檔案（LY）、錄像檔案（LX）、實(shí)物檔案（SW）。數(shù)字檔案（SZ）等編寫(xiě)各門(mén)類(lèi)檔案的一級(jí)門(mén)類(lèi)代碼。其中，會(huì)計(jì)檔案按照?qǐng)?bào)表（KU.BB）、賬簿（KU.ZB）、憑證（KU.PZ）編寫(xiě)會(huì)計(jì)檔案的二級(jí)門(mén)類(lèi)代碼；科技檔案按照科研（KJ.KY）、基建（KJ.JJ）、設(shè)備儀器（KJ.SB）編寫(xiě)科技檔案的二級(jí)門(mén)類(lèi)代碼；專(zhuān)業(yè)檔案按照相關(guān)規(guī)定并結(jié)合實(shí)際編寫(xiě)二級(jí)門(mén)類(lèi)代碼。

數(shù)字檔案，包括機(jī)關(guān)文書(shū)、會(huì)計(jì)、專(zhuān)業(yè)、科技、照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案數(shù)字化副本，及機(jī)關(guān)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)信息等，應(yīng)在數(shù)字檔案（SZ）門(mén)類(lèi)下，結(jié)合實(shí)際編寫(xiě)二級(jí)或三級(jí)門(mén)類(lèi)代碼。

2.機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)編號(hào)方法應(yīng)用范圍和推廣價(jià)值。采用雙位制漢語(yǔ)拼音大寫(xiě)首字母標(biāo)識(shí)檔案門(mén)類(lèi)的方法，在機(jī)關(guān)檔案管理方面具有廣泛的應(yīng)用前景和推廣價(jià)值。

（1）廣泛用于機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)方案編寫(xiě)工作（如圖1所示）。同傳統(tǒng)檔案分類(lèi)編號(hào)方法（如圖2所示）相比，將采用雙位制漢語(yǔ)拼音大寫(xiě)首字母標(biāo)識(shí)檔案門(mén)類(lèi)的方法廣泛用于編寫(xiě)機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)方案，具有以下積極作用。

圖1 檔案分類(lèi)編號(hào)方法用于編寫(xiě)機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)方案

圖2 傳統(tǒng)機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)編號(hào)方法

解決了傳統(tǒng)檔案分類(lèi)方法中機(jī)關(guān)檔案類(lèi)別編號(hào)或代碼缺失問(wèn)題，也解決了科技檔案、立卷改革后文書(shū)檔案卷脊無(wú)法標(biāo)識(shí)檔案類(lèi)別編號(hào)或代碼問(wèn)題，是對(duì)傳統(tǒng)檔案分類(lèi)方法的必要補(bǔ)充和完善。

解決了機(jī)關(guān)數(shù)字檔案光盤(pán)無(wú)法納入檔案分類(lèi)編號(hào)體系進(jìn)行科學(xué)管理問(wèn)題，有利于更好地貫徹落實(shí)檔案集中統(tǒng)一管理原則。

實(shí)現(xiàn)了一表（機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)方案圖表）在手，就能對(duì)機(jī)關(guān)室藏檔案結(jié)構(gòu)及其分類(lèi)編號(hào)方法一目了然的目標(biāo)。

實(shí)現(xiàn)了實(shí)體檔案與數(shù)字檔案分類(lèi)方法的協(xié)調(diào)統(tǒng)一，為深化機(jī)關(guān)實(shí)體檔案與數(shù)字檔案融合管理奠定了基礎(chǔ)。

（2）廣泛用于機(jī)關(guān)檔案案卷（光盤(pán)）編目工作（如圖3—圖5所示）。將采用雙位制漢語(yǔ)拼音大寫(xiě)首字母標(biāo)識(shí)檔案門(mén)類(lèi)的方法廣泛用于機(jī)關(guān)檔案案卷（光盤(pán)）編目工作，具有以下積極作用。

圖3 檔案分類(lèi)編號(hào)方法用于機(jī)關(guān)文書(shū)檔案卷脊編目示意圖

圖5 檔案分類(lèi)編號(hào)方法用于機(jī)關(guān)數(shù)字檔案光盤(pán)編目示意圖

確保機(jī)關(guān)各類(lèi)檔案分類(lèi)編號(hào)方法與機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)方案高度一致，對(duì)于促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案科學(xué)管理具有重要意義。

通過(guò)檔案類(lèi)別編號(hào)就能對(duì)機(jī)關(guān)室藏檔案結(jié)構(gòu)了如指掌。

圖4 檔案分類(lèi)編號(hào)方法用于機(jī)關(guān)會(huì)計(jì)（報(bào)表）檔案卷脊編目示意圖

便于區(qū)分機(jī)關(guān)室藏各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案，對(duì)于深化機(jī)關(guān)檔案保管、統(tǒng)計(jì)、利用等環(huán)節(jié)工作具有積極推進(jìn)作用。

通俗易懂，簡(jiǎn)單易行，容易掌握，便于廣泛推廣和應(yīng)用。

總之，采用雙位制漢語(yǔ)拼音大寫(xiě)首字母標(biāo)識(shí)檔案門(mén)類(lèi)的方法，不僅適用于機(jī)關(guān)檔案分類(lèi)方案編寫(xiě)工作，也適用于機(jī)關(guān)各類(lèi)檔案案卷編目工作，具有廣泛的應(yīng)用前景和推廣使用價(jià)值，對(duì)于促進(jìn)機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，推進(jìn)機(jī)關(guān)檔案工作實(shí)現(xiàn)新發(fā)展具有普遍指導(dǎo)意義。