《遼寧省一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)電子文件歸檔管理實(shí)施細(xì)則》解讀

□ 遼寧省檔案局

《遼寧省一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)電子文件歸檔管理實(shí)施細(xì)則》（以下簡稱《實(shí)施細(xì)則》）于2021年8月31日由遼寧省檔案局、遼寧省營商環(huán)境建設(shè)局聯(lián)合印發(fā)?！秾?shí)施細(xì)則》明確了遼寧省一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)電子文件歸檔管理的職責(zé)分工、工作流程以及電子文件歸檔管理系統(tǒng)的功能需求和歸檔數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)形式等，為全省政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)規(guī)范開展政務(wù)服務(wù)類電子文件歸檔工作提供了依據(jù)。

一、制定背景

2019年，省政府印發(fā)《遼寧省加快推進(jìn)全省一體化在線政務(wù)服務(wù)平臺(tái)建設(shè)實(shí)施方案》，同年底，遼寧省一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)業(yè)務(wù)辦理系統(tǒng)上線運(yùn)行。隨著政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦結(jié)量的不斷增加，形成的電子文件越來越多，電子文件歸檔工作的開展迫在眉睫。2020年底，省推進(jìn)政府職能轉(zhuǎn)變和“放管服”改革協(xié)調(diào)小組印發(fā)《遼寧省一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)電子文件歸檔與電子檔案管理暫行辦法》，為開展電子文件歸檔工作提供了制度保障。2021年初，省本級(jí)一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)電子文件歸檔管理系統(tǒng)開始研發(fā)，電子文件歸檔工作全面啟動(dòng)。

為使全省各地政務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)辦理系統(tǒng)與電子文件歸檔管理系統(tǒng)有效對(duì)接，省檔案局與省營商局聯(lián)合制定《實(shí)施細(xì)則》，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求，為政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)開展電子文件歸檔工作提供全流程操作指南。2021年9月，省數(shù)字遼寧建設(shè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室印發(fā)《遼寧省數(shù)字政府建設(shè)實(shí)施方案》，將電子文件歸檔系統(tǒng)建設(shè)及歸檔試點(diǎn)工作列為重點(diǎn)任務(wù)?！秾?shí)施細(xì)則》的制定，進(jìn)一步加快了電子文件歸檔管理系統(tǒng)在全省范圍內(nèi)的推廣應(yīng)用，助力遼寧省數(shù)字政府建設(shè)。

二、總體思路

《實(shí)施細(xì)則》在制定過程中充分考慮到工作流程的完整性及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范性要求，滿足文檔管理人員及專業(yè)技術(shù)人員的不同需要，將業(yè)務(wù)路徑與技術(shù)路徑分別在正文和附件中進(jìn)行表述。在第三條至第五條中，對(duì)相關(guān)部門的職責(zé)進(jìn)行了劃分。在第九條至第十一條中，詳細(xì)描述了政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)開展電子文件歸檔工作的業(yè)務(wù)流程，明確了統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)及規(guī)范歸檔要求的操作步驟。同時(shí)，針對(duì)電子文件歸檔管理系統(tǒng)建設(shè)部門，在附件1至附件5中提出了系統(tǒng)功能需求、系統(tǒng)對(duì)接技術(shù)手段、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)交互形式等，以滿足文檔管理人員前臺(tái)操作的便捷性要求，便于專業(yè)技術(shù)人員開展系統(tǒng)對(duì)接。部門自建業(yè)務(wù)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件，其歸檔管理可參照《實(shí)施細(xì)則》進(jìn)行。

三、主要內(nèi)容

1.職責(zé)分工。一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)電子文件歸檔管理涉及面廣、專業(yè)性強(qiáng)，需各相關(guān)部門協(xié)同推進(jìn)。其中，政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)作為政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)的辦理和電子文件的形成部門，是電子文件歸檔管理的主體?！秾?shí)施細(xì)則》規(guī)定：“各政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立協(xié)調(diào)機(jī)制，明確管理責(zé)任，規(guī)范工作流程，負(fù)責(zé)制定電子文件的歸檔范圍和電子檔案保管期限表，做好電子文件的形成、辦理和歸檔管理工作。”其機(jī)構(gòu)內(nèi)部的業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)做好電子文件的歸檔工作，檔案部門負(fù)責(zé)做好電子檔案的管理工作。各級(jí)檔案主管部門負(fù)責(zé)組織制定電子文件歸檔管理制度，提出電子文件歸檔功能需求，監(jiān)督指導(dǎo)政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)開展電子文件歸檔管理工作，審查電子文件的歸檔范圍和電子檔案保管期限表。承擔(dān)一體化平臺(tái)建設(shè)的主管部門，負(fù)責(zé)依據(jù)標(biāo)準(zhǔn)和實(shí)際需求建設(shè)和完善電子文件歸檔管理系統(tǒng)，做好電子文件歸檔管理系統(tǒng)與電子檔案管理系統(tǒng)的對(duì)接，為電子文件歸檔管理提供技術(shù)支持。

2.電子文件歸檔管理系統(tǒng)建設(shè)。省本級(jí)政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)使用一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)電子文件歸檔管理系統(tǒng)開展歸檔工作，對(duì)本單位在省一體化平臺(tái)中已辦結(jié)的2021年政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)電子文件進(jìn)行單套制歸檔。各地參照《實(shí)施細(xì)則》中的附件1“主要功能設(shè)置要求”研發(fā)電子文件歸檔管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)本地政務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)辦理系統(tǒng)與電子文件歸檔管理系統(tǒng)的對(duì)接，適時(shí)開展電子文件歸檔試點(diǎn)工作。各政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)可結(jié)合自身工作實(shí)際開展實(shí)時(shí)歸檔或定期歸檔，定期歸檔最遲不能超過電子文件形成后的次年6月。

3.電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表制定。根據(jù)《實(shí)施細(xì)則》第九條規(guī)定，各政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)的檔案部門應(yīng)組織有關(guān)業(yè)務(wù)部門，根據(jù)權(quán)責(zé)清單、政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)目錄等，制定本單位電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表，并報(bào)同級(jí)檔案主管部門審查。附件2“政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)的歸檔材料目錄”提供了各類政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)歸檔范圍的總體框架，應(yīng)根據(jù)該事項(xiàng)的具體辦理流程，及整個(gè)辦件過程中形成的文件材料，對(duì)歸檔范圍進(jìn)行細(xì)化。以每個(gè)政務(wù)服務(wù)業(yè)務(wù)項(xiàng)為單位設(shè)定歸檔范圍。參照檔案業(yè)務(wù)相關(guān)要求，以及政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)在行業(yè)內(nèi)的相關(guān)規(guī)定，設(shè)定保管期限。

4.歸檔配置。根據(jù)《實(shí)施細(xì)則》第十條規(guī)定，考慮到操作的便捷性，滿足“一次設(shè)置、一鍵歸檔”的要求，省本級(jí)一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)電子文件歸檔管理系統(tǒng)設(shè)置了歸檔配置功能。該功能實(shí)現(xiàn)以政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)的最小細(xì)分項(xiàng)為單位，配置電子文件歸檔范圍、電子檔案保管期限及所屬文件材料的構(gòu)成等信息，將同一版本的電子文件歸檔要素進(jìn)行固化，同時(shí)滿足同一業(yè)務(wù)項(xiàng)不同版本間的參數(shù)復(fù)制。歸檔配置系統(tǒng)界面如圖1所示。

圖1

政務(wù)服務(wù)機(jī)構(gòu)可參照《實(shí)施細(xì)則》中的附件2“政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)的歸檔材料目錄”，根據(jù)本單位電子文件歸檔范圍和電子檔案保管期限表，結(jié)合政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦理工作實(shí)際開展歸檔配置。在實(shí)踐中，特別是針對(duì)服務(wù)事項(xiàng)種類較多、辦件量較大的單位，歸檔配置功能是十分必要的，僅需一次配置操作即可滿足其所屬電子文件的規(guī)范歸檔要求，可有效避免繁瑣操作、減輕工作量。

5.歸檔操作流程。根據(jù)《實(shí)施細(xì)則》第十一條規(guī)定，電子文件歸檔操作流程以每一件辦理事項(xiàng)為單位，從政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)辦結(jié)開始，到檔案部門接收歸檔信息包結(jié)束。分為兩個(gè)階段：（1）由業(yè)務(wù)部門對(duì)電子文件及元數(shù)據(jù)進(jìn)行收集、整理，形成歸檔信息包，并進(jìn)行清點(diǎn)和生成驗(yàn)證信息；（2）由檔案部門對(duì)歸檔信息包進(jìn)行接收檢測，檢測合格后履行必要的歸檔手續(xù)，完成電子文件歸檔管理流程。在實(shí)踐中，應(yīng)用省本級(jí)一體化政務(wù)服務(wù)平臺(tái)電子文件歸檔管理系統(tǒng)的單位，可針對(duì)已經(jīng)完成歸檔配置的政務(wù)服務(wù)事項(xiàng)，開展實(shí)時(shí)歸檔或定期歸檔，歸檔操作可根據(jù)其配置參數(shù)一鍵批量完成，電子文件的整理、組件由信息系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行。歸檔操作系統(tǒng)界面如圖2所示。

圖2

同時(shí)，清點(diǎn)與歸檔操作同步運(yùn)行，當(dāng)系統(tǒng)識(shí)別到電子文件實(shí)際組件及元數(shù)據(jù)與歸檔配置信息不符，將發(fā)出提示，工作人員可根據(jù)具體提示內(nèi)容補(bǔ)充缺失文件材料或者進(jìn)行容缺歸檔。

6.數(shù)據(jù)交換及檢測。根據(jù)《實(shí)施細(xì)則》第十一條規(guī)定，由電子文件歸檔管理系統(tǒng)生成歸檔信息包，并對(duì)其制作數(shù)字摘要后，各單位業(yè)務(wù)部門的操作即已完成。歸檔信息包括的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、命名規(guī)則、元數(shù)據(jù)要求及存儲(chǔ)格式由系統(tǒng)預(yù)先設(shè)置。歸檔信息包形式在第十二條至十五條中進(jìn)行了規(guī)定，其范例如圖3所示。

圖3

各單位檔案部門應(yīng)完善電子檔案管理系統(tǒng)功能，實(shí)現(xiàn)對(duì)歸檔信息包及其驗(yàn)證信息的接收，開展電子檔案管理工作。將歸檔信息包從一體化平臺(tái)交換到電子檔案管理系統(tǒng)，應(yīng)生成符合《實(shí)施細(xì)則》第十六條所要求的，一體化平臺(tái)電子文件交換目錄作為系統(tǒng)間交換憑據(jù)。同時(shí)，業(yè)務(wù)部門將歸檔信息包移交至檔案部門后，檔案部門應(yīng)參照《文書類電子檔案檢測一般要求》（DA/T70-2018），應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)對(duì)其進(jìn)行真實(shí)性、完整性、可用性和安全性檢測。