信息時代電力企業(yè)電子檔案管理的探討

摘要：科技水平的不斷發(fā)展，使得信息技術(shù)逐漸融入日常生活。計算機電子檔案作為現(xiàn)代信息儲存管理的主要工具，具有存儲容量大，占用空間小等優(yōu)勢，由此，紙質(zhì)化檔案管理模式逐漸被電子檔案所替代。然而，網(wǎng)路技術(shù)的日漸先進，電子檔案被破壞或竊取的情況愈發(fā)嚴重，企業(yè)信息檔案管理的安全受到嚴重威脅。本文對信息時代下電力企業(yè)于電子檔案管理面臨的機遇和挑戰(zhàn)產(chǎn)開研究，探索電力企業(yè)在電子檔案領(lǐng)域的改進方法，以提供更好的服務。

關(guān)鍵詞：電力企業(yè);電子檔案管理

引言：

現(xiàn)代電力企業(yè)的檔案整理、收集等工作需要借助信息技術(shù)的支持，大部分電力企業(yè)需要對傳統(tǒng)的檔案管理方式進行改革升級，從傳統(tǒng)、低效率、低存儲向現(xiàn)代、高效率、大存儲的電子化管理方向轉(zhuǎn)換。同時在發(fā)展創(chuàng)新的過程中，對我國電力企業(yè)電子檔案管理工作質(zhì)量標準進行重新定義，升級改造管理工作方式，促進電力企業(yè)的發(fā)展更加全面化與現(xiàn)代化。通過對電力企業(yè)的電子檔案管理工作模式的深入分析，實現(xiàn)對檔案管理工作中不足的修繕，確保電力企業(yè)檔案管理工作健康發(fā)展。

1、電力企業(yè)檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

隨著信息時代的到來，部分管理者的檔案管理意識開始覺醒，但仍然停留在簡單層面，沒有建立完善的檔案管理工作模式及制度，導致工作質(zhì)量提升不高，無法對企業(yè)發(fā)展帶來實質(zhì)性的效益，另外，也存在檔案管理人員本身工作態(tài)度的消極，管理工作敷衍操作，工作形式多于工作內(nèi)容，檔案管理工作失誤時有發(fā)生。這一系列的客觀因素造成大部分企業(yè)的檔案管理工作嚴重發(fā)展不足。

2、目前電力企業(yè)檔案管理工作存在的問題

2.1檔案管理工作受重視程度不高

研究電力行業(yè)發(fā)展歷程可以發(fā)現(xiàn)，大部分企業(yè)管理者的關(guān)注重點在于企業(yè)內(nèi)部的工作管理及與其他企業(yè)間的商業(yè)競爭，但對檔案管理工作缺乏基本的認知，致使企業(yè)檔案管理工作基本處于停滯狀態(tài)，這種不健康的發(fā)展模式為企業(yè)的健康發(fā)展埋下不利隱患。

2.2檔案管理工作信息化建設(shè)力度不夠

檔案信息化、電子化管理，是企業(yè)提升檔案管理工作水平的有效方法。但由于重視度不高，我國電力企業(yè)于檔案管理工作信息化建設(shè)上存在嚴重不足，具體表現(xiàn)為：

第一，電力企業(yè)管理人員思想上的不重視，是導致檔案管理硬件配套設(shè)施不完善的主要原因;

第二，我國電力企業(yè)信息化技術(shù)于檔案管理工作方面的引用及應用時間相對較晚，目前呈現(xiàn)經(jīng)驗不足，沒有成熟的管理體系等弊端;

第三，電力企業(yè)與信息化檔案管理方面缺少健全的細則及制度，分工不夠明確;

第四，于電力企業(yè)的檔案管理工作中，信息資源及技術(shù)沒有得到充分的使用及發(fā)揮，仍然使用傳統(tǒng)管理方式，致使檔案管理效率低下且難有提升;

第五，企業(yè)任務交接存在斷層，企業(yè)為實現(xiàn)檔案數(shù)字化、電子化管理投入資金，卻疏于加強管理，人員培訓等后續(xù)工作，使得檔案管理信息化水平提升半道而。

1.3檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)水平偏低

部分企業(yè)對于檔案管理工作的不重視不僅表現(xiàn)在基礎(chǔ)設(shè)備的缺乏，檔案管理人員素質(zhì)水平方面也有著明顯體現(xiàn)。目前許多企業(yè)的檔案管理人員缺乏專業(yè)的職業(yè)技能與水平，只能從事簡單的分配與整理工作，無法充分發(fā)揮檔案管理的深層價值，甚至一些企業(yè)的檔案管理是由業(yè)余人員兼職管理。部分電力企業(yè)即便引進先進的數(shù)字化檔案管理設(shè)施，但由于高素質(zhì)管理人才的缺乏，無法發(fā)揮設(shè)備的最大化效果。對于電力企業(yè)而言，通過高質(zhì)量的檔案管理工作，企業(yè)能夠形成規(guī)范化、標準化的管理模式，為企業(yè)內(nèi)外部創(chuàng)造經(jīng)濟和社會價值。企業(yè)也可以從內(nèi)部挖掘高素質(zhì)人才，對這些人才進行專業(yè)培訓，為其提供優(yōu)質(zhì)機會，對企業(yè)進一步發(fā)展起到促進作用。

3、信息化時代電力企業(yè)電子檔案管理的發(fā)展建議

3.1為企業(yè)電子檔案的建設(shè)提供充足的資源支持

為電子檔案建設(shè)提供資源支持是電力企業(yè)電子檔案管理有效開展的前提，又因為新模式對基礎(chǔ)設(shè)施的嚴格要求，企業(yè)要做好提前的資金及工作規(guī)劃。首先，在企業(yè)內(nèi)部劃分成立專業(yè)的檔案資料管理部門，根據(jù)自身發(fā)展需要建立電子檔案管理系統(tǒng)，做好從紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變工作，打造高存儲、易維護、高質(zhì)量的現(xiàn)代化檔案存儲模式。其次，為電子檔案管理提供配備配套的軟件及硬件支持，為工作人員配備專門的計算機及存儲設(shè)備，并制定定期維護計劃，注意對檔案數(shù)據(jù)的保存及備份工作，防止重要檔案及數(shù)據(jù)的丟失。

3.2培養(yǎng)專業(yè)化電子檔案管理人員

電子檔案管理工作關(guān)系到電力企業(yè)的信息安全及后續(xù)發(fā)展，涉及信息眾多，需要高素質(zhì)人才進行工作整合，現(xiàn)階段下部分企業(yè)通過兼職的形式進行檔案管理，容易造成因為缺乏專業(yè)技術(shù)導致檔案管理混亂、信息數(shù)據(jù)錯誤、檔案信息泄露等嚴重后果。因此，信息時代下電力企業(yè)的電子檔案必須招募與培養(yǎng)專業(yè)化的管理工作人員，對企業(yè)中的檔案管理工作形成系統(tǒng)化專業(yè)化的管理。

在工作開展中，企業(yè)管理人員首先應引導全體員工樹立正確而嚴謹?shù)臋n案管理工作意識，形成全體上下對檔案工作的重視態(tài)度;其次，正式招聘專業(yè)化的檔案管理人才，打造高質(zhì)量高素質(zhì)的檔案管理團隊;另外，企業(yè)可以從企業(yè)內(nèi)部發(fā)展優(yōu)秀的檔案管理人員，在熟悉企業(yè)業(yè)務模塊及運行模式的基礎(chǔ)上，形成對電子檔案管理工作質(zhì)量的進一步保證;最后，注重對電子檔案團隊的不斷優(yōu)化與提升，定期對團隊人員進行考核與培訓，根據(jù)時代發(fā)展方向與新興技術(shù)支持等外界因素對電子檔案工作人員進行專業(yè)能力、業(yè)務能力提升。同時，也要注重學習國內(nèi)外先進的檔案管理模式，汲取經(jīng)驗，促進企業(yè)檔案管理工作的愈發(fā)先進。

結(jié)語：

信息技術(shù)發(fā)展要求現(xiàn)代電力企業(yè)的檔案管理工作必須從傳統(tǒng)模式向電子數(shù)字檔案管理轉(zhuǎn)型，這也是企業(yè)進行內(nèi)部完善的必經(jīng)之路。然而，目前電力企業(yè)普遍的守舊或不重視態(tài)度使得電子檔案管理建設(shè)是一個長期、漫長的過程。

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作者簡介：趙金艷，1978年11月30日，女，漢族，安徽省滁州市，本科學歷，中級職稱，研究方向：文書檔案管理。