電力工程項(xiàng)目檔案管理的難點(diǎn)及對(duì)策

高琦

摘要：電力資源作為國(guó)民生活及社會(huì)生產(chǎn)的重要支撐，其工程運(yùn)行狀態(tài)對(duì)國(guó)計(jì)民生有著極其重要的影響。近年來(lái)，我國(guó)針對(duì)各項(xiàng)工程質(zhì)量提出精品工程的概念，精品工程的建設(shè)涉及多個(gè)內(nèi)容的整合，項(xiàng)目檔案管理就是其中的關(guān)鍵之一，對(duì)于電力工程企業(yè)來(lái)說(shuō)，完善檔案管理機(jī)制是其提升工作效率及質(zhì)量的有效方法。然而限于現(xiàn)實(shí)技術(shù)的影響，電力工程項(xiàng)目檔案管理仍然存在諸多難點(diǎn)，基于此，本文對(duì)檔案管理的難點(diǎn)進(jìn)行分析探究，并提出相關(guān)的解決措施。

關(guān)鍵詞：電力工程;檔案管理;難點(diǎn)及對(duì)策分析

引言：

電力工程項(xiàng)目檔案的管理是對(duì)系統(tǒng)思維意識(shí)的一個(gè)強(qiáng)化工作，同時(shí)也是對(duì)體系標(biāo)準(zhǔn)及人力資源的有效結(jié)合。實(shí)際的企業(yè)運(yùn)作中，對(duì)文件材料等檔案收集或整理工作的缺失，會(huì)導(dǎo)致正式使用時(shí)無(wú)法獲得及時(shí)的相關(guān)資料，突擊收集會(huì)造成檔案遺漏與錯(cuò)誤情況的發(fā)生，嚴(yán)重影響各項(xiàng)工作的開(kāi)展與進(jìn)行。因此，電力企業(yè)需要在日常工作中就做好檔案管理工作，通過(guò)對(duì)文件材料的統(tǒng)一管理，為企業(yè)其他各項(xiàng)工作提供必要的理論支持。

1、工程項(xiàng)目檔案的概念

工程檔案是指工程項(xiàng)目在擬定和編制階段，在處理審批、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理、交付中，對(duì)涉及的大量文字、數(shù)據(jù)、音視頻收集整理出的資料。作為工程建設(shè)的真實(shí)記錄，工程檔案可以真實(shí)反映工程建設(shè)的真實(shí)情況，同時(shí)也是工程施工和竣工驗(yàn)收的必要的條件，后續(xù)生產(chǎn)、管理、維護(hù)和改造的重要材料。完善的工程檔案管理有助于電力企業(yè)經(jīng)濟(jì)的可持續(xù)發(fā)展，也是項(xiàng)目實(shí)施具體落實(shí)及事后追責(zé)的重要保證。所以，工程建設(shè)檔案管理是一項(xiàng)非常重要的工作，是保障與推動(dòng)電力企業(yè)健康發(fā)展的必要措施。

2、電力工程項(xiàng)目檔案管理的難點(diǎn)

2.1相關(guān)職責(zé)界定不清

在電力企業(yè)的運(yùn)作中，部分管理人員只注重投資、招投標(biāo)、進(jìn)度、決算等環(huán)節(jié)工作，而相對(duì)忽視了工程文件和資料的集中、安全管理工作，責(zé)任不明確，項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目建設(shè)同步不到位，致使主要資料散落在個(gè)人手中，造成收集困難，材料遺失等嚴(yán)重后果。實(shí)際運(yùn)作中，一些電力企業(yè)的工程檔案以口頭委托施工單位的方式對(duì)各階段的文件資料進(jìn)行整理整理。施工單位不了解這部分檔案材料的形成過(guò)程，只在檔案質(zhì)量的外觀及數(shù)量上滿足要求，但內(nèi)容的完整性和準(zhǔn)確性不能滿足要求，是遺留項(xiàng)目驗(yàn)收和建設(shè)項(xiàng)目檔案管理中普遍存在的問(wèn)題。

2.2企業(yè)檔案管理人才隊(duì)伍問(wèn)題

部分電力企業(yè)在發(fā)展過(guò)程中存在檔案管理人員的素質(zhì)建設(shè)和能力培養(yǎng)缺失的問(wèn)題，檔案管理在引進(jìn)和發(fā)展現(xiàn)代辦公設(shè)備和辦公技術(shù)的同時(shí)，沒(méi)有做到根據(jù)檔案管理工作的特點(diǎn)，加強(qiáng)人才隊(duì)伍建設(shè)，不能實(shí)現(xiàn)人員和人員的結(jié)合、辦公技術(shù)與辦公設(shè)備的無(wú)縫協(xié)調(diào)及與現(xiàn)代辦公網(wǎng)絡(luò)的良好融合，大大降低了公司人員在檔案管理工作中的用度，很大程度上限制了整體辦公效率。

2.3檔案管理意識(shí)淡薄。

電力工程項(xiàng)目的檔案管理工作中，相當(dāng)部分單位的文件檔案管理部門存在正式員工少、兼職人員多的情況，大多數(shù)的兼職人員缺乏檔案管理基礎(chǔ)和專業(yè)知識(shí)，其工作方法及習(xí)慣不符合規(guī)范要求下檔案管理所需要達(dá)成的質(zhì)量與效果，且主觀意識(shí)上對(duì)項(xiàng)目過(guò)程中檔案“統(tǒng)一管理”有抵觸觀念，待項(xiàng)目檢查和驗(yàn)收有關(guān)聯(lián)時(shí)再做統(tǒng)一補(bǔ)救，使原本有價(jià)值、憑證作用的文件材料遺失和失去實(shí)際效用，是建設(shè)項(xiàng)目管理的文件材料收集不全的因素。

3、電力工程項(xiàng)目檔案管理的對(duì)策

3.1建立健全檔案管理規(guī)章制度

電力工程本身具有管理科學(xué)、程序規(guī)范、計(jì)劃性強(qiáng)等特點(diǎn)，可以為檔案管理的有序進(jìn)行提供良好的條件。為了更好的讓電力工程項(xiàng)目順利有序的開(kāi)展，檔案管理的規(guī)范化是最基本的要求。因此，應(yīng)從電力企業(yè)的實(shí)際情況出發(fā)，采取有效措施，構(gòu)建一套科學(xué)、合理、可行的檔案管理體系。通過(guò)科學(xué)和標(biāo)準(zhǔn)化的記錄管理實(shí)踐實(shí)現(xiàn)最大化，推進(jìn)電力工程項(xiàng)目各環(huán)節(jié)檔案管理的規(guī)范化，以保證工程的順利進(jìn)行文件的質(zhì)量。只有建設(shè)科學(xué)完善的工程項(xiàng)目檔案管理系統(tǒng)，才能有效地規(guī)范收集、整理和歸檔數(shù)據(jù)，最大限度地集中統(tǒng)一管理電力工程項(xiàng)目。

3.2實(shí)現(xiàn)檔案工作與工程項(xiàng)目同步管理

近年來(lái)，隨著電力工業(yè)的不斷發(fā)展，電力工程項(xiàng)目也在不斷增加。由于參與建設(shè)的單位多，工期長(zhǎng)，且各環(huán)節(jié)的項(xiàng)目文件由各種內(nèi)容組成。因此，工程項(xiàng)目要不斷加強(qiáng)檔案管理能力，把重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作與項(xiàng)目結(jié)合起來(lái)，同步管理步驟。 同時(shí)，還需要把項(xiàng)目文件有效地整合到整個(gè)項(xiàng)目流程管理中，同步完成項(xiàng)目各個(gè)環(huán)節(jié)的文件管理工作，這樣就可以從項(xiàng)目規(guī)劃開(kāi)始前期的檔案管理，直到完成項(xiàng)目驗(yàn)收，形成完善的項(xiàng)目文件記錄系統(tǒng)，做到對(duì)文件檔案的全面控制。

3.3同等重視各項(xiàng)檔案管理工作

在電力工程項(xiàng)目檔案中，除紙質(zhì)檔案外，還有其他載體形式的檔案，可以直接反映工程質(zhì)量，是對(duì)工程內(nèi)容的真實(shí)記錄。因此，檔案管理人員必須對(duì)不同載體形式的檔案進(jìn)行有效的收集和組織。近年來(lái)，隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，電子文件因?yàn)楸阌跀y帶和快速傳輸而被廣泛使用。因此，在信息化背景下，電力工程項(xiàng)目檔案管理也要向信息化、數(shù)字化方向發(fā)展，電子檔案作為其他載體檔案的主要形式作為補(bǔ)充管理模式，促進(jìn)電力工程項(xiàng)目檔案管理的可持續(xù)發(fā)展。

結(jié)束語(yǔ)：

綜上所述，電力項(xiàng)目的檔案管理并非是單獨(dú)一個(gè)部門或者組織的任務(wù)，需要上下級(jí)及企業(yè)每一個(gè)部門之間的合作與協(xié)調(diào)，形成健康完善的檔案?jìng)鬟f網(wǎng)絡(luò)。實(shí)際的檔案管理工作，首先要契合電力企業(yè)或工程的自身特點(diǎn)，遵循其發(fā)展趨勢(shì)，保證工作的良性開(kāi)展;在此基礎(chǔ)上，檔案管理部門還要定期對(duì)未來(lái)的工作方向及趨勢(shì)進(jìn)行預(yù)測(cè)，在工作方法上不斷進(jìn)行拓展，提升檔案管理效率;另外，部門內(nèi)部要有工作分析及調(diào)整安排，穩(wěn)步提高生產(chǎn)技術(shù);最后，電力企業(yè)需要針對(duì)檔案管理工作制定完善、標(biāo)準(zhǔn)的管理制度及人才儲(chǔ)備計(jì)劃，形成良性優(yōu)化的檔案管理體系，充分發(fā)揮檔案管理工作對(duì)企業(yè)發(fā)展的信息與資源價(jià)值，推動(dòng)企業(yè)效率化、現(xiàn)代化的發(fā)展。

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