基層政府文書檔案管理工作探討

藺亞松

摘要：政府部門內的文書檔案，是如實記錄和反應一切政務工作內容的重要載體，具有非常重要的借鑒、參考和利用價值。但是由于缺少嚴格的工作標準和培訓機制，導致該工作還存在較多問題。本文主要分析了基層政府部門文書檔案管理工作中存在的問題，并積極探究了有效的優(yōu)化措施，以期能夠提升基層政府部門文書檔案管理工作的質量。

關鍵詞：基層政府;文書檔案;管理工作

政府文書檔案工作屬于基礎性內容，但是在政府部門各項工作開展中起到了十分重要的作用。良好的檔案管理工作，可以確保其他工作和業(yè)務活動有條不紊的開展。當前在基層政府文書檔案管理工作當中還存在較多問題，例如文書檔案管理制度不完善、信息化水平不足等情況，需要及時采取有效措施進行優(yōu)化處理，不斷強化基層政府部門文書檔案管理水平。

一、基層政府文書檔案管理現(xiàn)狀

1.檔案管理制度不完善

在基層政府部門當中產(chǎn)生的文書檔案種類比較多，并且隨著部門工作年限的不斷提升，文書檔案數(shù)量也在不斷的增加。為了避免一部分文書檔案出現(xiàn)破損和丟失的情況，需要制定出有效的文書檔案管理工作制度，確保各項工作的順利進行。當前在政府文書檔案管理工作開展中，也具備相應的工作制度，但是內容長期缺少更新，無法真正滿足實際工作需求，管理工作人員還在按照傳統(tǒng)的工作思維和工作模式，開展文書檔案管理工作，沒有把文書檔案潛在的利用價值充分發(fā)揮出來。

2.文書檔案管理信息化水平不足

當前社會發(fā)展已經(jīng)離不開互聯(lián)網(wǎng)技術的應用，互聯(lián)網(wǎng)技術對于社會各行各業(yè)都產(chǎn)生了重要影響，整個社會都在推行互聯(lián)網(wǎng)+模式的貫徹落實。在文書檔案管理當中結合信息技術應用，能夠有效地減少分數(shù)檔案管理工作壓力，提升文書檔案的利用效率。但是信息化建設需要提前投入較多的資金成本，并需要配合開展后期信息系統(tǒng)的管理工作和維護工作。一部分地區(qū)基層政府由于自身財政資金比較緊張，無法在信息化建設中投入過多資金，導致文書檔案管理的信息水平不足。在具體工作時間當中，不管是文書檔案的收集還是檢索，都需要人工來完成，不僅降低了工作效率，還會影響文書檔案信息的全面性。

3.文書檔案管理人員素質不足

基層政府部門需要建立高素質文書檔案管理團隊，從而提升文件資料的收集、歸檔、分類、整理等工作質量。在基層政府當中負責進行檔案管理的工作人員，參加培訓學習的機會比較少，并且很多工作人員都是兼職完成檔案管理工作，導致個人檔案管理專業(yè)技能一直無法得到有效提升。

二、基層政府文書檔案管理工作優(yōu)化措施

1.建設完善的文書檔案管理制度

為了能夠確保文書檔案管理收入工作、整理工作和借閱工作的規(guī)范性，把文書檔案的利用價值充分發(fā)揮出來，需要制定出完善的文書檔案管理制度，利用制度的貫徹落實，確保文書檔案資料更加安全和完整?；鶎诱块T在原來管理工作基礎上，要結合當下各工作部門工作開展需求，針對性把工作制度內容進行完善和補充，提升工作的規(guī)范性和標準型。要積極完善《檔案管理辦法》和《文件材料整理及歸檔辦法》，具備更加健全和完整的文書檔案移交制度，規(guī)范的文件檔案運行記錄，明確負責文書檔案管理工作的具體職責，并對于檔案內容的收集、歸檔的范圍和時間進行了進一步的詳細明確。

2.建設文書檔案信息管理系統(tǒng)

根據(jù)當前檔案管理事業(yè)發(fā)展角度來看，結合現(xiàn)代化信息技術應用，實現(xiàn)文書檔案信息化管理已經(jīng)是迫在眉睫。作為基層政府文書檔案管理，要認識到文書檔案管理對于基層政府各項工作開展起到的重要價值，并全力以赴推動文書檔案信息管理系統(tǒng)的建設?；鶎诱块T需要從財政當中，專門拿出一部分資金來用于本單位文書檔案信息化管理系統(tǒng)的建設，明確出文書檔案系統(tǒng)建設的規(guī)模，爭取能夠利用更少的成本投資來建設出利用性更強的檔案信息管理系統(tǒng)，為基層政府各項工作的開展提供重要參考。

3.強化管理人員的培訓工作

當前在基層政府檔案管理工作當中，缺少綜合性人才，現(xiàn)有工作人員不是學歷較低，就是業(yè)務素質比較差，并不能真正滿足文書檔案管理創(chuàng)新發(fā)展需求。再加上在基層政府機構當中檔案數(shù)量不斷增多，為了能夠把文書檔案服務價值充分發(fā)揮出來，需要基層政府制定出專業(yè)檔案管理人員培訓計劃，讓負責進行檔案管理的工作人員明確新時期文書檔案管理工作要求。要定期開展具有常態(tài)化特點的培訓教育活動，除了學習先進的檔案管理技術之外，還需要在引進的信息化管理設備中進行實踐演練，能夠正確發(fā)揮出信息設備的檔案管理優(yōu)勢，提升文書檔案管理效率。

4.挖掘文書檔案的利用價值

文書檔案管理目前只是一種管理手段，并沒有真正深入挖掘文書檔案背后隱藏的價值，也無法真正為政府部門和其他機關單位工作提供支持。因此當前檔案管理工作人員主要工作任務，就是實現(xiàn)文書檔案潛在價值的挖掘和利用。檔案管理工作人員需要具備創(chuàng)新工作思維，能夠在工作當中，利用輔助工具整合和利用文書檔案。例如應用信息化管理系統(tǒng)，把大量文書檔案按照一定的指標進行分類，讓復雜的文書檔案變得更加有條理。這樣用戶在查閱和借閱的過程當中，能夠實現(xiàn)精準定位，為檔案的調取提高了效率。

5.做好部門之間的協(xié)調合作

在政府部門當中，有很多文書檔案的利用價值非常高，并且來源于其中各個工作部門，因此需要正確處理好各部門之間的關系，才能夠強化文書檔案管理質量。檔案管理人員要及時了解個工作部門的新工作動態(tài)，根據(jù)基層政府實際工作情況，思考如何圍繞著單位的中心工作開展文書檔案管理，收集到更加全面和真實的文書檔案資料，為政府部門的發(fā)展提供重要參考。

結語：

綜上所述，基層政府部門各項工作開展離不開文書檔案的利用，并且在信息化建設過程中，進一步凸顯出了文書檔案存在的價值。需要政府部門能夠認識到該工作開展重要性，不斷強化檔案，管理人員責任意識和管理能力，結合現(xiàn)代化信息技術應用提升文書檔案管理工作質量。

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