公共資源交易項目檔案的管理與發(fā)展研究

張潔

摘 要：隨著我國社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展，有效推動了我國公共資源交易行業(yè)的發(fā)展，并且面臨著巨大的發(fā)展機遇。公共資源交易項目檔案管理工作引起了國家領(lǐng)導(dǎo)人的高度重視，在未來的發(fā)展當(dāng)中，公共資源交易當(dāng)中的招標(biāo)項目只會逐漸增多，項目檔案數(shù)量同樣會呈現(xiàn)增長趨勢。但是，就當(dāng)前的交易項目檔案管理現(xiàn)狀而言，管理量不僅僅復(fù)雜，數(shù)量還比較龐大。為此，有必要加強公共資源交易項目檔案管理，這就需要重視立法建章統(tǒng)一規(guī)范化管理，才能確保公共資源交易項目檔案管理，并且充分發(fā)揮其作用。本文主要對公共資源交易項目檔案管理加以分析，并且對未來公共資源交易項目檔案管理發(fā)展加以探討，旨在提高公共資源交易項目檔案管理工作水平。

關(guān)鍵詞：公共資源交易；項目檔案；管理；發(fā)展

社會經(jīng)濟的迅速發(fā)展，給公共資源交易行業(yè)發(fā)展帶來了巨大的機遇。為此促進公共資源交易行業(yè)的發(fā)展，就需要建立統(tǒng)一的交易平臺，才能使得公共資源交易市場交易項目增加，同時有效增加項目檔案數(shù)量。在這一新時期，在改革委的牽頭下，公共資源交易平臺整合工作會議制度得到了迅速的制定，并且得到了國務(wù)院辦公廳允許。在制度當(dāng)中，明確指出公共資源交易將全部納入平臺，禁止在平臺之外進行交易，由此可見，在未來進場交易的招標(biāo)項目將會迅速增多，同樣的道理，項目檔案數(shù)量也會出現(xiàn)迅速增長。但是就目前的公共資源交易項目檔案管理而言，我國的公共資源交易項目檔案管理局面較為混亂，其主要原因在于交易項目檔案數(shù)量較為龐大，并且涉及范圍較為廣泛，顯得比較復(fù)雜。這就需要交易項目檔案實施立法建章，進行統(tǒng)一規(guī)范化管理，才能促進公共資源交易行業(yè)的穩(wěn)定、快速發(fā)展。此外，交易項目檔案管理有必要實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng)+”管理，才能實現(xiàn)交易項目檔案管理水平的進一步提高。

1 公共資源交易項目檔案管理分析

1.1 投標(biāo)文件資料的管理

在項目交易評標(biāo)時，主要是由評標(biāo)人員選擇前三名的投標(biāo)人員，并且招標(biāo)人將會在法律的規(guī)定下，將第一名定為中標(biāo)人，一旦第一名放棄中標(biāo)，或者是由于諸多因素在實際的操作當(dāng)中，并不能遵守合同、不按照招標(biāo)文件要求，這就需要提交一定的保證金，招標(biāo)人可以按照名次選擇其他中標(biāo)人，也可以重新進行招標(biāo)工作[1]。在《中華人民共和國招標(biāo)投標(biāo)法實施條例》當(dāng)中，就有條例明確指出，對此加以詳細的分析，主要包括以下幾個方面的內(nèi)容，（1）

中標(biāo)候選人投標(biāo)文件的管理，目前收集中標(biāo)候選人投標(biāo)文件資料，通常具有兩種方法可以采取，一是在符合招標(biāo)文件的規(guī)定的基礎(chǔ)上，已經(jīng)確定了中標(biāo)的第一名，然而該中標(biāo)人由于諸多因素放棄了中標(biāo)，主要原因有存在不可抗力，導(dǎo)致合同不能夠履行，或者是在中標(biāo)過程中，存在一些不合法的操作，其實際條件并不符合中標(biāo)條件，對此招標(biāo)人員需要重新按照名次選擇中標(biāo)人，或者是按照中標(biāo)候選人名單排序依次確定其他中標(biāo)候選人為中標(biāo)人的[2]。二是中標(biāo)人由于諸多因素放棄了中標(biāo)，主要原因有存在不可抗力，導(dǎo)致合同不能夠履行，或者是在中標(biāo)過程中，存在一些不合法的操作，其實際條件并不符合中標(biāo)條件，有必要進行重新招標(biāo)，并且只需要整理中標(biāo)人的投標(biāo)文件，其主要原因在于其它投標(biāo)文件均沒有長期保存的價值和意義，一旦長時間的收集，將會無限制的增加項目檔案管理的壓力[3]。（2）對未中標(biāo)人的投標(biāo)文件資料的處理，現(xiàn)階段，業(yè)內(nèi)對未中標(biāo)人的投標(biāo)文件資料保存和處理主要的要求包括以下幾個方面的內(nèi)容，一是招標(biāo)文件的副本以及未中標(biāo)文件的資料需要妥善保存2年；二是沒有投標(biāo)文件資料需要保存超過1年時間。待到招標(biāo)文件保存時間一到，需要將資料加以處理，主要采取物理粉碎或者焚燒處理。值得注意的是需要在處理過程中，確保投標(biāo)人的商業(yè)秘密以及個人信息不被泄露，避免造成經(jīng)濟財產(chǎn)損失。

1.2 項目檔案的立法需要

隨著公共資源交易行業(yè)的發(fā)展，項目檔案數(shù)量增加，并且交易項目逐日增加，這就需要對項目檔案管理法規(guī)建設(shè)引起高度重視，并且制定一套有效的管理方法。就目前的項目檔案管理標(biāo)準(zhǔn)主要包括四種類型，分別是省、市以及縣的監(jiān)管部門與同級檔案行政管理部門出臺的，除此之外的一種屬于市或縣一級公共資源交易監(jiān)管部門或者交易中心獨立出臺的。此外，在《招標(biāo)投標(biāo)法》以及《政府采購法》等當(dāng)中，并沒有對項目檔案管理加以明確的規(guī)定，更為嚴重的是存在部分的公共資源交易監(jiān)管部門或交易中心制定的標(biāo)準(zhǔn)，嚴重違背了《中華人民共和國檔案法實施辦法》[4]?；诖?，公共資源交易監(jiān)督管理局有必要重視《項目檔案管理辦法》以及《收集整理規(guī)范》加以完善，只有這樣，才能促進的項目檔案管理水平的提高。

2 公共資源交易項目檔案“互聯(lián)網(wǎng) +”項目檔案管理發(fā)展

現(xiàn)階段，隨著互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的迅速發(fā)展，與此同時公共資源交易行業(yè)得到了迅速發(fā)展，為實現(xiàn)其可持續(xù)發(fā)展，有必要在公共資源交易平臺整合的基礎(chǔ)上，加強發(fā)展電子化招標(biāo)，其主要原因在于交易平臺的有效整合和進場交易項目的增多，采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理方式無法滿足實際發(fā)展需求。這就需要大力發(fā)展“互聯(lián)網(wǎng) +”項目檔案管理，其主要從以下幾個方面入手。

（1）將傳統(tǒng)的紙質(zhì)化項目檔案管理方式加以摒棄，加強互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用，并且利用互聯(lián)網(wǎng)的平臺逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊芾怼＃?）公共資源交易監(jiān)管部門在轉(zhuǎn)向電子化操作時，有必要重視同級檔案行政管理部門的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。（3）針對公共資源交易項目以及項目檔案數(shù)量較多，在采購項目檔案電子化所需設(shè)備時，就需要優(yōu)先選擇一些高配置設(shè)備，尤其是電子光盤的采購，必須要選擇檔案級光盤，才能確保電子檔案的長時間保存。（4）項目檔案電子化管理可以采取招標(biāo)方式，選擇具有檔案管理資質(zhì)的企業(yè)，從而能夠選用專業(yè)人員進行檔案管理，有利于電子化項目檔案管理水平的提高。（5）實現(xiàn)“互聯(lián)網(wǎng) +”項目檔案管理，其主要是逐漸摒棄傳統(tǒng)的紙質(zhì)化項目檔案管理，加強互聯(lián)網(wǎng)的應(yīng)用。傳統(tǒng)的項目檔案管理主要是通過存檔機構(gòu)尋找項目檔案，其主要是通過人工方式完成，對于在“互聯(lián)網(wǎng) +”項目檔案管理模式，其主要是通過互聯(lián)網(wǎng)進行辦理，有利于提高項目檔案利用效果，直接簡化了調(diào)檔環(huán)節(jié)，從而使得經(jīng)濟成本、工作時間以及查找難度等得到有效的降低。此外，國家發(fā)展改革委以及國家檔案局等部門需要對項目檔案管理工作引起高度重視，并且對《項目檔案管理辦法》加以完善，促使項目檔案管理變得規(guī)范化、制度化以及標(biāo)準(zhǔn)化，才能有助于公共資源交易項目檔案管理實現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。

3 結(jié)語

綜上所述，隨著社會經(jīng)濟的發(fā)展，有效促進了公共資源交易行業(yè)的發(fā)展，并且國家有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)人對此引起了高度重視。在未來的發(fā)展當(dāng)中，公共資源交易項目只會逐漸增多，項目檔案數(shù)量將會不斷增加，這就需要不斷加強公共資源交易項目檔案管理，并且需要重視現(xiàn)代技術(shù)的應(yīng)用，不斷將紙質(zhì)化項目檔案管理方式逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)殡娮踊?，才能滿足當(dāng)前發(fā)展需求，從而有助于公共資源交易行業(yè)的長久發(fā)展。

參考文獻

[1]構(gòu)筑統(tǒng)一規(guī)范便民高效陽光透明的公共資源交易平臺——國家發(fā)展改革委法規(guī)司負責(zé)人就《公共資源交易平臺管理暫行辦法》答記者問[J]. 招標(biāo)與投標(biāo)，2016，08：16-17.

[2]本刊記者.實行全流程的透明化管理——國家發(fā)展改革委法規(guī)司負責(zé)人就《整合建立統(tǒng)一的公共資源交易平臺工作方案》答記者問[J].紫光閣，2015，09：21-23.

[3]本刊訊.國家發(fā)展改革委等14部委聯(lián)合發(fā)布《公共資源交易平臺管理暫行辦法》[J].招標(biāo)采購管理，2016，06：6.

[4]汪杰.反腐新常態(tài)下如何做好項目檔案工作——以滁州市公管局項目檔案管理為例[J].辦公自動化，2016，02：48-50+55.