高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)存在的問題與對(duì)策

林樂明

(福建師范大學(xué),福建 福州 350018)

高校財(cái)務(wù)信息化有助于完善高校財(cái)務(wù)管理體系，提高財(cái)務(wù)工作效率，減少財(cái)務(wù)工作失誤率，提高資金周轉(zhuǎn)率，推動(dòng)高校財(cái)務(wù)從以核算為主向以管理為主轉(zhuǎn)型，為 “雙一流”高校建設(shè)保駕護(hù)航。財(cái)務(wù)信息化也是高校管理體系信息化建設(shè)的重要一環(huán)，有助于推動(dòng)實(shí)現(xiàn)信息共享，方便學(xué)生和教職工查詢自己的財(cái)務(wù)狀況，從而更好地服務(wù)師生。高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)已成為高校財(cái)務(wù)發(fā)展的必然趨勢(shì)，全面審視其發(fā)展現(xiàn)狀，直面已經(jīng)存在或者可能出現(xiàn)的問題，積極思考解決問題的方法，已是當(dāng)務(wù)之急。

1 高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)存在的問題

1.1 高校領(lǐng)導(dǎo)重視不足

高校財(cái)務(wù)管理具有很強(qiáng)的專業(yè)性、系統(tǒng)性，同時(shí)還需要緊跟國(guó)家財(cái)務(wù)政策的變化不斷進(jìn)行調(diào)整。但是高校的內(nèi)部情況有其特殊性，高校屬于事業(yè)單位，盈虧壓力遠(yuǎn)遠(yuǎn)小于企業(yè)，因此往往容易輕視財(cái)務(wù)的管理，認(rèn)為財(cái)務(wù)只需按部就班做好基礎(chǔ)的記賬和轉(zhuǎn)賬工作即可。高校領(lǐng)導(dǎo)普遍對(duì)財(cái)務(wù)工作重視程度不足，導(dǎo)致對(duì)財(cái)務(wù)信息化工作的輕視，甚至可能認(rèn)為財(cái)務(wù)信息化建設(shè)完成后“只是報(bào)賬變得更快了一點(diǎn)而已”，并不會(huì)對(duì)全校的管理產(chǎn)生多大的推進(jìn)作用。

領(lǐng)導(dǎo)重視不足必然導(dǎo)致高校財(cái)務(wù)信息化管理制度有所欠缺。目前很多高校沒有制定與信息化建設(shè)匹配的財(cái)務(wù)制度，或者即便有相應(yīng)的制度，也不夠規(guī)范化、統(tǒng)一化[1]。領(lǐng)導(dǎo)不夠重視還會(huì)使得高校財(cái)務(wù)信息化進(jìn)程缺乏規(guī)劃、經(jīng)費(fèi)不足，難以持續(xù)有效地推進(jìn)。

1.2 部門之間信息共享不暢

財(cái)務(wù)工作幾乎滲透在學(xué)校的所有業(yè)務(wù)之中，高校財(cái)務(wù)信息化也必然需要與其他業(yè)務(wù)部門共享數(shù)據(jù)。在信息技術(shù)已經(jīng)廣泛普及的當(dāng)下，高校財(cái)務(wù)、科研、教學(xué)、人事、學(xué)生學(xué)籍等業(yè)務(wù)幾乎都已經(jīng)配備了相應(yīng)的管理軟件。但是由于缺乏學(xué)校層面的整體規(guī)劃，加之市面上也確實(shí)少有能夠處理多個(gè)部門業(yè)務(wù)的管理軟件，導(dǎo)致很多高校內(nèi)部各業(yè)務(wù)部門的軟件品牌各異、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)各不相同，甚至一些高校財(cái)務(wù)部門內(nèi)部也存在不同業(yè)務(wù)之間軟件不同、數(shù)據(jù)難以實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)共享的情況。

各業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的數(shù)據(jù)如果無(wú)法實(shí)時(shí)共享，便只能依靠Excel文件或紙質(zhì)材料等途徑進(jìn)行傳遞，這樣不僅費(fèi)時(shí)費(fèi)力、容易遺漏，還會(huì)使得數(shù)據(jù)失去時(shí)效性和整體性。高校財(cái)務(wù)信息化的目的就是為高校財(cái)務(wù)建立起一種全方位、高效率的財(cái)務(wù)信息處理機(jī)制，使得財(cái)務(wù)信息的使用者能夠?qū)崟r(shí)掌握學(xué)校的財(cái)務(wù)狀況，做出合理的決策。如果部門之間信息共享不暢、信息傳遞時(shí)效性低下，將嚴(yán)重影響高校的信息化建設(shè)。

1.3 財(cái)務(wù)人員觀念落后

高校財(cái)務(wù)人員是財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的主力軍，但是當(dāng)前仍有部分財(cái)務(wù)人員未能轉(zhuǎn)變自身觀念，對(duì)財(cái)務(wù)信息化改革的認(rèn)知存在偏差，認(rèn)為財(cái)務(wù)信息化僅僅是單純的利用電腦代替手工，自動(dòng)處理基礎(chǔ)的財(cái)務(wù)工作，而作為財(cái)務(wù)人員并不需要擴(kuò)展自己的知識(shí)領(lǐng)域，只需要被動(dòng)等待財(cái)務(wù)軟件的升級(jí)，就能適應(yīng)信息化改革。

很多高校財(cái)務(wù)人員沒有意識(shí)到，高校信息化建設(shè)完成后，財(cái)務(wù)人員的主要工作將由處理日常核算業(yè)務(wù)，轉(zhuǎn)變?yōu)槔秘?cái)務(wù)數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)分析學(xué)校的財(cái)務(wù)狀況，并在第一時(shí)間做出決策，保證資金利用率最大化。這種由核算到管理的轉(zhuǎn)變，需要財(cái)務(wù)人員盡早儲(chǔ)備相應(yīng)的財(cái)務(wù)管理知識(shí)，轉(zhuǎn)變工作思路。但是目前多數(shù)高校財(cái)務(wù)人員還未能認(rèn)識(shí)到這一點(diǎn)，并沒有積極思考自己下一步如何轉(zhuǎn)型升級(jí)，這無(wú)疑使得高校財(cái)務(wù)信息化的建設(shè)缺少了內(nèi)生動(dòng)力。

1.4 高校信息化會(huì)帶來(lái)新的風(fēng)險(xiǎn)

任何事物都具有兩面性，高校信息化程度的加深，在提升財(cái)務(wù)工作效率和質(zhì)量的同時(shí)，也會(huì)帶來(lái)新的風(fēng)險(xiǎn)。其中最突出的有兩大風(fēng)險(xiǎn)：首先是數(shù)據(jù)安全風(fēng)險(xiǎn)，高校的財(cái)務(wù)信息中含有大量的私密信息，有教師、學(xué)生的身份信息以及學(xué)校決策的核心信息。這些信息在高校信息化網(wǎng)絡(luò)中流通時(shí)，可能會(huì)遭遇數(shù)據(jù)竊取或者惡意破壞。一旦發(fā)生此類事件，將會(huì)影響成千上萬(wàn)人的利益，造成難以挽回的后果，嚴(yán)重影響學(xué)校日常工作的開展；其次是系統(tǒng)故障風(fēng)險(xiǎn)，高校財(cái)務(wù)信息化運(yùn)行無(wú)疑是十分依賴軟件系統(tǒng)和信息系統(tǒng)的，一旦與財(cái)務(wù)工作相關(guān)的軟硬件出現(xiàn)故障，在故障排除之前，財(cái)務(wù)工作的效率都會(huì)大大降低，甚至出現(xiàn)停滯[2]。高校財(cái)務(wù)信息化軟件數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)復(fù)雜，如果出現(xiàn)較為重大的故障，校內(nèi)人員幾乎不可能自行修復(fù)，只能求助于軟件供應(yīng)商來(lái)排除，軟件修復(fù)的速度取決于軟件供應(yīng)商的響應(yīng)速度，難以控制。

1.5 個(gè)別教職工有抵觸情緒

高校信息化改革的初衷是給高校財(cái)務(wù)人員和全體來(lái)辦理財(cái)務(wù)事務(wù)的師生提供便利，但是不同人群的需求各不相同，所以依舊可能會(huì)有個(gè)別師生對(duì)財(cái)務(wù)信息化存在抵觸情緒，例如年齡較大的教職工群體。高校存在大量年齡偏大卻依舊活躍在教學(xué)、科研一線的工作者，很多學(xué)院也傾向于讓經(jīng)驗(yàn)豐富的退休返聘人員負(fù)責(zé)財(cái)務(wù)報(bào)賬工作。他們接受新事物的能力不及年輕教職工，學(xué)習(xí)使用財(cái)務(wù)信息化軟件的困難更大，因此更傾向于用傳統(tǒng)的柜臺(tái)辦公的方式來(lái)辦理財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)。個(gè)別教職工的抵觸雖然不會(huì)從根本上動(dòng)搖高校財(cái)務(wù)的信息化進(jìn)程，但是這樣的情緒可能會(huì)降低師生們對(duì)財(cái)務(wù)信息化的認(rèn)可程度，在一定程度上影響財(cái)務(wù)信息化改革的順利推進(jìn)。

2 推進(jìn)高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的策略和措施

2.1 加強(qiáng)頂層設(shè)計(jì)，構(gòu)建管理體系

高校領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)當(dāng)意識(shí)到，財(cái)務(wù)信息化不但能夠節(jié)省人工、提升辦事效率，還能更好地監(jiān)控和管理學(xué)校的資金，提升高校管理水平，助力“雙一流”高校建設(shè)。高校不應(yīng)當(dāng)把財(cái)務(wù)信息化建設(shè)當(dāng)成負(fù)擔(dān)，而應(yīng)當(dāng)主動(dòng)順應(yīng)時(shí)代潮流，加大人力物力的投入，積極實(shí)行自我升級(jí)。

財(cái)務(wù)信息化建設(shè)是一項(xiàng)長(zhǎng)期的系統(tǒng)性工程，絕不能只憑一腔熱血毫無(wú)頭緒地進(jìn)行，高校應(yīng)該用長(zhǎng)遠(yuǎn)的發(fā)展的眼光對(duì)待信息化建設(shè)，對(duì)高校財(cái)務(wù)信息化進(jìn)行合理地研究，合理規(guī)劃好后續(xù)的發(fā)展方向。首先應(yīng)明確各個(gè)部門的權(quán)利和義務(wù)，合理劃分各部門工作人員的崗位職責(zé)，為進(jìn)一步協(xié)調(diào)統(tǒng)籌好各個(gè)部門的工作打下基礎(chǔ)；接著，要著眼構(gòu)建能適應(yīng)新形勢(shì)的財(cái)務(wù)管理體系，用合理的預(yù)決算制度保證高校的有序運(yùn)行和健康發(fā)展，用嚴(yán)格的內(nèi)控制度預(yù)防財(cái)務(wù)舞弊和腐敗行為，提升高校對(duì)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)的防范能力；最后，為滿足信息化建設(shè)的軟硬件配置需求，高校應(yīng)當(dāng)合理估算財(cái)務(wù)信息化的經(jīng)費(fèi)，在不鋪張浪費(fèi)的前提下，保證財(cái)務(wù)信息化建設(shè)有充足的資金供給。

2.2 整合零散數(shù)據(jù)，構(gòu)建信息共享平臺(tái)

高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)，不僅需要在財(cái)務(wù)系統(tǒng)上下功夫，人事管理、政府采購(gòu)招投標(biāo)、資產(chǎn)管理、基建項(xiàng)目管理、科研項(xiàng)目管理、學(xué)生學(xué)籍管理等系統(tǒng)都需要在財(cái)務(wù)的信息化建設(shè)中納入進(jìn)來(lái)。針對(duì)目前各部門軟件數(shù)據(jù)互通困難的現(xiàn)狀，最行之有效的方法就是根據(jù)各高校自身財(cái)務(wù)的特點(diǎn)構(gòu)建信息共享平臺(tái)，此項(xiàng)工作應(yīng)由高校信息化管理部門牽頭，如高校沒有設(shè)置此類部門，則可以成立一個(gè)獨(dú)立的信息化工作小組負(fù)責(zé)此類事務(wù)[3]。

信息共享平臺(tái)搭建完成后，財(cái)務(wù)部門還應(yīng)當(dāng)積極與各部門溝通，統(tǒng)一各種數(shù)據(jù)在數(shù)據(jù)庫(kù)中的代碼，方便進(jìn)行數(shù)據(jù)整合[4]。例如，與教務(wù)處、研究生處使用相同的學(xué)生學(xué)號(hào)和班級(jí)學(xué)院代碼，這樣財(cái)務(wù)部門就可以在共享數(shù)據(jù)庫(kù)中實(shí)時(shí)獲取學(xué)生的學(xué)籍變動(dòng)信息，代替人工自動(dòng)將財(cái)務(wù)軟件中的學(xué)生學(xué)籍信息，與教務(wù)處、研究生處統(tǒng)一起來(lái)。數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)共享既可以節(jié)省了時(shí)間和人力，又大大提升了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

2.3 財(cái)務(wù)人員需提升自身素質(zhì)

作為高校財(cái)務(wù)信息化的主要推進(jìn)者，高校財(cái)務(wù)人員一定要擁有過硬的專業(yè)素質(zhì)，才能更好地推進(jìn)財(cái)務(wù)信息化工作。

針對(duì)高校財(cái)務(wù)人員普遍信息技術(shù)知識(shí)相對(duì)匱乏的現(xiàn)狀，高校財(cái)務(wù)部門可以對(duì)財(cái)務(wù)人員定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn)，讓財(cái)務(wù)人員擁有一定的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識(shí)，以便于他們盡快適應(yīng)信息化辦公。也應(yīng)當(dāng)多組織財(cái)務(wù)部門內(nèi)部的學(xué)習(xí)和討論，學(xué)習(xí)討論的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)有助于財(cái)務(wù)人員轉(zhuǎn)變自身工作思路，為今后工作重點(diǎn)逐漸由日常核算轉(zhuǎn)變?yōu)楸O(jiān)督?jīng)Q策打下基礎(chǔ)。建議首先多學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)政策文件，提升財(cái)務(wù)人員政策解讀能力。高校信息化改革中財(cái)務(wù)政策一定會(huì)有諸多變化，只有真正能準(zhǔn)確解讀政策，才能及時(shí)做出正確的調(diào)整，保障信息化建設(shè)的順利進(jìn)行；其次建議多學(xué)習(xí)財(cái)務(wù)管理知識(shí)，從財(cái)務(wù)管理的角度對(duì)學(xué)校既有的一些業(yè)務(wù)活動(dòng)進(jìn)行分析和模擬決策，提升自身決策能力，為自身日后的轉(zhuǎn)型提供知識(shí)和心理上的支撐。

2.4 構(gòu)建財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)安全防護(hù)系統(tǒng)

高校財(cái)務(wù)信息化變革，使得財(cái)務(wù)信息更多的由實(shí)際的紙質(zhì)材料，轉(zhuǎn)變成為了系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)，這一轉(zhuǎn)變必然會(huì)增加數(shù)據(jù)被破壞、篡改或丟失等風(fēng)險(xiǎn)。高校需構(gòu)建起良好的數(shù)據(jù)安全防護(hù)系統(tǒng)，保障數(shù)據(jù)安全。

在硬件管理上，處理財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的服務(wù)器應(yīng)當(dāng)安放在恒溫且有不間斷電源的機(jī)房?jī)?nèi)，保證服務(wù)器不因過熱或停電而終止工作。機(jī)房應(yīng)設(shè)置在私密性較好的位置，如需進(jìn)入，需要進(jìn)行身份認(rèn)證，在數(shù)據(jù)庫(kù)服務(wù)器機(jī)房?jī)?nèi)安裝監(jiān)控器，以此保證硬件設(shè)備的安全。

在軟件管理上，要定期進(jìn)行病毒查殺，定期升級(jí)防火墻，備份重要數(shù)據(jù)，以免數(shù)據(jù)丟失[5]。同時(shí)采取IP限定技術(shù)手段，只能由校內(nèi)IP地址登錄財(cái)務(wù)系統(tǒng)，校外網(wǎng)絡(luò)環(huán)境只能采用VPN賬號(hào)登錄，以防止黑客或計(jì)算機(jī)病毒從網(wǎng)絡(luò)上直接入侵高校財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.5 多方面宣傳財(cái)務(wù)信息化工作

高校財(cái)務(wù)信息化帶來(lái)的變革絕不僅限于財(cái)務(wù)工作人員，還涉及每一位高校師生。因此讓廣大師生知曉財(cái)務(wù)信息化的意義和進(jìn)度，熟悉信息化改革后的全新財(cái)務(wù)辦事流程，也是十分重要的。

高校應(yīng)當(dāng)在自己的官網(wǎng)、微博、微信公眾號(hào)等平臺(tái)加強(qiáng)財(cái)務(wù)信息化的宣傳，幫助師生更好地接納全新的財(cái)務(wù)工作和服務(wù)模式。宣傳內(nèi)容建議包含以下幾個(gè)方面：①財(cái)務(wù)信息能為師生帶來(lái)怎樣的便利，目前的計(jì)劃和進(jìn)度如何；②信息化財(cái)務(wù)系統(tǒng)的運(yùn)行環(huán)境和賬戶獲取方法；③信息化財(cái)務(wù)系統(tǒng)的功能和使用方法；④信息化財(cái)務(wù)系統(tǒng)使用過程中的常見問題和解決方法。

3 結(jié)論

高校財(cái)務(wù)信息化建設(shè)的意義絕不是簡(jiǎn)單地使用計(jì)算機(jī)技術(shù)代替手工記賬，也不僅僅是將高校自身相關(guān)的財(cái)務(wù)業(yè)務(wù)從線下轉(zhuǎn)移到線上，而是通過財(cái)務(wù)信息化管理提高高校財(cái)務(wù)服務(wù)保障能力，更好地統(tǒng)籌資金，保障“雙一流”高校建設(shè)順利進(jìn)行。因此這是一項(xiàng)龐大而艱巨的工程，也必然會(huì)面對(duì)諸多挑戰(zhàn)。高校應(yīng)當(dāng)充分認(rèn)識(shí)到財(cái)務(wù)信息化的重要性，轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理思維，認(rèn)真分析信息化建設(shè)過程中的難點(diǎn)和重點(diǎn)，并采取措施加以解決。