淺析信息系統(tǒng)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理

黃梅香

（柳州鐵道職業(yè)技術(shù)學(xué)院，廣西 柳州545616）

0 引言

2017年5月，F(xiàn)市某銀行通過(guò)公開(kāi)招標(biāo)方式定制開(kāi)發(fā)信用信息共享系統(tǒng)，通過(guò)該系統(tǒng)的建設(shè)，為該市各級(jí)政府部門(mén)、征信機(jī)構(gòu)、社會(huì)公眾等提供信用的動(dòng)態(tài)查詢、信用法規(guī)的公示、聯(lián)合懲戒、網(wǎng)上辦公、異議投訴等十大業(yè)務(wù)功能，有效提升該市信用監(jiān)管水平、全力推進(jìn)該市社會(huì)信用體系建設(shè)。風(fēng)險(xiǎn)管理作為信息系統(tǒng)項(xiàng)目管理的重要內(nèi)容之一，風(fēng)險(xiǎn)管理的好壞直接影響項(xiàng)目的成敗。由于該系統(tǒng)建設(shè)規(guī)模大、涉及面廣，干系人眾多且復(fù)雜。在項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中發(fā)現(xiàn)，曾出現(xiàn)了風(fēng)險(xiǎn)管理方面風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別不足，定性、定量風(fēng)險(xiǎn)分析不到位，風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)、控制風(fēng)險(xiǎn)不及時(shí)等問(wèn)題，導(dǎo)致項(xiàng)目進(jìn)度緩慢。出現(xiàn)問(wèn)題后，經(jīng)過(guò)一系列的調(diào)查、分析和團(tuán)隊(duì)成員的多次討論，最后找出項(xiàng)目在風(fēng)險(xiǎn)管理方面存在的問(wèn)題，就如何改善當(dāng)前困局設(shè)計(jì)出一套解決方案，通過(guò)把項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)劃好，做好識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)，做好定性、定量分析，規(guī)劃好風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)策略、控制好風(fēng)險(xiǎn)等過(guò)程對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理，并合理運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)管理工具與技術(shù)，有效保障了項(xiàng)目的順利實(shí)施。

1 項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理在項(xiàng)目管理中的重要作用

項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理是指通過(guò)對(duì)項(xiàng)目各種風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行識(shí)別和分析，把風(fēng)險(xiǎn)可能造成的不良影響降到最低的管理過(guò)程。項(xiàng)目范圍管理就是要明確項(xiàng)目實(shí)施的內(nèi)容包括哪些工作，對(duì)項(xiàng)目的具體需求內(nèi)容進(jìn)行收集和定義，并監(jiān)控實(shí)施的管理過(guò)程[1]。因此，項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理對(duì)項(xiàng)目而言十分重要：（1）風(fēng)險(xiǎn)管理有利于提高項(xiàng)目成本預(yù)算的準(zhǔn)確性；（2）風(fēng)險(xiǎn)管理通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)分析，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行預(yù)測(cè)并計(jì)算需求變動(dòng)時(shí)項(xiàng)目的盈虧，為項(xiàng)目的財(cái)務(wù)可行性提供依據(jù)[2]；（3）風(fēng)險(xiǎn)管理有利于提高項(xiàng)目計(jì)劃的可靠性，為項(xiàng)目計(jì)劃的制定提供依據(jù)；（4）風(fēng)險(xiǎn)管理有利于有效控制風(fēng)險(xiǎn)，防止和規(guī)避不利風(fēng)險(xiǎn)對(duì)項(xiàng)目造成威脅；（5）風(fēng)險(xiǎn)管理有利于決策者做出正確的決策，助力項(xiàng)目成功。

2 信用信息共享系統(tǒng)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理出現(xiàn)的問(wèn)題

在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)初期，由于時(shí)間緊迫，項(xiàng)目在風(fēng)險(xiǎn)管理中出現(xiàn)了如下問(wèn)題：（1）風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)不足，沒(méi)有充分意識(shí)到項(xiàng)目的復(fù)雜性、開(kāi)發(fā)難度、干系人眾多等引起的各種風(fēng)險(xiǎn)因素，對(duì)干系人登記冊(cè)的干系人分析得不夠細(xì)致；（2）項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)劃的時(shí)間比較晚，對(duì)風(fēng)險(xiǎn)規(guī)劃的重要作用認(rèn)識(shí)不到位；（3）識(shí)別風(fēng)險(xiǎn)時(shí)只有專(zhuān)家、項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員參加，沒(méi)有邀請(qǐng)利害關(guān)系者，識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)沒(méi)有及時(shí)記錄到風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)；（4）定性、定量分析后產(chǎn)生的新信息，沒(méi)有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)進(jìn)行及時(shí)更新；（5）在項(xiàng)目前期，沒(méi)有指定風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)負(fù)責(zé)人，造成項(xiàng)目在應(yīng)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)時(shí)出現(xiàn)比較混亂的現(xiàn)象。

3 信用信息共享系統(tǒng)項(xiàng)目中風(fēng)險(xiǎn)管理的解決方案

出現(xiàn)以上問(wèn)題后，通過(guò)及時(shí)與該項(xiàng)目經(jīng)理的詳細(xì)溝通，通過(guò)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員的多次討論，最后找出項(xiàng)目在風(fēng)險(xiǎn)管理方面存在的問(wèn)題，就如何改善當(dāng)前困局設(shè)計(jì)并嚴(yán)格執(zhí)行了以下解決方案：

3.1 科學(xué)合理，規(guī)劃項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理

任何項(xiàng)目都存在風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目的最大風(fēng)險(xiǎn)就是沒(méi)做任何風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)劃。項(xiàng)目經(jīng)理要深刻意識(shí)到必須積極主動(dòng)、科學(xué)合理地規(guī)劃項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理，才能最大程度減少或避免風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生后的不良影響。在發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目沒(méi)有在項(xiàng)目啟動(dòng)的第一時(shí)間進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)劃時(shí)，立即召集項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)全體成員，依據(jù)項(xiàng)目管理計(jì)劃、項(xiàng)目章程、干系人登記冊(cè)等，并邀請(qǐng)了公司領(lǐng)導(dǎo)、公司風(fēng)險(xiǎn)分析尹專(zhuān)家、該市信息中心李主任、技術(shù)科呂科長(zhǎng)，信用業(yè)務(wù)代表等盡量廣泛的項(xiàng)目干系人，充分參與和討論，共同制訂詳細(xì)的風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃。該計(jì)劃重點(diǎn)明確了實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)管理的方法、預(yù)算、角色和職責(zé)、工具與技術(shù)等，為整個(gè)項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)管理制定了統(tǒng)領(lǐng)指南。在整個(gè)過(guò)程中，項(xiàng)目始終堅(jiān)持全員參與、盡早開(kāi)始、貫徹始終三原則。事實(shí)證明，合理及時(shí)的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理計(jì)劃非常重要，為后來(lái)項(xiàng)目的順利實(shí)施奠定了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)。

3.2 務(wù)實(shí)高效，識(shí)別項(xiàng)目存在風(fēng)險(xiǎn)

在風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別方面，在意識(shí)到風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別越多關(guān)系人參與對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)的識(shí)別就越到位后，在充分了解甲方需求的前提下，組織項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員還邀請(qǐng)了公司領(lǐng)導(dǎo)、銀行的兩位領(lǐng)導(dǎo)，6位不同單位的征信人員，大家聚集在一起采用頭腦風(fēng)暴法進(jìn)行開(kāi)會(huì)討論，集思廣益，把項(xiàng)目中可能存在的風(fēng)險(xiǎn)一并進(jìn)行分析并記錄在冊(cè)。然后，借鑒公司以往經(jīng)驗(yàn)，采用文檔評(píng)審的方法，對(duì)本項(xiàng)目文檔進(jìn)行了結(jié)構(gòu)化的評(píng)審。最后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)充分利用了訪談、假設(shè)分析、SWOT分析以及德?tīng)柗品ǖ刃畔⑹占夹g(shù)，制定了詳細(xì)的風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)，在該登記冊(cè)中既涵蓋了已識(shí)別出的風(fēng)險(xiǎn)清單，對(duì)每個(gè)風(fēng)險(xiǎn)分配了一個(gè)責(zé)任人對(duì)其進(jìn)行應(yīng)對(duì)和監(jiān)控，也包括了對(duì)分析出的潛在風(fēng)險(xiǎn)采取應(yīng)對(duì)措施的清單，還記錄了引起風(fēng)險(xiǎn)的根本原因和風(fēng)險(xiǎn)類(lèi)別的更新。

3.3 客觀嚴(yán)謹(jǐn)，實(shí)施定性、定量風(fēng)險(xiǎn)分析

定性風(fēng)險(xiǎn)分析主要是對(duì)已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行優(yōu)先級(jí)的排序。例如，在發(fā)現(xiàn)識(shí)別的新風(fēng)險(xiǎn)沒(méi)有及時(shí)進(jìn)行更新后，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)通過(guò)風(fēng)險(xiǎn)分類(lèi)、概率及影響矩陣等方法，將該系統(tǒng)面臨的主要風(fēng)險(xiǎn)依次列為溝通風(fēng)險(xiǎn)、技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)和運(yùn)行風(fēng)險(xiǎn)三大類(lèi)，同時(shí)也對(duì)風(fēng)險(xiǎn)數(shù)據(jù)本身進(jìn)行質(zhì)量評(píng)估，并且第一時(shí)間更新風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)。之所以把溝通風(fēng)險(xiǎn)放在了第一位，主要考慮到該項(xiàng)目涉及的干系人過(guò)多，干系人之間的需求不盡相同，甚至有些是相互抵觸的，只要有一個(gè)主要干系人溝通不到位或溝通信息沒(méi)能及時(shí)更新都會(huì)影響整個(gè)項(xiàng)目的進(jìn)展，因此，溝通風(fēng)險(xiǎn)非常大。定量風(fēng)險(xiǎn)分析主要是估算出每種風(fēng)險(xiǎn)出現(xiàn)的概率和結(jié)果以及判定它們對(duì)項(xiàng)目目標(biāo)的影響值。在該過(guò)程中，項(xiàng)目組通過(guò)決策樹(shù)分析、靈敏度分析等技術(shù)，量化了各類(lèi)風(fēng)險(xiǎn)的影響，并且對(duì)風(fēng)險(xiǎn)登記冊(cè)進(jìn)行了進(jìn)一步的更新和細(xì)化。例如，利用決策樹(shù)分析，分析出對(duì)系統(tǒng)影響最大的風(fēng)險(xiǎn)因素是信用信息的正確采集，因?yàn)橹笆占拿總€(gè)相關(guān)單位的征信系統(tǒng)的界面和格式都有所不同，這就為新的信用信息采集增加了難度和風(fēng)險(xiǎn)，但最后通過(guò)項(xiàng)目組全體人員的努力，也拿下了這塊“難啃的骨頭”。

3.4 扎實(shí)有效，開(kāi)展風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)規(guī)劃及風(fēng)險(xiǎn)監(jiān)控

在項(xiàng)目實(shí)施中，信源的采集是最大挑戰(zhàn)之一。因?yàn)樯婕案上等朔植加谌懈鞯兀瑴贤L(fēng)險(xiǎn)大，還要保證采集的信息正確、統(tǒng)一，技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)也大。針對(duì)以上技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)采用自動(dòng)和手工兩種采集方式相結(jié)合的方法來(lái)應(yīng)對(duì)此風(fēng)險(xiǎn)：對(duì)于本身具有信用信息業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的信源單位，通過(guò)信源單位業(yè)務(wù)信息庫(kù)與該市電子政務(wù)外網(wǎng)連接，從而實(shí)現(xiàn)信息的自動(dòng)采集與交換；而對(duì)于本身無(wú)信用信息業(yè)務(wù)信息系統(tǒng)的信源單位則采用人工方式，采用人工錄入界面在線報(bào)送，或通過(guò)導(dǎo)入XML、TXT、Excel格式的信用信息文件進(jìn)行采集。同時(shí)，通過(guò)建立“信用信息系統(tǒng)項(xiàng)目”QQ群的方式為用戶與項(xiàng)目組搭建溝通平臺(tái)，讓項(xiàng)目干系人與項(xiàng)目組可以隨時(shí)隨地進(jìn)行溝通交流，項(xiàng)目組也可以在群里實(shí)時(shí)公布項(xiàng)目進(jìn)展及各項(xiàng)狀態(tài)報(bào)告，最大限度降低了項(xiàng)目因溝通不及時(shí)、不到位引起的風(fēng)險(xiǎn)。另外，在發(fā)現(xiàn)應(yīng)對(duì)項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)負(fù)責(zé)人時(shí)，要及時(shí)安排風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)經(jīng)驗(yàn)豐富的章工擔(dān)任此負(fù)責(zé)人，由其對(duì)已得到認(rèn)可并有資金支持的風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施擔(dān)負(fù)責(zé)任，責(zé)任明確后，使得項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)管理更加有條不紊。

在發(fā)現(xiàn)項(xiàng)目管理存在的問(wèn)題后，在項(xiàng)目開(kāi)發(fā)全過(guò)程，項(xiàng)目組進(jìn)行了充分的預(yù)留管理，高度重視監(jiān)控已識(shí)別的風(fēng)險(xiǎn)，同時(shí)不斷收集和識(shí)別新的風(fēng)險(xiǎn)，定期分析項(xiàng)目剩余應(yīng)急儲(chǔ)備與殘留風(fēng)險(xiǎn)的匹配程度項(xiàng)目在采取以上幾方面有效措施后，經(jīng)過(guò)項(xiàng)目組全體成員的艱苦奮戰(zhàn)后，最終取得了項(xiàng)目的成功。該項(xiàng)目如期成功上線，得益于項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)進(jìn)行了較好的風(fēng)險(xiǎn)管理。在項(xiàng)目建設(shè)中深刻體會(huì)到：項(xiàng)目最大的風(fēng)險(xiǎn)就是沒(méi)有風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)和規(guī)劃，做好風(fēng)險(xiǎn)管理規(guī)劃，要充分進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)識(shí)別，找出潛在風(fēng)險(xiǎn)，并對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行定性、定量的綜合分析上做好風(fēng)險(xiǎn)應(yīng)對(duì)措施和監(jiān)控，才能“任憑風(fēng)浪起，穩(wěn)坐釣魚(yú)臺(tái)”。