探究信息化時代背景下如何做好基層黨校檔案管理工作

羅曉琦

摘要：面對新的形勢、任務(wù)和要求，基層黨校檔案管理工作存在一些工作不規(guī)范等問題，制約著檔案及檔案管理工作在學(xué)校教學(xué)、科研、管理中發(fā)揮有效的作用。我們應(yīng)當(dāng)采取多種切實有效的措施，解決檔案管理工作中存在的問題， 規(guī)范和提升黨校檔案管理工作，更好地為黨校工作服務(wù)。

關(guān)鍵詞：信息化;基層黨校;檔案管理;策略

中圖分類號：A 文獻標識碼：A 文章編號：（2021）-39-319

進入信息化時代，基層黨校檔案管理工作面臨全新的發(fā)展環(huán)境、工作任務(wù)和要求。數(shù)字化、智能化建設(shè)為基層黨校檔案管理提供了新思路，為了積極適應(yīng)時代變革，就需要改革現(xiàn)有的檔案管理模式，以數(shù)字化建設(shè)為契機，構(gòu)建更加高效、智能的檔案室，從而提高檔案管理工作效率。

一、基層黨校檔案信息化的現(xiàn)狀

（一）對檔案管理信息化重視程度不夠

部分基層黨校檔案管理部門對檔案管理信息化了解不夠，不能充分認識信息化的緊迫性，沒有充分認識到檔案信息化與我國國家發(fā)展之間的密切關(guān)系。具體表現(xiàn)為部分基層黨校配備檔案管理的軟硬件設(shè)施，但其水平不足以滿足檔案信息化需求，實際工作中仍沿用傳統(tǒng)的人工檔案管理模式;部分領(lǐng)導(dǎo)認為原有的檔案管理方式能夠滿足檔案管理的工作，只要做到檔案管理不泄密、不遺漏即是萬事大吉，對于檔案信息化問題置之不理。

（二）檔案管理人員素質(zhì)不高

從事檔案信息化管理的工作要求較高的綜合素質(zhì)，需要同時具備檔案管理和信息化處理的專業(yè)知識，對人才的復(fù)合性要求較高。實際崗位上的檔案管理人員幾乎都沒有接受過系統(tǒng)的專業(yè)化培訓(xùn)，他們不僅在知識層面存在不足，而且也很少掌握先進的操作技術(shù)，其計算機應(yīng)用僅限于簡單的信息錄入和檢索，無法進行電子信息化操作[1]。因此，不能很好地掌握和應(yīng)用引進的現(xiàn)代化設(shè)備，往往棄之不用，或很少應(yīng)用，無法充分實現(xiàn)信息化。

（三）檔案管理的軟硬件條件不足

硬件方面，大部分基層黨校檔案管理部門缺少現(xiàn)代化辦公設(shè)備，甚至還沒有建立檔案管理的互聯(lián)網(wǎng)數(shù)據(jù)庫，依然沿用傳統(tǒng)手工管理方式，致使現(xiàn)有檔案存在錯誤、不規(guī)范現(xiàn)象，難以滿足宏觀、微觀需要。軟件方面，由于各地區(qū)檔案管理的工作方法、管理模式不盡相同，缺乏統(tǒng)一的標準和技術(shù)規(guī)范，因此，檔案管理工作無法進行總體規(guī)劃。有些使用自己開發(fā)的軟件進行信息管理，或者某一地區(qū)使用統(tǒng)一的軟件，致使地區(qū)之間的檔案信息數(shù)據(jù)不能信息共享。

（四）存在安全隱患

在信息時代大數(shù)據(jù)的背景下，所有信息化的檔案其實都存在泄露的風(fēng)險。一些基層黨校可能會因為信息化管理不當(dāng)，導(dǎo)致內(nèi)部的重要資源泄露。而網(wǎng)絡(luò)的傳播速度比較快，再加上一些會使用計算機技術(shù)的不良分子覬覦一些檔案信息，會對檔案管理網(wǎng)絡(luò)進行破壞，竊取相關(guān)的檔案，導(dǎo)致檔案信息的泄露。

二、信息時代背景下做好基層黨校檔案管理工作的策略

（一）加強檔案管理的認識

在基層黨校各項工作的開展中，檔案管理工作是一種默默無聞的存在，往往會承擔(dān)基礎(chǔ)保障性的工作角色，也得不到領(lǐng)導(dǎo)的重視。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)和黨校教學(xué)信息化的發(fā)展，基層黨校檔案管理數(shù)字化進展遲緩、電子文件管理嚴重滯后，亟待改變。應(yīng)將檔案管理信息化納入基層黨校檔案工作重要議事日程，與教學(xué)信息化同步研究、同步推進。

（二）完善檔案管理制度

首先應(yīng)根據(jù)基層黨校實際狀態(tài)和現(xiàn)實發(fā)展需求進行檔案管理體系的建設(shè)，還要勇于面對檔案管理工作中的缺陷與不足，對目前的檔案管理體系進行革新。其次，還要確立現(xiàn)階段檔案管理工作的思路與發(fā)展方向，建立合理的制度體系與發(fā)展方針。實現(xiàn)信息化技術(shù)有效結(jié)合，借助互聯(lián)網(wǎng)與信息技術(shù)的力量對檔案管理工作進行創(chuàng)新[2]。最后，還要建立起獎罰分明的管理制度，激發(fā)檔案管理工作人員的工作積極性，實現(xiàn)管理工作在獎懲制度和監(jiān)管制度的創(chuàng)新。

（三）加強專業(yè)化檔案人才隊伍建設(shè)

適應(yīng)新發(fā)展階段檔案事業(yè)發(fā)展新形勢，科學(xué)合理設(shè)置崗位和編制，配齊配強檔案隊伍，優(yōu)化檔案隊伍年齡結(jié)構(gòu)和知識結(jié)構(gòu)，把那些工作能力強、綜合素質(zhì)高、富有創(chuàng)新精神的年輕人才，充實到檔案隊伍中來，提升檔案管理專業(yè)化水平。建立健全檔案隊伍建設(shè)的管理機制，把檔案隊伍建設(shè)納入本地人才隊伍建設(shè)總體規(guī)劃，制定完善的用人制度，為現(xiàn)有檔案管理人才提供晉升機會，增強人才吸引力。加強檔案人員實操培訓(xùn)，讓他們在干中學(xué)、學(xué)中干，以干代訓(xùn)，以干促培，開闊檔案人員視野，快速提升檔案隊伍技能和工作水平。鼓勵檔案技術(shù)攻關(guān)和理論創(chuàng)新，通過推廣應(yīng)用創(chuàng)新成果，不斷升級檔案收集、保護、利用體系，實現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)智能管理、高效利用。

（四）加強檔案信息化安全管理

在信息化時代背景下，基層黨校必須要利用好檔案資源，切實發(fā)揮檔案在服務(wù)教育中的作用，加大對檔案的安全防護，采用先進的安全保護技術(shù)，在抵御外界對檔案信息的非法入侵外，還應(yīng)建立健全完善的檔案安全管理體系[3]。一是確保檔案管理電腦專機專用，涉密檔案數(shù)字化必須在專門安裝有監(jiān)控設(shè)備的場所開展，同時派人全程監(jiān)控。二是定期掃描 U 盤、光盤等存儲設(shè)備的同時，要做好技術(shù)防范，并落實檔案備份管理，以免因設(shè)備故障導(dǎo)致檔案資料丟失。三是做好加密工作，在查閱、調(diào)取檔案時，需要對使用者身份權(quán)限進行核對。四是依靠技術(shù)手段，構(gòu)建起檔案數(shù)字化安全防護體系。除安裝必要的殺毒軟件、防火墻外，還可以借助簽署技術(shù)、漏洞掃描技術(shù)等保障電子檔案的安全。如無線射頻識別（RFID）主要構(gòu)成部分是讀寫器、射頻電子標簽以及天線，通過 RFID 可實現(xiàn)學(xué)校檔案數(shù)據(jù)非接觸式采集。同時，RFID 標簽存儲容量大，可多次反復(fù)使用，標簽上的數(shù)據(jù)一旦被設(shè)密后，將無法篡改和偽造。如只要開啟標簽中的 EAS 防盜功能，如果有人企圖非法篡改、刪除檔案，系統(tǒng)將自動報警，有效保證了檔案的安全性。

三、結(jié)語

綜上所述，在信息化時代的背景下，檔案管理實行信息化管理是社會對檔案管理工作的要求?；鶎狱h校要充分意識到檔案管理工作的重要性，對其價值進行分析和研判，然后對存在的問題進行探究，最后提出相關(guān)的策略和措施?；诖?，基層黨校檔案管理才能夠擁有更多的優(yōu)化途徑，從多方面、多角度著手，促進基層黨校檔案信息的有效管理。

參考文獻

[1]金虹.推進干部人事檔案信息化建設(shè)的實踐探析[J].浙江檔案，2019（08）：62-63.

[2]劉國芝，沈潔.芻議“互聯(lián)網(wǎng)+”時代學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)[J].辦公室業(yè)務(wù)，2017（16）：106.

[3]吳建麗.新時期學(xué)校檔案數(shù)字化建設(shè)的途徑[J].卷宗 ，2019（23）：103.