規(guī)范大學(xué)生檔案管理工作的幾點(diǎn)思考

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各大高校的檔案管理工作都是極為重要的，其中學(xué)生檔案管理工作的優(yōu)劣甚至是學(xué)生擇校的其中一個(gè)考慮，任何學(xué)生都希望自己的檔案可以被妥當(dāng)管理，自身檔案的記錄狀況關(guān)系到自己將來(lái)的擇業(yè)、就業(yè)，檔案的重要程度自不必說(shuō)。許多的招聘單位都將大學(xué)生的檔案狀況視為重要的考察標(biāo)準(zhǔn)，檔案是一家單位了解一位學(xué)生的第一手渠道。在社會(huì)大發(fā)展、高校擴(kuò)招的大背景之下，高校大學(xué)生的檔案管理工作面臨著一些新的問(wèn)題，在此情況下，如何找出一種全新的方式來(lái)進(jìn)行大學(xué)生的檔案管理工作是一項(xiàng)十分必要的工作。

一、高校檔案管理工作中存在的問(wèn)題

(一)各大高校的檔案管理制度不完善

我國(guó)的檔案法雖然已經(jīng)存在，但是其中的內(nèi)容還不夠具體，較為抽象。從另一個(gè)角度來(lái)解釋，就是我國(guó)沒(méi)有頒布明確的高效檔案管理法，因此各大高校對(duì)檔案管理的要求存在著眾多差異。由于法律觸及不到，因此，不乏有一些高校對(duì)學(xué)生的檔案管理重視程度不夠，管理中存在著懈怠、不規(guī)范的現(xiàn)象。不僅如此，更有一些高校甚至沒(méi)有專門(mén)的檔案管理部門(mén)，其僅僅作為人口管理部門(mén)的一個(gè)分支，這就不難想象在學(xué)生檔案管理中存在的問(wèn)題了。要想讓高校重視學(xué)生的檔案管理工作，就要根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行規(guī)范進(jìn)行管理。

(二)學(xué)生檔案管理不夠標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范

由于大學(xué)內(nèi)部的檔案管理機(jī)制不夠完善，因此檔案管理工作也不夠完善，不夠標(biāo)準(zhǔn)，摻雜著許多不確定因素，這就使得學(xué)生的檔案不能夠被統(tǒng)一對(duì)待，隨意性很強(qiáng)，缺失了平等性，自然也少了權(quán)威性。例如很多檔案的手續(xù)材料不完整、檔案缺少日期、檔案書(shū)寫(xiě)不規(guī)范等等，這些問(wèn)題看似無(wú)足輕重，但等到檔案發(fā)揮作用的時(shí)候這些小問(wèn)題往往就會(huì)變成大麻煩，給學(xué)生、學(xué)校以及招聘單位都帶來(lái)麻煩，浪費(fèi)時(shí)間的同時(shí)也降低了檔案的公信力，長(zhǎng)此以往也不利于學(xué)校的名譽(yù)。

(三)檔案的管理模式陳舊

雖然如今早已是一個(gè)電子化的時(shí)代，各個(gè)高校的電子設(shè)備也是層出不窮，但是學(xué)生的檔案卻大多依舊采用傳統(tǒng)的手寫(xiě)模式，沒(méi)有緊跟時(shí)代潮流。據(jù)研究報(bào)道稱，并不是因?yàn)楦咝２幌氩捎秒娮踊Ｊ?，而是缺乏?quán)威的電子應(yīng)用軟件供各個(gè)高校儲(chǔ)存檔案。由于檔案是一個(gè)學(xué)生的私密信息，所以為了保證學(xué)生的檔案安全，所以依舊采用傳統(tǒng)的人共手錄模式。其根本問(wèn)題還是檔案管理模式的不完備，檔案管理技術(shù)的不完善。

(四)檔案缺乏完整性

很多高校在記錄學(xué)生檔案的時(shí)候，知識(shí)簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的填上了一些做基本的信息如該學(xué)生的入學(xué)時(shí)間、畢業(yè)時(shí)間，在校成績(jī)、入黨狀況等等。這些信息實(shí)際參考意義較小，許多很有參考意義的材料，例如學(xué)生的誠(chéng)信狀況、創(chuàng)業(yè)情況、兼職信息，為人處世的情商等等真正體現(xiàn)個(gè)人愛(ài)好、個(gè)性的信息卻一概沒(méi)有。一個(gè)好的用人單位往往十分注重這些能夠體現(xiàn)人物性格的信息資料，而不是簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的在校成績(jī)等，而這些信息都是大部分高校所缺乏的。

二、高校學(xué)生檔案管理工作的規(guī)范思考

(一)各個(gè)學(xué)校之間做好檔案的管理交接工作

首先就是檔案管理的設(shè)備：盡管電子化管理目前還不能夠做到，但是必須要有一個(gè)專門(mén)管理學(xué)生檔案的檔案存放室，并且要保證檔案室內(nèi)的環(huán)境干凈、干燥、通風(fēng)性好，以確保學(xué)生的檔案可以長(zhǎng)時(shí)間安全存放，一個(gè)簡(jiǎn)單的檔案室就可以讓學(xué)生的檔案完整度提高好幾個(gè)檔次。同時(shí)應(yīng)該在檔案室配備相應(yīng)的檔案柜、檔案盒，有條件的學(xué)?？梢赃m當(dāng)引進(jìn)嘗試現(xiàn)代化設(shè)備，當(dāng)然這都是在保證學(xué)生檔案安全性的前提下。其次，就是制度方面，檔案管理制度必須要十分嚴(yán)格，必須做好百分百的保密工作，在保證學(xué)生檔案安全的前提下開(kāi)展檔案的記錄、管理工作。這不僅僅是對(duì)學(xué)生的資料安全負(fù)責(zé)，也是對(duì)自身工作和學(xué)校工作的負(fù)責(zé)。

最后高校的檔案管理工作者不能是半路出家的非專業(yè)人員，更或者是退休的非專業(yè)教職工，非專業(yè)人員體現(xiàn)出專業(yè)的工作能力，退休人員則缺乏年輕工作者的生機(jī)、活力，容易對(duì)工作產(chǎn)生倦怠，因此都不適合大學(xué)生的檔案管理工作，為了確保檔案記錄、管理的準(zhǔn)確性和專業(yè)性，每一份檔案都關(guān)乎著學(xué)生進(jìn)入社會(huì)時(shí)的難易，因此各個(gè)學(xué)校一定要做好檔案的管理交接工作，為學(xué)生提供最好的服務(wù)。

(二)提高學(xué)生的檔案管理意識(shí)

據(jù)了解，很多的大學(xué)校園都有一種奇怪的現(xiàn)象，那就是學(xué)生認(rèn)為檔案不重要，有的甚至并不在乎檔案上所寫(xiě)的內(nèi)容。這就需要相關(guān)老師對(duì)學(xué)生進(jìn)行思想教育，告訴其檔案的重要程度，大力普及檔案基礎(chǔ)知識(shí)，同時(shí)也讓其明白檔案是不經(jīng)過(guò)個(gè)人之手的，因此只能是規(guī)范自身行為，讓檔案上留下光輝一筆。同時(shí)，讓學(xué)生明白檔案的重要程度也有利于方便學(xué)生今后的工作，不至于為了檔案的事情來(lái)回奔走，減少了許多不必要的麻煩。

(三)加強(qiáng)檔案的法制建設(shè)

近年來(lái)，我國(guó)接受高等教育的人口數(shù)量不斷增加，高等教育常態(tài)化將會(huì)是未來(lái)發(fā)展的一個(gè)模式，在此環(huán)境下，大學(xué)生數(shù)量不斷提升。因此大學(xué)生檔案管理的重要性也隨之提升。一個(gè)大學(xué)生在校期間的個(gè)人經(jīng)歷、文化知識(shí)及平時(shí)的綜合表現(xiàn)等，都以學(xué)生個(gè)人為單位以文字的形式保存，作為學(xué)生的個(gè)人檔案，而這些材料都是原始材料，是不可復(fù)制的。大學(xué)生檔案如此重要，自然就應(yīng)該要出臺(tái)相關(guān)的法律法規(guī)以確保大學(xué)生檔案工作的完善。法律是一切工作的保障，時(shí)刻保護(hù)者受益者的權(quán)利，因此要想真正改善大學(xué)生檔案管理工作中的問(wèn)題，就必須要以明確的法律法規(guī)作為約束。

(四)個(gè)性化歸檔、全面記錄大學(xué)生在校期間的情況

隨著中國(guó)素質(zhì)教育的全面推行，以往傳統(tǒng)的簡(jiǎn)單記錄學(xué)生學(xué)籍、成績(jī)的檔案已經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足招聘單位對(duì)學(xué)生檔案的參考需求。素質(zhì)教育的大背景下，招聘高素質(zhì)人才也是企業(yè)內(nèi)部不成文的規(guī)定，任何一家企業(yè)都希望自己所招聘到的學(xué)生是高素質(zhì)人才，而學(xué)生檔案就是其重要的參考。對(duì)此高校應(yīng)當(dāng)增加大學(xué)生個(gè)性化歸檔，而不是單純的反映考試成績(jī)。要將大學(xué)生反映情感、體現(xiàn)意志力、個(gè)人品德等方面的材料進(jìn)行歸檔，讓其成為檔案中的一部分。

例如誠(chéng)信記錄，誠(chéng)信社會(huì)當(dāng)然要求學(xué)生是一個(gè)講誠(chéng)信的人，將誠(chéng)信情況記錄在學(xué)生檔案中不僅僅能夠給用人單位提供一個(gè)全面參考，更重要是的有利于約束學(xué)生的行為，時(shí)刻提醒學(xué)生要成為一名講求誠(chéng)信的大學(xué)生，這對(duì)其今后的發(fā)展也具有重要的意義。此外學(xué)生的創(chuàng)新力也要有所體現(xiàn)，創(chuàng)新是一個(gè)民族進(jìn)步的靈魂，創(chuàng)新推動(dòng)著世界不斷的前進(jìn)，創(chuàng)新型人才是一個(gè)社會(huì)極為需要的人才，將創(chuàng)新能力記錄在學(xué)生的檔案中是極具參考價(jià)值的。一個(gè)善于創(chuàng)新的人，在今后的工作中也必有一雙善于發(fā)現(xiàn)的眼睛和敢于大膽突破的精神。除此之外，學(xué)生的情商、性格等都可以做出相關(guān)記錄。雖然說(shuō)一個(gè)人的每個(gè)階段是不同的，不能夠以偏概全，但是將這些情況真實(shí)的記錄在檔案之中可以讓讓學(xué)生做到有過(guò)則改，無(wú)則加勉，有利于規(guī)范學(xué)生行為規(guī)范。此外，還可以讓用人單位發(fā)現(xiàn)學(xué)生更多的優(yōu)點(diǎn)，從而為其提供更多的機(jī)會(huì)。

(五)建立高校大學(xué)生檔案管理網(wǎng)絡(luò)化平臺(tái)

目前，我們處在一個(gè)信息化的社會(huì)，無(wú)時(shí)無(wú)刻都充斥著各種各樣信息，在這樣的世界里，檔案信息化是一個(gè)發(fā)展的必然趨勢(shì)。因此要加緊網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，抓住機(jī)遇。

高校檔案網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)的一大關(guān)鍵就是先轉(zhuǎn)變?cè)械墓芾碛^念。目前，各大高校的檔案多采用紙質(zhì)的、封閉式管理。要轉(zhuǎn)變這種思想就應(yīng)該堅(jiān)持解放思想實(shí)事求是、不斷創(chuàng)新的觀念，為檔案管理引進(jìn)先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)，建立屬于自己的安全網(wǎng)站。當(dāng)然，要建立一個(gè)安全可靠的檔案管理網(wǎng)站必須要擁有一個(gè)高素質(zhì)團(tuán)隊(duì)，人才是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)不可或缺的一部分。除此之外，單純地轉(zhuǎn)變思路是難以達(dá)到要求的，還必須要完善檔案管理的服務(wù)體系，充分利用校園網(wǎng)絡(luò)資源的管理優(yōu)勢(shì)，將信息化加工運(yùn)用到學(xué)生的檔案管理中。檔案管理之難，難在管理，眾多的檔案要建立完整的管理體系實(shí)屬不易，但是卻必須要這么做。只有完善的檔案管理體系才能滿足高校的需求。一個(gè)完善的檔案服務(wù)體系包含許多方面，例如檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、溝通交流平臺(tái)，檔案?jìng)鬏斊脚_(tái)等等，這些不僅能夠簡(jiǎn)化檔案處理工作，還能夠消除各個(gè)高?；ハ嘟涣鞯钠琳?，進(jìn)一步簡(jiǎn)化辦事步驟，提高交流速度，提高高校大學(xué)生的檔案管理水平，促進(jìn)教育事業(yè)發(fā)展。最后就是大家都十分關(guān)心的問(wèn)題，也就是許多高校不敢輕易嘗試新技術(shù)的重點(diǎn)問(wèn)題——安全性。與傳統(tǒng)的檔案封閉管理不同，檔案信息網(wǎng)絡(luò)的安全問(wèn)題更為突出。建立信息網(wǎng)絡(luò)的同時(shí)必須保障信息安全，否則信息一旦泄露，后果不堪設(shè)想。為此要設(shè)置信息防盜技術(shù)，設(shè)置防火墻等保護(hù)屏障，并且要限制信息查閱權(quán)限，讓信息無(wú)從泄露。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，大學(xué)生檔案管理工作關(guān)乎著學(xué)生今后生活、工作的一系列相關(guān)事宜，必須對(duì)此高度重視。此外，本文從多個(gè)不同角度闡述了當(dāng)前高校中學(xué)生檔案管理存在的問(wèn)題和相應(yīng)的一些解決思路，希望能夠?yàn)榇髮W(xué)生檔案管理工作提供一定的借鑒。