淺談醫(yī)院檔案管理

王曉霞

邯鄲市婦幼保健院

醫(yī)院檔案管理涉及到醫(yī)療、護理、預(yù)防、保健、科研、教學(xué)、黨政管理等多方面內(nèi)容，是醫(yī)院從事健康服務(wù)工作中的客觀存在，是醫(yī)院在各個時期的發(fā)展變化，是醫(yī)院發(fā)展史中最可靠的憑證，對展示過去、指導(dǎo)現(xiàn)在和規(guī)劃未來都具有非常重要的意義。醫(yī)院檔案對研究和指導(dǎo)醫(yī)療衛(wèi)生工作發(fā)展提供了原始資料，是醫(yī)院發(fā)展建設(shè)的無形資產(chǎn)，是維護和保障人民群眾健康根本利益的重要事業(yè)。做好醫(yī)院檔案管理工作，不僅需要建立科學(xué)化、規(guī)劃化的檔案管理體系，掌握應(yīng)用信息化檔案管理的方法和途徑，還應(yīng)樹立“大檔案”思維，將檔案管理納入整體工作進行謀劃和部署，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理隊伍，持續(xù)創(chuàng)新工作方法，不斷提高檔案資源的利用，增強對醫(yī)療保健工作的保障能力，最大限度的發(fā)揮檔案管理在醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)中的巨大作用。

一、建立健全醫(yī)院檔案管理制度體系

科學(xué)規(guī)范的檔案管理制度體系對于醫(yī)院檔案的收集和利用發(fā)揮著非常重要的作用。檔案管理應(yīng)建立標(biāo)準化管理機制，明確領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)和專職人員，落實責(zé)任，納入業(yè)務(wù)流程，積極優(yōu)化服務(wù)，讓每位員工都知曉檔案、了解檔案價值、理解檔案工作，推動檔案管理與業(yè)務(wù)工作相互融合。一是要結(jié)合醫(yī)院實際情況制定出有關(guān)檔案管理的一系列規(guī)章制度，要具備較強的科學(xué)性、合理性和實操性。二是要建立統(tǒng)一的檔案管理標(biāo)準和模式，對納入檔案管理范圍的文書、影像、實物等內(nèi)容要有明確的要求和規(guī)定，設(shè)置統(tǒng)一的立卷歸檔制度。三是對于一些具體的、特殊化的檔案資料要進一步細化其管理制度，保存和利用時要建立嚴格的審批程序，確保檔案資料的完整性和保密性。總之，檔案的收集、整理、歸檔、利用、鑒定銷毀等一系列過程，都必須由相關(guān)制度來約束，不斷建立健全檔案保管制度、檔案保密制度、檔案移交制度、檔案利用制度、檔案安全制度等多項管理制度和規(guī)定，以保證檔案資料的完整性、安全性、嚴密性，持續(xù)完善檔案管理工作機制，從而實現(xiàn)檔案管理工作更加標(biāo)準化和規(guī)范化。

二、建設(shè)科學(xué)規(guī)范檔案管理場所

當(dāng)前，隨著醫(yī)療保健科學(xué)技術(shù)發(fā)展，以及檔案資源在醫(yī)院建設(shè)發(fā)展中的不斷開發(fā)利用，對醫(yī)院檔案管理場所的要求和標(biāo)準也在不斷的提升，建立一個符合標(biāo)準、科學(xué)規(guī)范的檔案管理場所也逐漸成為醫(yī)院各項工作不可缺少的部分。檔案場所的建設(shè)要符合建筑設(shè)計功能要求以及單位現(xiàn)實情況，既要達到保密原則，又要建立防盜、防火、防水、防爆等安全防護屏障。檔案管理場所應(yīng)做到檔案資料存放室、借閱室和檔案工作人員辦公室分離開來，必須安裝防盜門窗、計算機、打印機、復(fù)印機、掃描儀、照相機、去濕器、消防器材等一系列硬件設(shè)施，還要具備符合檔案資料存放的溫度、濕度和防蟲、防塵、防鼠、防污染等一系列防護措施，以保障檔案管理工作科學(xué)、安全、有序地開展。

同時，檔案工作人員應(yīng)對所管轄檔案資料場所進行定期檢查，建立檢查臺賬，對比檢查結(jié)果，對于查找出來的問題進行及時報告，妥善處理，不斷改進和完善檔案管理場所環(huán)境，使檔案資料始終處于安全存放的狀態(tài)。一是針對地域特質(zhì)和季節(jié)變化，做好檔案室內(nèi)溫度和濕度的記錄，一般溫度應(yīng)控制在14至24攝氏度，日變化不超過2攝氏度，濕度應(yīng)保持在45%至60%，日變化的幅度不超過5%；二是防火防爆防水措施務(wù)必要到位。要配備專用的消防設(shè)施，安裝報警設(shè)備，不允許易燃、物品入內(nèi)。在雨季來臨之前，做好防汛的準備，防止雨水滲漏，北方城市供暖季節(jié)要隨時查看暖氣管道有無漏水的狀況等，檔案室工作人員要定期開展消防演練和防汛演練，保證檔案室防火防水措施到位；三是防盜防塵絕不能忽視。檔案室的防盜門及檔案柜鑰匙要由檔案工作人員專人管理，不能隨意更換人員或無鎖狀態(tài)，檔案室配置密封性好的窗戶，配有吸塵器等，始終保持檔案室整潔衛(wèi)生，遠離污染源，才能確保檔案資料的安全；四是防鼠防蟲防霉要時刻做好。要配有除鼠設(shè)備和防鼠藥物，注意定期更換。定期檢查防蟲、防霉藥物情況，發(fā)現(xiàn)問題及時處理，絕不能麻痹大意。

三、提高醫(yī)院檔案管理人員素質(zhì)

隨著醫(yī)療業(yè)務(wù)的不斷發(fā)展，醫(yī)院檔案內(nèi)容在不斷的更新，數(shù)量日益增多，檔案工作的重要性和價值所向更為突出。醫(yī)院檔案管理隊伍的整體素質(zhì)和服務(wù)能力，關(guān)系到醫(yī)療檔案工作的質(zhì)量及成效，檔案管理工作做的好與壞，關(guān)鍵在于是否對照標(biāo)準、結(jié)合實際、落實有力。醫(yī)療機構(gòu)應(yīng)進一步加強檔案管理隊伍建設(shè)，科學(xué)設(shè)置和配齊檔案人員，積極拓展檔案人才引進渠道，充實檔案隊伍，培育“工匠精神”，不斷提高檔案人員專業(yè)素養(yǎng)，全方位提高檔案行政管理效力。通過培訓(xùn)學(xué)習(xí)、實踐鍛煉等方式，發(fā)揮檔案專家“傳幫帶”作用，不斷提高檔案工作人員的整體素質(zhì)和水平。為進一步促進檔案管理工作順利開展，檔案室工作人員要做到“三個務(wù)必”：一是務(wù)必牢記使命，樹立大局意識。要樹立做好檔案管理工作的責(zé)任心和事業(yè)心，堅定思想信念，認真學(xué)習(xí)宣傳貫徹《檔案法》和各項檔案工作規(guī)定，熱愛檔案管理工作，有一定的檔案管理專業(yè)基礎(chǔ)，努力鉆研檔案業(yè)務(wù)知識，熟練掌握業(yè)務(wù)技能，遵守職業(yè)道德和工作紀律，能夠認真探索檔案管理的變革與轉(zhuǎn)型、創(chuàng)新與發(fā)展，持續(xù)提高工作能力水平，有信心、有耐心做好檔案管理工作。能夠充分認識到檔案管理工作對醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的重要性和必要性，充分理解檔案管理工作的內(nèi)涵，愿意為檔案事業(yè)的深入發(fā)展貢獻力量，為人民群眾生命健康做好保障服務(wù)工作。二是務(wù)必精益求精，具有扎實耐心的精神。檔案管理工作繁瑣枯燥，標(biāo)準高、要求嚴，需要具備一絲不茍、精益求精的敬業(yè)精神和認真細致、扎實耐心的工作作風(fēng)，還要有默默無聞、甘于奉獻的吃苦耐勞精神，雖然崗位平凡，但卻能體現(xiàn)很高的社會價值。這就需要檔案工作人員充分發(fā)揚“干一行愛一行”的敬業(yè)精神，深入基層一線，多層次、全方位暢通渠道去調(diào)研了解，吃透和掌握情況。尤其是在參與重要醫(yī)療衛(wèi)生工作事項以及大型醫(yī)療保健活動中，應(yīng)做到提高思想認識，提前做好檔案收集謀劃，積極開展檔案資料收集歸納工作，服務(wù)于醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)大局。三是務(wù)必結(jié)合實際，提高專業(yè)能力。檔案管理與醫(yī)療實踐有著非常重要的關(guān)聯(lián)，因此，檔案管理人員的專業(yè)能力和水平對于整個檔案管理工作的質(zhì)量有著舉足輕重的作用。檔案管理人員要不斷加強學(xué)習(xí)檔案管理專業(yè)知識，參加檔案專業(yè)技能培訓(xùn)，遵守檔案管理工作各項制度，認真貫徹執(zhí)行《保密法》，增強保密觀念，熟悉國家對檔案管理的新規(guī)定、新要求，及時、準確、有效地服務(wù)于醫(yī)院檔案管理工作，確保工作內(nèi)涵和質(zhì)量。應(yīng)做到積極圍繞醫(yī)療衛(wèi)生中心任務(wù)和重大決策，切實提高檔案管理綜合業(yè)務(wù)能力，促進醫(yī)院檔案康管理工作健康、持續(xù)、穩(wěn)步發(fā)展。在發(fā)展的過程中，檔案工作人員還需要進一步提高整體工作質(zhì)量，積極創(chuàng)新檔案管理新思維，不斷學(xué)習(xí)新方法，指導(dǎo)和應(yīng)用于實踐工作，進一步推動醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)的發(fā)展。

四、提高醫(yī)院檔案開發(fā)利用

醫(yī)院檔案管理的最終目的是得到充分利用，為此，檔案管理人員要立足本職，努力拓展服務(wù)業(yè)務(wù)和領(lǐng)域，全方位、多途徑、開發(fā)醫(yī)院檔案信息資源，積極主動地編制形式多樣、體系完整的檢索工作，使檔案資料為醫(yī)院各個歷史時期在醫(yī)療、護理、保健科研、行政等各項工作中提供可靠的依據(jù)。檔案收集工作必須準確把握有關(guān)要求，穩(wěn)步推進，確保質(zhì)量和時效,充分體現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)和分級管理。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)為總體目標(biāo)、工作要求、歸集范圍和驗收標(biāo)準等，形成做好檔案工作的強大合力；分級管理是要充分發(fā)揮檔案工作人員積極性和主動性，結(jié)合實際創(chuàng)造性地開展工作。為更好地完成檔案歸集工作，促進檔案合理利用，檔案管理人員應(yīng)做到“三個統(tǒng)一”，即：統(tǒng)一規(guī)定資料歸檔范圍、統(tǒng)一規(guī)定檔案保管期限、統(tǒng)一規(guī)定檔案目錄格式及整理標(biāo)準等，使檔案查詢利用更加便捷高效，不斷創(chuàng)新工作方式，進一步提高檔案的利用效率，增強對重點工作的保障服務(wù)能力。例如，在在公共衛(wèi)生事件防控期間，醫(yī)療機構(gòu)不斷增強做好檔案收集和整理工作的能力，主動收集歸納一線防控工作檔案資料，形成做好檔案歸集工作的合力，整理匯總了一大批珍貴的一手材料，這些材料既反映了全市醫(yī)護人員奮勇抗疫的全程全貌，也凸顯了工作亮點，對于未來應(yīng)對相關(guān)公共衛(wèi)生事件具有重要的借鑒和參考價值。

五、推進醫(yī)院檔案信息化管理模式

隨著信息化技術(shù)的快速發(fā)展，人們工作手段和思維方式都有了很大的改變，信息技術(shù)革命的加速推進給檔案工作帶來了新的挑戰(zhàn)，檔案管理正逐漸走向檔案管理網(wǎng)絡(luò)化、智能化，檔案工作信息化轉(zhuǎn)型是大勢所趨。這對傳統(tǒng)檔案工作如何創(chuàng)新突破，提出了更高要求，這些既是對檔案人員工作本領(lǐng)的檢驗，也是對檔案工作整體實力的考驗，做好醫(yī)院檔案信息化管理，已成為與時俱進推動電子檔案管理的現(xiàn)實需要。為此，必須緊跟形勢，大力開展信息化建設(shè)，構(gòu)建系統(tǒng)完備、安全可靠、高效實用的檔案管理信息化基礎(chǔ)建設(shè)及傳統(tǒng)檔案數(shù)字化工作，將紙質(zhì)型檔案管理模式變?yōu)殡娮訖n案管理形式，不斷提高電子資料歸檔管理，提升整體網(wǎng)絡(luò)信息化水平與技術(shù)能力，在實際的工作中大膽的創(chuàng)新與實踐，實行文檔一體化管理，將信息化建設(shè)提上日程，適應(yīng)現(xiàn)代信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的形勢，全面提升電子檔案服務(wù)支撐能力與價值創(chuàng)造能力。抓好數(shù)字檔案室建設(shè)，使檔案管理系統(tǒng)與公文處理系統(tǒng)數(shù)據(jù)對接，實現(xiàn)檔案從成文、歸檔、利用的無縫銜接，進一步加強檔案資源整合，利用“云平臺”等現(xiàn)代信息技術(shù)，實現(xiàn)檔案信息資源的數(shù)據(jù)化和網(wǎng)絡(luò)化，推動重要業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)與檔案信息的融合共享，不斷提高檔案管理信息化服務(wù)水平，促進現(xiàn)代化醫(yī)學(xué)的進步。

同時，也應(yīng)時刻注意電子資料檔案存放時的穩(wěn)定性和安全性管理。電子檔案與紙質(zhì)檔案同樣懼怕水火、高溫、高濕等損害，還會受到計算機病毒、技術(shù)故障、停電等等因素帶來的損害，易于消失、改動和被控制。信息化檔案管理的方式若出現(xiàn)丟失現(xiàn)象或安全問題，勢必會造成檔案資源的流失與損壞，對單位造成巨大的損失，以致會影響醫(yī)療保健工作的開展。因此，檔案工作人員應(yīng)始終保持警惕的思想，從小事抓起，注重細節(jié)，消除隱患，歸檔保存的電子檔案需要進行同質(zhì)備份，極其重要的電子檔案還應(yīng)以其他介質(zhì)進行備份，以確保檔案實體安全與信息安全，不斷提升檔案信息化安全綜合防范能力。