外貿(mào)函電寫作技巧策略研究

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一、前言

黨的十六大以來，中國堅(jiān)持奉行“走出去”和“引進(jìn)來”的經(jīng)濟(jì)政策，積極參與經(jīng)濟(jì)全球化。尤其是2013年習(xí)近平總書記在出訪中亞和東南亞時(shí)提出“一帶一路”后，中國更是不斷擴(kuò)大對(duì)外貿(mào)易范圍。在對(duì)外貿(mào)易過程中，交易雙方遠(yuǎn)隔重洋，經(jīng)常采用傳真、電話、電傳、云會(huì)議等方式交流，而在眾多的商業(yè)交流方式中，外貿(mào)函電是國際貿(mào)易中使用最廣泛的書面談判方式之一。而寫好外貿(mào)函電是社會(huì)發(fā)展對(duì)外貿(mào)人才綜合素質(zhì)的要求之一。

二、外貿(mào)函電的作用

在種類繁多的商業(yè)交流方式中，為什么外貿(mào)函電在國際貿(mào)易中更受青睞？它都有哪些作用呢？

首先，有效傳遞信息。不論是哪種交流方式，傳遞信息是他們共同的作用。而外貿(mào)函電是一種能節(jié)省時(shí)間的信息傳遞方式。我們拿電話這種交流方式與函電進(jìn)行比較，電話可以傳遞信息，但是每次只能把信息傳遞給一個(gè)人，如果說交易是多方合作的話，那就需要給參與合作的每一方都打一通電話，而且有很大可能每一方聽到的電話信息內(nèi)容都會(huì)有所差異；而外貿(mào)函電則不然，尤其是現(xiàn)在網(wǎng)絡(luò)發(fā)達(dá)便利，在對(duì)外貿(mào)易中多采用電子郵件的方式，在發(fā)送郵件時(shí)，點(diǎn)擊“抄送(carbon copy)”，那么所有的合作方都可以同時(shí)收到這份函電。

其次，闡明復(fù)雜內(nèi)容。很多時(shí)候，口頭交流不能使表達(dá)的內(nèi)容一目了然，有時(shí)候甚至?xí)蛊渥兊酶鼜?fù)雜。例如，在回復(fù)詢盤的過程中，你想說明你公司的商品在市場(chǎng)上很受歡迎，在過去的幾年里，銷售額持續(xù)上升，但是無論是電話溝通，還是面對(duì)面的洽談，對(duì)方可能都不會(huì)把注意力完全放在這上面。而采用函電的交流方式，你可以用圖表的形式把銷售額這一項(xiàng)一目了然地列舉出來，而且很可能會(huì)產(chǎn)生即時(shí)影響。

即使在溝通的過程中，你不需要引用大量數(shù)據(jù)，但是所涉及的內(nèi)容最好都能以書面形式，因?yàn)橥瑫r(shí)把所提到的全部?jī)?nèi)容都消化掉是很難的。

再次，永久文字保留?？陬^交流的內(nèi)容可能會(huì)被忘記、記錯(cuò)甚至誤解，但是，如果信息一旦被寫下來，文字經(jīng)過仔細(xì)推敲斟酌，收信人定會(huì)獲取正確的信息。此外，國際貿(mào)易一般包含詢盤、報(bào)盤、還盤和業(yè)務(wù)達(dá)成四個(gè)基本環(huán)節(jié)，每一筆交易都不是“一錘定音”，需要雙方多次溝通協(xié)商，以函電的形式進(jìn)行交流不僅可以保留文字資料證明，還可以供后續(xù)環(huán)節(jié)參考查閱，以使交易步驟規(guī)范化。

三、外貿(mào)函電的寫作標(biāo)準(zhǔn)

外貿(mào)函電作為國際貿(mào)易交流的主要載體，很多情況下，會(huì)給潛在的合作方留下至關(guān)重要的第一印象。甚至，函電中所陳述的文字內(nèi)容可能會(huì)對(duì)收信人有決定性影響。如何寫一封合格的外貿(mào)函電呢？

第一，信息書寫。函電首先是傳遞信息，但是函電所傳遞的信息不僅包括信息內(nèi)容，還包括信息順序。函電中要包含所有的必要信息，但是又要避免重復(fù)啰嗦。例如，報(bào)盤信函中不能只包括報(bào)價(jià)，還要有商品的包裝規(guī)格、預(yù)計(jì)發(fā)貨期、付款方式等信息內(nèi)容。在信函中只把必要的內(nèi)容列舉出來就可以了，不需要過多的冗余詞匯。同時(shí)，在書寫信息內(nèi)容時(shí)還要分清主次，有邏輯性。例如，在回復(fù)詢盤信息時(shí)，要先說產(chǎn)品的質(zhì)量、規(guī)格、單價(jià)等內(nèi)容，然后可說明如訂購量超過多少，會(huì)有什么樣的折扣或者商品的最低起定量，切不可本末倒置，否則，業(yè)務(wù)達(dá)成的可能性會(huì)微乎其微。

第二，語言表現(xiàn)。外貿(mào)函電中語言的表現(xiàn)不僅僅包括語言的措辭和使用，還包括文體是否得當(dāng)及是否符合商務(wù)信函要求。語言的措辭使用，除了涉及選詞是否正確恰當(dāng)，還指語氣是否得體。學(xué)習(xí)外貿(mào)函電之初，一般會(huì)先了解外貿(mào)函電寫作的7個(gè)基本原則，也就是我們所謂的“7C原則”。語言選詞準(zhǔn)確，表達(dá)上語法正確，正是“7C原則”中準(zhǔn)確原則(Correctness)的要求；內(nèi)容陳述時(shí)語言表達(dá)不能情緒化，不能出現(xiàn)有冒犯或帶有攻擊性的詞語，是“7C原則”中禮貌原則(Courtesy)的要求；在溝通交流的過程中，要多從對(duì)方的角度去考慮問題，是“7C原則”中體諒原則(Consideration)的要求。此外，外貿(mào)函電作為商務(wù)交流的方式，語言文體要正式。

第三，結(jié)構(gòu)格式。書寫函電時(shí)，不僅信函內(nèi)容要看起來有吸引力，能讓收信人快速發(fā)現(xiàn)令其感興趣的內(nèi)容，還要注意結(jié)構(gòu)格式正確。函電中最常用的兩種形式是平頭式和縮行式。如果采用平頭式結(jié)構(gòu)，除信頭(通常位于正上方或右上方)外，所有信息都要左側(cè)對(duì)齊；如果采用縮行式結(jié)構(gòu)，所有結(jié)構(gòu)內(nèi)容書寫時(shí)若需兩行或兩行以上的位置，后一行通常比前一行縮進(jìn)4～5個(gè)字符，而每一部分的第一行內(nèi)容對(duì)齊。

四、外貿(mào)函電寫作技巧

第一，語言客氣禮貌。不同的場(chǎng)合，不同的交流方式，說話的語氣會(huì)有所不同。在書寫外貿(mào)函電時(shí)，語言一定要客氣禮貌，不僅要能顯示出寫信人的誠意，同時(shí)還要表現(xiàn)出對(duì)收信人的尊重。例如，還盤信函中買家希望賣家能在價(jià)格方面有所降低，那么他可以說“I wonder if you can make a concession in price”.或者“Should you be prepared to reduce your limit by,say 8%，we might come to terms”。不管采用哪種說法，賣家都能體會(huì)到買家言語間表達(dá)出的客氣禮貌以及想要在價(jià)格降低到目標(biāo)值后達(dá)成交易的真誠；但是，如果用“If you want to have a large order,you must reduce your price”這樣的表達(dá)方式，那么這筆交易很大可能會(huì)就此戛然而止。

第二，內(nèi)容清楚簡(jiǎn)潔。商務(wù)交流的基本原則之一就是簡(jiǎn)潔。外貿(mào)函電書寫時(shí)應(yīng)該內(nèi)容清楚，語言簡(jiǎn)潔，且直奔主題。如果想表達(dá)一個(gè)主題，為了顯示對(duì)對(duì)方的客氣，在此之前用了很多修飾語來引出，那么句子中的修飾語反而會(huì)起到“喧賓奪主”的反作用。讀信的人不僅覺得不容易抓到重點(diǎn)，還會(huì)覺得語言過于啰嗦，浪費(fèi)時(shí)間。例如：“We take the liberty to approach you with the request that you would be kind enough to introduce to us some importers of chemical products in your country.”“Please introduce to us some importers of chemical products in your country.”對(duì)比兩個(gè)句子，前一句語氣雖然非?？蜌舛Y貌，但是想要突出的重點(diǎn)內(nèi)容前面修飾語太多，會(huì)給人造成一種疲憊的感覺；而后一句中“please”一詞不僅把寫信人的客氣禮貌完全表達(dá)傳來，簡(jiǎn)短的句子內(nèi)容更是直奔主題。這樣，收信人在讀信時(shí)既感受到了你的禮貌，同時(shí)也能很快了解你來函的意圖。

第三，格式正確規(guī)范。格式書寫正確規(guī)范是函電寫作的基本要求。一封連格式都錯(cuò)誤百出的函電，收信人又怎么能放心地與其建立商業(yè)關(guān)系呢？在寫作函電時(shí)，首先，必須了解簡(jiǎn)單的外貿(mào)函電包括信頭、封內(nèi)地址、稱呼語、正文、結(jié)尾禮詞和簽名等六個(gè)部分，且每一部分都是不可或缺的。在書寫的過程中，要避免幾種常見的格式錯(cuò)誤。首先，日期的格式。在外貿(mào)函電中，日期的位置一般放在信頭的最后，封內(nèi)地址之前。書寫時(shí)，可以采用日月年的順序，也可以采用月日年的順序，年份之前須加逗號(hào)隔開。需要注意的是，月份表達(dá)不可以像漢語一樣用阿拉伯?dāng)?shù)字，而必須用對(duì)應(yīng)的英文表達(dá)或其縮寫形式(May、June、July除外)；而具體的日期可以直接寫數(shù)字，也可以在數(shù)字后加上序數(shù)詞后綴。其次，稱呼語和結(jié)尾禮詞的格式。稱呼語和結(jié)尾禮詞的表達(dá)方式較多，常見的稱呼語有“Dear Sirs(Dear Sir/ Dear Mr.Brown)”“Gentlemen”等；常見的結(jié)尾禮詞有“Yours faithfully(Faithfully yours)”“Yours truly(Truly yours)”等。稱呼語在書寫時(shí)文字和標(biāo)點(diǎn)符號(hào)是一個(gè)整體，就相當(dāng)于我們?cè)跐h語書信中“尊敬的××：(親愛的××：)”。在書寫過程中要避免出現(xiàn)只有文字沒有標(biāo)點(diǎn)符號(hào)或者標(biāo)點(diǎn)符號(hào)錯(cuò)誤的情況。稱呼語后面的標(biāo)點(diǎn)符號(hào)通常使用逗號(hào)，但是美國和加拿大等地的書信中，Gentlemen 后面也有用冒號(hào)的。結(jié)尾禮詞和稱呼語一樣，也要避免書寫時(shí)出現(xiàn)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)漏掉或者錯(cuò)誤的現(xiàn)象。除此之外，還有書寫的問題。結(jié)尾禮詞在書寫時(shí)，作為整體只有第一個(gè)單詞的首字母大寫，但是有時(shí)候卻會(huì)遇到每個(gè)單詞的首字母都大寫，如“Yours Faithfully”“Truly Yours”這樣的錯(cuò)誤。有時(shí)，格式的正確規(guī)范能從另一面表明寫信人工作處事時(shí)認(rèn)真嚴(yán)謹(jǐn)?shù)膽B(tài)度，會(huì)在無形中給對(duì)方留下好的印象。所以，在寫作函電時(shí)，假如不能完全保證語言措辭絕對(duì)正確，至少必須做到結(jié)構(gòu)正確規(guī)范。

五、結(jié)語

隨著國際貿(mào)易迅猛發(fā)展，尤其是近些年來，電子商務(wù)的蓬勃發(fā)展為對(duì)外貿(mào)易帶來了更多的發(fā)展契機(jī)和便利，社會(huì)發(fā)展對(duì)外貿(mào)人才的需求越來越多；同時(shí)，對(duì)外貿(mào)人才的要求也越來越高。對(duì)未來有意愿從事外貿(mào)類工作的學(xué)生來說，這帶來的不僅是機(jī)遇，更是對(duì)他們專業(yè)技能的考驗(yàn)。